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檔案應急管理范文1
檔案是中華民族珍貴的不可再生的文化遺產，具有清晰確定的原始記錄作用。檔案資料一旦受到破壞或損毀，將會對我國珍貴的社會記憶產生無法彌補的損失，正是基于此，我國檔案界對檔案安全保護工作十分重視。當前，我國社會處于突發事件高發期，自然災害頻發，社會矛盾日益突出，使檔案館的檔案安全保存工作面臨巨大的風險和威脅。加強我國檔案館應對突發事件的應急管理工作，保護我國珍貴的檔案資源免受各種突發事件的威脅，是當前我國檔案事業持續發展的迫切需要。加強我國檔案館應急管理理論研究，從非常態視角出發，構建我國檔案館應急管理體系，是保護我國檔案資源安全，推動我國檔案事業持續健康發展的重要內容。
1檔案館應急管理研究基點
1.1檔案館應急管理對象的科學界定探討檔案館的應急管理的前提是對檔案館應急管理的對象———突發事件加以科學界定。本文將突發事件界定為一切能威脅或破壞檔案安全、檔案館工作人員安全和干擾檔案館工作秩序，具有突發性、緊迫性、危害性的事件。根據突發事件的發生原因不同，檔案館突發事件可以分為人為因素造成的檔案館突發事件與自然災害因素造成的檔案館突發事件。根據事件發生的不確定性大小，可以把檔案工作中各種事件分成兩類，一類是常規事件，另一類則為突發事件。而在檔案館突發事件中，又根據不確定性的大小依次分為檔案館危機性突發事件（檔案館非常規突發事件）與檔案館常規性突發事件。
1.2檔案館應急管理創新理念檔案館的應急管理應該秉承全程應急管理、協同應急管理與智慧應急管理的創新理念。全程應急管理理念，是檔案館應急管理業務過程所秉承的理念，從縱向拉伸了檔案館應急管理業務流程的“鏈條”，將檔案館對突發事件的風險管理環節納入應急管理業務流程中，真正實現“前端控制”。協同應急管理理念從橫向擴充了檔案館應急管理涉及的范圍，使檔案館系統內外的應急管理相關的人、財、物、信息等實現最優配置，從而使應急管理效果倍增。檔案館智慧應急管理，是全程應急管理和協同應急管理實現的手段和方法，從根本上解決全程管理、協同管理過程中對于資源獲取、管理和協調方面的瓶頸問題。三種理念從三個不同維度優化了檔案館傳統應急管理觀念，三力合一，共同推進檔案館應急管理工作向前邁進。
2檔案館應急管理現狀與困境分析
當前，我國檔案館應急管理環境面臨“內憂外患”。復雜多變的社會環境，災害頻發多發的自然環境以及日新月異的信息技術與媒體環境等“外患”給檔案安全保護帶來諸多風險。與此同時，檔案館應急管理環境也存在諸多“內憂”?？腕w事件頻發，嚴重威脅檔案安全；檔案館應急管理主體應急管理能力有待提高，對各種可能破壞檔案載體的有害氣體不知曉、缺乏突發事件來臨時的應急搶救技術、對已經初露端倪的危險源不能感知等等。根據對我國檔案館應急管理實踐的調查與訪談，探究其內在原因發現，理論層面，檔案館突發事件應急管理理論支撐力度不夠；制度層面———必要的頂層設計缺失；實踐層面，檔案部門應急管理工作受重視程度有待提高。
3檔案館應急管理體系框架構建
3.1框架構建的理論依據檔案館突發事件的發生發展規律及應急管理周期的變化規律是檔案館應急管理體系構建的理論依據?；陟乩碚摚瑱n案館作為開放系統，始終存在著自身熵增加與負熵的引入這樣的相互矛盾運動，在不利環境影響下，系統熵值增大到系統無法承受，系統就進入混亂無序狀態，從而突發事件全面爆發。檔案館采取應急管理措施，逐漸減少系統的熵值，檔案館系統從混亂無序再次變為井然有序狀態，從而達到一個新的平衡。檔案館的突發事件從發生完全結束可以被看做一個完整的生命周期，其中每個階段突發事件的表現形式、危害各不相同，筆者將其生命周期劃分為潛伏期、爆發期、持續期和消退期，而對應于突發事件的生命周期，應急管理周期也對應于應急準備、應急響應、應急處置和應急恢復四個周期，可以明確各階段的應急任務，為在檔案館應急管理實踐工作中開展全程的減災、備災提供理論依據。
3.2框架內容應急管理體系是由管理維、技術維、資源保障維組成的三維模型。第一，管理維：“一案三制”的再度認識。剛性的檔案館應急管理體制、靈活的檔案館應急管理機制、健全的檔案館應急管理法制和完備的檔案館應急預案體系共同決定了管理維。第二，技術維：傳統與現代的完美結合。檔案館作為保存社會原始記錄的“重地”，更需要結合傳統的檔案安全保護技術與現代的高精尖的信息技術來保證檔案館從突發事件的預防，到突發事件來臨時的應急搶救，再到修復還原等全程應急管理的實現。高新信息技術的不斷應用，必然會給檔案館帶來應急管理創新理念。因此，檔案館應急管理不僅需要“戰略”提高，更需要“戰術”支持，必須重視相關技術的研究與應用。第三，資源保障維：應急管理能力提高的強大支撐。檔案館的應急資源即人力資源、財政資源、物資資源以及信息資源，是提高檔案館應急管理能力的基本保障和強大支撐。檔案館應對突發事件應急管理能力的提升，最根本的是應急管理體制的深層次改變。首先，完善檔案館應急管理組織結構設計。加強頂層設計，建立“統”“分”有度、“實”“虛”結合的專業獨立的檔案館應急管理機構；利用法規制度，明確界定檔案館應急管理機構職能與權力，從制度上保障實踐中應急管理工作的高效運行。突發事件應急管理機制是“軟件”，通過規范、翔實的工作流程與規范，體現應急管理相關法律制度與應急預案的思想，使檔案館應急管理職能與任務得以實現，使應急管理法制與體制“具體化、動態化與規范化”。預測預警機制、應急決策與搶救機制、信息傳播機制、恢復重建機制與激勵機制是影響我國檔案館應急管理運行的主要機制。應急管理法律法規是各種強制性的規范、程序，以及各項規定和指南，是應急管理機制和體制實現的保障，保障應急管理機制的有效、有序、有力運行。應急預案是檔案館應急管理綱領性文件，是檔案館應急管理工作的“龍頭與抓手”，體現檔案館應急管理秉承原則和理念，檔案館多層次、全方位應急預案體系，為檔案館應急管理體系奠定了堅實的基礎。
4基于“五力模型”的檔案館應急管理體系實現策略
從風險管理、知識管理、技術管理、文化管理、差異化管理等五個不同維度提升檔案館應急管理的五種能力———防范力、智慧力、硬實力、軟實力與抗逆力，實現檔案館應急管理水平的階躍式發展，從而達到保護我國珍貴檔案資源安全的目標。基于“全程應急管理”理念，需要加強檔案館風險管理，從業務流程角度完善檔案館應急管理工作，提高應對突發事件的“防范力”；基于“協同應急管理”理念，檔案館應加強應急管理知識共享與應用，從資源管理角度提高應對突發事件的“智慧力”；而實現“智慧應急管理”理念，則必須從實現方式與手段角度探討加強信息技術在檔案館應急管理中的應用，提高“硬實力”；鑒于作為組織的檔案館持續發展的需要，必須從組織文化角度，探討提高應急管理“軟實力”———文化力的途徑；基于檔案館應急管理績效的需求，必須考慮檔案館的應急管理差異化，從而以低成本高效率的提高檔案館的應對突發事件的“抗逆力”。五個途徑共同推動檔案館應急管理體系的實現，即“五力模型”。
4.1重視應急風險管理———提升檔案館應急管理“防范力”首先，構建基于脆弱性評價的檔案館風險評估。檔案館的應急管理工作需要真正實現“源頭治理”，加強檔案館常態安全工作的“風險管理”，設置檔案館突發事件發生的“安全柵”，阻止危險源向突發事件的轉化。通過對檔案館的自然環境危險源、檔案館內生風險源、外生非自然風險源等風險源和“硬件”設備的物理脆弱性、管理脆弱性以及技術脆弱性等綜合分析，從而得出檔案館每種風險源的風險值，根據數值順序確定檔案館自身的各種風險等級順序，從而利于檔案館對癥下藥，在有限的安全管理與應急管理經費條件下，合理制定預防規劃和策略，優先控制與應對風險等級高的危險源，經濟有效的防范檔案館突發事件的發生。
4.2開展應急知識管理———提升檔案館應急管理“智慧力”將知識管理應用到檔案館的應急管理工作中，是提高檔案館應急管理“智慧力”的重要手段。根據野中郁次郎的SECI模型，將檔案館應急管理知識分為常態顯性應急知識、常態隱性知識與長非常態顯性知識與非常態隱性知識。檔案館的應急知識管理是一個動態過程，是一個不斷更新的過程。根據“K9知識鏈”體系，結合檔案館應對突發事件的應急管理流程，檔案館的應急知識管理也可以劃分為9個環節。對檔案館的應急知識的管理是既與檔案館業務流程相融合，又非與業務流程環環對應，是既伴隨檔案館的應急管理實踐，而又凌駕于實踐之上的管理過程，經過“PSCA閉環”，實現了應急知識的增值。檔案館基于知識管理的應急管理信息系統構建，有利于我國檔案館共享應急知識管理成果，協同提高應急管理水平。
4.3加強應急技術管理———提升檔案館應急管理“硬實力”首先，實現應急管理工作“端口前移”，必須加強檔案館突發事件防御技術的研究與應用。以盡早發現各種安全隱患，避免突發事件的發生。一方面，完善檔案館環境安全監控技術；一方面，加強檔案館數字信息容災技術在檔案館的應用。其次，加強檔案館突發事件應急響應技術的研究與應用，包括模擬介質檔案災后應急搶救技術與數字檔案及網絡的應急恢復技術。最后，完善檔案館突發事件應急管理平臺建設支撐技術也是新的技術環境下檔案館應急管理工作的重要內容，一方面，應用物聯網技術助推檔案館應急管理智能化，同時云計算協助檔案館實現應急管理資源共享。
4.4做好應急文化管理———提升檔案館應急管理“軟實力”在檔案館應急管理工作中，僅依賴完備的應急法律、制度，完備的應急預案與嚴格的應急管理程序，會使整個應急管理體系欠缺了彈性，利用文化的力量———“文化力”可作為應急管理制度與技術的重要補充。檔案館應急管理文化是檔案館防災避險的安全文化的一個分支。檔案館應急文化培育是應急核心價值觀念潛移默化的在檔案館工作人員中滲透，逐漸被接受以形成自覺文化的過程，需要自下而上的培育與自上而下的總體規劃相結合，并真正成為組織文化的一部分。
4.5強化應急差異化管理———提升檔案館應急管理“抗逆力”我國自然災害分布區域差異化顯著，不同地區面臨的自然、社會災害不同，各個地區的檔案館應該根據各自所在區域的地理、氣候特點，分級、分區域有重點的進行災害的防御，“同中求異”，施行差異化管理是提高檔案館應急管理能力的重要思路，應真正實現應急管理研究差異化、應急管理資源準備差異化、檔案館應急管理能力評估差異化。差異化管理本質上是精致管理，不僅容易調動主體的積極性主動性，而且可以大幅縮減工作成本，提高管理效益，成就各個檔案館的共同價值。
5檔案館應急管理評價體系構建
檔案應急管理范文2
關鍵詞：計算機；檔案；管理
中圖分類號：TP3文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2007)05-11274-01
1 引言
利用計算機實現檔案管理。是高科技飛速發展的“信息時代”的必然趨勢。具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質量好。這樣，大大減少了人力、物力、財力，本文就計算機應用與檔案管理的有關問題進行探討。
2 我國檔案計算機管理目前的狀況
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀中后期計算機技術的成熟和發展，為檔案管理提供一種全新的技術手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時代展露頭角。在近二十年的計算機管理過程中，各個檔案部門形成了大量的數字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統計等方面的信息。根據我國檔案館網的規劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時間、地域和行業進行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復的。目前，保守地估計在各個檔案部門存儲在計算機中的檔案目錄數據庫多達10億條，約100TB的數據量。隨著數字化檔案館建設工作的展開，數字化的檔案信息將成倍增漲，而現有檔案計算機理系統只能對這些信息進行檢索和簡單的統計分析，遠遠不能滿足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費，因此大力加強我國的檔案計算機管理工作具有重要的意義。
3 計算機檔案管理的實踐途徑
如前文所述，計算機在現代的檔案管理中發揮著重要的作用。而在眾多的計算機應用的實現形式中，檔案網站和數字化檔案館是最重要也是最先進的兩種方式。
(1)檔案網站的建設
檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，它一般是以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。它的建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。好的檔案網站的內容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息等等，因此功能就十分強大，具體來說有以下幾個方面：(a)檔案網站在檔案機構和網上用戶之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網站主頁是檔案機構的廣告牌，具有對檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業的宣傳功能。利用網站宣傳檔案工作，具有迅速，及時、直接，極強的交互性、雙向性等特點，能取得較好的宣傳效果。同時其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時，靈活，如可通過電子郵件，BBS論壇等方式進行反饋。(b)檔案網站的服務功能，其主要表現在兩方面，一是為檔案工作者的服務，二是為檔案用戶的服務，即我們通常所說的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網站的交流功能是指檔案網站能夠為檔案作者之間和檔案工作者與用戶之間的交流提供了一個平臺。
(2)數字檔案館的建設
數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計算機網絡運行速度的大幅度提高，網絡的進一步延伸，數字化技術的日新月異，數字檔案館的優勢將會越來越明顯。在數字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，因此，需要大力建設數字檔案館。數字檔案館將為21世紀檔案館的發展方向。
數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案館為基礎，傳統檔案館的某些管理方法、經驗和原則，將會在數字檔案館的管理系統中得以體現，特別是其中本質性的東西不會丟失。數字檔案館的館藏內容，即各種數據庫的內容，將會完全包含傳統檔案館原有館藏內容。從某種意義上說，數字檔案館完全是對傳統檔案館的繼承。雖然數字檔案館是傳統檔案館的發展方向。但在建設數字檔案館的過程中，必須要避免重復建設，在全國范圍內，要進行統籌規劃，合理布局，最終建成以國家檔案局為首，在全國建立幾個檔案信膝中心為輔的局面。因為數字檔案館最大的便捷之處就是打破了時空的界限，人們可以隨時利用檔案館的信息，即遠程利用，此時，檔案網站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶，提高點擊率。
4 計算機檔案管理實施的對策
(1)加快機讀檔案的建設計算機在檔案管理中的普遍應用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計算機上得以綜合處理，使處理結果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶，并且有不老化、不失真、不褪色的性質。所以在現代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計算機上完成的，必將使檔案管理的方式向自動化的檔案管理發展。
(2)加速檔案信息的網絡化建設
上文已述，檔案網站和數字檔案館建設是計算機檔案管理的重要實踐途徑。特別是隨著計算機技術與現代通訊技術的結合，檔案信息可實現聯網檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會化的信息網絡中，使計算機相對有限的存貯相互得到補充。各檔案管理部門為實現資源共享，都積極把管理手段轉向計算機的配置、軟件的選用上來，使檔案管理又向現代化邁進一步。現在我國只有少數有能力的單位建立起了大型或中小型計算機系統，進行檔案信息系統管理。而對于一般單位來說，由于人力、物力、財力等種種因素的制約，想要發展大中小計算機系統困難重重，最好立足于地區現有的經濟條件和各單位實際情況，采用當前應用較普及、而且性能與價格比又十分優良的計算機和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計算機網絡系統。
(3)加強檔案工作者自身素質建設
首先主管檔案工作的領導應更新觀念，提高認識，充分重視計算機的應用工作，計算機作為一個高科技產品，已廣泛地應用于社會各行各業中，且發揮著巨大的作用，掌握計算機知識是適應時代適應社會的舉措。檔案部門抓普及計算機知識正是為了早日實現檔案工作的現代化管理進程。為實現這一宏偉目標，就要從現在抓起，把這項工作作為檔案部門基礎性工作長期來抓。其二要培養一批高素質高水平的新型檔案專業人員，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質要不斷提高。逐步培養他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術和設備以及現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作.將檔案的接收、存儲、提供數據和基本情況的報告都利用計算機進行。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識。進而培養和造就一批信息化建設的管理型技術型和復合型人才。
參考文獻：
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[2]項文新，王應海.數字化時代的檔案計算機管理[M].檔案學通訊，2000(4).
檔案應急管理范文3
一、企業電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數字化
數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。
(二)電子檔案管理系統
電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變
在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題
(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應
歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。
(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視
很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。
(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責
很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業的檔案管理的信息化建設滯后
首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。其次，在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。
三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構
各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，并在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展
電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網絡為用戶提供服務，并促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用
企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。
(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識
只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述，電子檔案在企業發展中將發揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案的建設，提高電子檔案在企業中的應用和普及程度，才能促進電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。
檔案應急管理范文4
關鍵詞：網絡環境；檔案管理；影響
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
傳統的機關檔案管理模式主要以機關檔案室為主，以紙質材料為機關收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創新和發展，而網絡技術的發展和計算機的普及應用，更是對傳統的機關檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網絡環境對機關檔案管理的影響對于促進機關檔案管理工作的發展和革新具有重要的現實意義。
一、網絡環境對機關檔案的形式產生了影響
在當前的網絡環境下，傳統的檔案管理已經無法適應工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發生了變化。
1.檔案的形成過程發生了變化。傳統機關檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現差錯的時候，也不易及時的發現和改正。在網絡環境中，機關文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關文件。機關文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網絡來完成，也便于機關文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內容的質量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關工作所需要的文件，機關文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關工作會議中需要記錄的內容，機關文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關文員只需要填入相應的內容即可，使文件既簡潔美觀又內容豐富，還可以滿足機關單位紙質和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數碼設備生成。隨著數碼影像設備的普及和應用，機關單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據視頻和音頻的回放，將會議或者活動內容整理成紙質文字進行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發生了變化。傳統檔案的載體主要為紙質，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網絡環境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質文件。同時在文件的內容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網絡技術，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內容更為形象直觀，內容更豐富而具有說服力。這對于機關的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質文件所不具備的優勢。紙質文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關內部的局域網傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網絡環境促進了機關將檔案管理的創新
網絡環境不僅對機關檔案的形式產生了深遠的影響，而且促進了機關檔案管理工作的創新。
首先，提高機關檔案管理員的創新意識和管理技能。傳統的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內容重復單調，管理工作相對簡單容易。在網絡環境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統的紙質文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關檔案工作人員需要在專業人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術，使機關檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經過鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關的網絡技術，還要認清檔案管理的發展趨勢，及時的隨著網絡技術的革新而強化自己的職業技能，使檔案管理趨于網絡化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。
其次，促進機關檔案管理服務創新。網絡環境對檔案管理服務創新主要體現在兩個方面：一方面是服務手段創新。相對與傳統的查閱紙質文件的服務手段，網絡環境下的檔案管理員可以建立檔案館網站，利用網絡開展多樣化服務。如利用單位網站資源制作自己的網頁，建設電子文件全文數據庫，實現網絡電子的統一管理和高效利用，使檔案信息服務網絡化和自動化。另一方面是拓寬了服務領域。傳統的機關檔案服務于機關單位本身，很少對外開放。而社會的發展使檔案服務逐步面向社會，生產建設、管理活動和行政活動等方面已經與信息服務密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉變為對檔案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網絡實現檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發展和經濟建設的需要。
最后，促進機關檔案管理理念的創新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網絡環境下，信息技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，嚴重沖擊了傳統檔案管理理念和服務理念，促進檔案管理理念由傳統的“人浮于事”向“人精于事”轉變。網絡環境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網絡技術向機關和社會提供周到、便捷和快速的公共服務，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發揮檔案管理在機關工作和社會服務建設中的重要作用。
三、結論
總之，網絡環境對機關檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸的速度、檔案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發展服務。
參考文獻：
[1]姚美榮.對加強機關檔案規范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（01）.
檔案應急管理范文5
1組成電子檔案庫的主要部分及其優勢
1.1組成部分
（1）用戶終端。電子檔案庫的建立是為了方便用戶進行系統的查詢檔案信息及其所需要的資源信息，并且及時有效的傳播出去，使資源的利用率得到提升，使用簡單，操作便捷。（2）通訊系統。電子檔案庫的建立，主要是取決于網絡及通訊系統的技術支持，網絡作為電子信息資源共享的平臺，主要網絡及通訊狀態良好的情況下，才能是信息資源大范圍的實現共享。（3）數據庫管理和檢索服務系統。數據庫里面儲存著用戶所需要的資源信息，保證其安全及穩定運行，才能保證用戶搜索出所需要的資源。利用網絡及聯機等技術支持為用戶提供收索方便。
1.2電子檔案庫的優勢特點
（1）被管理的數據資源具有數字化特點。隨著科學技術的逐漸發展，檔案信息管理技術的對象便成為機讀檔案，主要包括圖文、聲像等等多媒體的集成一體。（2）檔案信息媒體多樣化。對于傳統的檔案資料來說，其表達方式僅僅的局限于以文字為主的模式，電子檔案的產生，將多媒體的廣泛應用技術融入其中，其表達方式應經包括了圖像、動畫、聲音、視頻等等進行儲存，更好的表達檔案信息中資源信息。（3）電子檔案信息的存儲與傳播數字化。網絡平臺的建立，辦公軟件的自動化管理，信息技術的廣泛應用都促進了電子檔案信息資源的數字化發展。檔案的查看以機讀為主，信息存儲依據檔案庫為基礎，信息的傳遞也依賴于電子化的傳播。
2電子檔案管理中容易忽視的不足
2.1電子文件的原稿保存意識不強
現如今，對于上班族來說，使用計算機進行文件的編寫與打印已經是很平常的事了，但是對于制作完成并打印完成之后，原稿的有效存儲將會被忽視。不關心其保存位置、保存完整性等等。甚至在后續的工作中出現了相同的文件將其覆蓋也是常發生的事情。原稿被清除或者內容改動后，將會使電子信息歸檔工作的難度增加，使其意義喪失。
2.2檔案信息的安全與保密工作重要性
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ摼W的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。2.3電子檔案涉及的格式轉換及保存方式由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。
3當前時代下電子檔案管理的主要措施
3.1電子檔案數據庫的建設工作的重要性
計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統。目前，數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式妥善地保存起來。
3.2提升電子檔案數據庫的發展方向
電子檔案庫有五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理，支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術，同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設，目的是實現信息資源互補和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。
3.3將多媒體技術廣泛的應用在電子檔案的管理中
隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點，很易于代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理，并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印，特別是能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理，以保護檔案原件，并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原，以提高檔案信息的管理能力
3.4優化整體的制度要求，提升人員素質水平
檔案工作的發展趨勢，對檔案工作人員的專業構成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫生成與維護人員，計算機軟、硬件人才，網絡環境創建與運行維護人員，信息服務人員等；另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。
4結束語
檔案應急管理范文6
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
