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【摘要】21世紀是信息化的社會，人們對檔案信息的需求越來越大。學校檔案信息資源是學校工作的重要組成部分，是學校不斷發展和進步的重要依據。學校檔案信息資源共享是學校工作全面發展和教育事業發展的需求，也是保障學校師生和公眾信息知情權的有效措施。本文分析了學校檔案信息資源共享的基礎與現狀，分析了學校檔案信息資源中存在的問題，對中職學校檔案信息資源共享工程推進機制的研究提出了幾點建議，希望能為學校檔案信息資源共享工程推進機制研究提供參考借鑒。
【關鍵詞】中職學校;檔案信息資源;資源共享工程;推進機制
隨著信息化時代的到來，人們在學習工作和生活中需要獲取檔案信息作為參考依據的地方越來越多。中職學校肩負著為社會培養技能型人才的重任，學校檔案信息資源建設是我國信息化發展中不可缺少的重要內容。在信息化的社會中職學校檔案信息資源共享是檔案工作的重要組成部分。中職學?？梢越⒏鞑块T檔案信息聯動機制，使學校各部門檔案信息能夠實現信息聯動，讓學校的檔案管理工作實現管理的信息化和自動化。但是現在中職學校檔案管理還處于比較滯后狀態，影響了中職學校檔案信息資源的建設。因此需要采取措施解決學校檔案信息資源共享工程推進機制中遇到的問題，實現中職學校檔案的可持續發展。
一、學校檔案信息資源及檔案信息資源共享概述
信息資源與物質資源和能源資源并稱為三大資源，在我國社會主義建設的各個領域中發揮著非常重要的作用。檔案信息資源是信息的組成部分，是各種有用信息的集合。檔案信息資源不但包括檔案信息還包括檔案信息活動的其他要素。對學校來說，檔案是學校歷史和文化的積累，是學校在管理、教學、科研等各項活動的真實記錄，能夠為學校的教育教學及科學研究工作提供素材和憑證，是一所學校的寶貴財富，里面包含著重要的信息資源。因此對學校檔案信息資源進行合理開發利用能夠促進學校和社會的發展。因此學校檔案工作者要努力開發和利用學校檔案信息資源，充分發揮學校檔案信息資源的價值，使其為學校和社會建設提供服務。學校檔案信息資源影響著學校工作的運轉，是學校生存和發展的重要資源。學校檔案信息資源共享是對信息技術和現代管理理念的融合，是以用戶為中心，利用網絡工具對學校檔案信息資源進行整合，進而為公眾提供檔案信息服務的檔案管理模式。學校檔案信息資源使社會組織和公眾能夠平等的擁有學校檔案信息資源，最大限度的發揮學校檔案信息資源的價值。
二、中職學校檔案信息資源共享的必要性
計算機和網絡信息技術條件的成熟和普及是檔案信息資源共享的前提條件，隨著我國網絡設施的逐漸完善，檔案信息化建設取得了快速的發展，網絡通信技術、數字化技術及超文本技術的出現為檔案信息的采集、傳遞和查詢提供了技術保障。現在人們的生活工作休閑娛樂都與信息技術密切相關，隨著人們對信息意識的提高，對一些檔案信息的需求逐漸提升。信息化的社會環境為檔案信息的共享提供了必要條件。中職學校檔案信息資源共享是全面提升學校教育水平的基本保障，中等學校與高等院校結成聯盟也是中等教育發展的方向。中職學校檔案信息原來僅限于中職學校的教職工和在校生及畢業生。隨著畢業生數量的增加，中職校檔案信息資源的主體變得多樣而廣泛，網絡環境為檔案信息的連通和高效使用提供了必要的條件，中職學校檔案信息資源共享有利于保障檔案用戶的知情權，促進學校檔案公共服務能力的提升。
三、中職學校信息資源共享中存在的問題
中職學校的檔案部門掌管著學校的大部分檔案資源，與其他部門具有明顯的信息優勢。隨著檔案服務的信息化的發展，檔案信息資源共享是把檔案信息資源轉化為實際效能的重要方式。了解學校檔案信息資源建設中存在的問題對實現中職學校檔案信息資源共享有著非常重要的意義。
(一)中職學校檔案信息資源共享的現狀?，F在大部分中職學校的檔案管理工作基本上處于各自為政的狀態，檔案資源相對分散，而且檔案管理水平相差較大，檔案信息服務處于被動狀態。與前幾年相比，中職學校的檔案信息管理水平也得到了較大的提升，規章制度相對完善，檔案管理逐漸規范，相關的檔案管理軟件也得到廣泛的應用。檔案數字化程度逐漸提高。大部分中職學校的檔案信息資源共享還處于初級階段，與理想的檔案信息服務和資源共享差距較大。大部分中職學校建立了檔案管理網站或者網頁，用戶可以通過網站對檔案信息進行簡單的檢索，但是大部分中職學校的網絡檔案信息服務還處于目錄信息階段，因此用戶還無法查閱完整的檔案內容。雖然大部分中職學校把檔案工作納入學校的發展規劃，但是在這方面投入的資金及設備相對較少。大部分檔案工作人員的計算機水平和應用檔案管理軟件的能力較低，無法滿足檔案信息化建設的需要。
(二)中職學校檔案信息資源共享中存在的問題。與傳統的檔案管理模式相比，對于大部分中職學校來說，在網絡環境下實現檔案信息資源共享是一項長期的任務?，F在還沒有權威機構對中職學校檔案信息資源共享的建設進行協調，因此中職學校檔案信息共享建設沒有進行全局統籌規劃整理，各學校間的資源布局不合理，各學校各自為政，檔案館(室)間無法實現合作交流，人力資源和軟硬件資源無法共享，浪費嚴重。許多中職學校對檔案信息化管理工作并不重視，檔案管理人員的信息應用水平較低，服務意識不強，在進行檔案服務時大部分仍以手工查閱或者計算機輔助查閱為主，缺乏開發檔案信息資源的動力，且學校檔案部門間缺乏交流溝通，缺乏共建共享的意識。雖然大部分中職學校的檔案管理的設備比較齊全，但是檔案數字化建設的專業設備卻比較缺乏，進行數字化檔案信息加工、存儲和開發時主要以手工操作為主，檔案信息載體比較單一，以原件為主，缺乏對檔案內容的知識和信息分析，缺乏特色檔案信息資源，檔案產品的開發和傳播比較滯后，而且缺乏統一的標準，數字檔案管理缺乏規范化、標準化，且各學校間缺乏合作，要想實現信息資源共享的目標還有較大差距。中職學校的檔案網站只是對檔案服務進行了簡單的介紹，檔案信息的查詢也僅限于目錄查詢，無法充分發揮檔案信息的作用，更無法使檔案信息資源的社會價值得以體現。學校檔案部門的宣傳力度不足，檔案的信息利用率較低，資源數量少而且沒有特色。從檔案管理人員的素質方面來說，檔案專業人才比較少，整體專業素質無法滿足檔案信息資源共享的需求。他們年齡偏大，檔案管理軟件及信息化設備的應用能力較差，工作效率較低，而且沒有進行過專業的技術培訓。
四、中職學校檔案信息資源共享的模式
中職學校檔案信息共享模式有校內共享、校際共享及社會共享三種模式。
(一)校內共享。校內共享模式是中職學校基本的檔案信息資源共享模式，也是比較容易實現的共享模式。與其他人員相比，本校師生的檔案需求最大，也是學校檔案信息利用率最高的最主要的用戶。中職學校檔案信息資源共享有利于滿足校內師生及員工的要求，實現檔案信息共享服務的網絡化。因此在搭建校內檔案信息資源共享平臺時，需要考慮檔案部門的實際情況，由檔案工作者與網絡通信專業人員共同協作完成。在檔案管理中計算機通信網絡技術是建立檔案館(室)內局域網建立的基本手段，局域網是利用通信設備、線路和網絡軟件把分布在校園內不同位置的多臺計算機及其附屬設備連接起來，利用網絡資源共享和信息傳輸實現檔案管理和服務的網絡化。為了滿足學校檔案管理和發展的需要，在選擇網絡體系時要考慮網絡體系結構是否先進可靠，能夠擴展和便于維護，符合網絡技術和檔案業務發展的趨勢。目前，大部分中職學校選擇的局域網的結構是總線型。校內檔案局域網屬于秘密性質的網絡，是學校檔案部門建立使用的秘密網絡，由此形成的校內共享使用范圍有限，但安全性能高。
(二)校際共享。校際共享是指不同學校間的檔案信息資源共享，由于學校類型和地域等因素，校際可以分為同一區域內的學校間共享和同類型校際共享。同一區域間的學校檔案部門可由省級部門進行統籌規劃，建立全省性中職學校檔案信息資源平臺，實現省內中職學校檔案資源的共享。同類型的校際共享是把同一類型的學校檔案信息資源整合實現同類學校資源共享。為了實現檔案信息資源共享，省級教育主管機構要統籌規劃，加強各學校間檔案部門的連通，通過教育網傳遞信息，使各學校檔案信息資源共建共享。在進行建設的過程中，各學校要加強合作，采用技術手段建立統一的網絡平臺，以統一標準實現資源的共享。
(三)社會共享。社會共享模式是中職學校檔案部門突破時間與地域限制，利用互聯網技術為不同的檔案用戶提供檔案信息的服務模式，也是中職學校檔案信息資源共享的最高層次的模式，安全風險大，實現困難。檔案網站是實現中職學校檔案信息資源共享的主要手段，是連接用戶和檔案機構的橋梁。它能為用戶提供相關信息和服務，也是檔案信息化建設的重要組成部分，是各級檔案館(室)對檔案信息資源公開的窗口和提供在線服務的綜合平臺，具有檔案信息宣傳、交流等功能。使檔案信息資源得以共享并實現其最大價值。社會共享模式改變了以往的檔案機構間的孤立，通過網絡把檔案與用戶，檔案部門與其他部門間聯系起來，實現了共建共享。這三種共享模式間有明顯的差距，校內共享范圍最小，最安全，實現最容易，而社會共享的范圍最大，安全性差，實現困難最大。校內共享的資金投入最少，技術簡單，而社會共享資金投入最大，技術要求高，最難以實現。各中職學校要根據實際情況選擇適合自己的共享模式。其次校際共享模式是以后學校檔案信息資源共享的發展趨勢。
五、學校檔案信息資源共享機制的推進
學校檔案信息資源共享要想取得發展，需要從全局和長遠進行考慮和規劃，根據學校的實際情況，全面系統的進行規劃，開發相關的檔案資源，加強校際間的協作，理清校際間的利益關系，規范共享成員的權利和義務，使中職學校檔案信息資源共享規范化、有序化。學校檔案共享工程推進機制是推進信息資源的共享的過程，需要由三部分組成。
(一)運行保障機制建立。為了使中職學校檔案信息資源能夠持久有效的實現共享，需要建立運行保障機制。通過保障機制協調各學校檔案信息資源共享的運行，建立校際檔案信息資源共享平臺。通過運行保障機制引導不同學校對信息資源的共享進行協商，制定出標準化的共享方案，根據標準指導各學校檔案部門進行交流合作，實現檔案信息資源的整合。制定檔案部門利用信息技術時使用的標準，為實現檔案信息資源的共享提供可操作的語言，并對檔案部門的共享提供指導。
(二)建立合作與激勵機制。中職學校檔案信息資源雖屬于公共物品，但又不是完全意義上的公用物品，不能自由獲取，因此需要建立規則和協議，對合作機制中各成員的權利和義務進行明確。同時建立激勵機制，加強彼此間的交流，及時總結共享效益，調動成員的積極性，促進共享數量和質量的提高，為共享體系奠定良好的循環基礎。
(三)建立共享平臺管理機制。學校檔案信息資源共享是通過共享平臺得以實現的，因此要加強對學校檔案信息資源管理的優化，減少人為干預，簡化學校檔案數字資源管理程序，促進檔案信息資源共享的自動化程度的提高，使共享效益達到最大化。
六、結語
學校檔案信息資源是我國檔案信息資源中的重要組成部分，建立學校檔案信息共享平臺是實現檔案部門共建共享的重要途徑。加強學校檔案信息資源共享工程推進機制的建設，有利于加強各學校間的合作交流，節約能源，實現檔案信息資源的最大價值，為學校檔案信息資源的社會化奠定一定的基礎。
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作者:李全 單位:福建省閩東衛生學校