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1.網絡安全防范機制差，檔案信息的安全問題令人擔憂
其主要表現為：一是人為因素。由于檔案信息易操作，加之外部網絡各環境賦予它的共享性，在利用過程中若對信息進行刪改，勢必造成檔案信息失真。二是技術問題。當前電腦病毒的橫行。電腦黑客的攻擊，使檔案信息的安全和保密受到嚴重威脅。
2.檔案信息化標準滯后
檔案部門的信息化工作起步相對較晚，可是許多單位對此項工作熱情和積極性較高。由于缺乏統一的規劃和相關專業標準未能及時出臺，致使在一段時間內形成“各自為政”、“各顯神通”的局面。例如，在檔案信息化過程中，使用不同的管理軟件造成檔案數據庫結構不統一、數據不規范等各種問題，給資源共享帶來很大困難。
二、加強檔案信息化管理工作的對策
1.爭取領導支持，加大資金投入
取得領導的支持是做好檔案信息化工作的關鍵。應當在每年預算時，爭取領導統一安排，檔案信息化軟硬件方面的資金投入，并根據實際逐步加大資金投入。作為檔案管理人員，也要提高自身工作業務水平，與軟件程序開發人員一起，爭取合理的經費支持，把投入的資金用在刀刃上。
2.統一規范檔案信息化標準
對檔案信息化采集標準的規范化，可使檔案錄入數據庫的格式統一；通過檔案系統存儲標準的確立，可使檔案存儲載體統一；通過對管理標準化制定規范制度，可將檔案信息化工作進行具體化、細分化；通過對網絡傳輸格式的標準化，可實現快速、準確傳遞檔案信息；通過對檔案信息軟件的標準化，可以拓展檔案信息化的服務功能與范圍。
3.提高檔案工作者的素質
堅持以人為本是檔案信息化工作的核心要素。在工作中，檔案工作者要自覺地努力學習，刻苦實踐，適應形勢的發展，提高自身素質。單位和社會也要為提高檔案工作者素質創造方便條件。如：加強對檔案工作者的培訓教育，安排檔案工作者學習新的信息化技術和軟硬件操作技能。組織檔案工作者與系統編程人員、管理人員交流溝通問題，參與到系統開發應用的過程中，從而加深對電子檔案的制作、接收、保存的認識。要強化檔案工作者的信息鑒別和保管能力，以確保電子檔案的真實、有效、完整及長期可讀。
4.做好檔案信息的安全維護工作
首先，要通過檔案管理系統提供檔案信息。經檔案管理人員審核，根據不同的權限范圍，提供不同等級的文件信息。其次，要做到“涉密不上網，上網不涉密”。上傳網絡的檔案信息，都要經過嚴格的鑒定，以防機密被竊取。第三，對于不宜公開的檔案，在檔案管理系統中僅輸入標題或目錄，不上傳全文；對于非公開檔案，一律不在網上公開提供下載的檔案信息。第四，在日常工作中，檔案管理人員要做到及時下載更新應用軟件，按時查找系統漏洞，與信息管理部門保持聯系，配備好網絡安全軟件。第五，要定期進行保密制度宣傳，提高全員的保密意識。與此同時，對于重要、關鍵的電子檔案，也要積極與異地相關單位聯系，做好檔案的異地備份工作，以確保檔案信息的絕對安全。
作者：王潔 單位：中國市政工程東北設計研究總院
