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摘要：與傳統病案管理相比，病案示蹤系統可有效提高病案管理的科學性、規范性。病案示蹤系統的上線提高了病案管理的流通性、時效性、安全性，同時提升了服務質量，促進病案管理更規范化。本文主要介紹使用病案示蹤系統在回收、催交、借閱、復印、上架、統計分析、病案查詢等病案管理中的應用效果，該系統有效減少了查找病案的時間，在病案管理中保證全部病案“零”丟失，有效提高病案管理工作效率，促進了醫院科學化、標準化和信息化建設進程。
關鍵詞：病案示蹤管理系統；病案管理；醫院信息化
隨著醫院管理規范化和醫療行業深入發展，病案資料管理規范顯的尤為重要。根據2013年國家衛生計生委、國家中醫藥管理局聯合下發的《醫療機構病歷管理規定（2013年版）》，要求全國各醫療機構從2014年1月1日起開始執行[1]。病歷是醫療工作的全面記錄，客觀地反映疾病診斷、治療及其轉歸的全過程，病歷作為醫療活動信息主要載體，醫療、教學、科研、法律、醫療保險、商業保險等方面重要資料[2]，也是綜合評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據。目前我院已上線病案示蹤系統，該系統有助于提高紙質病案管理工作效率、提升病歷復印質量、提升病歷借閱速度、提升精準服務等工作。醫院根據病案管理實際情況上線病案示蹤系統，病案通過條形碼、出院科別、住院號等條件快速定位病歷并進行回收、編碼、復印、借閱、統計。提高對病案管理精準管理和服務質量，促進病案管理科學性和規范化，提高病案管理各方面工作效率，現將該系統應用情況分析如下。
1病案示蹤系統工作流程
病案示蹤系統工作流程主要分六步：首先是對待接收病案的登記處理，處理之后通過系統接收病案，輸入相關信息，根據具體病案信息進行編目錄入。在系統工作的同時，病案管理人員根據系統記錄對紙質病案進行裝訂、上架及歸檔，以供相關人員復印、借閱。
2病案示蹤系統回收、歸檔統計
傳統的紙質病歷是患者出院后護士在病區簡單整理后送至病案室，病案室再手工與病歷接受本進行一一對照核對，這樣一是增加病案室工作量，二是增加回收病歷因人為因素的出錯率，三是需要通過人工統計分析三日回收率。病案示蹤上線后病案人員通過掃描槍掃描病案首頁條形碼并點擊簽入，在示蹤系統界面顯示病歷簽入成功，簽入成功方能對病歷進行編碼；對回收錯誤的病歷進行取消退回和修改。示蹤系統界面還有部分顯示到期未回收病歷進行催收，通過示蹤系統與病歷系統對接直接發送未回收病案號至醫生和護士工作站，與之前電話催收提高工作效率，同時減少工作量和工作錯誤率。示蹤系統自動統計出各科室出院病歷數、已回收病歷數、兩日歸檔率、三日歸檔率、七日歸檔率、半年歸檔率等數據。
3病案示蹤系統復印與統計
病歷復印以往是人工填寫“病歷復印申請單”上患者姓名、身份證、病案號、家庭住址、申請復印人姓名和身份證、申請復印病歷原因、申請復印病歷內容等，手續麻煩而容易出錯。若病歷復印申請所申請的病案借閱后沒有及時歸檔或者沒有及時回收到病案室，則無法調出，當日無法完成復印[3]。病案示蹤系統可解決該問題，首先選擇申請復印人身份，再把身份證原件放在身份讀卡器上，自動填寫復印登記信息后并保存申請復印人或人身份信息。這樣通過身份信息自動搜索病歷住院號、姓名、科別、出院日期、出生日期等信息，根據病案管理實際情況增加信息。二是掃描首頁條形碼或示蹤系統病歷查詢可以精確找到需復印的病案位置；在復印窗口中可以靈活的選擇需要復印的病案內容。對于出院還未送病案室或借閱未及時歸還的病案，示蹤系統與病歷系統、化驗系統、影像系統連接打印。復印信息有出錯的可以在示蹤系統中增加修改內容；通過示蹤查詢功能可以查詢出復印申請單、復印時間、復印內容；事后示蹤系統統計出復印用途、復印內容、支付方式、經辦人等信息為以后規范化管理病歷提供數據?；谖⑿殴娞栴A約病案復印[4]，是把微信公眾號平臺與病案示蹤系統連接，患者通過微信平臺預約申請病歷復印，要求上傳身份信息，示蹤系統自動提示所需復印內容和時間，并通知快遞公司上門取件，使患者足不出戶就能獲取病歷復印件。
4病案示蹤系統借閱
傳統借閱醫護人員通過手寫借條到病案室登記借閱，時間久借條容易丟失，借條本上也會因字模糊不清而不知借誰，這樣容易丟失病歷。病案示蹤系統首先由醫護人員工作站提出借閱申請，由示蹤系統查找病歷的具體位置，對已外借、封存、丟失等不在庫房的病歷及時提示申請人。對于在庫房的病歷查找定位并在示蹤系統病案借閱功能中進行登記保存同時通知醫護人員來取。對超期未歸還的病歷，示蹤系統通知醫護工作站提示醫護人員及時歸還。對已歸還的病歷需要在示蹤系統病歷歸還功能登記保存同時檢查病歷有無缺失[5，6]。示蹤系統還包括對醫療保險中心、感染科、醫務科、護理部、財務科等大批量的檢查進行借閱登記處理和歸還登記處理。示蹤借閱每月生成統計表報，統計出借閱科室、借閱用途、是否超期等信息。
5病案示蹤系統上架、撤銷、移架功能
目前我院共有三處病案庫房，一處位于病案室隔壁，二、三處位于綜合大樓離病案室相對效遠；以往是將近期歸檔病歷存放一處庫房，而已經久遠病歷存放在二、三處庫房，但不知哪些病歷在二處，哪些病歷在三處，很難記住不利于統一管理，查找起來十分困難，造成人力的極大浪費。示蹤系統上架、撤銷、移架功能很好解決這樣問題，通過上架簽入將上月全部病歷批量化的在系統簽入一處庫房。隨著日后病歷越來越多通過示蹤系統掃描條形碼將一處庫房病歷移架至二、三處庫房系統。往后借閱、復印、檢查通過示蹤輸入病案號快速定位病歷在哪個庫房，大大提高查找病歷速度和病歷流通性，提高病案管理工作效率。
6示蹤系統功能維護與新功能探討
系統服務維護包括角色權限管理、用戶管理、系統參數設置、數據備份等。代碼維護有科室設置、病案復印內容設置、工作日設置等。數據方面有數據抽取方式管理、源數據鏈設置等。統計分析病案歸檔統計、病案復印統計、超時歸檔統計、病案借閱人次統計等[7]。對病案示蹤系統經過一段時間使用，后期增加一些新功能，如增加無線掃描或手機掃描，二微碼技術應用[8]；通過微信公眾號把未歸檔等病案相關信息發送至醫護人員手機客戶端，增加通知準確性。后期加強數據挖掘和統計報表分析，在數據分析中可以改善服務流程和提高服務質量，同時提高數據存儲安全性。
7總結
醫院的發展離不開病案信息的支持，病案管理是醫院科學管理的重要的組成部分，是醫院管理的基礎和核心。隨著大數據、大網絡時代病案自身的建設也離不開數據、信息、網絡的支持，病案示蹤系統就是在這樣大環境開發出來。紙質的病案有其的存放特殊性，通過病案示蹤系統對紙質病歷進行快速定位查找，有效提高病案室工作效率相應減少病歷借閱、復印等待時間，大大提高病案使用效率，有效提高病案歸檔率，規范了病案管理操作，節約了人力成本，實時監控病案，防止病案丟失發生，其價值與重要意義得到了病案室及醫院領導的肯定。
參考文獻：
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[2]李蕓,朱劍清,胡祖鵬,等.病案示蹤系統對病案回收質量的影響[J].中國病案,2017,18(2):4-6.
[3]梁偉.建立病案示蹤系統,提高病案復印效率[A]//中國醫院協會病案管理專業委員會.中國醫院協會病案管理專業委員會第二十二屆學術會議論文集[C].2013:3.
[4]袁萍.基于微信公眾號辦理病案復印服務的探討[J].中國病案,2019,20(2):3-4.
[5]何建權,王華,陳張慧,等.全程病案示蹤管理系統設計與應用[J].醫學信息學雜志,2016,37(12):26-29.
[6]張薇薇,岳仁英.病案庫房管理中存在的問題與改進措施[J].醫療裝備,2016,29(6):64-65.
[7]丁濤,楊宏偉,潘繼強,等.基于Web的病案示蹤系統開發與應用[J].軟件,2018,39(4):28-32.
[8]汪步升.二維碼技術在醫院6S管理中的創新應用[J].醫學信息,2019,32(6):11-13.
作者:張海東 李育梅 吳俊霞 單位:南通市第三人民醫院醫務科病案室
