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摘要：近年來，隨著OA辦公系統的日益普及，文書檔案電子信息化管理能力和水平有了顯著提高，文書檔案管理模式發生了很大變革，促進了新時代文書檔案管理體系的完善發展。本文分析了文書檔案電子信息化管理的意義、原則及存在的問題，提出了解決對策，可供新時期文書檔案電子信息化管理參考。
關鍵詞：文書檔案；管理；電子信息化
電子信息化管理是指借助計算機設備及其軟件系統對電子文件進行管理。通過將不同類型的文書檔案存儲于數據庫，賦予不同人員查閱權限，建立基于電子信息化管理系統的文書檔案自動收集、記錄和存儲的管理系統，可為文書檔案信息查詢提供可靠保障。與傳統的紙質文書檔案管理模式相比，文書檔案電子信息化管理不受時空限制，存儲所需空間更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年來，隨著OA辦公系統的日益普及，電子信息化管理發展迅速，文書檔案管理模式發生了很大變革。通過探索新思路、樹立新理念、掌握新方法，有利于進一步提升文書檔案電子信息化管理的能力和水平，促進新時代文書檔案管理體系更加完善、科學。
1文書檔案電子信息化管理的意義
1.1管理效率顯著提升。文書檔案電子信息化管理依托計算機信息技術，以及數據庫管理平臺，實現文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統的紙質檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質文檔進行操作，在檔案信息化管理系統中進行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。
1.2信息共享越發便捷。文書檔案電子信息化管理，基于計算機信息系統及設備，對原本紙質的文書檔案進行了電子化文獻信息轉化，隨著網絡信息技術的應用，電子文獻信息可以通過“關鍵詞”等形式進行檢索、查閱，且可以通過計算機網絡技術的應用，實現文書檔案管理系統間的互聯互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實現文書檔案電子信息的跨系統、跨區域共享。
1.3電子文件保存穩定。紙質文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據系統兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點，實現電子信息的實時存儲、傳輸和讀取，具有較強的安全穩定性。
1.4文件傳遞速度更快。傳統管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統、機要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大，給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計算機信息網絡技術的應用，文書檔案電子信息化管理可借助網絡渠道，利用網絡技術進行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。
2文書檔案電子信息化管理的原則
隨著計算機信息網絡技術在辦公系統中的深入運用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應社會發展現狀及要求，應堅持三個原則。
2.1規范性。所謂規范性，是指文書檔案進行電子化管理應從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規范化。應根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關規定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規范的流程和要求。
2.2效益性。在社會主義市場經濟條件下，應把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應立足文書檔案管理現狀，積極主動地適應新的管理模式對于文書檔案管理的現實要求，始終堅持效益優先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務，更好地發揮文書檔案在體現社會主義巨大政治優勢、滿足經濟建設及社會發展實際需要中的作用。2.3安全性電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設必不可少的考量因素。應根據文書檔案載體、形態等發生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設備形成，并且隨著電子設備系統的更新升級，電子文件的存儲環境發生深刻變化，電子文件管理要積極適應這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應確保電子文書檔案管理網絡軟件系統的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統行文、收集、管理和歸檔，應防止網絡環境下的黑客、病毒等構成的電子文書檔案管理系統的安全威脅，積極構建新的檔案安全存儲、管理和利用網絡平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。
3文書檔案電子信息化管理存在的主要問題
3.1管理體系不夠完善。隨著辦公OA系統等電子信息化管理系統在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉變，但從實際應用來看，文書檔案管理系統與辦公系統應用管理不夠完善，相關的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。
3.2管理媒介不夠全面。電子信息化系統在后期的運行過程中，無論是軟件系統還是硬件設備均需要長期進行同步升級、改造，尤其是隨著大數據、云計算、云存儲技術的應用，電子信息技術系統所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進一步完善。
3.3管理系統銜接不暢。文書檔案電子信息化管理系統銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標準和要求；二是辦公系統與檔案管理系統之間銜接不暢，電子文書難以直接實現存儲和歸檔。
3.4管理路徑不夠適配。電子信息技術應用于文書檔案管理，能夠實現不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當前電子信息化管理現狀來看，電子信息技術還不具備這一功能，還需要檔案工作者進行識別，文書檔案信息分辨還存在精準性不高等問題。
4文書檔案電子信息化管理的措施
4.1不斷完善管理體系。文書檔案電子信息化管理體系的完善應從三個方面入手。4.1.1完善檔案管理制度。根據《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規，結合文書檔案管理實際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項規章制度。4.1.2完善檔案管理人員配置。根據文書檔案電子信息化管理的實際需要，為檔案管理崗位配置專業化、復合型檔案管理人才。4.1.3完善系統結構。根據辦公OA系統應用實際，建立與辦公OA系統相適配的檔案管理接口，保證系統功能的可擴展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實際需要。
4.2及時升級管理媒介。文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應根據文書檔案信息化管理實際需要，及時做好媒介系統升級。一方面，做好文書檔案數據庫升級管理?？蛇x用SQLServer架構建設不同保密等級的數據庫，并對其進行編號，實現基于不同保密等級的特定數據庫管理。另一方面，升級服務器。針對機關企事業單位文書檔案數量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務器與物理服務器相結合，其中，虛擬服務器重點處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務器則重點做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外，積極應用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。
4.3確保管理系統銜接。管理系統的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機關企事業單位檔案工作者應增強工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質量。二是系統銜接。積極構建基于辦公OA系統與檔案管理系統相銜接、暢通的檔案管理體制機制，使文書處理部門利用現代辦公系統和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規章制度，嚴格按照電子信息系統的設置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項工作。
4.4做好管理路徑適配。從文書檔案電子信息系統的運行模式、檔案人員的業務素養等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應熟練掌握電子信息系統的操作流程、方法，確保嚴格按照系統要求管理文書檔案，相關參數規范、科學。另一方面，檔案從業者以及文書管理者應掌握一定的計算機信息技術、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業務素養。
參考文獻
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作者:李國源 單位:山東省成武縣檔案館