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施工檔案管理范文1
中圖分類號：C29文獻標識碼： A
在全社會環保意識不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節能源，成為國家保障能源供應的最佳選擇之一。一大批不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業作為工程建設的主體，掌握了工程建設現場的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎，其檔案資料質量直接關系到工程質量評優和達標投產考核。為此,水電施工企業做好工程建設的同時,必須做好項目檔案管理工作，保證歸檔的資料質量，為整個水電項目建設和使用增值。本文將闡述水電工程建設項目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對策，以供參考。
一、水電工程建設檔案管理的意義
1、為工程糾紛提供法律依據
水電工程建設周期長、參與單位多、協調內外關系復雜，各專業分包商多，工序交接繁瑣，甚至會遇到不可抗力因素影響。所以，一旦出現一個或者多個問題，時間長了就會累積、演變成糾紛和矛盾，會給工程建設及質量產生很大的影響。比如：工程建設時是否按照標準化的程序施工，有無偷工減料，進場原材料是否合格，中間產品質量是否達到設計要求，單元工程質量是否到達質量標準，進度款是否按時支付，質量缺陷是否按照要求修補和處理等等。這些問題會在工程建設過程形成的資料中反映，每一個施工活動都會形成記錄資料。所以，全面、準確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據和憑證。
2、為工程信息查詢提供依據
工程檔案是施工活動中形成的大量真實記載，客觀反映工程內部結構和聯系。包括各分部（項）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質量驗收資料、設計文件及圖紙以及工程建設過程中的往來文函等，都能在檔案資料中真實的記錄和反映。這些檔案資料對工程的使用、維修、改建、擴建、拆除具有指導作用，對防范自然災害的破壞及破壞后的修復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段。
3、施工企業的無形資產
工程檔案管理在一定程度上反映企業的管理能力，也是一個企業軟實力的集中體現?？⒐n案作為水電工程的一個專項驗收項目，其檔案歸檔水平會影響到整個工程是否能通過最終的竣工驗收，更直接影響到施工企業的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業贏得良好的聲譽，幫助企業在激烈的市場競爭中展現雄厚的競爭實力，逐步成為企業的無形資產。
4、開發新技術、新工藝的依據
在國內水電定額調整周期比較長，而物價水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業不得不進行技術開發、技術革新和施工方案優化。因而，要想取得技術開發和革新上的突破，就需要不斷從項目施工方案、技術資料中收集各種數據和資料，進行專門的對照、研究、總結和開發。作為技術方案載體的工程檔案資料，其內容有可能成為先進的施工工藝產生的前身。合理利用檔案，對水電施工企業新技術、新工藝開發具有重要的意義。
二、水電工程建設檔案管理的不足
我國水電建設實行流域梯級滾動開發，建設完成后隨即交付運營單位運行。在交付運行前，要進行竣工驗收。檔案驗收作為竣工驗收前必須通過的專項驗收項目，已經引起了項目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進步,也日益趨于規范，但目前還存在以下不足:
1、工程檔案管理意識淡薄
為了使水電站早日蓄水發電，盡快為投資方創造效益。業主、監理以及施工企業往往會更注重工程的有形建設,而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設同步起來，檔案管理意識淡薄。施工企業的項目經理部更是全身心投入施工生產，所有工作都為施工生產工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下,只重視建設項目的進度、質量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。
2、檔案管理工作開展不及時
水電項目檔案管理點多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業內部各部門、材料采購商，以及專業工程分包商等。在工程建設開工之初，沒有及時建立健全、有效的檔案管理規章制度,或者建立起來的規章制度得不到有效的落實。檔案管理實施細則未及時跟上,對各單位和部門缺乏完善的約束機制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統的工作規則，往往會造成執行不到位,出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現象。再者，施工企業項目經理潛意識認為隨便一個人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業知識背景和實際工作經驗的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動性不強，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面。
3、檔案資料質量不高
雖然目前水電施工技術已經達到較高的水平，但是水電工程建設仍需要數年時間。水電施工企業因為工作環境艱苦，導致人員流動性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續性,各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質量評定資料填寫不規范、亂涂亂改的現象普遍存在，甚至有質量表格填寫錯誤的情況。這些現象導致檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制，從而影響到檔案資料的質量。
4、檔案管理人員配備不足
因對工程建設檔案管理不重視,企業或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質量較差,無法達到國家規定的檔案管理驗收標準。
三、應對水電工程建設檔案管理問題的措施
1、提高檔案管理意識
為加強對水電工程建設檔案的有序管理,在工程項目開始時對企業各部門人員進行檔案法律法規的培訓和教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感。尤其要向企業各部門負責人宣傳,增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。
2、資料管理必備的專業技能
水電工程涉及的專業較多，知識面廣。比如：大壩基礎處理、壩基開挖與保護、金屬結構制作安裝、大壩安全監測等。工程檔案資料都是出自施工現場一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過程和工藝控制特點，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業知識。檔案資料管理工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的水電施工專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。
3、提前介入工程建設前期
檔案管理人員提前介入工程建設前期，能通過實地查看工程建設原始面貌。對施工范圍和工程結構有一個初步的認識，能夠掌握所承包的工程專業劃分情況，熟悉施工圖各專業包含內容，這就為后期檔案管理節省檢索時間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因為檔案員在前期設計藍圖分發時就已經熟悉了圖紙專業涵蓋內容，就會直接檢索到相應的分部工程圖紙。然后，對自工程開工之初所涉及到的設計調整和修改，有一個直觀的認識，對竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設計變更、工程聯系單、工序報驗單以及其它文件材料的文件編號、書寫材料和紙張是否符合標準，以及施工單位、監理單位和建設方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發現問題，等到工程竣工結束后竣工文件移交給檔案室時再發現問題，而相應的工程人員已調到另外新項目，就很難對文件進行補充齊全。
施工檔案管理范文2
關鍵詞：建筑施工檔案；管理；措施
Abstract: strengthening the project construction of archives management, ensure the project construction management files of complete, accurate, system, security, is file personnel department or the important functions of the librarians, engineering construction project itself is the need, also is the requirement of the archive department. This paper studies how to strengthen the construction file management.
Keywords: construction files; Management; measures
中圖分類號：TU7文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程項目施工檔案是項目工程施工管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史資料記錄。有序地管理好工程施工檔案，開發利用項目施工檔案信息資源，創新檔案服務機制，積極主動地為工程施工管理服務，應側重做好思想和業務上的充分重視。
一、將工程檔案管理工作提到足夠重視的程度
工程項目施工建設過程中，產生和形成了大量的工程施工檔案資料，真實地記錄了工程施工建設的活動情況和建設成果。有的施工單位對內業資料不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有時甚至連原始資料都難以找到，給檔案資料整理歸檔帶來很大難度。造成這種被動局面的主要原因有以下幾種。
一是認為收集、整理、保管資料是件苦差事、技術含量低的工作，沒有人愿意去干或者隨意安排沒有經過培訓的人員上崗。沒有配置專職、合格的檔案工作人員，內業資料分散于工程技術部、試驗室、合同管理等部門甚至個別工程施工人員手中。
二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是相關技術、管理人員又撤離到新的工作崗位。留下的人員對檔案資料不熟悉，加之有些資料簽字審批手續不完備，需要建設、設計、施工單位或監理人員會簽審核，人員很難一起召回，拖延了檔案資料整理歸檔時間。
三是由于工程施工建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。由于對內業資料不重視，造成一系列的不良后果。其一，拖延了工程交工時間。其二，耗費大量人力、物力、財務。其三，為項目檔案管理帶來較大難度。其四對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。因此施工單位應在工程建設施工過程加強檔案管理工作，自始至終配備專職、合格的檔案員或資料員，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。
二、抓好檔案管理收集、整理、保管、利用工作
一是檔案的收集。收集工作是做好檔案工作的第一個環節，也是最基本最重要的環節。要收集齊全、完整的工程檔案材料，要注意以下幾個方面：其一，關口前移, 建立文件質量控制機制。關口前移，就是指施工檔案資料工作，要從文件形成開始，把好檔案材料來源的質量關。把好檔案資料質量關，關鍵是建立健全質量控制機制：建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位人員上崗的必修課；把檔案管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度；同步檢查，實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理。其二，全過程的收集。從工程前期的準備、勘察到設計、施工、竣工驗收等各個階段各個環節以及工程竣工后交付、保修回訪的整個過程中，形成的有查考利用價值的以文字、圖表、聲像、電子文件等記錄形式的檔案材料，都要注意收集積累。其三，全員參與。在整個工程施工過程中，所有參與人員都要重視工程檔案收集工作，以保證一項工程形成完整的檔案材料。有價值的檔案材料往往產生于一線人員手中，檔案部（資料部）不一定了解到。有時當事人隨手毀掉的一張圖、一張紙或一個數據，可能就是一份對以后有重要查考價值的檔案材料，一旦毀掉無法彌補。其四，廣泛收集、積累。為了使檔案材料齊全完整，在收集階段寧多勿少，不要輕易放棄。收集以后再進行分析、審查、鑒定，決定其取舍，但必須是在收集齊全的基礎上完成。其五，做好收集階段的管理工作。在檔案的收集階段，由于工程還在施工進行當中，收集工作也在不斷繼續，這時已經收集和積累的有關材料還不算是工程的完整檔案。為了便于保管和利用，要檔案管理的原則、方法進行整理，建立臨時案卷。待工程結束竣工后，將所收集到的檔案材料重新進行鑒定整理，按照工程項目和檔案的內在聯系組卷立檔，保證其準確性、完整性、系統性、可靠性，移交檔案管理部門，做好管理和利用工作。
二是檔案的整理和立卷。工程施工檔案資料的鑒定、整理、立卷是對檔案的最后一次篩選加工及組合定位，關系到檔案的完整和內在質量以及能否及時準確提供利用的問題。因此，首先要對收集到的檔案材料進行鑒定，根據每份材料在今后的利用價值，決定其取舍。對無保存價值的或價值不大的堅決剔除；對有保存價值的一定保留。在鑒定的基礎上，對檔案進行立卷保存。立卷工作要遵守檔案成套性原則，保持檔案的內在聯系，使檔案內容不斷線，能夠完整地反映一項工程的施工概況和施工成果。
三是檔案的管理和利用。檔案材料在經過立卷以后，就處于定位狀態，等待利用。在工程施工過程中有關人員要有檔案利用意識，要善于利用檔案。信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，檔案部門作為社會信息產業的組成部分，正面臨著機遇與挑戰。檔案工作要發展，僅靠傳統手工管理己不能適應信息社會對檔案信息資源的需求。結合我司實際情況，為適應社會主義市場經濟需要，為適應建筑市場競爭的需要，建立了信息化平臺，工程建設施工檔案管理工作由傳統的手工管理逐步轉變為計算機管理，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。利用計算機技術，有計劃、分期分批地把紙質、膠片、錄音、錄像檔案數字化，使工程項目施工檔案信息與現有檔案資源數據庫并網，將己有的數據庫與各分公司及分支機構檔案資源實現互聯，大大提高資源利用率，實現自動化管理，提供方便、快捷的利用服務。
3．結 語
總之，工程項目施工檔案是工程建設項目的寶貴財產，是工程建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。施工企業應該充分認識到工程項目施工檔案的重要性，檔案工作者和工程建設者都應該本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，共同做好工程項目施工檔案管理各項工作。
參考文獻：
[1] 劉永霞. 淺談建筑工程技術資料的管理[J]. 黑龍江紡織. 2011(04) .
施工檔案管理范文3
1.1建筑施工企業檔案資料數量較多，檔案意識淡薄
隨著建筑施工工程項目資料數量的不斷增多,建筑施工企業的質量狀況不佳現象也十分突出。一般建筑施工企業的工程檔案應當包括準備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關工程文件資料的審核工作，項目竣工驗收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關數據表明，建筑企業檔案接收的范圍和內容在隨著建筑業的蓬勃發展不斷擴大，但是建筑施工企業往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導致一些有歸檔價值的工程竣工驗收、工程結語和工程結算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導致建筑施工的質量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機,這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補的缺憾。
1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實性和有效性
絕大多數建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因為檔案保管當導致檔案資料不慎丟失或者因制作份數不夠導致在移交建筑竣工文件時經常用復印件代替。還有的會因為建筑項目負責人不在施工現場導致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實性和法律效力的降低，不利于順利進行建筑施工企業管理工作的開展。
1.3建筑施工單位對企業資料重視不夠,歸檔不及時
傳統的建筑施工檔案管理方式已經難以適應現代化建筑企業的發展要求，建筑施工單位對企業資料的重視不夠,使得企業檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認真細干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數技術人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續極不完備,監理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進而影響了工程檔案歸檔的及時性。
2完善建筑施工企業檔案管理工作的對策探究
2.1完善檔案管理人員的責任機制
國家相關部門應當向建筑施工項目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項目管理人員能夠熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》和《城市建設檔案管理規定》等法規文件。項目管理人員還應當明確檔案管理人員的職責,增強建筑工程檔案管理人員的法律意識和檔案管理意識,完善檔案管理制度和建筑工程標準,尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實，實現納入工程施工程序計劃管理、有關人員的崗位職責和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務、編制工程檔案和工程施工進展的三同步制度,確保項目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責明晰，有法可依,有章可循。
2.2確保工程檔案資料的真實性和有效性
為了確保建筑工程形成文件材料的真實性和準確性,項目管理人員在建筑項目施工過程中,應當依照相關法律規定明確工作人員的法律責任,由項目責任人員負責簽字工作,絕不允許代簽問題的出現。對于確實因為特殊原因不能進行親筆簽字的,項目責任人員需要出具委托授權書,保證授權委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應當防止數據或者文字表達錯誤的出現,一旦發現問題，責任人應當立即修改，保證檔案資料的真實性和合法性。在建筑項目實施過程中,項目管理人員應當將檔案工作融入工程建設的全過程,積極開展自查工作,進行工地的文明考核，跟蹤調查工程檔案資料的形成和進展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項目進行系統性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實性。
2.3增強檔案意識，確定施工企業工程檔案適當的歸檔范圍
建筑施工企業工程檔案的歸檔范圍應當包括:在工程準備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設單位和設計單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術交底工作；在施工過程中，還應當做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設計變更圖的修改和完善，建設單位與施工單位檢驗報告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質量事故處理記錄和隱蔽工程驗收記錄等；在建設項目竣工驗收階段，還應當正確移交竣工驗收報告、詳細的竣工圖和竣工驗收證書等。項目管理人員應當嚴格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業工程材料的歸檔范圍,進而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學合理性,實現建筑施工檔案的優化管理。
3結語
施工檔案管理范文4
關鍵詞：施工企業；工程檔案；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01
一、工程檔案管理內涵
工程檔案是工程竣工檔案的簡稱。工程檔案形成的客體是工程，是以工程為對象所形成的。在以工程為對象的活動中，會產生大量的科技、生產文件、文書資料，因此，工程檔案具有多樣性。另外，工程檔案還包括歷史上遺留下來的古建筑工程檔案。工程檔案管理是對工程檔案的管理，包括對工程文件、檔案的實體管理以及對工程文件、檔案內容信息的挖掘利用。一套完整的工程檔案的管理工作也是一個項目。工程文件、檔案的管理與工程項目建設階段有著緊密的聯系。
二、工程檔案管理存在的問題
1.文件收集不全。由于施工工程一般都是比較復雜的，它的施工單位多元化，基礎工程、主體工程、設備安裝、管線工程是施工單位都是不同的；工程投資渠道也不相同。每個施工單位只負責自己那部分工程的施工檔案；建設工程生產周期長，工序繁多，當工程竣工時，有的工程早已完工了幾個月，其施工資料殘、缺、臟、亂，保存的環境也很差，有些甚至已經找不到了。由于對由工程技術師、工程師或臨時檔案保管員等保管的文件收集的不及時，致使最后這些文件不知蹤影。這些給建設單位、施工單位，給檔案管理工作帶來了很大的麻煩，對工程的質量管理、日后維護、改建也是很不利的。
2.文件內容存在失真現象。在檔案工作過程中，我們發現很多工程文件的填寫都不符合要求，有些僅僅是將復印件歸檔，這也可以說是工程檔案管理的慣例。只要抓施工，其他的都可以放一邊，更何況是檔案這些“小事情”。檔案管理往往是體現在交工時，突擊整理資料，往往缺項漏項，驗收和簽字相背離，施工和記錄不相符，甚至對有些重要文件的丟失都可以一笑了之。檔案的管理、歸檔、簽字，相關的文件都只是為了應付。這樣的工程文件準確性肯定是會被質疑的，這樣的檔案也不能夠全面反映工程質量。
3.工程檔案的開發和利用不夠。工程檔案對建筑施工企業來說是非常重要的。是建立立項報建審批、勘查設計、工程招投標活動全過程的文字、圖表、圖紙、數據聲像等的文件材料，對于施工企業以后的工程維修、改造、擴建來說可以提供重要的信息資源?，F階段，很多施工企業對工程檔案重視程度不夠，信息的挖掘利用不夠充分，工程檔案的價值并沒有得到充分的發揮。在對工程檔案的開發方面，很多單位還未實現辦公自動化，仍以手工操作為主，不能夠更快速地實現對檔案的檢索，更難實現對工程項目建設過程進行有效控制。
三、工程檔案管理的對策
1.明確各單位在檔案管理中的責任和分工
工程文件、檔案產生于不同的工作階段，涉及到的單位很多。要提高工程檔案管理的質量，首先就要明確各單位在檔案管理中的責任和分工。建設單位要加強對工程文件、檔案的管理，保證工程文件、檔案與工程進度同步，積極協調和施工單位、監理單位的關系，與城建檔案館保持密切聯系，協調設計單位、監理單位與施工單位的關系，加強對施工單位的管理。其他各個單位都要對自己負責的檔案進行妥善的管理，保證檔案的真實性、完整性。
2.挖掘工程檔案的價值
要使得檔案管理工作真正的得到重視就必須要充分的發揮工程檔案管理的價值。工程文件、檔案人員必須積極挖掘工程檔案信息，要讓工程檔案成為領導決策的重要參考資料。根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，使得工程檔案與工程緊密的聯系起來，提高檔案對工程建設的支持度；定期、不定期地召開工程檔案管理會議，認真聽取各種意見，改進檔案管理工作；制定工程文件、檔案管理方法，呈交領導，并抄送各有關部門，提高檔案管理工作的時效性；向領導宣傳工程文件、檔案管理對工程項目建設的重要作用，提升領導的檔案意識，爭取領導對檔案工作的支持。
3.完善監督、反饋體系
信息反饋可以有效的檢驗我們輸出的信息是否準確無誤。而要確保檔案的準確性就應該在工程文件、檔案管理組織機構內部建立全方位的溝通機制，這對于深入開發工程文件、檔案信息資源有著非常重要的作用。首先要在科學的基礎上，對用戶實行跟蹤服務，了解用戶的需求，提高檔案工作的質量。工程檔案信息開發利用后，我們要通過各種方式、各種途徑來收集、匯總、統計用戶的意見，并對其進行定量、定性分析，“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”及時調整開發利用計劃和方向，提供更有效的滿足個性需求的信息，增強信息輸出準確度，減少盲目性。那么要通過什么樣的方式和途徑來收集用戶意見，增強溝通呢？工程檔案借閱登記就是一項非常好的方式，制作反饋登記表，詳細記錄用戶利用某份檔案的原因、用戶所提的意見、用戶對檔案的要求等，通過討論，及時的進行整改。
4.加強對檔案的保護
工程檔案管理一個非常重要的工作就是對于檔案的保存。由于工程檔案的特殊性使其往往很難完整的保存，這給工程檔案的利用也帶來了很大的難度。對于工程檔案要制定嚴格的檔案借閱登記制度，保密性檔案不得帶出單位、甚至是檔案室；必須要履行審批手續，憑單閱檔；需帶出單位的檔案必須得到單位主管領導的書面批準，并且要在規定期限內返還到檔案室；不得隨意對檔案進行涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注。另外，對于網絡檔案資料，為保證檔案信息的網絡安全一般情況下，機要檔案室的電腦不允許進行Inter連接；采用先進的用戶權限設置方法，采用加密存儲、增強密碼驗證方式、IP地址的限制等功能建立安全防護體系；設置電子文件、檔案的下載或打印上限；將重要的檔案資料進行備份處理。
結論
總之，在新的形勢下，施工企業的檔案管理工作面對新挑戰。檔案管理工作只有不斷的適應企業發展的需求才能更好的為企業的發展服務。
參考文獻：
[1]趙九軒.論建筑施工企業工程檔案管理對策[J].山西建筑，2010，36（04）.
施工檔案管理范文5
[關鍵詞]工程檔案 收集整理 規章制度 信息化建設
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0177-01
工程檔案工作是施工企業檔案工作的重要組成部分，是各項工作的基礎，它綜合體現出一個企業的管理水平。隨著我國經濟的快速發展，基礎設施建設在全國各地如火如荼地進行，科學技術突飛猛進，傳統的工程檔案工作已遠遠跟不上企業發展的需要，且存在的問題直接制約著企業的發展。筆者就新的形勢下企業檔案工作中存在的問題及對策談一點自己的見解與同行們探討。
一、工程檔案的重要性。
工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中 的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，在使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設管理過程的重要組成部分。
二、當前工程檔案管理工作存在的主要問題
1、工程檔案管理意識淡薄。工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和項目的重要依據。作為相關的領導和管理人員，應該在思想上普遍認識到管理的重要性，充分重視這方面的問題。在很多方面缺乏管理和規范的制度。在工作量增大或人員不足時，工程檔案的整理和搜集就會被忽視。
2、檔案管理人員不能按時完成竣工檔案。我國的建筑企業的水平差異很大，一些企業的單位管理人員的檔案管理意識比較薄弱，導致在工程竣工時不能及時的完成竣工檔案資料，以至于不能及時的向城建部門報備。比如：一些企業單位單方面重視工程的進展和資金管理，而忽略工程檔案的完成工作，就會造成工程檔案報備滯后。
3、工程的檔案材料缺失、數據失真。因為工程檔案管理工作具工程檔有多樣性、復雜性、真實性的特點，就會出現工程檔案管理在檔案集中整理的過程中困難度高、容易發生失誤等問題，而導致檔案管理工作人員對工作出工不出力，對工程施工現場不了解，依據建設單位提供的不完整的失真的材料，采用不真實的數據，編寫檔案。這樣往往就會造成工程檔案與事實嚴重不符，各種數據失真，從而導致企業工程質量保證書和合格證明不能通過審查驗收。
4、工程檔案管理人員在驗收資料質量和完整性方面的欠缺。工程檔案必須依照真實性、完整性和原始性這三個原則，如果工作人員直接從項目負責人手中接收資料，而不進行篩選和檢查，那么搜集上來的資料很可能存在缺項、漏項和內容不全等問題。不完整的檔案資料對以后工作的開展也是有一定的影響的。
5、工程檔案管理工作缺乏有效的可行的管理制度。隨著工程進度的逐漸加快，有些重要的部門重組，檔案管理人員流動性加大，原有的文件資料會有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會不斷的產生，致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業因為沒有規范的有效的管理制度，對工程檔案資料的統一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。
三、做好工程檔案管理工作的途徑
1、加強對建設工程檔案工作的組織領導。領導重視，健全制度，是做好工程檔案管理工作的基礎和關鍵。要從提高各級領導對檔案工作的認識入手，通過有關檔案法律、法規的宣傳貫徹和國家加強對工程項目管理，以及工程檔案自身的重要性，引起領導對該項工作的普遍重視，把檔案管理納入企業的發展規劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立工程檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，項目制定了明確的崗位責任。
2、加強建設工程檔案管理制度建設。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。工作建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在工程檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，使其成為工程項目建設人員和施工人員特別是工程技術人員自覺遵守的準則，才能使建設工程檔案管理工作規范化、科學化、效率化得到根本保障。
3、完善建設工程檔案管理工作程序。施工企業應對建設工程檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保工程檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位檔案管理人員參加工程檔案工作協調會議，相互通報各單位負責的單項工程項目進度和該工程檔案工作進度，研究檔案管理工作需要協調解決的重要問題，提出下一步目標要求。
4、加強工程檔案管理信息化建設。充分利用現代信息技術，做好檔案管理方面的信息化建設。首先，應該加大檔案管理信息系統開發與研究工作，同時結合企業檔案管理工作中的實際情況，開發企業檔案管理軟件，強化檔案管理信息化水平。另外，要應用信息技術 對檔案管理工作進行監督管理，成立檔案情況監督管理、多方合作的信息系統平臺，提高企業檔案管理水平和質量。
5、加強工程檔案管理人員的專業知識培訓。隨著建筑業的不斷發展，檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變 被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。目前，各施工單位工程檔案管理人員往往是技術人員兼職的，個別單位還有臨時聘用的，他們對檔案專業知識知之甚少，對國家和行業檔案管理法律法規及標準也是一知半解。因此，建設單位必須在工程建設之初就要組織參建單位檔案管理人員進行集中培訓，迅速提高他們的檔案管理專業知識，從工作源頭開始就嚴格按照規范要求開展工作。
施工檔案管理范文6
【關鍵詞】施工企業；辦公自動化；文書；檔案；運用
當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發展、辦公自動化的產生，計算機設備和技術已經廣泛應用于各項事業的各個環節。特別是以計算機網絡技術手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環境基礎，提供了物質條件的技術手段。辦公自動化是辦公領域中的革命，這場革命給傳統的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉變觀念，端正經營思想，狠抓企業內部管理，運用靈活的經營方式，保持經濟效益持續提高，經濟技術指標連年來均保持在國內同行先進水平。工程質量一次交驗合格率100%，優良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統提供的文件編輯功能，實現了文字處理現代化，即利用計算機或其他文字處理設備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統中，由于使用了計算機等作為文字處理設備，文件一次輸入，便可多次重復修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動化系統中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內部傳遞上，每到一文，文書人員按規定進行相關項目的著錄，注明日期、文件編號、系統名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預設的內部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統，各處室打開自己的終端，按命令進入系統，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環境下根據文書工作和檔案工作的有關規定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復使用，又可解除檔案部門重復集中錄入數據之苦，充分發揮了計算機一次輸入和多次輸出的優勢。
二、檔案工作的辦公自動化
1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統中的檔案信息管理系統，是在文書處理部門日常工作各環節中形成的數據庫的基礎上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統中，機讀檔案的產生縮短了文件形成和收集之間所經過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產生檔案的各處室之間由計算機網絡連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網絡隨時傳輸到檔案室的數據庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術沖破了傳統的整理方法和分類原則，它可以根據用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統的紙質檔案的鑒定標準相一致。
2．檔案信息開發的辦公自動化。檔案信息開發是指檔案管理系統將輸入進來的、經過篩選和加工處理的檔案信息，根據社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環節，是檔案管理專業中理論性和技術性最強的工作，它不但需要淵博的科學技術知識，還需要一定的語言知識、計算機應用能力。檔案編目對檔案信息的開發利用起著“前提”性作用，面對數以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現代化發展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統，本身具備檢索功能。在此基礎上，檔案信息管理系統就可以實現其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內容，可以輕松地利用計算機根據一定主題或專題進行全文或部分章節的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統的檔案室藏概念得到升華。
三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。
2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內、外部目錄和內容合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立并聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業務銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自的業務銜接起來。
綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應用，計算機進人文書和檔案工作領域已是一個不爭的現實。用計算機制作文件、統計和處理數據已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質量。計算機技術促進了“文檔”一體化的實現，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應用的方向發展，其應用領域將會越來越廣泛。
結合公司，作為安裝施工企業辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業的實力不斷增強，施工領域不斷拓寬。公司對內狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質量，創優奪杯，碩果累累。公司積極穩步地推進管理現代化，加強基礎管理，強化專業管理，積極推廣應用現代化管理技術。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標準化管理三級、會計工作三級、全面質量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經濟責任承包制，努力運用目標管理辦法，以切實保證企業方針目標的實現。
公司致力于推進技術進步，不斷開發和采用新技術、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業的施工技術水平和施工能力。
參考文獻：
[1]基于文書流轉的辦公自動化系統的分析與設計[J].2003.
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