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1原物資管理信息系統狀況及存在的問題
1.1原物資管理信息系統狀況
蒲電公司以前使用的物資管理系統為原西北電管局所屬單位統一使用的珠海遠方電腦有限公司物流管理系統，自1998年投入使用至今已10余年，當時代表著電力行業物資信息化管理的先進水平。但隨著科學技術的發展和企業規模的不斷擴大及現代企業管理發展的要求，原有的物資管理系統已遠遠不能滿足公司業務范圍及成本控制的需求。
1.2存在的問題
1.2.1公司之前運行的物資系統僅停留在庫存管理環節，無法實現需求計劃、合同采購、供應商管理、統計核算等其他物資管理流程，許多日常工作尚需手工完成，工作效率較低且容易出錯。
1.2.2跨部門流程未能形成數據共享與聯動。物資系統、財務系統、設備管理系統是構建在不同平臺上的獨立應用軟件，形成信息孤島，缺乏橫向和縱向的集成，重復勞動量大，造成人財物力的資源浪費，且各個系統同一對象的數據，由于來自不同渠道，經常導致數據產生不一致，可信度降低。
1.2.3數據加工手段落后，難于導出數據，更無法實時地進行費用預算控制和數據統計分析管理。由于人為統計核算的偏差，導致數據分析缺乏有效性，預見性差，為企業經營管理決策帶來困難。
2.1業務流程再造
對原有業務流程進行梳理，與各相關職能部門充分協調，明確各自職責分工，實現物資管理業務流程的優化、再造，保證物資流程的閉環管理，包括領用閉環管理和采購閉環管理，形成一個科學、實用、高效的業務流程體系。
2.2基礎信息的擴充
為保證各類基礎信息符合科學管理的要求，必須建立規范、統一的編碼體系。電力物資品種多數量大屬性復雜，對原系統的三萬多條物資編碼進行重新梳理，保證物資的分類及編碼具有科學性、實用性和可擴充性。與生產、勞資、財務等職能部門協調，新增編制了設備代碼、人員及工種代碼、部門編碼、費用編碼等，保證了全公司編碼信息的一致性和共享性。
2.3拓展物資管理信息系統的新功能
物資管理工作主要包括計劃管理、采購管理、庫存管理、統計分析四項內容，原物資系統僅停留在庫存管理環節，無法實現計劃、采購、統計等其他業務的信息化管理。因此需從全面科學管理出發，進一步開發出適合實際工作需要的物資管理系統的新功能。
2.3.1計劃管理功能
物資計劃是保障企業內部物資需求和進行訂貨采購工作的依據，也是實行成本控制的關鍵。其內容主要包括：
1）費用指標控制
費用指標控制是實現企業預算管理、成本控制的關鍵環節。根據不同費用方向，各費用歸口管理部門可對預算指標實行控制管理，指標控制方法有兩種：一是需求計劃的費用方向及資金消耗進行審批通過后，系統自動進行指標核減；二是費用歸口管理部門將預算指標分解下達到各使用部門，在使用部門填報需求計劃時，系統自動對該部門指標進行核減，超指標部分不得錄入。
2）需求計劃管理
需求計劃由物資使用部門填報，根據不同機組、不同費用方向進行分類，由相關技術部門、費用歸口管理部門對填報的項目內容及資金情況進行業務及費用審批，然后提交給公司主管領導，審批通過后轉入物資公司，由部門經理審批、下達。系統可根據每一物資所屬類別自動分配給對應計劃員，避免出現漏缺項目或重復采購現象。每個計劃員只能看到需求計劃中自己分管的物資。
3）勞保、工器具管理
針對勞保用品、工器具等周期性管理的物資，是實行按公司制度規定面對職工個人定期進行配發的一種管理方法。系統可依據制度規定，顯示出不同工種應配發的物資品種及發放周期，并根據上次領用時間和發放周期自動計算出下次發放時間。使用部門填報領料單時，系統根據制度規定對物資名稱、領用期限進行自動審查，不符合規定的不能生成領料單。
4）新增物資信息
物資使用部門從庫存查詢信息中選擇自己需要的物資，以此填報需求計劃，如現有庫存中沒有所需物資，則由物資公司專人依據物資類別新增物資代碼、物資名稱、規格型號、價格等信息，以保證物資信息的填寫統一規范、符合科學管理的要求。
2.3.2采購管理功能
1）采購計劃
系統根據審批通過的需求計劃，同時參考庫存情況、在途情況、物資儲備定額自動進行平衡利庫，計算出需采購量，為采購計劃的形成提供準確信息。計劃員以此編制、修訂采購計劃，報經部門領導審批通過后，系統自行根據物資類別分配給對應的采購員執行采購任務。每個采購員只能看到分配給自己的物資采購任務。
物資使用部門可以實時查閱自己需求計劃的實施進度及庫存到貨情況，根據需求計劃的填報內容和到貨情況及時領料。
2）比價管理
建立各供應商的報價信息，掌握供應商的最新價格，參考歷史價格，選擇價格最低、發貨、周期最短、貨物及服務質量最優的供應商作為主要供應商。
3）采購訂單/合同
從采購計劃、詢價比價、領導審批、采購訂單、簽訂合同、打印發放到接收的采購業務全過程實行跟蹤管理，公開透明，管理方便、快捷。對訂單及合同可進行登記查詢、臺帳打印、統計合同執行情況等功能。已簽訂單或合同但尚未到貨的物資為在途物資，系統在采購計劃利庫環節會對此進行核減。
4）發票管理
根據供應商發票，辦理庫房的“資金入庫單”，為財務的賬目處理和月末稽核提供依據，同時根據物資入庫價格自動加權平均生成新的物資平均價格。
5）供應商管理
建立詳細的物資供貨商檔案，包括供應商全稱、編碼、地址、電話傳真、聯系人等基本信息，還包括開戶銀行、銀行帳號等采購付款信息?？梢园垂踢M行采購量、供貨量及準時交貨率統計分析，評估、選擇最佳供應商。
2.3.3統計分析功能
1）統計報表
統計報表是將系統中所有信息進行組織、分類，根據需要生成各種符合自定義條件的數據報表，并實現數據表的導出（接口Excel）。主要報表包括：入庫單匯總查詢，出庫單匯總查詢，庫存清單查詢，物資出入庫詳單，報警物資分類查詢，費用指標使用情況查詢，各部門領用情況查詢，資金報表等。
2）分析報告
分析報告是對歷史數據進行匯總、分析、挖掘，并提供表格、圖形等多種形式的展現方式。主要分析報告包括：積壓物資分析、采購計劃執行情況、需求計劃執行情況、資金周轉分析、入庫價格走勢分析等等。
2.4進一步完善原有的庫存管理功能
2.4.1入庫管理
在原系統的“賬目入庫”基礎上，進一步新增了“實物入庫”環節，并對物資的到貨驗收進行記錄，驗收不合格的物資辦理“物資退貨”，反饋采購員重新采購，對于驗收合格的物資，辦理“實物入庫單”，庫存數量隨之變化，需求計劃提報部門即可領用。待收到貨物發票后，填寫“賬目入庫單”，辦理正式入庫手續，接受財務稽核入賬。
2.4.2出庫管理
因新系統實行了計劃管理和費用環節，出庫物資也必須依據物資計劃這個源頭，把物資出庫細化為“計劃領用”“非計劃領用”兩種方式。正常物資領用實行計劃領料的方式。
2.4.3庫存管理
原系統只能反映實物、發票均已入庫的庫存情況，不能顯示實物已到貨驗收、發票未到的那部分“暫估物資“，因此無法掌握實際庫存情況，參考價值極低?，F新系統新增了“在途物資”和“實物庫存”和excel接口的數據導出功能，以便靈活機動滿足各種管理需求。
2.4.4庫存月結
線系統新增了與財務數據接口管理的功能，每月對物資收、發、存情況進行月結處理，同時將每月月結數據，轉歷史數據庫，可隨時查詢、打印庫存月度報告，避免了重復計算及多頭數據的不一致性。
3.尚需進一步改進
作為首批推廣使用華電招標采購網的試點單位，蒲電公司于2008年已全面實施網上“陽光采購”，面向社會進行網上詢價、競價、招標及采購業務，該物資信息系統尚需進一步改進的是實現與華電集團公司招標網的數據接口。
1）需追加對固定資產管理。
實現對各種儀器、設備、家具的購置審批、維修和報廢手續等的信息管理，建立固定資產臺帳、設備及儀器分類統計表、公用及個人辦公家具臺賬、多余設備閑置報表等，可隨時了解企業固定資產狀況，防止國有資產流失，避免資產閑置浪費。
2）需加強庫存定額管理。
對備件、材料設置最高最低儲備量和標準訂貨量，可隨時進行超儲報警、缺貨報警分析。通過跟蹤備件最后使用日期，進行呆滯物資分析。
4.結語
通過對物資管理信息系統的改進，實現了科學高效的物資管理信息流通，提高了物資管理水平，提高了工作效率，使物資管理更加科學化、信息化、精細化，并且使費用預算管理得以具體實施，降低材料成本，給企業帶來了極大的經濟效益，為企業科學決策提供了強有力的技術支持。但是物資管理信息工作是一項長期的可持續發展的工作，不是一蹴而就的，物資信息系統的改進工作必將伴隨著企業的發展而不斷發展，隨著電網企業物資精細化管理和集約化管理的不斷推進，該系統的功能將會更加科學、更加完善，必將在今后的經營管理中發揮更大的作用。
作者：王婕 單位：陜西華電蒲城發電有限責任公司物資公司
