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1、項目背景及研究過程
1.1研究背景
物資管理是企業管理的一個重要組成部分,隨著信息化時代的發展，傳統的手工作業已經遠遠不能滿足工作需求。因此,利用現有的內部網絡,實現物資管理信息化已經勢在必行。實現物資管理信息化的意義：（1）對物資信息進行有效控制和統計,實現數據資源共享；（2）加快物資信息流通,實現數據的實時性；（3）提高了企業的工作質量和工作效率。天然氣開發公司物資管理信息系統是由物資裝備部立項開發的新型在線物資管理平臺，全面反映物資的需求計劃、入庫情況、出庫情況、庫存情況、以及公司各用料單位物資領用情況。同時借助查詢及報表功能使管理人員能及時、準確地了解所需信息,為成本三級核算和工程結算提供依據，為公司的決策提供了正確、便捷的支持平臺,更有效、更全面地管理物資。
1.2研究過程
物資管理信息系統是由勤哲公司開發的Excel服務器為平臺，對于Excel服務器的選擇基于以下四個方面：（1）大批量數據的處理要求，能夠滿足大批量數據的有序管理；（2）數據交換速度和效率的要求，能夠滿足實時性流轉的需求；（3）軟件兼容性的要求，能夠廣泛應用于物資管理工作的各個操作層面；（4）多點、并發流量的要求，能夠滿足多用戶、多界面同時操作應用的局面。物資裝備部就Excel服務器的特點，重點清理物資管理工作的各項業務流程，繪制業務流程圖分析討論各業務流程的合理性以及系統語言實施的可能性，確定物資管理工作中重點控制節點的分配以及可控性要求，以模塊化管理的方式表述各業務流程，同時重點清理中心材料庫庫存物資明細，為物資管理信息系統的建立提供基礎數據支持。為保證物資管理信息系統運行的穩定性，物資管理信息系統進行了為期三個月的試運行，作為新生事物，部分操作流程較原來有所改變，試運行階段使得用料單位操作人員對系統的操作方法有一個初步認識，系統操作手冊，方便操作人員對照操作流程盡快熟悉和認知本系統，多次組織用料單位操作人員參與系統的培訓工作，提高操作人員應用能力。并定時跟蹤用料單位操作人員對于系統合理的意見和建議，及時對過繁、過簡以及與現實不符的流程模塊、記錄表單、查詢界面進行修改調整，使物資管理信息系統處于持續更新的狀態中，以滿足公司物資管理工作的要求。
2、可行性研究
面對龐大的物資信息量，如何有效地管理庫存物資，對企業來說是非常重要的，充分考驗著庫存管理員的工作能力，工作量的繁重是可想而知的，所以這就需要由物資管理信息系統來提高物資管理工作的效率，這對信息的規范管理、科學統計和快速查詢，同時對于調動廣大員工的工作積極性，提高企業的生產效率，都具有十分重要的現實意義。
2.1技術可行性
物資管理信息系統是由勤哲公司開發的Excel服務器為平臺，將Excel的應用范圍擴展到網絡和服務器，搭建一個自主、高效的個性化信息管理界面，結束了多年來電子表格只能局限于單機應用的局面，結合流程再造功能的開發應用，將公司物資管理工作的數據結構化、網絡化，各部門在統一的平臺上協同工作，實現數據的集中管理，為公司物資管理工作提供了低成本、高效率的解決方案。
2.2經濟可行性
為公司開發一個完整、合理的物資管理系統，可大大節余人力，以前需要多人干的工作，使用本系統只需一個人或幾個人就能完成，且工作量和勞動強度大大降低，所以開發本軟件可以為公司帶來很好的經濟效益。
2.3操作可行性
物資管理信息系統是為規范澀北氣田物資管理工作開發的，用戶對象包括物資管理工作所涉及的人員，結合日常物資管理工作的各項業務流程而開發出友好型界面，并附有詳細的使用說明，用戶只需懂得簡單的計算機操作知識，就能自由應用本系統。從以上幾個方面的分析來看，物資管理信息系統的構建是完全可行的。
3、系統的結構及具體功能
3.1物資管理信息系統結構組成
3.2系統功能模塊概述
本系統共設計計劃管理、驗收入庫、中心庫發放出庫、針線庫發放出庫、物資退料、廢舊物資回收專業業務流程6個，設計中心料庫物資查詢、針線簸籮庫消耗物資查詢、針線簸籮庫庫存物資查詢、部門消耗物資查詢、計劃物資進度查詢、查詢物資入庫通知單等多個專項查詢報表，設計常用物資到貨周期、未出賬物資明細表、已出賬物資匯總、中心材料庫物資總表、物資信息統計表等多個指導性表單，涵蓋公司物資管理工作的計劃管理、物資入庫、物資出庫、庫存管理、報表統計、物資回收等全部內容，高度集成各項功能模塊，數據流相互關聯，實現數據的實時共享。（1）物資信息查詢模塊①中心料庫物資查詢，提供物資名稱、庫位、入庫時間三種查詢條件，方便用料單位查詢所需物資的庫存情況。②站點消耗物資查詢，分站點統計消耗明細，方便三級成本核算的開展，指導用料單位成本分析。③針線簸籮庫物資查詢，提供單一查詢與全庫查詢兩種查詢條件，將物資管理細化到三級管理。④物資綜合信息查詢，實現各類物資庫存動態查詢，物資的出、入庫數量以及金額的實時顯示，指導報料工作。（2）物資計劃管理模塊①計劃物資進度查詢，跟蹤查詢物資需求計劃的處理進度，以督促崗位人員及時處理流程工作。②物資需求計劃匯總表，定時匯總用料單位物資需求計劃，方便審核、審批工作。③物資庫平匯總表，匯總需求計劃庫平物資，便于倉儲保管崗人員調配庫存物資，充分利用庫存，減少資金沉淀。④工程材料統計表，按照工程名稱匯總統計各項工程需求物資，便于查詢與核對。⑤物資需求計劃單，各用料單位按時上報物資需求計劃，詳細描述需求物資各項參數，保證到貨準確性。⑥物資計劃分解表，計劃供應崗人員通過修改計劃分解表內容，實現編碼查詢、計劃提報、入庫通知、價格錄入等功能。⑦班組物資需求計劃單，由三級單位提報需求物資，結合生產現場實際，準確提報需求物資名稱、規格型號、需求數量。⑧已完成物資計劃，倉儲保管崗完成物資入庫，計劃供應崗完成合同價格與物料憑證號的錄入，系統顯示該項物資“已完成”，匯總便于查詢與核對。（3）物資入庫管理模塊①查詢物資入庫通知單，提供物資名稱點對點查詢，顯示該項物資計劃詳細信息。②物資到貨驗收臺賬，倉儲保管崗接收入庫通知物資，錄入實物驗收意見，并四號定位入庫，更新庫存。③到庫物資通知單，按照報料單位生成通知單，轉發物資計劃提報人員，通知到庫領用需求物資。（4）物資出庫管理模塊①物資領用申請單，由用料單位班組長填寫，按照流程流轉，經過各級審核與審批，通知倉儲保管崗人員發料。②物資發料單，經領料人員簽字確認后，由倉儲保管崗人員實物發料出庫，物資發料單存檔，作為材料結算依據。③針線簸籮庫物資領用單，作為三級單位物資需求申請，由三級單位專職倉儲保管人員負責本部門庫房物資發放工作。（5）物資退料管理模塊①物資退料申請單，由需退料單位填寫，經過三級審批后，轉倉儲保管崗人員處理。②物資退料入庫單，作為退料入庫憑證，由倉儲保管崗人員填寫相應數據，入庫更新庫存。（6）物資庫存管理模塊①針線簸籮庫物資表，提供各部門詳細庫存明細，便于查詢與統計。②中心料庫物資總表，中心材料庫庫存物資明細查詢，作為定期庫存盤點的依據，顯示實時庫存動態情況。（7）報廢資產管理模塊①物資報廢申請單，由班組長填寫，對需要報廢的物資提出申請，經有效審批后，實施報廢處理流程。②報廢物資匯總表，顯示報廢物資明細，便于查詢與統計。（8）物資報表模塊①交班盤庫對賬表，班組工作交接庫存核對依據，詳細統計庫存物資明細，保證交接班“帳、卡、物、資金”四對口，交班不遺留問題物資。②月報，生成月度物資收發存匯總表，提供月度統計數據。（9）系統管理模塊①提供各類功能模塊補充及修改接口，提高系統可維護程度。
3.3用戶權限概述
物資管理信息系統設置用戶權限10個，依據總體流程要求，明確各用戶權限具體職能分工。（1）Administrators系統管理員：擁有全部權限，全局管理系統運行具體事宜。（2）公司領導：擁有物資需求匯總計劃、急料計劃的審批權限，物資信息查詢、物資計劃管理、物資入庫管理、物資出庫管理、物資退料管理、報廢資產管理、物資報表的查詢權限。（3）部門領導：擁有物資需求計劃、物資領料申請、物資退料申請、物資報廢申請的審核權限，物資信息管理、物資計劃管理、物資出庫管理、物資退料管理、報廢資產管理的查詢權限。（4）計劃員：歸屬于物資裝備部的用戶權限，擁有物資計劃管理的查詢和修改、物資領料申請審核權限，物資信息查詢、物資入庫管理、物資出庫管理、物資退料管理、物資庫存管理、報廢資產管理、物資報表的查詢權限。（5）保管員：歸屬于物資裝備部的用戶權限，擁有物資入庫管理、物資出庫管理的查詢和修改權限，物資信息查詢、物資計劃管理、物資退料管理、物資庫存管理、報廢資產管理、物資報表的查詢權限。（6）計劃匯總員：歸屬于物資裝備部的用戶權限，擁有物資需求計劃匯總上報審批的權限。（7）物裝領料審批：歸屬于物資裝備部的用戶權限，擁有物資領料審批權限。（8）申報計劃：擁有需求計劃提報權限，物資信息查詢、物資計劃管理、物資出庫管理、物資退料管理、報廢資產管理的查詢權限。（9）領料申請：擁有物資領用申請單的填報權限，物資信息查詢、物資計劃管理、物資退料管理、報廢資產管理的查詢權限。（10）針線庫領料：擁有針線簸籮庫物資領用申請單填報、退料申請單填報、物資報廢申請單填報的權限，物資信息查詢、物資計劃管理的查詢權限。
4、澀北氣田物資管理信息系統應用效果分析
該項目研究人員在一年多的辛勤工作下，按項目設計書的要求進行了開發設計，對取得的資料進行了認真的分析總結和研究，細化梳理天然氣開發公司物資管理流程，制定了物資管理信息系統實施方案，構建操作性強、涵蓋面廣、功能齊全的實用性系統，取得了比較好的使用效果。
4.1實現了物資管理工作的精細化運作
物資管理信息系統的構建，以加強物資需求的計劃性、保證供需平衡為前提，在實施應用的過程中，從根本上改變了公司物資管理工作的傳統觀念，加強了管理部門、用料單位對于物資管理工作的重視程度。（1）由以往粗放式物資管理模式轉變為精細化管理模式，物資管理工作涵蓋的內容更加全面，操作流程更加簡便。（2）由以往物資需求隨意性提報轉變為物資需求計劃性提報，解決基層單位保供意識造成的材料囤積現象，實現減少投入、平穩產出的效益最大化。（3）通過實施流程節點的控制，實現在線審核、審批，并且實時記錄所形成的表單及工作日志，明確界定各崗位分工，促使系統操作人員規范、高效的完成必要工作，提高了流程介入人員的責任意識，減少非需用料、重復報料等現象的發生，有效的控制了材料費用的支出。（4）由規范管理摸索轉變為規范管理實施，均衡分配經營風險控制節點，符合內控體系的要求，總體上物資管理工作進入規范化實施階段，就目前運行效果來看，已達到預期的目標。
4.2減少庫存物資積壓，加快物資周轉速度
降庫、利庫以及合理庫存結構是物資管理工作的重點，物資管理信息系統通過功能模塊的設置，有效控制并提高物資入庫、出庫環節的信息傳遞效率，保證保管員到貨入庫與用料單位未知入庫之間的及時溝通，達到即領即用以及合理儲備的效果，加快物資周轉速度。2013年物資周轉效率在2011年的基礎上提高了176%，綜合考慮同等倉儲條件和管理人員的條件下，物資的收入、發出同比可帶動全年相當于7500萬元資金的快速流轉，減少了庫存物資積壓的同時降低資金沉淀所帶來的經營風險。
4.3提高物資管理工作效率
物資管理信息系統的應用，將信息載體由以往紙質單據的傳遞轉變為在線電子式流轉，同時方便用戶的使用設置了表單的下載功能，極大的提高了工作效率和信息流通效率。（1）物資需求計劃管理以前需要打印紙質物資需求計劃表，報部門負責人、公司領導審核、審批，工作量大且紙張消耗量大，不便于統計?，F在只需在系統內填報“物資需求計劃表”，按照流程的設置電子簽名審核、審批后自動化流轉，并且提供“計劃物資進度查詢”功能，方便報料人員跟蹤需求計劃處理進度。（2）物資入庫管理以前到貨物資入庫工作繁瑣，與計劃崗人員溝通核對到貨物資參數，并填寫各類通知單和臺賬?，F在所有的到貨物資信息可以通過查詢表單獲得，詳細填寫到貨信息及庫位信息后即可完成入庫操作，并且新增“到貨物資通知單”功能，實現到貨信息及時傳遞。（3）物資出庫管理以前出庫前需要填工出庫單，并且無法監控領用材料的去向，成本核算到基層單位，無法進一步延續，并且消耗數據統計工作復雜且不具規范性。現在物資出庫管理工作僅需要填寫物資領用申請單，按照流程的設置執行審核、審批的在線流轉，實時記錄所生成表單便于查詢與核對，新增“針線簸籮庫物資領用申請”功能，表單細化約束物資使用的消耗點、設備類型、設備名稱的填寫，以此指導三級成本核算到單井、單臺設備。（4）物資信息查詢以前通過電話溝通、現場測量等方式核對材料參數及庫存數量，沒有一個簡便的方式提供直觀的參考，領料前的核對工作時間長、效率低下。現在可以通過“中心料庫物資查詢”功能搜索需用材料的參數及庫存動態，并且可以通過圖片查詢功能直觀的查看庫存物資現狀，簡化了領料前的參數核對工作，提高了工作效率。提供了部門消耗物資、工程項目消耗物資查詢平臺，可以通過時間點、站點的設置因需查詢所需消耗數據的明細，大大簡化了以往繁復的消耗數據統計工作。細化了針線簸籮庫的管理工作，提供“針線簸籮庫物資查詢單”和“針線簸籮庫消耗物資查詢表”，實時提供各針線簸籮庫的庫存動態情況，通過下發的針線簸籮庫存限額指標的考核，規范管理基層單位材料使用情況。
5、結論及應用擴展分析
5.1結論
物資管理信息系統是由物資裝備部立項開發的新型在線物資管理平臺，經過流程細化、資源共享的整合之后，已具備物料查詢、計劃提報、在線審批、計劃查詢、到貨驗收、入庫通知、領料申請、發料匯總等多項功能?？珊喕镔Y計劃提報、驗收入庫、發放統計的流程，縮短物資供應周期，保證工程、生產用料及時到位，保證公司三級成本核算的準確性及工程結算的及時性，極大的提高了物資管理工作的效率，收到了使用單位的一致好評；明確界定各崗位分工，通過用戶權限的區分以及工作日志的記錄，促使系統操作員規范、高效的完成必要工作，環環相扣便于單項物資、單項計劃、單項工程的溯源管理，為規范公司物資管理工作起到了積極促進的作用。
5.2應用擴展分析
就物資管理信息系統運行現狀，結合進一步應用的思考，對物資管理信息系統的應用擴展做如下分析：（1）基于常用物資消耗數據的分析，在系統中引入“安全庫存”管理模塊，設置常用物資庫存限額預警機制，實現常用物資庫存保有量逐步趨于合理化，優化庫存結構，以期更加符合現場管理要求；（2）時刻關注油田公司集中倉儲管理模式的推行進度，認真學習集中倉儲管理模式的規章制度及實行標準，思考物資管理信息系統調整改進的方向，以期更好的適應集中倉儲模式下的物資管理工作；（3）深化物資管理信息系統統計分析模塊的應用，細化消耗數據的組成并提高準確性，添加圖表分析、重點部位消耗等功能，實現單井、單臺設備投入與產出的對比，為日常生產運行提供數據支持；（4）需求計劃以物資編碼為統一的檢索標準，梳理公司常用物資編碼，建立標準編碼庫，以統一的物資編碼貫穿主線，便于及時、準確地提報物資，快速、便捷的查詢單項需求計劃信息。
作者：朱彬 侯素芳 馬秀蘭 王文東 單位：青海油田公司天然氣開發公司
