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【摘要】在信息技術迅猛發展和廣泛應用的新時代，檔案管理工作也應順應時展變化推進數字化管理，促使檔案管理工作進一步發展。本文論述從加強檔數字化管理的意義加強檔案數字化管理的注意事項兩個方面進行了論述。
【關鍵詞】檔案；數字化；管理
一、加強檔數字化管理的意義
1.加強檔案數字化管理有利于提高經濟效益
一段時期以來，檔案管理是需要依靠紙質文件和實物進行留存的。隨著檔案資料的增加，需要加大辦公經費投入和加強人員配備去完成檔案管理工作，紙質檔案材料需要大量的紙張、打印設備、存儲空間，這必然增加經濟負擔。數字化管理檔案是運用計算機把文字或者圖片進行掃描，從而使紙質的檔案材料轉化為電字材料。在定一過程中，只需要把所要留存的材料錄入電腦，編輯好目錄即可，不需要大量的工作人員，這極大的減少紙張和存儲空間。數字化檔案管理也不需要很多時間和人員。所以，檔案數字化管理一定程度上提高了經濟效益。
2.加強檔案數字化管理有利于提高辦公效率
檔案記載著人們各項社會活動，是各個企事業單位最原始的記錄，其包含著在豐富的資源。隨著現代信息技術的快速發展，檔案管理工作效率逐步提高。數字化管理檔案，能夠通過電腦程序把類別相同的文件進行歸類整理，較少人工立卷時產生的分類不準問題，而且能大大加快整理速度，在這一過程中也減少了領導簽字環節，有利于節約時間。數字化管理檔案能夠快速的插入遺漏的文件，如果在檔案整理過程中發現有遺漏問題，只要在電腦中把文件插入即可，這與人工拆卷，重新排序相比較，大大縮短了時間。數字化管理檔案能夠快速的查找文件，查找紙質版檔案工作量特別大，需要翻找一段時間才能找到所需要的材料，而數字化檔案，只要按照目錄檢索，即能很快的找到任何文件，這無疑提高了工作效率。
3.加強檔案數字化管理有利于提高社會價值
檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它承載著過去、現在和將來。檔案存儲的目的是為了使有價值的資源保存完整，為日后的查找交流提供原始依據，從而實現其社會價值。檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案，能夠提高檔案的利用效率，提高檔案服務水平和能力。檔案數字化管理之后，可以通過電子文檔進行交流和利用，從而減少翻閱所造成的破壞，更好的保護原有的紙質文件，同時，能夠有效的防止原始文件被篡改的行為。數字化檔案管理能夠把所有檔案材料上傳到郵箱、百度云等，這就避免了突發狀況毀損檔案文檔，從而使檔案的使用相對安全。
二、加強檔案數字化管理的注意事項
1.加強檔案數字化管理要強化管理制度
檔案管理是一個復雜細致的工作，所以，加強檔案數字化管理需要完善數字化檔案管理制度。第一，要建立適應于本部門檔案管理的制度。例如，數字化檔案日常管理制度、數字化檔案工作制度、數字化檔案查詢制度、數字化檔案保密制度、數字化檔案管理規范等，從而使數字化檔案管理在科學的規章制度下運行。第二，要使檔案管理人員樹立保密意識。數字化檔案面臨的一個重要的問題就是安全問題，因為信息技術的快速傳播，可以在極短的時間內把檔案內容泄露出去，如果出現問題，很有可能導致嚴重后果。所以，在檔案數字化管理過程中一定要把保密意識放在突出位置，要加強對檔案存儲盤的保護。同時，要采取正確的操作方法和有力的防護措施，避免病毒或黑客的入侵，從而確保檔案數字化管理工作向前推進。
2.加強檔案數字化管理要用好各種資源
檔案數字化管理需要充分利用各種資源才能達到科學管理的目的。第一，要配齊軟硬件設施。數字化軟硬件設施是確保檔案數字化管理的保障，它直接關系著是否能夠使檔案管理工作正常運轉。所以，檔案管理部門要把必要的數字化管理所需要的電腦、硬盤以及相關軟件配備完善。第二，要利用好網絡技術。在檔案數字化管理過程中要善于使用二維碼等功能，通過網絡技術解決檔案數字化和移動終端互通互聯的問題，從而確保檔案信息的現代化管理。第三，要及時更新信息化技能。在當今快速發展的新時代，信息技術每天都更新，所以，檔案管理工作也要適應時展要求，不斷更新數字化管理的技能，從而提高檔案數字化管理水平。第四，要保證檔案錄入的準確性。在運用現代手段掃描、復制檔案資料時一定要確保錄入、存儲的資料是正確的，這就要求有專人對數字化檔案進行核對，從而避免檔案材料遺漏和錯誤的問題。
3.加強檔案數字化管理要注重人才培養
加強檔案數字化管理，人才是關鍵。各部門要加強信息化人才培養，引進和選拔數字化技術方面的人才。第一，要加強數字化人員的培訓。在現代檔案數字化建設過程中，無論是系統開發，還是軟件維護都需要專業化的人才作保障。所以，檔案管理部門要加強對數字化管理人才的培訓。通過學習培訓培養一批懂信息技術，并且熟悉檔案業務管理的復合型人才，從而提高檔案管理工作人員運用現代化技術管理檔案的能力。第二，要加強檔案管理人員的培訓。一段時間以來，部分檔案管理人員習慣于傳統的檔案管理模式，這就要通過培訓學習，使檔案管理人員轉變觀念，認識到信息化對檔案管理工作的重要性，從而積極主動的學習并運用現代技能管理檔案。同時，檔案管理部門要為檔案管理人員創造外出學習的機會，通過學習使檔案管理人員掌握現代化管理能力，從而提高檔案管理人員數字化管理檔案的水平。
參考文獻：
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作者:張華
