前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的數字化檔案管理特點和優勢淺談，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
當前的檔案管理經過科學合理的分類，已經逐步形成了較為完善的管理體系，是新時展下存儲檔案的重要依據。
1.1檔案管理的數字化具有定的先進性。因為數字化集中體現在信息存儲的技術更加先進，安全程度也較傳統的檔案管理提升到了新的層次，傳統的檔案管理具有一定的局限性，這種局限性主要體現在兩方面，一方面是查閱信息的地點的局限性，也就是說只能在檔案館或是存儲檔案信息的地方進行查閱，并且不能外借，一定程度上制約了檔案信息的發展。另一方面，時間上的局限性。因為檔案館的開閉館時間都有著嚴格的規定，人們只能在特定的時間內查閱信息。但是信息化的檔案管理就不同了，其能夠使人們隨時隨地對信息進行查閱，不受時間空間的限制，方便了人們獲取信息。
1.2檔案信息變得更加虛擬化。這種虛擬化主要是指管理人員將檔案信息掃描至計算機中，通過一定的程序進行資源整合，使得各個檔案館內的資料變得更加充實，館內資源不再受到限制，在互聯網上可以隨意進行查詢，開展借閱服務，這一特點充分體現了檔案信息的價值所在。
1.3檔案信息的數字化管理使其變得更加智能化。使用者僅需要通過幾個簡單便捷的步驟就能搜索出所要尋找的資源，并且這些信息是經過安全加密的，因此不必擔心信息遭到泄露，一定程度上保證了檔案信息的保密性。
1.4用戶能夠更加方便的對檔案信息進行使用。這也是最重要的特點，因為一切先進的科學技術都是用來為人們服務的，是以人們的需求為依據的。在此基礎上，還大大縮短了查詢時間，有效地減少了人力、物力以及財力。
2數字化檔案管理的優勢
2.1提高經濟效益。過去，檔案管理所需的經費始終居高不下，因為不僅要支付人員的工作費用，還要支付辦工場所所需要的費用，無形之中，就占據了一大筆開支，為國家增加了一定經濟負擔。但是隨著檔案管理的信息化逐步發展起來，資源得到有效的降低，在方方面面均體現出當前國家所倡導的可持續發展的理念，做到了避免過度浪費。以及各項資源的充分利用，經濟效益也就隨之提高了。
2.2提高辦公效率。信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。例如今年1月份突如其來的疫情來到，武漢市的城鄉建設局急需中國中元國際工程有限公司設計的2003年北京抗擊非典的小湯山醫院圖紙，中國中元的決策者接到求助到下達指令給檔案時，到檔案時從檢索并發送完2100張圖紙，僅僅用了一小時十八分鐘。這才是真真正正實現了文件查閱的快準全的一個定位，大大提高工作效率。
2.3具有較強的時效性。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低勞動強度，縮短檔案整理周期，提高工作效率，體現出檔案的利用價值。
3數字化檔案管理的意義
3.1信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。
3.2加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。
作者:關東梅 單位:四平市傳染病醫院
