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摘要：檔案信息管理一直是各基層單位信息資源的核心組成部分。同時在進行檔案查詢中也可以獲取很多具有重要價值的信息，這對于內容的掌握、事物判斷及決策都有著十分重要的作用。因此，合理利用基層檔案部門的相關資源，對于信息的開發與研究起到了良好的促進能力，能夠在進一步確保工作順利進行的同時，更加可行地推進相關工作，為日后的信息化社會建設，打下良好的基礎。這就要求廣大基層檔案工作者合理提升自身的素質與檔案部門內部結構，提高檔案館的利用價值與效率。本文將對檔案部門如何加強信息資源利用進行深入剖析，從而找到適應現代檔案管理的全新手段。
關鍵詞：基層檔案部門；信息資源；利用做法解讀
在新社會的發展進程中，加強信息資源的利用與開發是推動社會經濟全面建設的必要途徑，也是提高我國綜合資源能力與國際地位的必然選擇。因此，廣大基層各單位應積極響應國家號召，將開發與利用檔案信息資源作為日常工作中的重點，積極研究檔案資源信息，從而服務四化建設。檔案資源的利用與開發可以有利于對相關事物的正確判斷，并合理地將有用的信息進行歸納與總結，在大環境中，信息已經成為社會發展的主體內容，因此掌握合理的信息就等于獲得了無限的價值與財富，從而使得辦事時間與方式都有了更進一步的改變。
1檔案信息資源利用工作的內涵及特點
檔案信息內容代表著一個地區內人員活動的真實情況，也是信息資源最為重要的組成部分之一，蘊含著近乎于無限的資源。同時，檔案資源是人們活動價值的全面且直接的記錄，是儲存與傳輸知識的一種形式。在現代社會的發展與變化中，檔案信息的管理工作一直都是沒有任何財富價值產出，也不是單人即可以完成的工作，它必須由專業部門進行系統化的編排布局，從產生的歷史文件信息中進行記錄及管理，并通過所記錄的相關信息更方便地為社會實踐提供有力服務，為之后的政治、經濟及文化發展提供全面性的幫助。這就是檔案信息管理工作的重要目標。在這個目標的指引下，各相關組織人員應盡最大力量合理地開發檔案相關信息資源［1］。在進行檔案信息資源管理的同時，需要進一步掌握其中的真實性與權威性，這是人類歷史實踐中所積累出來的重要知識內容。同時，在檔案信息管理過程中應進一步加強相關管理人員的知識儲備及認識能力，讓相關人員在針對各地區信息資源與發展狀況的不同而進一步掌握具體的整理提取手段，從而做到與實際情況相結合。檔案信息資源有著很強的綜合性與共享性，它在某種程度上與物質資源或能源資源不同，利用者可能會在物質或能源資源上發生競爭，而面對檔案信息資源時，不同的人會從中獲得不同的信息，不會產生互相的影響。同時，檔案信息資源也具備著相當復雜的知識性，它對于一個國家、地區或是組織來說，是從政治、經濟、文化等多個方面來進行全面性的反映，所以要將檔案信息及資源種類合理地進行安排和解讀，從而發揮出其中重要的信息價值。
2檔案信息資源利用過程中的問題
檔案信息開發利用的過程，很大程度上與社會的經濟發展及政治建設有著密不可分的關系。在不同的歷史時期內，政治環境對于檔案信息的傳輸及管理有著不同的制約或促進作用，同時，經過歷史實踐表明，在政治情況不良好的階段，檔案信息的相關提取與編制也做不到滿足社會需求的實際作用，進而影響了檔案信息資源的利用與開發［2］。另外，經濟發展的好壞也是直接影響檔案信息的重要問題之一，經過多次檔案改革后得出，經濟相對發達的時期，對于檔案信息管理的資金投入也就越多，檔案信息提取與開發工作的發展就越快；反之，經濟相對落后的時期，對于檔案信息提取工作的關注度不高，資金投入較少，從而導致了檔案信息研發工作的進程緩慢。這就說明了，檔案信息資源利用過程中的問題，與政治和經濟都有著十分密切的關系。經過研究發現，檔案信息資源的利用及開發與社會科技進步及文化發展有著密不可分的關系。科學一直都是社會發展的第一生產力，是推動人類進步的革新力量。而檔案管理工作與科技發展和文化進步有著很大的關系，然而在目前大環境下，不少地區基層檔案研發工作與科技及文化發展嚴重脫節，科技文化發展的很快，但檔案信息管理及提取做的并不及時。檔案是人類認識世界與改變世界的歷史記錄，是科學文化知識的重要儲備形式，因此要合理利用檔案信息資源的開發與利用，為社會進步及發展提供有力保障［3］。
3檔案信息資源利用的相關做法
3.1加大檔案信息資源的采集及管理
各地區基層機關與企事業單位應積極提高自有檔案室的管理水平，收集及保管好單位內歸檔文件，并在整理過程中注重質量，依照相關法律法規分別向各市、縣地區檔案館送交相關檔案。同時，市、縣檔案館也要依據國家有關檔案歸屬及流向規定，定時定期接受進館相關檔案，從而豐富館內檔案存儲量；并在一定時間內對館內機構進行一個具體的分化，按照檔案的所屬范圍，加深對于各類檔案及憑證的有關收集，做到有重點、有計劃地征集當地地區特色及行業特色或反映城鄉變遷等與人們生活息息相關的、散失在社會上的珍貴檔案資料，從而優化檔案館相關檔案結構；同時，還要積極開展檔案館內部相關檔案的整理及堅定工作，加強對行館珍貴檔案的修補及調查，從而提升檔案館檔案質量，保證其管理及利用的方便性。各基層機關單位應根據《電子文件歸檔管理規范》中的相關要求，做好電子檔案的相關構建及管理。對于已經生產電子公文的部門要進行系統化的檔案建立制度，從而實現電子公文的實時歸檔，紙質文件與同版電子文件同時歸檔并存，實行雙軌制管理［4］。要及時有效地推進實體電子一體化，將接收、管理、整合等工作與電子檔案管理體系統一并使用。各地區市、縣檔案館要積極利用相關原則，有目的地推進傳統檔案信息管理轉向數字化管理，逐步實現重點性全宗全文的信息采集策略，并加強檔案館的局域網建設，爭取進一步做到全省圖書館聯網，從而為之后的信息提取提供良好的保障。
3.2積極促進檔案信息資源的合理運用
各地區市、縣政府應就加大檔案館的開發力度、通過完善開發制度，選擇定期定時地進行檔案公布，并合理建設檔案館相關場地的基本設施，進一步完善公共閱讀場地建設，并配備高科技的檢驗查詢工作，進一步確保了開發工作的順利進行。并聯合地區學校，進行檔案館愛國教育基地建設，利用相關展覽廳，舉辦針對青少年的紅色教育，為建設祖國未來發展道路添磚加瓦。各檔案館相關管理人員應充分利用互聯網等手段為社會各界人士提供相關檔案信息，同時搭建合理的檔案網站，并開設檔案信息查詢頁面，提供檔案在線查驗的便利服務條件，定期在網站上公布開發檔案的相關目錄與信息，方便群眾能夠在網絡上直觀地查詢到相關信息，從而進一步實現檔案信息的社會性作用［5］。
3.3增強檔案信息資源的開發力度
在進行檔案信息資源的研發與利用過程中，要立足于經濟及社會的基本環節與重要領域，充分利于檔案信息內的相關資源，更快更好地為現代社會發展提供服務?？捎袑哟蔚厥褂靡幏痘?、具有共享性的電子檔案資源，同時從各地區政府機構重點工作及人民群眾的切身利益出發，開展檔案信息的進一步加工與深層次的編研工作，建立出一個系統的專業的檔案信息數據庫，同時要做好相關檔案信息的增值服務，利用各級部門現有的相關人才，結合社會力量對檔案信息資源進行合理的開發與研究。對于各地區檔案館要應對檔案信息內容進行合理的加工及開發，進一步形成系統化的檔案信息管理服務平臺，為創造社會與經濟效益，提供合理的幫助。
3.4努力做好政府相關信息工作的收集與利用
在搭建完整的政府公開信息收集的過程中，要按照具體的國家文明城市評測體系的要求進行，各省市縣級檔案部門要主動獲取同級政府的相關支持，在有關部門的鼎立配合下，創建以公開文件為核心內容的政府公開信息收集制度與送交機制，明確政府公開信息送交檔案館的相關范圍、內容、時間及渠道，以及形式、格式和手續等等，這樣就確保了政府公開信息的全面性與準確性［6］。合理開展對已公布文件為中心的政府公開信息相關工作，從根源上完善現行文件服務的基礎，向其他政府公開內容進行延伸，利用豐富的手段，簡化相關手續，改變信息服務條件，從而提升服務水平。在檔案館建立全效的信息公開中心，盡最大可能為社會各界提供所需的政府相關公開信息，進一步做到方便群眾，最終，實現每一份文件的自身價值。
作者:鄭學國 單位:大安市工資統一發放管理中心
