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按當前的檔案分類保管辦法，榮譽檔案的分類因各類獲獎的載體不同而異，如獲獎文件屬文書檔案的歸檔范圍，單位的獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等實物屬實物檔案歸檔范圍，科研成果獎勵則屬科研檔案的歸檔范圍。由于榮譽檔案保管分散，保存條件要求高、保管難度大等原因，有的榮譽獎牌、獎杯由于開始出現生銹、氧化、褪色等現象，獎牌生銹、證書蟲蛀、獎杯氧化、獎狀褪色、文字模糊等現象較為常見，榮譽檔案逐漸失去其歷史見證和激勵鼓舞的作用。榮譽檔案是單位、部門或個人水平、能力與業績的重要見證材料，加強榮譽檔案的管理，開發榮譽檔案信息管理系統，探討榮譽檔案集中管理方法已成為當務之急。單位亟待開發一個統一的榮譽檔案信息管理系統，整合原散存在科室、部門或個人手中的文書、實物、科研檔案資源。
2開發榮譽檔案信息管理系統的工作思路
開發榮譽檔案信息管理應用系統，把圖片或掃描等現代信息技術運用于榮譽檔案的管理中，建立榮譽檔案的信息管理系統，制作榮譽檔案電子文庫，整合原散落在單位、部門或個人手中的榮譽檔案資源，把榮譽檔案的收集、整理、保管和利用實行數字化的管理，變分散管理為集中管理，解決榮譽檔案隨時間的流逝難免會生銹、蟲蛀、氧化、褪色或散失而難覓蹤影的難題，利用電子檔案室還原榮譽檔案的歷史真實性、原始性、直觀性和生動性，真實地反映單位、部門和單位中的個人在工作和社會發展歷程中的光榮傳統和歷史足跡，使榮譽檔案管理做到“文檔一體、物檔一體”，為單位的歷史發展過程留下“永不褪色”的電子檔案，同時實現榮譽檔案的電子查詢功能，探索一條運用現代信息技術管理榮譽檔案的有效途徑，充分發揮榮譽檔案歷史見證和激勵鼓舞作用。
開發榮譽檔案信息管理應用系統必須解決二個關鍵問題：一是建立規范的榮譽檔案收集制度，挽救、整合原散存在單位、部門和個人手中的歷史榮譽檔案，把文書檔案、實物檔案、科研檔案、獲獎證書、獲獎材料、獲獎說明等檔案資料都統一于管理系統中，還原榮譽檔案一個全面、真實的面貌。二是制訂科學的電子文檔管理流程。規范榮譽檔案信息系統的電子歸檔收集流程、編目、展示、保管和利用方法，通過合理設置各模塊功能，為每一項榮譽檔案建立一個獲獎圖片、獲獎項目、獲獎時間、獲獎級別、獲獎類別、獲獎申報材料等多項目、全方位綜合電子文庫，并提供著錄、檢索、打印、歸檔、查詢、借閱、統計、數據上傳、數據接收、備份、用戶管理等功能，實現榮譽檔案日常歸檔以及其他業務系統的數據交換等到功能，使榮譽檔案由傳統的實物管理模式向數字化管理模式轉變，建立科學合理的榮譽檔案信息管理系統，創新榮譽檔案的歸檔模式，探索運用現代信息技術管理榮譽檔案的有效途徑。
3榮譽檔案信息管理系統的技術路線
加強榮譽檔案的信息管理，把榮譽檔案信息系統建設納入到單位信息化建設的總體格局之中，并作為電子政務建設中一個必不可少的信息節點，緊密地與其他檔案資源融合在一起。采用先進的信息技術對榮譽檔案進行構建、采集、整合、處理、存儲、應用，以實現榮譽檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
3.1采用J2EE系統架構
榮譽檔案信息系統采用J2EE架構，按照MVC模式進行設計，將各對象間的耦合程度降到最低，并實現存儲層、數據邏輯層、業務層、表現層的分離，能夠很好地滿足企業級的復雜應用。系統采用J2EE中間件和JAVA、JSP、WebService、XML等技術，使系統易于升級和功能擴充，能根據用的實際情況進行部署，具有很大的伸縮性。
3.2異構平臺數據整合
把榮譽檔案信息系統將數據封裝成XML格式，通過WebService標準接口在不同系統間進行數據交換，實現與OA平臺、各業務應用系統間的無縫集成和異構數據資源的整合，構建分布式的檔案數據管理系統。
3.3采用插件式開發模式
榮譽檔案信息管理系統采用組件式開發模式，將不同功能模塊以組件形式封裝，增加或減少功能模塊時只需進行適當的配置即可。
3.4構建安全保障體系
通過權限控制、加密存儲、網絡控制等方法對榮譽檔案數據的存儲、傳輸和使用進行安全控制，利用日志管理、在線監控、介質預警等技術對用戶的操作進行監管。
3.5采用OCR識別技術
榮譽檔案信息管理系統采用先進的OCR技術，自動對圖片、掃描件上的文字進行識別，并自動將識別的文字與圖形進行關聯保存，便于方便地使用全文搜索引擎快速查找需要的資料。
3.6榮譽信息系統內置搜索引擎，可以進行索引關鍵詞搜索和全文搜索
系統通過信息索引相關算法，將信息進行整合，為HTML、TXT、DOC、PDF、XLS、WPS等各種格式的原始文檔以及保存在數據庫中的索引關鍵詞進行快速檢索。檢索引擎還可以支持詞索引、同義詞檢索等不同的搜索方式。
4榮譽檔案信息管理系統的開發應用前景
目前，榮譽檔案的歸檔方法的研究主要是側重以實物檔案為主要研究對象，以實體管理為主，強調檔案的史料價值和憑證作用。而榮譽檔案信息管理系統主要是從榮譽檔案信息化管理為主要研究內容，注重榮譽信息管理資源的開發與利用，以現代信息技術為支撐，強調榮譽檔案的信息及利用價值。通過建立榮譽檔案電子檔案室，建立榮譽檔案的電子歸檔、著錄、保管、利用和查詢系統，整合當前綜合檔案室的文書、實物、聲像和科研檔案資源，提供高效、便捷的數字檔案查詢利用平臺，大大降低檔案的維護成本，有效提升榮譽檔案的利用效率和服務水平，保證檔案數據的準確性、有效性和安全性，擴大榮譽檔案的社會影響力，充分發揮榮譽檔案的激勵鼓舞作用，為促進社會經濟的發展，提高社會的文明程度樹立先進典型。
作者：張美江 單位：廣東省肇慶市疾病預防控制中心
