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人事檔案一般管理方法范文1
【關鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導醫院進行人事檔案管理，政府部門下發了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件，在條例的要求下，醫院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規劃醫院的總體發展目標和醫院的業務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫院工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫院的人事檔案是醫院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫院可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫院工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫院會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。
二、醫院人事檔案歸檔管理的現狀
現階段，關于醫院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業績成果，而不能提供個人量化考核動態信息。在醫院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發和利用不能正常進行。同時，醫院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業務、行政管理等部門分別擁有醫務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據人員的教學、醫務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環節，涉及不同部門。對于這些環節的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統整理、立卷，并按時移交。醫院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。
四、結語
綜上所述，醫院的人事工作中，離不開人事檔案。醫院設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，醫院管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
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人事檔案一般管理方法范文2
一、人事檔案在不同單位中的常見問題
（一）政府機關及事業單位。在政府機關及事業單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內容單一不全面。人事?n案一般是人事管理中長期形成并記載的，包括了員工個人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個人的特殊才能、工作表現、道德品行和主要經歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內容就是個人才能和工作表現的內容，但是在很多政府機關及事業單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡單的人員簡歷及自然情況。很多人事檔案對人員的工作表現、個人特點、業績情況等都沒有詳細的記錄，無法從檔案中看出個人特長和特點，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據。其次，人事檔案的管理手段相對落后。在近些年現代化技術高速發展的背景下，人事檔案也有著規范化和科學化的要求。但是很多單位現階段對人事檔案的管理仍然處在傳統的管理方法中，檔案收集和管理不當的問題時有發生，很多檔案分散甚至丟失，對人事考察的整體性有嚴重的影響，這樣的現狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應當前的人力資源管理發展現狀。
（二）中小企業。一是人事檔案真實性差。與政府機關及事業單位不同的是，中小企業的人事檔案存在嚴重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發展，檔案造假更為便利，個人信息內容偽造等問題更為嚴重。假學歷、假工作經驗、假年齡、假身份等問題在中小企業的人事檔案中頻頻出現。造成這種失真情況的原因主要有兩個，其一是中小企業的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態度存在問題，對審查不夠細致和嚴格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經驗少，管理水平有限，對信息的真偽程度難以有效辨認，面對虛假信息沒有有效的渠道進行鑒定或驗證，只能夠被動的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴重影響了中小企業人力資源管理工作，不僅影響員工評估工作，更給企業發展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業的人事檔案缺失問題比較嚴重。受到市場經濟的影響，終身雇傭制在中小企業中很少施行，頻繁的人員流動使得員工用工時限縮短，對人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現。部分企業受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現狀使得企業在用才、選才、識才方面存在安全隱患，亟待改善。
（三）大型國有企業。一是人事檔案時效性較差。受到我國國情的影響，我國的大型國有企業中，人事檔案管理方式與事業單位類似，管理內容往往集中在對人員經歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動表格和績效考核表格，材料程式化嚴重，能夠反映人員現狀的材料較少，難以為企業管理者提供足夠有價值的信息。二是人事檔案管理技術水平相對落后。我國的大多數國有企業普遍沿用了傳統的人事檔案管理方法，以紙質的方式存放和管理，依然沒有形成數字化的管理模式。這些企業受到其自身特點影響，全國各地的分公司較多，人員崗位變動較多，很多人員需要跨城市調配，當人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴重困擾，也浪費了很多財力物力。
（四）外資企業。一是忽視人事檔案管理。外資企業也是當前各類企業中的龐大分支，外資企業與其他企業不同，其對人員的考核往往更注重績效，因此更多的關注人員招聘和培訓，對人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質為主，有些企業甚至沒有紙質檔案，直接將人員檔案委托給有關機構保存。由此可見，外資企業的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業當前還普遍存在的問題是，盡管其對人才和人力資源比較重視，但是卻對從事檔案管理的人員沒有足夠的關注，在外資企業從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業發生重組或重大變動時，會被最先裁減。因此，外資企業中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動性對其工作積極性和整體工作水平產生了影響。
二、解決人事檔案管理問題的策略
（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業中出現人事檔案管理問題時，往往都是受到思想觀念的影響，企業的領導者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰略層面上，（下轉第188頁）（上接第180頁）便可以通過人事檔案為企業決策者提供更加客觀的依據，幫助管理者對員工能力、素質及特點進行更為綜合的分析。
（二）加強時效性和真實性。傳統的人事檔案普遍將重點放在對個人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時間較長，因此出現失真的可能性很大。現代檔案管理應當徹底改變這一現狀，縮短檔案整理的時間間隔，不斷增加個人近期情況和綜合評定，合理拓展存檔范圍，將個人可公開的信息進行分類，存儲并補充最新信息，確保檔案得到及時的更新。同時，還應當盡可能保證檔案內容的真實性，在進行檔案錄入時嚴格審核內容的可靠性，不能讓檔案形同虛設。
（三）采取先進手段進行現代化管理。在信息技術高速發展的今天，陳舊的管理模式對人事檔案管理工作產生著嚴重的影響，因此應當盡可能的采用最先進的科技手段，實現網絡化、自動化和一體化，改變傳統的紙質媒介人事檔案，形成數據化的檔案資料，在企業內部開發數據平臺，形成資源共享。
人事檔案一般管理方法范文3
關鍵詞：石油企業；人事檔案管理；現狀；創新思路
隨著經濟的繁榮昌盛，石油企業逐漸規模加大，企業員工與日俱增，人事檔案信息也變得紛雜龐大，公司人事部門采用的傳統的管理模式已經難以滿足人事檔案管理需求。檔案管理作為人事工作的基礎，目前還存在著許多問題。人事檔案管理工作與企業的發展密切相關，因此做好人事檔案管理工作至關重要。提高人事檔案管理工作要求貫徹落實科學發展觀，通過科學的方法切實提高檔案管理工作的效率，為人事工作的開展奠定堅實的基礎。
一、石油企業人事檔案管理工作現狀
1.認識偏差
對人事檔案管理的認識偏差造成石油企業檔案管理工作停滯不前，無法發揮檔案在企業中的巨大作用。一些領導認為檔案室就是存放資料的地方，只要分一個房間，一個員工就足以，認為檔案管理工作可有可無；還有些領導將人事檔案和企業檔案混為一談，完全忽視檔案的搜集整理和利用開發。很多檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不清楚檔案收集整理、歸檔裝訂、管理利用的一整套檔案管理工作的操作流程，工作時消極怠工，意識薄弱，造成檔案混亂、檔案流失等現象，嚴重影響檔案管理工作的進展。
2.能力不足
石油企業逐漸規模加大，企業員工與日俱增，人事檔案信息也變得復雜而且比較專業，但是目前石油企業內部檔案管理人員一般都是由別的部門的員工兼任，沒有專業的檔案管理人員，身兼數職造成檔案管理人員沒有足夠的時間和精力精細地完成檔案管理工作，就算檔案管理員工想要將這份工作完美地做好，奈何缺乏相關的管理知識和技術操作水平，心有余而力不足，這種情況經常會造成檔案歸檔不及時，對于同一個問題的檔案信息反饋不連續，檔案信息不具備連續性和時效性，也就失去了檔案的價值。（1）設備落后石油企業內部設備落伍也會影響檔案管理的效率，運用于檔案管理的硬件配置低，檔案信息化建設緩慢。檔案管理信息化勢在必行，因為其有助于提高檔案管理的效率。但是由于種種因素的制約，石油企業檔案管理信息化的建設步伐十分緩慢。探究其中的原因，我們可以歸結于資金投入太少，導致檔案管理的設備配置低端，硬件軟件設備亟待更新的問題。目前石油企業主要以紙質和電子檔案并存的形式儲存檔案。但是石油企業的檔案信息龐大而瑣碎，只有采取最先進的管理方式，才能管理好檔案，發揮出檔案的最大效用。（2）理論不足我國的石油企業檔案管理理論還處于相對滯后的情況，不能跟上國際水準，這就導致石油企業檔案管理人員沒有專業的理論指導，造成檔案管理工作成了無源之水。目前石油企業檔案管理方面由于相關的理論指導和法律約束的缺乏，導致了很多問題，比如在石油企業變更產權之后檔案的流向問題以及石油企業檔案的法律地位問題等等。
3.石油企業人事檔案管理工作的創新思路
（1）重視檔案管理工作要想切實提高石油企業人事檔案管理工作的效率，首先必須要轉變觀念，在內心深處認識到檔案管理工作的重要性。企業領導要改變對檔案管理的陳舊觀念，樹立檔案管理在企業發展中的核心地位，重視檔案管理，在企業內部加強檔案管理重要性的宣傳，領導要起到領頭人的作用，帶領全體員工提高參與檔案管理的積極性。（2）建立良好的管理機制良好的管理機制有利于提高檔案管理工作效率，最大限度實現檔案的價值。企業可以建立一個高效運行的信息管理系統，方便各個部門能夠快速利用檔案信息，也便于檔案管理人員進行管理，在整個企業內部實現無障礙資源共享。管理機制一旦建立并投入使用，就要求每名員工各司其職，明確責任，各個部門緊密配合，實現檔案信息系統的安全高效運行。（3）提高檔案管理人員素質石油企業人事檔案信息瑣碎龐大，這就對檔案管理工作者有了較高的要求，能力不足的工作人員恐怕難以勝任如此專業的工作。檔案管理人員可以通過學習相關的檔案管理專業知識，提高自身的檔案管理職業素養，有效提升自己的檔案管理工作效率。當然僅僅學習檔案管理工作的專業知識是不夠的，要成為一個優秀稱職的檔案管理工作人員，還必須具備熟練操作計算機的技能，這就要求企業定期組織檔案管理人員進行計算機培訓，強化員工的科學技術教育，使得員工應用信息系統管理人事檔案的能力不斷提高。（4）檔案管理的信息化建設網絡信息技術的普及為人類生活帶來了極大的便利，石油企業的檔案管理信息化勢在必行。首先要建立一個信息網絡系統便于人事檔案的管理，網絡信息系統的建立可以使得石油企業各個部門的人事信息通過網絡聯系起來，更加方便管理和查詢。其次，企業要不吝重金，加大檔案管理信息化的投入。檔案管理的設備設施要健全先進，保證網絡信息系統高效有序地運行，真正提高石油企業檔案管理的效率。
二、結束語
石油企業中的檔案管理工作是整個管理工作中的一個重要環節，是記錄石油企業人才資料的憑證，關乎著石油企業的發展和人事流動的方向，影響著石油企業職工的工作定位和工作質量。我們要借鑒歷史，展望未來，不斷改革創新檔案管理工作的方式，發揮檔案的作用，使得檔案管理工作能夠促進石油企業的發展。
參考文獻
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人事檔案一般管理方法范文4
（一）動態性
現在人力資源管理，強調以人為本，使用心理動態的調節，對人的工作狀態進行開發，優化了人與單位的系統性，強調在工作當中，激發員工工作積極性，從而獲取良好的社會效益。
（二）戰略性
現在人力資源強調人的自然性，員工工作時要注重產出和開發的效率。在現在社會中人力資源是競爭最激烈的，投資要謀求長遠的發展，因此在現代人力資源管理視角之下，檔案管理要具備良好的戰略性，將人作為戰略開發的核心內容。
（三）前沿性
在進行人力資源管理時，用發展的戰略角度來看投資決策和預算，不是以最省為主要目標，而是要在可以短期的計劃之內，投入一定的資金，讓人員的產出得到最佳的狀態。在現代人力資源管理中，要以投資的眼光來看待檔案管理工作，要培養人吸引人、開發人、激勵人，關注這些投入所產生的價值。
（四）系統性
在現代人力資源管理中，為了提高投入產出的效益，要有組織的利用人力資源，制定合理的選拔、任用、培養、激勵、調任等政策，進行全方位全程全面的檔案管理，從而讓人力資源的配置與結構組合發揮最好的整體效益。在人力資源管理中，一般要注重以下方面：第一，對人力資源外在要素的管理，依據物力和人力的配置，進行恰當的培訓、協調和組織，讓人力和物質利益保持最佳的比例狀態；第二，要注重內在的要素管理，使用現代化的手段，對人的心理思想行為，進行管理，激發人的主觀能動性，提高工作效率，達到組織目標。
二、人力資源管理視角下的檔案管理策略
（一）進行規范化的檔案管理模式
醫院人事檔案管理是要時刻分析科學化和規范化的管理模式。醫院的人事檔案管理部門以及相關的人員，要認真地學習科學發展觀，轉變傳統的日常管理模式，在現代人力資源管理的視角，進行適當的管理。不斷的提高服務的效率、服務質量、服務效益，讓人適應人才管理需求。醫院人事檔案管理工作，要依據干部檔案工作條例，收集干部基本情況，定期的補充相關的工作，和其他的部門進行緊密聯系，不斷更新新的信息。還要不斷豐富并認知結構，由于現在醫院采用公開擇優評定的制度，相關的材料要及時地補充到人事檔案中來。工作人員要認識到管理落后弊端，對個人信息進行文憑學歷管理、戶籍管理、個人表現管理，將信息進行融合，統一管理。
（二）進行系統化的檔案管理模式
醫院人事檔案管理部門要采用動態的管理方法，將每個人不同階段的真實面貌、個人特色、專業水平、科研成果都補充進來。醫院人事檔案管理工作要將體現個人特色，和個人相關的平行相關的內容補充進來，還可以將個人的誠信材料加進去，本人學歷發生變化之后要及時更新。醫院員工的工資情況、黨團材料、獎懲材料、專業技術職稱材料、學歷材料等都要進行及時的更新，實現動態管理。
（三）進行信息化的檔案管理模式
在現代人力資源管理的視角上進行檔案管理，要充分地發揮現代信息技術的功能，使用信息技術計算機技術與通信技術，做好檔案信息的保存、管理、處置工作，從而提升檔案管理的效率。管理人事部門要建立醫院的檔案管理書，實現數字化的人事檔案管理，能夠在軟件的幫助之下進行檔案的搜索查詢評價功能。還要不斷的擴大信息的內容，在醫院的職稱晉升、人才培養、干部聘等方面，可以及時的查詢，保證公正性和合理性。首先要建立全國性的標準的、通用的、先進的人事檔案管理信息庫，讓管理流程自動化，信息資源數字化。其次要進行網絡化管理體系和全文數據庫建設，管理工作人員將使用頻率高的重要材料，使用掃描儀設備輸入到計算機文件中，成立全文數據庫。還要在信息技術的幫助之下建立人事檔案信息和個人電子檔案系統，結合社會和單位的意見，進行動態化的維護管理工作，保證人到哪里，檔案就能跟隨到哪里。
（四）進行服務化的檔案管理模式
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管理方法、手段創新
目前，人才流動服務機構對流動人員人事檔案管理的方法與手段陳舊、落后，仍以傳統手工操作和管理紙質實體為主,勞動強度大，工作效率低。不少人才流動服務機構僅僅充當檔案保管員角色，局限于人事檔案的接收、保管及有限利用，檔案內容不能得到及時、有效的補充與更新。因此，要提高檔案工作效率，為社會、公眾提供優質的檔案信息服務，就必須與時俱進,摒棄過去單一的手工操作方法，發揮檔案管理主體作用，充分利用計算機輔助管理和現代信息技術，建立流動人員人事檔案信息庫，集收集、整理、鑒定、保管、利用及補充、更新等工作于一身。同時，還應結合流動人員人事檔案管理工作特點與社會利用需求，建立科學的檢索工具,努力開發檔案信息管理軟件,將不屬于保密范疇和或不具有知識產權的那部分人事檔案信息實行網絡化公開服務。此外，還應充分調動和發揮檔案人員的積極性與創造性，積極主動開發檔案信息潛在資源，為社會、企業（單位組織）及公眾提供更廣泛的利用。
思想觀念創新
《流動人員人事檔案管理暫行規定》第四條和第十九條關于人才流動服務機構的性質和服務宗旨的界定，說明人才流動服務機構本身具有一定商業色彩，對流動人員人事檔案享有獨特的管理權限。加之受“多頭管理”和“重收費、輕管理”等思想的影響，人事檔案的接收、轉移及利用手續相當煩瑣：一般須持有離職單位的證明、接收單位的證明、人事檔案保管機構的相關證明等才可轉移、利用有關檔案。這就為某些單位壟斷人才，限制個人自由發展，防止人才流失，提供了借口和特權。同時也導致了大量“棄檔族“和”死檔案“的形成，使得人們對人事檔案管理部門的工作與服務質量失去了信心，對人事檔案的可信程度、完整程度產生了懷疑，從而弱化了對人事檔案的重視。因此，面對廣泛而急劇的人才流動，我們要轉變觀念、簡化手續、健全管理制度，以維護人事檔案的完整與安全，杜絕人才壟斷或不經專門渠道或機要通道而由個人攜帶人事檔案的錯誤行為，減少人事檔案被篡改、偽造、損毀，甚至被遺棄的可能。同時，要加快改革步伐，建設社會化服務型的人事檔案保管中心，引進西方CRM管理理念[2]，并將其運用到為社會公眾服務領域,凝成“公眾關系管理理念指導我們的工作實踐。亦即建立以委托者為中心的人事檔案補充、完善、更新管理服務網絡，委托者憑身份證可以通過人才交流機構網站查詢有關的檔案法律法規、政策,組織活動及個人基本信息（包括檔案的補充、更新、繳費等）。企業組織、個人與人才交流中心都要順應時展潮流，及時更新觀念，建立良好的聯系，互通有無，以維護人事檔案的完整性、真實性、動態性及內容的豐富性。
技術、服務創新
多數人才交流服務機構以保管檔案實體為主，對流動人員人事檔案信息資源的開發利用甚少。尤其是流動人員人事檔案的補充與完善工作基本還是零起點。[3]因此,要加強專業技術和服務創新,將效益與服務統籌結合。
（一）要加快網絡化、電子化、信息化建設，建立和完善信息管理體制。成立專門負責信息收集、處理、、管理的信息部門，使檔案信息能夠及時、準確的得到全面收集處理和充分提供利用,提高人事檔案服務的社會效益。
（二）建立合理的收費制度，包括檔案轉移或移交手續費、保管費及咨詢服務費等。建立定期鑒定和催繳制度，派專人負責。可參照某些部門的收費方法，對流動人員檔案保管費可采用由公司定期繳納或公司代為收取的方式。對于那些待業或失業人員的檔案，保管費可憑其待業或失業證明，適當給予減免。而對于有支付能力卻沒有按時繳納的可先通過郵件或電話方式及時催繳，逾期不繳者可視具體情況收取一定的滯納金，科學、合理地挖掘檔案的經濟效益。
（三）國家及地方政府部門應加大對流動人員人事檔案管理的投入，加強基礎設施建設和專業、技術人才培養，減輕人才交流中心的經濟壓力，使人才交流中心由商業性向社會公共服務性轉變。
（四）對流動人員人事檔案定期進行檢查，確認并及時對檔案進行補充、完善，防止檔案中斷，為檔案委托者提供良好的、全面的、優質的社會化服務。
檔案教育創新
人事檔案一般管理方法范文6
一、人事檔案管理概念與基本內容
（一）人事檔案管理概念。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及單位管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。
（二）人事檔案管理基本內容。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括5部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度。
1.材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置。再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容。最后，將新材料放入檔案。
2.檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：①突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。②對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。③發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
3.轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。
4.保衛保密制度。具體要求如下：①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。②庫房備有必要的防火、防潮器材。③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
5.統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：①人事檔案的數量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況。
二、人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理重視程度不夠。由于受我國傳統觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關系以及受教育程度等基本材料，這些都已經很難跟上現在社會發展的步伐，更無法適應社會化發展的需要。當前一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不高，普遍認為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設的重視程度低，這些都嚴重影響到了我國人事改革的進度，無法適應現代化管理的需要。
（二）檔案利用繁瑣、檢索困難，神秘性依然嚴重。我國人事檔案管理工作長期以來奉行的是內向型的封閉式管理，過分強調檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，缺乏檔案管理的服務宣傳，無法給單位員工提供高效優質的服務。在實際工作中會出現檔案查閱困難的問題，因而單位員工對人事檔案充滿神秘感和敬畏感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案。
（三）信息數據庫建設落后、信息共享性差。當前，我國在人事檔案管理的信息化建設方面投入還不足，在數據庫建設過程中還存在著數據錄入不完整，數據更新及補充不及時，數據檢查不到位等問題。另外由于網絡安全不穩定性因素的影響，一些計算機網絡犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數據庫的安全性。人事檔案信息和網絡建設的形式還不統一，人事檔案信息管理的建設缺乏規范性和標準化，嚴重制約了人事檔案的共享性，造成檔案信息資源建設發展的滯后。
（四）人事檔案信息管理缺乏高素質人員。在現代化信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理，這對于檔案管理人員的素質要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍整體素質偏低，人員專業素質和實踐操作等能力的培養還有待加強。由于缺乏大量的檔案管理復合型人才，加之檔案管理人員培訓力度不大，造成了我國兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術技能的人才大量匱乏，遠遠不能夠滿足新時期人事檔案信息化管理的需要。
三、解決人事檔案管理中存在問題的對策
（一）更新觀念是做好管理工作的前提。當前，我國正處在改革全面開放和發展的新時期，傳統的以保密為管理手段的檔案管理模式已經不再適應檔案管理工作的發展。因此，檔案管理工作人員要切實轉變思想觀念，樹立開放主動的服務意識，加強檔案管理工作的創新性，從簡單的收集歸檔觀念轉變成主動開放和利用檔案的觀念。在實際人事檔案管理工作中，要堅持以人為本的理念，發揮檔案管理人員的主動性，改革檔案管理發展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步發展，開創人事工作發展的新局面。
（二）改革陳舊落后的管理方式與手段。當前，人事檔案管理工作方式和手段落后，嚴重制約了人事檔案管理工作的發展，因此要逐步改革落后的管理模式，實現人事檔案管理工作的科學化和現代化。比如可以通過添置必要的復印設備和計算機設備來加強人事檔案管理的信息化建設，建立有效的人事檔案管理系統，使人事檔案資料能夠及時有效地進行存檔，可以通過系統進行及時輸入和輸出，提高檔案的檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務。另外要加強人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉變，注重人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握，有效提升管理的標準化。
（三）加強人事檔案信息化管理的安全性。加強人事檔案信息化管理的安全性需要從三個方面入手。首先，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規，嚴格規范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。其次，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上增強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規范化管理，制定嚴格的操作規則和標準，并且加強完善人事檔案信息化操作系統，加強系統的定期維護和更新。
