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摘要：
寶利煤礦物資管理信息系統讓煤礦物資管理工作與時代科學俱進,使申請計劃人員、數據統計員以及倉庫管理員工作更加方便,提高工作效率，從而能夠有充裕的時間放在物資管理工作中。主要介紹了系統總體設計及現場應用效果。
關鍵詞：
物資管理；管理系統；總體設計
煤礦企業不論煤礦在停產維修，還是在生產過程中，煤礦物資管理工作都很重要，所以恰當儲備物資，合理地使用物資意義重大。在各行各業中，計算機技術越來越被廣泛應用在生產、管理等部門的工作中,顯著地提高工作效率。當今煤礦的物資管理工作面臨著諸多問題,如物資管理中消耗物資數量多，品種復雜，管理難度大。隨著世界經濟危機的到來，煤炭市場的日益低迷，物資市場也進入低谷，但原材料價格不斷上升，原煤成本隨之上升，影響著煤炭企業的經濟效益[1]。所以，內蒙古寶利煤炭有限公司（以下簡稱“寶利煤礦”）正在面臨著一個迫切需要解決的現實問題，深入地研究探索合理的電子物資管理方式，從而有效地降低企業物資消耗的成本。“內蒙古寶利煤炭有限公司物資管理信息系統”正是在此之際而開發的。內蒙古寶利煤炭有限公司物資部是寶利煤礦生產、建設用物資的供應部門，擔負著物資的采購、保管、定額發放，合同管理等重要工作。自公司建立以來，寶利煤炭物資部人員自動化水平偏低，所有工作停留在手工報表的水平，不能及時有效對倉儲物資實行實時動態管理控制，造成倉儲物資資源的閑置、浪費等，制約著物資管理工作的有序、有效地進行。自2013年寶利煤礦根據自身物資的計劃、采購、倉儲的特點，與武漢中晟科技有限公司合作，為自己量身打造1套適合自己的“寶利煤礦物資信息管理系統”。
1物資編碼設計
同一種物資在不同地域，不同的領域，會有1個或者幾個物資名稱，在計算機管理工作中，不可能把所有名稱錄入，而是將所有的物資按照一定的分類方式加以管理，也就是給每一種物資1個唯一的代碼構成物資的編碼[2]。寶利煤礦物資部依據公司自身需求，根據寶利煤礦的要求及適應以后聯網需求，采用公司內部統一的物資編碼，由于公司物資種類少，根據實際物資代碼體系為4位。注意識別編碼對標準化產品及非標準化產品的區別，標準化產品其制造、檢驗、包裝、型號規格執行國家或行業標準，不同廠家生產的具有互相性，編碼時嚴禁標識制造商信息，可以招標、詢價采購；非標準化產品其制造、型號編制無國家或行業標準，或不執行國內標準，各制造廠生產的產品都有其獨特使用條件，如安裝、結構、原料、使用條件等，規格型號各制造廠自定義，不同廠家生產的不具備互換性，則編碼時必須標注生產廠家。一般只能采用單一來源采購方式。對服務類產品如修理服務，以后也將采用統一編碼，編碼系統已有常用的代碼，不夠用時各單位可隨時在編碼系統中申請。編碼人員變動時由物資供應部門設專人與物資公司編碼中心聯系，及時進行用戶變更調整。
2功能管理
在對寶利煤礦物資管理工作做大量總結，分析的基礎上，中晟物資科技有限公司根據寶利煤礦的實際需要完成系統功能管理上的設計。系統的主要功能模塊就是界面左邊的系統管理、采購管理、倉儲管理、財務分析[3]。進入系統后，首先看到的界面是管理助手，通過管理助手我們可以快速地了解到物資當日和當月的進出庫數量。
2.1系統管理
系統管理包括公司參數設置、用戶及權限、物資檔案、倉庫定義、數據庫維護等功能模塊。
2.1.1公司參數設置
公司參數設置是指對公司信息、報表打印、數據單位進行設置。系統參數設置，用戶可根據自己的需要完善信息；
1）公司信息設置：主要是對公司基本信息進行完善，包括公司名稱、地址、聯系人、郵政編號、辦公電話、傳真等。
2）報表打印設置：選擇報表打印方式。
3）數據字典：包括單位字典和供應商資質類別，可以對物資單位和供應商資質新增修改或刪除。
2.1.2用戶及權限
用戶及權限主要是對用戶以及用戶信息安全和權限進行設置。用戶可以通過用戶列表增添新的用戶或者刪除用戶；選擇用戶同時勾選右邊權限對應的方塊可以對該用戶的權限進行設置。在物資管理中系統與用戶之間的建立人機的聯系，在客戶端的模式下，管理員，用戶的權限需要明確規范。
2.1.3物資檔案
物資檔案主要是對物資進行詳細信息記錄以便更好地管理；物資類別：單擊“新增類別”可以增加新的物資類別；右鍵單擊物資類別可進行增添、修改、刪除。
1）合并雷同：多次新增物資資料出現雷同物資時可以通過“合并雷同”將這些物資合并成一個物資，之前產生的出入庫單據也會隨之調整過來。
2）批量錄入：可以直接把Excel中的物資資料批量導入物資資料中。
3）新增物資：即增加新的物資。在物資資料類別中選中該物資的類別，然后通過新增物資對該物資資料進行定義。
4）修改物資：即對物資資料修改。選中需要修改的物資，點擊"修改物資"即可對該物資重新定義。
5）刪除物質：選中需要刪除的物資，點擊“刪除物資”即可刪除該物資。
2.1.4數據庫維護
數據庫維護是指對數據信息的維護，客戶可以對重要信息進行備份，防止電腦出現故障導致信息或數據的丟失。數據庫維護主要包括數據庫備份，數據庫恢復，數據庫初始化。
2.2采購管理
2.2.1制定采購計劃
1）依據現代的物資管理理論，并運用科學的計算方法而制定出來的采購計劃；
2）寶利煤炭物資部在物資管理中，對每種物資設立購貨點，即預先確定的庫存量，當物資庫存量實際降到這個購貨點[4]，就要按照既定的批量開始購貨，組織采購；
3）先計算某種物資的經濟采購批量，再將其與讀取的物資需求計劃相比較，確定物資采購量。如果其差額為正值，則按照計算出來的經濟訂購批量進行采購，如果其差額為負值，則按照需求計劃采購[5]。
2.2.2市場信息的體制的建立
在物資管理工作中，物資采購人員應該注重市場信息的建立，因為市場信息反映了物資部采購人員積累的物資供應產地、聯系電話、產品名稱、聯系人、單價等綜合情況，在此系統中建立市場信息收集、查詢、修改、刪除、打印等功能。
2.3倉儲管理
倉儲管理遵循歸口管理與有關部門協同管理相結合的原則，并實行物資到貨驗收、入庫、存儲、出庫及退庫管理。倉庫是為生產提供所需物資的基地，是儲存、保管物資的場所。倉儲管理是物資管理的系統的中心內容，包括出入庫管理，物資匯總，廢舊物資處理，退貨處理等。出入庫管理：入庫單、出庫單填寫，保存，查閱、修改打印等；物資保管：對倉庫內所有物資建立信息系統臺賬，以便于物資的查閱，統計，核對。物資定額：物資的發放寶利煤炭實行定額管理，嚴格把控發物資的定額標準。物資匯總管理：用于1個月，全年內物資消耗，采購的匯總及制作各種報表。廢舊物資，退貨物資：對回收報廢物資進行管理，廢舊物資報告單，廢舊物資賬，退貨處理單。
2.4財務分析
物資財務分析就是運用物資財務分析的基本原理和方法，對物資財務資料進行分析和研究，以揭示出物資的分配，交換，消費和儲備之間的聯系，及時的反應出供需基本情況，為公司年度盈虧提供參考，因此財務分析工作在物資管理工作中是極為重要的，結合寶利煤礦具體實際，主要對物資月度出入庫匯總，月度庫房盤點，年度需用部門物資定額進行財務分析，形成報表，進行自動生成，預覽和打印功能。
3寶利煤礦物資管理信息系統的特性
1）采用服務端與客戶端相結合的模式進行數據庫管理，信息系統可以設置為服務端，也可以設置為客戶端。設置為客戶端的機器只需要連接設置為服務端的機器就能對服務端的數據進行管理[6]。
2）采用更為小巧的數據庫管理大量的數據，數量級可以達到百萬級，安裝方便管理，省去當前流行數據庫需要安裝的麻煩。
3）多種不同計價方式管理模式，系統成功實現不同財務需求，已經實現了加權平均法，先進先出法和個別制定法混合管理的方式。
4）多倉庫管理模式，系統可以設置多個倉庫，對多個倉庫進行分別管理。
5）多帳套管理模式，系統可以設置多個帳套倉庫管理，例如，可以每年都設置一個帳套，各帳套之間數據不影響。
6）強大的報表設計功能，系統能夠提供倉庫管理中的各類報表，以及圖形分析表，并能夠根據寶利煤炭的不同的需求更改報表樣式。
4結語
在企業的生產經營過程中，物資管理工作愈發顯得重要，現有的寶利煤礦物資管理工作的水平，與當今時代物資管理工作水平的發展還有不小的差距，在寶利煤礦物資部工作中，改善現有物資管理體制，應用寶利煤礦物資管理信息系統，提高寶利煤礦物資管理工作的效率。首先，建立寶利煤礦物資管理信息系統，改革寶利煤礦物資管理的工作，原有的工作方式得到了徹底的改變，實現寶利煤礦物資工作的兩化“自動化，信息化”；其次，寶利煤礦日常物資管理工作融合了信息技術和數據庫技術優勢，實現物資管理工作的科學化；寶利煤礦信息管理系統的建立，說明當今管理信息系統的發展的大趨勢。寶利物資管理信息系統軟件設計滿足了寶利煤礦各個部門的實際需求，同時軟件系統的適用性很強，具有擴充性和通用性，該物資系統是一個開放性的系統，發展的系統，隨著工作需要的變化，在今后的工作中，還會不斷完善，增加新功能，以保證其在物資管理工作中充分發揮作用。
作者：龐志強 王男 單位：內蒙古寶利煤炭有限公司
參考文獻：
［1］祝侃.煤炭企業現代管理學［M］.北京：煤炭工業出版社，1989.
［2］曾憲林.現代物資管理工程［M］.徐州：中國礦業大學出版社，1989（7）：65-67.
［3］Foxpro2.52.6及其程序設計［M］.西安：西安電子科技大學出版社，1995.
［4］饒為臣.關于規范企業物資采購行為的探討［J］.鐵道物資科學管理，1996（5）：17-18.
［5］李秀葷.美國高校的物資采購供應［J］.實驗室研究與探索，1999（5）：133-135.
［6］PorterMiehel.TheComPetitiveAdvnaatgeofNations.1990TheFreePerss.
