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摘要：隨著高職院校科研水平的提升，科研檔案也呈幾何數量增長，為推動科研檔案高效收集與利用，建立科研管理數字檔案館勢在必行。高職院校構建科研管理數字檔案館在觀念、技術、人員、經費等方面存在一系列問題。由此，高職院校應進行頂層設計，統一標準，規范建設；構建科研管理數字化檔案資源；大力加強數字檔案館基礎設施建設；構建數字檔案館安全保障體系；構建信息化人才隊伍，提升檔案服務能力。
關鍵詞：高職院校；科研管理；數字檔案館；構建
1高職院校構建科研管理數字檔案館的必要性
數字檔案館是對傳統檔案工作的創新性變革，它從根本上改變了檔案館的工作模式和服務類型，使檔案館服務更為高效。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出要加快推進傳統載體檔案數字化，把數字檔案館建設列入信息化建設整體規劃，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化[1]。隨著高職院?？蒲兴降奶岣?，教師科研熱情的高漲，科研工作量越來越多，科研檔案資源呈幾何級數增長，建立適合高職院校自身發展需求的科研管理數字檔案館，有助于實現科研檔案精細化管理，適應快速發展的數字校園建設需要。
1.1確?？蒲休d體檔案安全的需要
傳統載體檔案在進行數字化后，就可以被封存管理，在以后的檔案利用中可不動用原件，從而大大減少了對檔案的各種損害，提高檔案安全系數，保障檔案安全。數字檔案具有強大的備份以及復制隨著互聯網絡的無限延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習、生活和娛樂，人的生存方式發生了巨變，我們已進入了大數據時代。同時，檔案數量急劇增長，為實現檔案安全存儲與有效利用，傳統的檔案館不斷地向數字化改變。數字檔案館是伴隨著多媒體技術、數據庫技術和計算機網絡等技術的發展而產生的。它把不同載體的檔案信息資源以數字化的形式保存，以網絡化的方式相互連接，從而及時提供利用，實現檔案資源共享。高校數字檔案館是學校在現代信息技術環境下產生的新型檔案館，是一種檔案信息集成管理系統，是高校檔案館發展的趨勢?？蒲泄芾頂底謾n案館是高校數字檔案館的一個組成部分。它通過不同類型的網絡實現科研檔案收集、管理和移交，以統一的數字形式存儲各種科研檔案信息，教師通過網絡就可以利用所需的信息，提高檔案利用效率。在數字化校園的背景下建立專門的科研管理數字化檔案館勢在必行，將推動科研檔案管理向更便捷、安全、全面的方向發展。能力，可以將其方便地儲存在相應介質上且方便移動。即使某個數字化檔案因為意外而損壞，也可以利用其備份資料重新建立，從而確?？蒲袡n案永久存儲與安全保管。
1.2推動科研檔案管理向現代化轉型升級的需要
移動互聯網的迅猛發展，人們獲取信息和服務的方式發生改變，突破了時間和空間的限制，及時性、在線性和移動性需求突出。數字化促進了檔案工作向現代管理、利用模式轉變，實現轉型升級。科研傳統載體檔案數字化，改變了存儲形式，壓縮了存儲空間，通過網絡提供利用，實現大范圍整合與檢索，實現共享。
1.3為教師提供便捷科研檔案服務的需要
數字化檔案可以通過網絡傳送，教師通過網絡就可以方便地利用、復制檔案，用數字化促進便捷服務?？蒲泄芾頂底謾n案館可以實現科研檔案信息資源的整合與共享，增加檔案信息資源的開放度，擺脫時間和地域地限制提供檢索、查詢、利用等便捷服務，為教師迅速、準確、直觀地呈現更具廣度和深度的科研檔案信息。
2高職院校構建科研管理數字檔案館存在的問題
高職院校的數字檔案館建設工作尚處于起步階段，檔案館多停留在傳統紙質館藏層面，構建科研管理數字檔案館存在諸多問題。
2.1觀念層面的問題
目前，許多高職院校沒有形成現代檔案管理意識和觀念，高校檔案信息化發展緩慢，建設數字檔案館的意識不夠強烈，科研管理數字檔案館建設涉及到學校多個部門，但相關部門的參與意識普遍不高，在檔案材料的收集、整理以及數字化過程中沒有給予足夠的支持，很多有價值的檔案不能及時歸檔。很多高校在數字化方面重設施建設輕內容建設，對數字檔案資源的利用也只是簡單查詢共享。檔案信息安全防范不到位，涉密和非涉密檔案信息混合管理，帶密級信息、敏感信息未經嚴格審查，公開上網提供利用，存在降密使用和泄密風險。
2.2技術層次的問題
在技術條件方面，科研管理數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐[2]。高職院校數字檔案館建設基礎差、底子薄，設備落后，缺乏統一的標準和規范，科研檔案整理不規范，各部門形成了大量的科研電子文件，但輸出的文件格式多種多樣，很大程度了影響了科研檔案的整合與共享。
2.3人員層面的問題
科研管理數字檔案館對高校檔案工作人員的綜合素質要求更高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且還需要熟練掌握計算機技術、網絡信息技術以及多媒體技術[3]。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業知識，又掌握先進技術的復合型檔案優秀人才。
2.4經費層面的問題
科研管理數字檔案館基礎設施建設、檔案資源數字化、人員培訓等都需要經費的保障。而現實中由于學校不太重視檔案工作，相應的經費投入嚴重滯后于數字檔案館建設資金需求，經費短缺已經成為當前影響我國高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。
2.5共享層面的問題
目前各高校在辦公、教務、科研、學生、財務等方向建有多套管理系統，但每個系統都是孤立的，沒有實現互聯互通，沒有統一的數字化標準，各個系統之間的數字信息轉化難以順利實現，形成了信息孤島。
3高職院校科研管理數字檔案館構建策略
科研管理數字檔案館建設應站在數字化校園建設的層面，對其結構、功能、層次、標準進行統籌考慮和明確界定，有重點、分步驟地進行，加強硬件和軟件設施建設，統一標準規范，優化人才隊伍，實現便捷、高效、共享。
3.1學校頂層設計，統一標準，規范建設
3.1.1完善制度建設
高職院校要結合國家檔案局的《數字檔案館建設指南》和《數字檔案室建設指南》等相關規范性文件，制定符合本校實際、保障數字檔案室正常運行的各項制度，統一標準和規范，如制定《科研管理數字檔案館建設方案》，詳細規劃建設目標、建設條件、建設內容、實施步驟等內容；制定《電子文件歸檔和歸檔電子文件管理規范》，規范數據的采集、存儲、處理、使用、共享，確保數據真實、完整、準確、安全、可用[4]，促進科研檔案管理工作科學化、規范化地開展。
3.1.2整體規劃，循序漸進，持續進行
高職院校將科研管理數字檔案館建設列入學校各級工作規劃，以構建數字化校園為契機，統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、數據管理等各個方面，整體規劃。首先要理順工作體制機制，成立由主要領導掛帥，有關部門共同參與的領導小組，統籌開展工作，帶動電子文件工作整體發展，及時對科研管理數字檔案館的各項保障情況進行督促檢查[5]21?？蒲刑?、檔案室、大數據與網絡中心為直接負責部門，其他系部處為配合部門，各級聯動，相互配合，推動數字檔案館建設?？蒲泄芾頂底謾n案館建設應加強與學校其他檔案信息管理部門信息對接與整合，資源共享，建立全面、完整的信息體系，進而擺脫目前高校內部各信息管理系統各自為戰、信息孤島和信息不能順暢共享的局面。
3.2構建科研管理數字化檔案資源
科研管理數字檔案館建設應堅持“資源為王”，對非數字檔案及時進行數字化及歸檔，而且要強化歸檔規范和要求，保證歸檔的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學、格式規范[5]20，同時將數字檔案信息進行有序排列，建立數字檔案資源庫，保證數字檔案館建設質量。
3.2.1傳統載體檔案數字化
科研管理數字檔案館建設的首要任務，就是要把傳統載體檔案數字化，實現“存量電子化”。統籌規劃，有重點、有選擇地開展傳統載體檔案數字化，可以按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施[6]。檔案數字化要注重質量，確保內容完整、畫面清晰，與原件一一對應，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用。
3.2.2全面開展原生電子文件的接收、歸檔工作
科研管理數字檔案館及時接收新形成的科研管理電子文件，并進行歸檔與備份，實現“增量電子化”。電子檔案接收嚴把質量關，依據電子文件接收范圍、標準和方法，確保與紙質原件一一對應，加強對相應部門監督指導，包括確定歸檔范圍、規范、質量檢查等。
3.3加強科研管理數字檔案館基礎設施建設
數字檔案館是一個集計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術等為一體的高新技術項目，對基礎設施建設要求較高，需構建由網絡環境、硬件環境和系統軟件組成的，能夠滿足數字檔案資源管理和共享利用需求的基礎設施，實現科研檔案信息資源的網上收集、開發和利用。
3.3.1網絡環境建設
科研管理數字檔案館網絡環境主要包括檔案館內部網、校園網、公眾網。它通過以網絡來實現其功能，依附于網絡而存在，是學校整體網絡基礎設施的有機組成部分。中心機房、網絡綜合布線的配置，要充分考慮各類電子文件采集、歸檔、安全管理等工作相關要求，配備足夠數量的內外網絡信息點，網絡性能應能適應各類數據的傳輸、利用要求。
3.3.2硬件環境建設
科研管理數字檔案館按照相應基礎網絡架構、主要技術路線等構建建設滿足需要的硬件環境。其硬件設施主要包括服務器、網絡設備、存儲設備、數字化加工與輸入設備、終端設備等，保證巨量的信息存儲和讀取能力以及快速信息處理能力。設備選配必須充分考慮系統性、安全性和高性能，滿足科研管理檔案的收集、存儲、利用和備份要求。
3.3.3系統軟件建設
數字檔案館系統軟件主要包括操作系統、數據庫系統、其他工具軟件等，實現電子文件準確、及時、快速、自動的轉換和歸檔。根據數字檔案館的規模和硬件配置等情況選擇操作系統，綜合考慮任務量、安全性等因素。數據庫系統應滿足數據存儲與管理需求，還應具有開放性、擴展性、穩定性，支持現有操作系統和應用軟件及其升級需求。根據數據采集、管理、利用等需要，科研管理數字檔案館還需配備一些其他工具軟件，如數據交換、格式轉換、全文檢索等方面的軟件。
3.4構建科研管理數字檔案館安全保障體系
科研管理數字檔案館必須把數據安全放在第一位，嚴格遵循國家相關標準和技術規范，多種手段保證數字檔案信息安全，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全保障體系。
3.4.1制定并嚴格執行安全管理制度
科研管理數字檔案館應建立健全安全管理制度，確保數字檔案館建設和運行的安全。一是建立檔案庫房安全管理制度和檔案數據安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理和檢查，保障數據安全、高效、可信。二是合理設置網絡管理權限。根據機構設置和崗位職責，明確系統管理員、安全管理員和安全審計員相應的職責，按人員類別授予不同的管理權限。四是多重備份，保障電子檔案數據安全，并將紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。五是開展科研檔案密級鑒定，制定本校定密工作方案，嚴格執行國家保密制度，建立科研檔案信息管理系統安全保密防護體系，完善檔案信息公開保密審查程序[7]，推進安全等級保護和分級保護工作，對涉密檔案、內部檔案和可公開的檔案分別處理。六是強化管理與審計手段，完善應急預案，建立起災難恢復機制，提高應急處置能力。
3.4.2優化安全保障技術方法
科研管理數字檔案館建設應嚴格按照信息安全等級保護和分級保護要求，采取相應的安全保障技術方法，嚴格按照有關安全保密規范要求進行項目設計、系統開發和項目施工[6]。針對數字化資源存在的非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊等風險，科研管理數字檔案應配備正版殺毒軟件，有選擇地配備防火墻、用戶認證、移動存儲介質管理軟件等安全管理工具，確保系統軟硬件穩定、可靠、可控，提升數字檔案館的抗風險能力。
3.5構建信息化人才隊伍，提升檔案服務能力
科研管理數字檔案館的構建對檔案工作人員提出了更高的要求，人才隊伍建設堅持“引培并據”的原則，首先要重視對現有檔案管理人員的教育與培訓，同時積極引進既懂計算機技術又了解檔案內容和檔案管理業務的復合型人才，配備一支素質高、結構合理的檔案管理專業隊伍。進入移動互聯網時代，高校檔案用戶信息需求呈現出及時性、在線性和移動性特征，傳統檔案館不能滿足這一需要，高職院校建立科研管理數字檔案館，就是為了創新檔案信息服務方式，拓展與深化檔案信息服務內容，實現科研檔案信息共建共享，更好地為教師服務。檔案網站和移動終端提供個性化的在線服務、移動服務，教師可以隨時隨地利用檔案資源，提升了檔案信息開放、整合共享程度?？蒲泄芾頂底謾n案館可開設專題檔案查詢欄目，方便教師隨時隨地查閱科研檔案信息；還開設科研成果、科研評估等專題欄目，為教師及時、高效地利用科研檔案搭建平臺。
作者:田紅磊 單位:唐山工業職業技術學院
