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［摘要］人力資源信息化管理，是用互聯網技術、軟件技術完成人力資源工作，目的是提升人力資源管理效率。A農藥集團在不同城市有分公司、子公司，但人力資源工作目前以傳統方式為主，導致工作出現困難、重復勞動增加，經過調研分析后發現，運用信息化管理方法可以逐漸緩解這一問題，主要從制度制定、功能選定、加強培訓等方面進行集團人力資源信息化建設。
［關鍵詞］人力資源；信息化；屬地管理；信息系統
0引言
人力資源信息化管理，是通過互聯網、人力資源管理軟件等信息化工具和方法，處理傳統人力資源工作，加上制度保障以提高人力資源工作效率的手段。A農藥集團是江蘇一家從事農藥制劑研發、生產、銷售、技術服務于一體的集團化公司，集團在北京、南京、南通、廣州、濟南等地均有工廠和職能公司。目前，A農藥集團規模突破500人，各屬地公司人力資源工作逐漸成熟，但由于工作模式傳統，出現了響應速度慢、重復勞動多、人力資源工作進展慢的問題，這些問題需要通過人力資源信息化管理逐步解決。研究A農藥集團人力資源信息化管理問題，不僅能為該企業解決人力資源管理問題提供思路，也能為類似企業提供可參考依據。
1企業信息化管理的意義
1.1緩解人力資源管理問題
A集團人力資源管理工作盡管流程規范、表單齊全、有據可查，但仍然有很多問題亟待通過信息化管理來解決。第一，紙質文件太多導致保管查詢困難。無論是員工檔案、異動管理、培訓記錄，還是定薪調薪、考核結果，均通過紙質表單備案。僅一次年終360°考核就要花費半個月時間，匯總到集團人力資源部的紙張有三四百份，工廠某位10年工齡的老員工，職業病體檢報告加起來有50多頁。紙質文件多增加了保管、查詢負擔，這些工作可以通過信息化軟件在電腦上備案，從而提高工作效率。第二，人力資源工作繁雜導致人員配置冗余。由于管理流程多、審批手續復雜，有的銷售子公司只有20人卻要配置一位專職的人力資源工作者，因為缺少信息化管理，這位專職人員每個月需要花兩天時間統計考勤。如果使用信息化管理系統，考勤通過軟件完成，只要下月初通過數據導出即可輕松實現，完全沒有必要在規模小的子公司設置專職人力資源人員。第三，信息無法及時共享導致重復勞動增多。以招聘工作為例，在南京的兩家子公司，都需要招募銷售人員，在某招聘網站上，兩家子公司看中了同一位候選人，各自公司的招聘主管會分別打電話邀約這位候選人，導致候選人對公司產生不必要的疑問，兩家子公司的招聘主管之間還需要協調面試事宜。如果采用信息化管理，某一家公司下載了該候選人的簡歷并加入公司人才庫，就會減少兩家子公司出現獲取信息不對稱的情況。
1.2滿足集團化管理的需求
集團在5個城市布局了7家分子公司，有3家子公司的人數超過100人，人力資源的檔案、信息都相對完善，這對集團化管理提出了更高的要求。第一，人力資源信息化管理有助于實現信息共享。各個屬地之間的人員信息上傳到信息化管理服務器上，可以實現人力資源部內部的信息共享。目前，集團人力資源總監想查閱某屬地公司人員的合同簽署記錄、歷史調薪記錄等，只能通過聯系屬地公司人力資源主管進行，或者出差到屬地公司現場調閱，這樣不僅耽誤時間，也有可能提前泄露集團人力資源工作動向。第二，人力資源信息化管理有助于實現跨部門信息交換。人力資源信息化管理和其他部門的信息系統聯動，這是必然趨勢。農藥企業人力資源管理需要與公司安全環保部門等農藥企業特有的部門聯系，包括獲取資料、提供資質等工作，借助信息化管理系統，可以很容易在網上實現，將此流程標準化之后，能夠減少跨部門之間的無效溝通，降低錯誤發生率。第三，人力資源信息化管理有助于集團管理思維轉變。公司規模的擴大，分子公司增多，不可能所有的工作依靠紙質檔案、聊天軟件或者簡單的辦公軟件實現，必須有一套適合集團業務模式的信息化管理系統來整合資源、降低內耗。如果沒有信息化管理系統，管理者、員工的工作都要通過頻繁地溝通、交流、查閱實現，必然消耗大量時間，也容易在這些過程中增大錯誤發生概率。將人力資源工作信息化，讓員工看到信息化工作后帶來的效率提升，有助于推進集團信息化建設進程。
2企業信息化管理的可行性
2.1公司高層支持
從集團董事長到高層管理人員再到部門經理，都認可信息化管理在集團信息溝通、資源共享、無障礙審批中可能發揮的作用，也認為加入信息化管理后，集團工作效率將大大提升。人力資源部應順應形勢，經過需求調研和現狀分析，向董事會提交人力資源部信息化建設預案，并很快得到公司高層認可、籌備實施。公司高層的支持使集團人力資源信息化管理建設能夠順利推進。
2.2集團人力資源工作有序
信息化管理不是每個企業的人力資源部都可以建立，如果該企業人力資源工作流程尚未厘清，缺乏制度保障，授權和分工不明，即使啟用信息化管理，也會造成管理混亂。目前，A農藥集團人力資源專職人員配備齊全，工作遵循流程、員工信息和歷史工作數據均可以查詢，在此基礎上建立信息化系統，只需要對相關人員開展信息化管理培訓即可，集團人力資源工作有序為信息化建設打下牢固的基礎。
2.3屬地公司規模不斷壯大
A農藥集團實行運營管控模式，集團人力資源部統籌、指導分子公司人力資源工作。在公司規模不斷擴張的形勢下，各屬地公司的人力資源基礎工作量不斷增加，伴隨而來的是紙質文件、表單的增厚，每家分子公司人力資源主管的管理幅度變寬，而公司不可能不斷增加人力資源崗位的編制，這必然需要提升現有人力資源主管的工作效率。在現實情況下，為了使人力資源管理實現信息化，企業必須盡早提上日程。屬地公司規模不斷壯大，是集團人力資源信息化建設的內在訴求。
3實現信息化管理的方法
3.1調研需求
信息化建設是企業的一項系統工程，需要信息系統使用部門調研本部門使用需求，兼顧工作對接的內外部門情況，考慮整個集團的信息化運作。A農藥集團人力資源部的需求調研，應梳理本部門集團公司和各個分子公司的工作流程、可能使用的數據，積極聽取分子公司人力資源基礎工作人員的意見，必要的時候多進行全部門的視頻電話會議，充分溝通需求。同時，應特別注意和安全環保部的信息對接，包括新員工崗前職業病體檢、年度體檢等申請、報告共享，均需要人力資源部和安全環保部交換意見。
3.2建立制度
制度是規范管理行為的保障。A農藥集團推行人力資源信息化管理必須制定針對性的制度。該制度可以由集團公司總則，各屬地分子公司依據實際業務情況制定細則。制度內容應包括權責劃分、基礎管理模塊、授權管理、日常管理規范、維護措施等。在制度制定的同時，應考慮與現有人力資源管理制度的匹配程度，不應出現較大沖突，或者根據信息化推進的情況，適時修改舊制度。
3.3合理選擇
合理選擇主要是讓集團明確究竟是從外部采購管理系統，還是由內部人員開發。這兩種方式各有優缺點。如果從外部采購信息化管理系統，優勢主要在于節約開發時間、不需要太多人力成本去維護、專業性得到保證，劣勢也比較明顯，如采購費用可能比較昂貴、數據信息有對外泄露的風險、服務商自身實力不強等。如果集團內部自己開發信息化管理系統，也是一把雙刃劍，內部員工需要熟悉企業情況，設計出更貼近用戶的界面和功能，但企業需要專門設立一個信息化管理部門，對整個集團的信息化系統進行維護、升級。兩種選擇方式各有利弊，對A農藥集團這樣規模并不是很大的企業，初期可以考慮外部采購的形式。
3.4明確功能
功能模塊是人力資源信息化管理最主要的部分，利用信息化就是為了提升人力資源日常工作的效率。A農藥集團可以重點關注以下幾個模塊的建設。第一，招聘管理模塊。該模塊主要對簡歷庫進行信息化共享升級。各分子公司可以將不同渠道下載的候選人簡歷放入共享簡歷池，并進行分類，對簡歷池設置的搜索、篩選功能也應具體，可以參考獵頭公司的做法。除了共享簡歷外，集團也應考慮整合外部招聘崗位，對不同招聘網站的招聘信息，整合到集團信息化系統中，減少重復對外投放崗位的數量，提升候選人對公司的信任度，如果候選人看到公司在外招聘的崗位很多，必然會感覺公司人員流動性很大，從而影響他們的判斷。第二，檔案管理模塊。該模塊屬于員工關系管理部分，由于A集團員工資料信息龐大，除了員工個人基本信息之外，包括職業病體檢報告、勞動合同續簽、定薪調薪表、考核表等，這一系列表格不僅耗費大量紙張，有些還需要煩瑣的審批流程。人力資源信息化系統應支持儲存電子化檔案，將一些不需要紙質操作的流程全部信息化處理，比如調薪手續，只需要在系統里按照流程審批即可，集團年終360°考核只要在網上打分統計即可。第三，智能分析模塊。智能分析要求信息化系統能夠對人力資源數據進行快速統計。除了員工花名冊能夠反映的數據之外，還要能統計薪酬情況、勞動合同續簽歷史、各部門人員分布，這些數據的呈現應有助于人力資源總監甚至公司高管做出決策。
3.5加強培訓
信息化管理需要互聯網科技、辦公軟件等介入，打破了傳統辦公模式，勢必會造成有的員工不適應這樣的工作環境。這就需要集團對員工進行培訓，無論是外部采購系統還是內部開發系統，都需要專業人員對人力資源部所有成員進行培訓，特別是實操技能的講解。除培訓之外，還應有相關的培訓支持工作，并不是每位員工接受培訓后都能掌握信息化系統的使用方法，這需要系統開發部門做好長期服務的準備。
3.6持續維護
集團信息化管理主要依靠軟件系統作為載體實現，對軟件系統的持續維護必不可少。作為使用部門，人力資源部應及時反饋操作過程中的問題，特別是使用界面是否友好等；作為開發者，專業技術人員應持續跟進了解系統使用情況。只有持續對系統進行維護，才能保證工作效率。
主要參考文獻
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［2］洪玫.人力資源信息化管理［M］.北京:中國發展出版社,2006.
［3］呂欣欣.人力資源信息系統［M］.長春:吉林大學出版社,2018.
作者:孫朕 單位:江蘇功成生物科技有限公司
