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摘要：在新時代社會發展的要求下，事業單位需要大量的信息儲備以解決各類社會問題，而檔案作為儲存信息的重要載體，具有很高的資源價值。但受限于固有的保密性、歷史性等特質，所以如何合理地進行共享是需要深入探討的課題。基于此，本文就針對事業單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施進行了討論。
關鍵詞：事業單位；檔案信息資源；資源共享
電子信息技術的發展加快了全球交流速度，信息資源的價值也隨之水漲船高。而事業單位檔案記錄更是囊括豐富資料，具有極高的儲存和利用價值。為了充分發揮檔案信息的社會貢獻，實行資源共享是較為可行的措施。
一、檔案信息資源的含義
檔案信息資源是基于檔案的自身特性進行信息的總結和開發，并結合信息資源概念形成的重要社會資源要素。其涵蓋內容豐富且真實，有利于維持社會的穩定，激勵社會的進一步發展，同時對自然資源、人力資源、社會能源等的合理配置有積極的指導作用。
二、事業單位檔案信息資源共享的主要問題
（一）檔案信息資源的開發力度有限
由于我國社會的發展成型時間較晚，在事業單位中鮮少有較為科學先進的管理模式，進而導致內部的檔案資料大多比較陳腐，各部門缺少有效溝通，各類別檔案未能有效搭接，如此也就無法順利開發出檔案之間信息的內在聯系。此外，許多檔案不得不長久處于封存狀態，不能利用信息資源完成相關的社會活動。雖然事業單位與我國政府聯系緊密，但始終缺少必要的工作政策和權威的管理小組來對各部門的檔案進行整理和開發，故而如何科學地權衡利弊，使事業單位積極配合信息資源共享工作仍然是較為復雜的管理課題。另外，考慮到成本投入和最終收益，許多事業單位無法投入大量的人力、物力于檔案管理，僅是執行檔案的記錄、存放、保護等基本職能，而對于其中包含內容的分析和開發卻是少之又少，逐漸地，這種現象會不符合信息資源井噴式發展的新時代，不利于實現其豐富的社會功能。
（二）檔案信息資源的防護力度有限
檔案記錄的信息豐富，內容客觀真實，并往往需要采取嚴格的保密措施，以減少檔案資源的非法利用問題，特別是涉及科技、文化、教育等領域，其存儲大量的檔案資料，其中也包含極具價值的保密檔案。正因如此，在進行檔案信息資源共享時，如果沒有科學的防泄漏措施，就可能會釀成嚴重后果。紙質檔案破損丟失與電子檔案掃描問題是完成資源共享的主要障礙，且缺少科學規范的資源共享流程，容易造成檔案泄露，特別是在當前網絡科技如此發達的背景下，檔案信息容易受到攻擊而被竊取或篡改，這對于檔案信息資源的安全防護提出了更高的要求，需要針對防護措施做出更多的研究，以凸顯出檔案的保密特性。
（三）未能充分利用現代計算機信息技術
計算機強大的數據處理和儲存能力為檔案管理提供了更好的方案，既可以實現大量數據的快速整理和分類，又可以長久保存檔案資料，減少了紙質檔案的弊端。但在當前實際工作中發現，人員組成過于老化，對于計算機信息技術掌握程度不足，無法快速實現檔案信息資源共享的工作要求。如在數據掃描、錄入、保存、傳遞過程中缺少科學的工作方式，不能充分發揮計算機數據庫增加、刪除、修改、查找的相應功能。如此一來，就使得紙質檔案與計算機無法達到較為優異的協作效果，并最終致使檔案信息資源共享在單位內部落實進度較為緩慢。
三、事業單位檔案信息資源共享的解決辦法
（一）創新管理制度，完善工作模式
事業單位檔案信息共享必須要緊隨社會前沿科技發展，對自身工作內容進行優化調整。在當前的信息化時代中，依托有條件的部門或機構輔助事業單位迅速完成管理制度的創新和工作方式的改變，從而促進事業單位檔案的信息化轉變。首先，可以創造更好的工作條件，改善檔案管理的工作技術。事業單位需要結合成本預算以及自身發展特性，批量引入計算機、掃描儀等硬件設備，并委托專業信息技術工作人員完成電腦軟件的設計、安裝和處理，以便于檔案工作人員在軟件應用上完成檔案的歸類和保存。其次，在事業單位內創立科學的工作管理制度，以上級領導為中心促進各部門之間的溝通，并在上下級之間搭建內部局域網，一來可以快速完成檔案信息的傳遞和交流，二來可以減少信息被泄露在公共網絡中的現象，并且充分利用保存在網絡中的檔案信息，為事業單位工作人員和廣大人民群眾搭建較為便捷的檔案服務接口，特別是要注重查詢系統的完善，使人們能迅速有效地找到指定的檔案信息，促進事業單位服務能力的進步。
（二）加強對檔案信息資源的保護
檔案是記錄個人和團體信息的基本措施，在涵蓋重要信息的基礎上，必須要保證其安全性，如包括資料不外泄、內容不改變等工作要求。事業單位要完成檔案信息資源共享，就要通過現代信息化手段對檔案進行儲存和管理，并從安全角度出發，保障人民的自身利益。對于事業單位的檔案儲存場所，需要提前安置儲存柜和必要的防火防盜設備，同時要求員工小心處理紙質檔案，避免破損，以便于后續的信息化錄入和保存。對于人員的保密性管理，需要事業單位建立完善的安全責任制度，每一位檔案工作者要簽立檔案保密協議，禁止將檔案帶出檔案室，并且避免在檔案室內使用個人手機和USB。對于工作內容，要對檔案內容進行專業性分析，劃分出保密檔案和共享檔案，加強對保密檔案的封存防護，并在完成檔案交接的同時，對共享檔案進行安全審核和保護。對于檔案的網絡技術防護，要利用高端的加密技術對網上檔案信息庫加以嚴格保護，并注意同時完成檔案的備份，減少網絡檔案的丟失，控制不良網絡攻擊行為，在共享過程中，要利用中央控制系統對檔案的流向進行實時監控。
（三）加強對工作人員的能力培訓
事業單位員工必須要通過不斷的學習，以掌握更先進的檔案管理技術和信息處理技術。在進行檔案信息資源共享工作時，應積極進行專業能力的培訓和指導，從而推動從業人員綜合能力的提升，以滿足更高的工作要求。此外，要通過實際工作效果和能力掌握情況，對優秀員工進行鼓勵，以促進員工積極配合完成新時代的事業單位檔案信息工作要求。
四、結語
綜上所述，檔案信息資源共享是實現檔案價值，促進事業單位進步的重要手段，從業者要積極面對不同的挑戰，不斷學習，以滿足社會大眾的不同需求。
參考文獻
［1］劉丹.論如何做好事業單位檔案信息資源云共享服務［J］.黑龍江科技信息，2016（12）.
作者:周荔 單位:福建省機關服務中心