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1概述
重要紙質文件、證書和執照等貴重公用物品，是企業運營的重要資源。紙質文件是指企業上傳、下達的各種蓋有紅色印章的公文；貴重公用物品是指企業營業執照、代碼證、稅務證明和其它資質證明，以及設施設備的備用鑰匙備件、配件、說明書，其它小件公用貴重物品等。上述物品通常由企業綜合辦公室管理，管理和使用的特點是：多人保管、多人使用、隨機查找和使用的事件多，人工管理經常出現找不到、遺失等尷尬局面，已不能達到企業高效率運營的要求。本文針對上述問題，提出實體文檔電子信息化管理過程中的人機結合管理問題，研究實體文檔進行信息化管理的系統方案論證，闡述在電子信息系統的選型中應該關注的技術要素和管理要素，并提出一種適合上述論證的經濟、簡易的實體文檔電子信息化管理方案。
2方案論證
目前有大量基于互聯網、物聯網和RFID的類似管理系統被創建，其應用背景主要在于銀行、珠寶行等機構的固定資產管理，例如重要設備、儀器、裝置、物品等。這些設備傳統的管理方式通常依賴于非自動化的以紙張文件為基礎的系統來記錄、追蹤進出的資產，完全由人工實施企業內部管理，因此管理效率極其低下，不僅造成大量的人力資源浪費，而且由于人為因素，資產數據錄入速度慢、準確率低，導致設備管理人員對設備的準確數量、狀態，以及實時位置等信息無法及時全面掌握，甚至于對設備的遺失發現與追蹤也往往很滯后。隨著企業規模不斷發展，所需管理的固定資產種類與數量也逐漸遞增，領用及歸還頻率逐步增長，管理工作更加復雜和多樣化，傳統的人工管理作業模式和數據采集方式已難以滿足固定資產管理高速、準確的要求。由于上述互聯網+物聯網+RFID的管理系統，主要是針對銀行、珠寶行和軍隊等大型機構設計和開發的，因此不適合中小企業和事業機構使用。存在的問題是：（1）系統功能完備，技術先進，因此造價高昂，技術依賴程度高；（2）接入互聯網，因此有額外的信息安全問題；（3）系統復雜度高，因此需要常備運行維護人員和費用。本文提出一種基于“低技術”的，更為經濟實用的管理系統，更容易實現管理和技術的融合，實現一個更安全可靠高效的人機器混合系統。系統硬件由多抽屜專用文件柜、尋址電子裝置和桌面電腦組成，硬件運行可靠，電磁兼容性符合有關國標要求；系統軟件包含以下功能模塊：存入管理、查找模塊、借出模塊、維護模塊和遠程連接模塊，軟件功能完備，用戶界面友好。此系統的一個最小的實現是：系統功能設定為存入功能、查找功能、借出功能、維護功能和遠程連接功能；樣板系統設定規模為16×16個抽屜的文件柜。系統的硬件結構是抽屜內置電子裝置、EIARS485總線網絡、桌面系統管理用計算機。抽屜內置電子裝置是一個低功耗單片計算機單元，主要功能是連接總線實現尋址、聲光提示尋址成功、打開抽屜、完成抽屜狀態監測。此外系統還具有現場總線網絡，實現各個抽屜單元和系統管理計算機的信息鏈接。桌面系統管理用計算機：運行數據庫管理軟件、運行系統管理軟件、運行遠程接入軟件。軟件結構：系統的軟件結構由各個功能模塊及其相互關系構成。功能模塊包括：存入管理、查找模塊、借出模塊、維護模塊和遠程連接模塊。
3結語
此方案是一種能夠滿足中小企業和事業單位，實現實體文檔和貴重物品跟蹤管理的電子信息系統，不需要互聯網+物聯網+RFID的技術方案，相對“低技術”的電子信息管理系統，具有更高的可靠性和系統生命周期。同時，具有更好的經濟性能，不需要維護和額外的運行費用。在創建人與機器的混成系統時，必須有全局判別的觀念，全局最優是第一原則，如果一味追求技術的先進性，必將陷入技術泥潭。技術系統的引入，會導致人員權力的再分配，因此必須重視技術和管理兩個方面的論證工作。
作者：李章濤 單位：廣東省佛山市圖書館