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摘要：檔案信息資源開發利用中存在的問題，包括檔案信息管理不全面、結構設置不合理；檔案管理硬件不“硬”，現代化水平不高；檔案信息資源開發力度不夠，檔案利用缺乏主動性。檔案信息資源開發利用的相關對策：主要豐富室藏檔案信息資源結構門類；建立完善檔案信息資源開發和利用制度。針對這些問題，必須要增強檔案服務意識，創新檔案服務機制，建立檔案信息資源的數據庫，實現檔案查詢方式的現代化。
關鍵詞：檔案；利用；對策
一、檔案信息資源開發利用中存在的主要問題
（一）檔案信息開發管理不全面、結構設置不合理
因為一些歷史原因，檔案的收集對象往往僅限于機關事業單位，并且收藏的檔案大多是文書形式，以及部分財務信息檔案、知名人士信息檔案、科技發展檔案和聲像檔案記錄，而反映社會歷史原貌的實物檔案較少。因此這樣的檔案收藏結構不夠全面，不能完全展現出檔案記錄的原貌，也不能體現檔案在單位管理上的進步。長期以來，一部分信息因為檔案管理制度的不嚴謹造成丟失和缺損，而在一些單位部門中甚至未設立專門的檔案管理職務或將檔案庫房直接設置在倉庫中，這樣的檔案管理工作理念是極為落后的，極易導致檔案信息出現遺失、變質、蟲蛀等情況，而檔案信息的丟失是單位無法替補的巨大損失。另外，很多單位檔案管理經費不足，造成一部分應該進行資源利用的檔案沒有進行統一管理，導致檔案結構不合理，數量也不夠，因此不能更好地對信息資源進行利用。
（二）檔案管理硬件不“硬”，現代化水平不高
首先，檔案管理還有一部分是人工操作，主要服務方式仍是提供文獻服務。因而查找文件資料就是一件難事，查找文件時必需說明要查什么文件、在哪一年度，然后檔案管理人員才能根據要求查找案卷目錄，按卷內目錄查找文件。如果檔案管理人員立卷水平不高，出現組卷不合理，所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容的話，查找起來就更困難。其次，未能實現檔案信息共享。由于檔案的機密性特點和歷史原因等因素，各檔案部門“各自為政”，形成檔案信息資源分散管理體制，造成檔案部門相對封閉、缺少交流的局面，不利于檔案信息的利用。最后，還有一部分檔案部門沒有上網，或者有些檔案部門是為上網而上網，網上真正可利用的作息很少。隨著大數據時代的到來，社會大眾在信息獲取的方式上發生了很大的改變，在檔案管理上也改變了原有的紙質信息記錄方式。在信息科技時代，信息技術為檔案整理收集提供了新的儲存方式、傳播途徑和信息歸類方式，致使檔案需要歸集的信息快速增多。尤其是在不同的媒介載體中，各種信息載體的形式大量增多，給檔案管理部門的信息資源分類利用帶來了許多不便。相應的，若檔案部門對信息資源管理工作沒有進行模式上的改革，就會產生許多問題。
（三）檔案信息資源開發力度不夠
檔案室的數量和質量直接影響和制約著檔案信息資源的開發利用工作。目前，不少檔案管理部門檔案數量少、門類不全，結構不合理，載體形式單一，已不同程度影響了檔案信息資源的開發和利用。檔案管理部門要根據經濟建設和社會發展需要來優化檔案館（室）藏，盡早解決檔案部門與經濟建設、科技進步和社會發展“兩層皮”的問題。要千方百計地收集散存于社會各個領域和私人手中反映一定歷史時期中心工作的歷史檔案和反映本地區、本系統特色的檔案資料。對各檔案室的專業檔案，通過協商交流，建立雙套制和檔案目錄，增加檔案管理部門科技含量，實現檔案工作與經濟、社會的對接。
（四）檔案利用缺乏主動性
現實中很多檔案管理部門由于受傳統觀念影響，形成了比較封閉、缺乏交流開放的行為模式，比較重視檔案的收集歸檔整理，而忽視了檔案信息資源的開發利用。很多時候雖然檔案資源相對缺乏，但其中許多檔案并沒有發揮其應有的作用，在開發利用方面其實仍有巨大的潛力。
二、檔案信息資源開發利用的對策
（一）豐富檔案信息資源的結構門類
要提高對檔案信息資源的開發利用效果及收益，就需要擴展檔案的接收范圍，以此來豐富館（室）藏，完善檔案結構。比如可以開展檔案機構之間的相互合作，運用網絡進行檔案信息資源的整合，以擴大檔案信息資源的共享；可以在不違背國家檔案收集相關規定的情況下，根據需求和條件對收集范圍進行調整和補充，例如可以收集當地的特色檔案材料，擴大檔案信息資源的同時也突出了自身優勢。同時，應改變文書檔案比重較大、其他類型的檔案比重較小的情況，不斷豐富檔案信息資源的結構門類，為檔案信息資源的開發利用創造條件。但也要注意在豐富館（室）藏的同時，也要把握數量與質量雙重的原則，在擴大接收范圍的同時也要看重檔案的質量。
（二）建立完善的檔案信息資源開發利用制度
一是要認真做好查（借）閱登記工作。要按檔案項目填寫清楚，最重要的是要把查（借）閱檔案的目的、具體內容、作用等填寫清楚，以便于了解檔案利用的程度以及是否有必要進行跟蹤調查等。二是要建立與用戶的聯系制度。為了了解檔案利用的具體情況，向借閱方發放檔案利用信息收集表，收集利用檔案名、內容、作用、意義等各種數據。在收集時應做到具體明確，以助于開展檔案開發利用工作。三是實時采取各種方式進行調查，了解檔案利用情況。檔案管理人員要發揮主觀能動性積極主動地與利用方聯系，收集有助于體現檔案開發利用情況的資料，幫助開發利用檔案資源。
（三）增強檔案服務意識，創新檔案服務機制
檔案工作的生命線是服務，檔案部門應進一步強化服務的意識，創新檔案服務的機制，不斷提高服務能力。在服務態度方面，應做到為利用者著想，善于與利用者溝通，了解利用者的心理，滿足利用者的需求，提高檔案利用的效率。
（四）建立檔案信息資源的數據庫，實現檔案查詢方式現代化
采用現代化技術建立檔案信息資源數據庫，將紙質、縮微膠片、視頻音頻等檔案通過音頻視頻轉換、數字掃描、光學影像等技術轉化成為數字信息，并建立相應的信息資源數據庫。隨著技術的進步與提高，要不斷更新已有的檔案信息資源數據庫，做到與時俱進。另外，在檔案信息資源數據庫建成后，檢索方式也要適時改變，傳統的手工檢索管理模式已不能滿足現狀，計算機查閱和檢索才能滿足需要。檔案信息資源數據庫的建立將帶來檔案信息服務利用的便捷和高效。
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作者:李沁娟 單位:重慶市少年兒童圖書館
