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摘要：檔案信息化管理是各行各業檔案管理的必須選擇，隨著互聯網時代的到來，信息的快速傳播、便捷、高效管理已是行業發展的必然要求。信息資源共享加速了行業之間的交流。本文對國企檔案信息化管理合理化路徑構建進行了分析。
關鍵詞：國企；檔案信息化；管理；路徑
檔案作為國企管理機構的重要手段，在日常工作中發揮著重要的作用，它不僅記錄了國企工作痕跡，反映了單位工作內容，而且也是查閱資料，改進工作重要的原始依據。因此重視對檔案管理的優化是各國企的重任。信息化與檔案的結合促使檔案管理進入一個新的管理階段，便捷、高效、共享成為檔案信息化管理的重要特征，不僅大大提高了檔案管理的效率，還有利于各國企之間的相互交流與合作，對于促進共同發展有著重要的意義。
一、檔案信息化管理構建的必要性
1.有利于提高管理效率
信息化顯著的特征就是便捷、高效、共享。隨著互聯網時代的到來，各行各業已經進入了信息化辦公，檔案與信息化的結合是必然的趨勢。計算機將冗繁的紙質檔案濃縮為儲存空間很小的電子檔案進行存儲管理，大大提高了管理的效率，省略了紙張的浪費，節約了管理成本。不僅表現在檔案的管理上，而且傳統的紙質檔案有很多人協作才能完成，且保存空間還占有很大的空間。而計算機管理檔案只要一個人就能完成，因此從付出的勞動成果是無法比較的。其次計算機管理檔案還有利于相互之間進行傳閱、查看、實現異地遠程共享，這是紙質檔案無法做到的，社會發展的加速更需要遠程共享檔案信息。
2.有利于檔案管理的準確性和時效性
檔案管理的價值在于有限的時間里，第一時間傳達到檔案利用者手中，因此時效性對于檔案管理和利用是非常重要的，過期的檔案只能作為歷史證據進行保存，其利用價值不高。但是達到利用檔案價值的前提就是檔案管理必須準確無誤，信息記載必須合理、合法，記錄最原始的東西，包括數字記錄、圖像記錄、文字記錄、日期記錄等。信息化檔案一旦保存了原始記錄，那么是很難進行更改的，這樣避免了人為進行篡改檔案的可能性，提高了檔案記錄的準確性。
3.有利于實現遠程共享
各行各業實現快速發展，除了自身的努力外，離不開相互之間的協作和交流。互聯網時代是一個開放、包容、協作的時代，處在這樣的發展環境下，相互之間的溝通加深是必然的。國企不僅需要自身的發展，也需要相互協作才能完成行業工作。因此信息共享滿足了這一要求，只有在計算機互聯網載體下實現信息遠程共享才變得有可能，否則國企不可能拿著厚厚的紙質檔案進行部門協作的。所以信息化檔案使得國企之間的遠程共享變得更加便利、高效，有利于共同發展進步，更有利于國企上級對下級工作的監管、指導。
二、構建檔案信息化管理的路徑
1.做好硬件建設
現在很多國企提到檔案信息化管理，便一味地在計算機互聯網上鋪天蓋地的進行數據、文字、圖標、表格等信息采集，然而對計算機、網絡線路、路由器等硬件設備重視不夠，甚至某些國企一臺計算機使用很多年，其計算機上面的軟件系統也不更新，導致檔案信息化管理很落后，甚至還不如紙質檔案管理，要做好國企檔案信息管理首先做好信息化硬件設備建設，使得檔案信息化管理有一個良好的運行平臺，所以必要計算機、網絡線路以及計算機維護人員的投入是非常必要的。因此必須選擇質量較高的計算機，除此之外，淘汰使用過久的計算機，以備維護檔案管理安全，使得檔案信息化管理更有保障。
2.做好紙質檔案更新
隨著國企以及相互之間聯系的加深，現在的業務往來比過去復雜了很多，為了提高檔案信息化管理的質量和準確性，其傳統的紙質檔案還是需要的，因為每一項國企檔案信息記錄和計算機錄入是從原始的紙質檔案中提取的，也就是說紙質檔案記錄的準確性直接關系到信息化檔案錄入的準確性，沒有原始資料記載核對，計算機信息化檔案也就無法進行管理，所以必須做好以下方面：一是紙質檔案記載的更新，不斷剔除錯誤檔案記載和沒有保存價值的檔案，盡量刪減不需要的紙質檔案，使得紙質檔案便于錄入和管理。特備在時間、姓名、身份證號、內容變更等方面，必須更新準確。二是對紙質檔案進行分層次歸納總結，特別是對于國企涉及機密文件、絕密文件、秘密文件、技術安全、國家安全等方面的檔案，必須進行嚴格管理，各國企需要進行相互協調閱覽的紙質檔案還需呈報上級部門進行審批，才能相互閱覽。三是建立專門的紙質檔案管理柜臺和房間，妥善保管紙質檔案，避免發生丟失、損毀、燒毀紙質檔案的事件，因為紙質檔案一旦發生損毀是無法補救的。
3.開發創建檔案管理軟件系統
我國的國企因工作本質各有不同，因此可分為技術類和管理類，對于這些國企就有必要進行行業檔案管理軟件系統進行管理，這樣更有利于工作效率的提高。事實上每一個國企要進行檔案信息化管理，按照行業和部門的不同有很多種檔案管理軟件系統，例如社會保險事業中的社保三核管理系統、扶貧開發中的大數據系統等，各有各的檔案管理系統，而且各個軟件管理系統截然不同，因此我們按照不同的檔案管理系統進行相應的電子檔案處理。為此做好這些方面：一是確保各個電子檔案管理錄入的準確性，越是復雜的管理軟件系統越是要進行認真對待。二是及時進行升級更新，不斷優化檔案信息化管理，升級更新的結果是讓管理軟件更好的服務于檔案管理，所以必須隨著網絡時代的發展及時做好升級更新。三是不斷開發創建檔案管理軟件系統，因為信息技術的革命，帶來的是日新月異的變化，所以生產制造的計算機也在不斷升級優化，其安裝的各類管理軟件也在不斷的升級。
4.提高檔案管理人員的業務素質
不管從檔案管理軟件開發還是網絡安全，所有這些必須由高素質高技術的專業管理人員進行管理，才能保障國企檔案信息化管理建設。例如在遇到局域網共享平臺搭建領域，因行業的管理軟件系統出現問題導致檔案查詢閱覽系統癱瘓，單位還需聘請技術服務商進行解決，所以單位的檔案管理人員其業務素質是相當重要的，為此做好這些方面：一是不斷提高檔案管理人員技術水平，通過培訓、交流、學習等方法培養高技術高素質檔案信息管理人員，不但要熟練掌握本單位的檔案信息化管理系統，而且還要將管理系統進行推廣、研發、升級。二是不斷提高管理人員的道德素質，要做好檔案信息化管理，業務人員除了具備高超的專業技術外，其業務道德素質很重要，他們不但進行檔案的錄入、維護、更新工作，而且隨時給單位的其他人員提供詳細的檔案信息資料，那么他們錄入和維護檔案信息的準確性直接關系到單位使用者的使用效果，若錄入不準確或者在錄入過程中發現了檔案信息記錄錯誤，而沒有及時進行更改，那么就會導致檔案信息的錯誤，或者丟失檔案信息，對單位和個人造成巨大的損失。
5.推進數字化檔案館建設
數字化檔案館是當前這樣一個數字時代或者說大數據時代下檔案管理工作的重要發展趨勢，也是現代化的新型檔案館。檔案管理工作的信息化建設得以真正實現的其中一個重要標志便是數字化檔案館的建設。我們要認識到，數字化檔案館建設屬于一項長期性復雜性的工程，其集成的檔案信息數量與內容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統計、查詢以及保存。數字化檔案館的建設并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協調、共同合作，必須結合具體情況落實好信息管理的統籌規劃與銜接工作，在統一的平臺中依靠同一數據庫管理系統來實現數字化檔案館建設。只有如此，傳統檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。
6.采用電子文件形成部門、檔案部門與計算機信息管理部門三點結合方式
在電子文檔形成中，相關部門對資料信息的掌握是比較熟悉的，對于信息的創造有一定的責任性；檔案部門在接收電子文件形成部門傳遞的文件后，通過相關規范制度對其內容進行了解、分析、歸類和辨別，保存有價值的文件；之后通過計算機信息管理部門利用網絡技術對文件進行相應處理，最終實現檔案歸檔的價值。
三、結束語
檔案信息化管理是國企檔案管理的必由之路，管理人員必須熟練掌握計算機以及檔案管理軟件系統，在管理軟件系統應用中不斷提高和更新檔案信息記錄，做好維護和保管工作，給檔案信息使用者及時提供有價值的檔案信息。不斷推動國企檔案信息化管理建設。
參考文獻
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作者:崔晶晶 程曉磊 單位:國家新聞出版廣電總局六九四臺 內蒙古電力經濟技術研究院
