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【摘要】傳統檔案保存、保養和管理難度較大，檔案管理工作必須與時俱進，實現電子檔案數字化管理。電子檔案數字化管理具有便捷的共享特性、高效性與關聯性的優點，同時具有系統依賴性與非人工識別性、信息的易變性與壽命問題等缺點。各部門要制定符合實際的電子檔案管理規范，標準化規范化建設電子檔案，通過培訓學習前瞻性知識以不斷提高檔案管理人員的業務能力和整體素質，促使其廣泛應用現代化科學技術，有效開發和充分合理利用檔案資源，實現電子檔案數字化管理，不斷改進創新和提高檔案管理水平，確保實現電子檔案信息價值。
【關鍵詞】電子檔案；數字化管理；優缺點；管理水平
1引言
檔案是信息資料的載體，可反映經濟社會發展的實際情況，有效利用檔案信息可促進經濟社會的協調發展，可見檔案管理的重要性。隨著現代科學技術不斷發展，傳統檔案管理方式已經不能滿足需求，需要應用現代科學技術來科學規范地管理檔案，實現檔案電子化數字化管理，實現檔案信息化并不斷提高其利用率，不斷提高檔案管理水平，促進我國檔案事業的進一步發展，促進經濟社會的協調快速發展。
2電子檔案數字化管理的優點
2.1便捷的共享特性
在傳統紙質檔案管理中，需要在工作日內完成檔案日常管理與檔案收集、整理、查詢、利用等任務，需要檔案管理人員親力親為，致使檔案信息獲取相對滯后性，要耗費較多時間完成檔案的整理、查詢和利用。相反電子檔案數字化管理不受時間和空間的限制，借助網絡及其云存儲技術，能實現實時共享、獲取和充分利用電子檔案及其信息，必要時可根據使用目的再行加工整理。即在規定權限內，利用者可自行瀏覽檢索，發揮高新技術的便捷性。
2.2高效性與關聯性
電子檔案能顯著提高檔案立卷工作效率，無需零散遞交檔案材料，只需將電子化的檔案資料通過網絡傳輸，便可通過管理軟件完成立卷與目錄編制工作，這不僅可以減少檔案材料丟失現象，而且減少了周轉環節，顯著提高了管理者的工作效率，降低工作負擔。電子檔案的關聯有利于查閱者查閱檔案及其信息，在系統檢索項目中輸入相關主題詞，便可以不同方式調閱相關檔案及其信息，有利于進行深層次研究。
3電子檔案數字化管理的缺點
3.1系統依賴性與非人工識別性
要保持基于計算機技術建立的電子檔案的可兼容性。計算機技術及其硬件配置和檔案管理軟件在不斷更新，相應檔案管理機構也應加快電子產品更新換代的速度，不斷升級檔案管理軟件。在更新換代和軟件升級過程中，可能因為系統和軟件不兼容問題而出現不能識別和讀取既有檔案信息的情況。電子檔案是以計算機語言即數字代碼形式存儲的，技術人員應解決不能識別和讀取問題，否則應恢復程序至原始狀態。
3.2信息的易變性與壽命問題
如前所述，電子檔案是以數字代碼形式存儲的，信息可被復制、被修改甚或被刪除，如果沒有留下痕跡，很難發現事實真相，這需要相應技術備份原始電子檔案。電子檔案載體要求存儲環境具有較高的微小氣候、磁性等條件要求，具有一定壽命，與紙質檔案相同均涉及到長期保存和利用問題，是一對矛盾共同體。
4提高管理水平的措施
4.1制定符合實際的電子檔案管理規范
各部門各單位建立電子檔案水平參差不齊，沒有認識到電子檔案數字化管理的重要性和意義所在，致使管理水平普遍不高，沒有形成規范的管理規定甚或法律法規。由于電子檔案易變性和無源性極強，如果制定符合實際的管理規范規定，電子檔案管理就會有章可循，不斷提高檔案管理工作質量。這要求檔案管理部門要事先確定檔案數字化的法律風險，明確檔案法在檔案數字化管理中的導向性，通過制定符合實際的管理規范，保證檔案管理系統的正常高效運行。
4.2加強電子檔案標準化規范性建設
數字化檔案管理具有較強的易變性和刪改性，需要一套完善的規范制度來約束檔案管理。在電子檔案的管理過程中，集中管理是可取的，將有效管理措施貫穿在檔案管理全過程，形成全方位管理，需要管理部門統一管理檔案資料收集、整理和歸檔環節，能有效避免檔案原始材料遺漏和丟失現象。在管理電子檔案過程中，應該遵循一定的原則和順序，需切實貫徹和落實全程保護制度和傳遞記錄制度，有利于避免較低的專業水平而降低檔案管理水平，同時能夠加強歸檔文件和其他文件的關聯性，對方便使用電子檔案奠定了堅實的基礎。
4.3加強培訓和學習，不斷提高業務能力和整體素質
管理水平與知識能力密切相關。數字化管理模式對檔案管理人員的專業能力和綜合素質要求較高，不僅需要掌握全面的檔案管理理論知識，還需具有較高水平的計算機設備操作和應用軟件能力。因此，檔案管理部門需要加強對檔案管理人員的業務培訓，促進檔案管理人員提高專業素質，要建立定期考核機制，檢測專業素質，以采取有效措施改善和提高管理水平；要引進檔案數字化管理人才，激發檔案管理部門活力，充分利用專業人才榜樣作用帶動并提高原有工作人員的素質，促進提高檔案管理人員的整體素質。
4.4加強保護電子檔案
（1）加強病毒檢測，確保電子文件安全。（2）把握存儲介質質量，保證檔案信息保存壽命。（3）定期檢測和拷貝電子檔案載體，保證檔案信息的可靠性。（4）規范保管條件。（5）掌握檔案信息修復技術。檔案管理人員要掌握物質載體破損的修復技術，主要包括計算機殺毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等，保證電子檔案的安全性、齊全性和完整性。
4.5確保實現電子檔案信息價值
檔案管理部門的重要職責是保管和儲存檔案資料，確保實現檔案信息價值。電子檔案數字化管理要以實現檔案信息價值為目標，不僅要將先進的科學技術應用于為外界提供更優質的檔案信息服務，更要真正實現檔案信息價值。電子檔案數字化管理可進一步將檔案及其信息儲存于磁盤、光盤、硬盤等介質中，有效儲存檔案信息。電子檔案數字化管理能進一步確保檔案信息的安全性和共享性，為實現檔案信息價值提供有力的支持。綜上所述，傳統檔案管理模式難以適應現代科學技術對檔案管理的需求，具有嚴重的滯后性，嚴重阻礙了檔案管理工作效率和質量的提高。檔案管理工作必須與時俱進，實現電子檔案數字化管理。電子檔案數字化管理具有便捷的共享特性、高效性與關聯性的優點，同時具有系統依賴性與非人工識別性、信息的易變性與壽命問題等缺點。各部門要制定符合實際的電子檔案管理規范，標準化規范化建設電子檔案，通過培訓學習前瞻性知識以不斷提高檔案管理人員的業務能力和整體素質，廣泛應用現代化科學技術，有效開發和充分合理利用檔案資源，實現電子檔案數字化管理，不斷改進創新和提高檔案管理水平，實現電子檔案信息價值。
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作者:王冬梅 單位:大安市醫療保險經辦中心
