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【摘要】本文從提升辦公室工作的精細化管理角度出發，分析現狀，明確辦公室精細化管理的意義與作用，并由此提出辦公室精細化管理工作的創新與發展，為當前辦公室工作精細化設置提供可參考的意見。
【關鍵詞】精細化管理；辦公室；創新
一、辦公室工作現狀分析
（一）人員設置專業化不足，還存在“臨時抓壯丁”的現象。雖然當前的辦學條件及各項教育工作中的發展都在向更加精細化、科學化、專業化的大趨勢延伸，但是辦公室管理及相關工作還是直接嵌套在其他相關專業中的，因此，當前很多辦公室工作在人員選擇上，隨意性較大，認為辦公室工作只要是本單位員工就可以勝任，還是以“抓壯丁”的形式展開，辦公室人員的專業培養工作機制缺乏，有些單位甚至以“輪流值班”的形式開展日常辦公室工作，其工作現狀可想而知。
（二）工作精細化要求不嚴格，存在憑經驗辦事的現象。辦公室工作本質上是上傳下達、下情上報的中間樞紐站，可以說是一個單位一個企業的“管家”，但是在很多上下通達的工作中，很多辦公室工作人員還存在憑經驗辦事的老習慣，對規范化、科學化要求較低，對AB崗職位的劃分還不夠明確，存在有些工作交叉執行、多頭辦理的現象，導致辦公室工作人員分工不清晰、職責不明確、業務不精湛，服務單位的根本職能發揮不到位。
（三）工作內容更加多頭化，雜亂無章。在當前全面從嚴治黨的大環境中，要求黨對各項工作的統領，而在辦公室工作中，存在業務與黨建兩層皮、結合不緊密，業務工作井井有條、黨建工作雜亂無章的現象，工作內容在黨建與業務之間的結合不夠緊密，造成辦公室工作多頭緒、少規律，制度建設不完備，缺乏科學規劃。
（四）工作人員思想認識不到位。在工作人員配備上，很單位存在臨時抓壯丁的現象，這就直接導致很多辦公室工作人員不僅對工作認識不到位，在思想態度上存在誤區，認為辦公室工作太過于繁瑣，學習研究意識較差，再加上辦公室工作與具體業務工作相比，沒有特別明顯的專業性，有些人甚至認為辦公室只是負責接待、“打雜”的被邊緣化的工作群體，因此對被分配到辦公室工作的熱情不高、干勁不足，工作態度消極怠慢，導致辦公室工作效果不好。
二、辦公室精細化管理的意義
（一）明確各工作人員職責，防止推諉扯皮。對辦公室工作進行精細化管理，在人員管理的橫向上，有利于通過合理的分工，明確專人負責與AB崗之間的輪班制度，堅持辦公室事務有人管，堅持在A崗工作人員在崗時，B崗有權利就此工作“不管不顧”，通過職責分工的細化，避免了工作人員之間的相互推脫、推諉扯皮現象；在人員管理的縱向上，既堅持辦公室工作的專業化發展，又為工作人員的辦公能力提升、接待水平提高、會務安排專業化等方面的能力提升，為工作人員的全面發展提供了契機。
（二）通過精細化管理細化工作職責，避免因靠經驗辦事出現疏忽大意的情況。精細化管理的目的在于以精細的制度、規則、條例、規矩等一系列明確的制度建設來指導實際工作，在遇到制度規定之外的事時，堅持及時請示匯報，每一件事的處理解決都有明確的制度要求與規則約束，避免出現有些工作人員以經驗辦事情，“深一腳淺一腳”等問題，甚至在某些時候容易出現以經驗總結為主，對制度、規則置之不理的現象，導致工作出現問題。
（三）提升辦事效率，解決程序繁瑣問題。通過精細化人員分工、精細化制度建設，為各項工作的開展提供了制度支撐、人員支持。各事項都以制度指示來做，減少了人員之間的重復工作，提升了工作效率，專人專事專辦的精細化分工，避免了群眾多跑腿、一事多人辦的推諉扯皮現象，提升了辦事效率，也在某種程度上通過專人專責保證了單位的作風建設問題。
（一）強化細節意識，提高思想認識。辦公室工作不是簡單的接待與邀請，不是單位邊緣化的工作，與其他工作崗位相比，雖然專業工作的要求性不是很高，但是在工作中的地位是其他專業性工作無法替代的。如果說專業性工作是單位發展支撐的話，那么辦公室工作就是這些支撐中的外部裝修與內部陳設，直接代表了本單位的辦事方式、處事原則與單位整體形象，因此，工作人員要充分認識辦公室工作的重要性與必要性，堅持在整體單位工作中做好承上啟下、連通內外的關鍵作用，為單位的科學高效發展提供“軟實力”保障。辦公室工作人員要對精細化管理的理念宗旨進行了解，明確細節的重要性，通過對細節的把握，使每一項工作都能做到一絲不茍和細致合理。對于領導吩咐的工作，不拖延，不延遲，讓一層層傳遞的文件不在自己的手中積壓，避免產生差錯。同時，對于辦公室服務人員來說，不能對要求辦事的人嗤之以鼻或者持冷漠的態度，而是應該盡心竭力地提供咨詢和幫助，樹立好企業的形象。最后是對辦公室的工作進行梳理，合理安排工作，對工作進行全面的思考和合理的安排，遇事冷靜，增強責任意識和創新意識，開展工作做到有條不紊。
（二）明確專人負責。辦公室工作精細化管理的重點在于通過專人負責，理順各項工作之間的關系。不管是哪個單位的辦公室工作，給人的印象歷來是雜亂無章、多頭處理這些負面影響，堅持通過專人負責制，保證專人專崗，保證各項工作執行有制度、發展有前景、人員要固定，堅決杜絕在某一工作崗位上“三天打魚兩天曬網”，減少不必要的推諉扯皮與相互踢皮球，保證辦事群眾的利益。堅持專人負責，還要堅持實施崗位職責制度，讓辦公室工作人員有權利、有責任，這樣辦公室工作人員才能在制度與責任的雙壓力下提升辦公室工作整體成效。
（三）用制度管權管事管人，防止經驗主義。經驗是在日常工作生活中積累的對某些特定事例的解決方法與固定看法，在某種程度上，有利于方便工作、提升效率，減少了許多請示上報的麻煩，但是從另一方面來說，經驗是某一個人或某一群體在工作生活中總結出來的，但是在工作中，制度的約束是既保證工作人員利益，又保證辦事人員利益的雙負責制，而經驗更多的是對自我的保護，單憑經驗辦事往往會因為對規則的漠視導致工作出現一定的偏差。堅持在辦公室工作管理中憑制度辦事，堅持用制度管理辦公室事務、辦公室人員，約束辦公室人員的經驗為王的工作習慣，通過制度的硬性約束，保證工作人員與辦事人員雙方的利益。
（四）通過日志與考核查驗工作結果。辦公室工作往往被排除在年度考核、半年考核之外，這也是很多人認為辦公室工作邊緣化的原因之一。對辦公室工作的考核確有必要，通過辦公日志、辦事效率、年底工作總結等方式對辦公室專崗辦事辦結率、轉辦工作落實力、發文收文檔案化管理以及其他日常工作進行細致考核，將考核結果與獎懲激勵掛鉤，不斷激勵辦公室工作向更加高效、更加科學的方向發展。要根據崗位職責的要求，改變過去重過程輕監督、重結果監督輕過程監督的做法，制定考核辦法，獎優罰劣，積極進行績效考核，建立全過程的監督體系。實施責任分解，按照科學性、激勵性和可操作性原則，將每項工作目標細化、量化，從時間、標準、效果等方面具體化，建立責任明確、權責統一的責任體系。堅持定量考核與定性考核相結合，綜合考核與分類考核相結合，辦公室內部考核與外部服務對象評議相結合，不斷增強考核的可信度。要把考核結果與行政問責、獎優評先等有機結合起來，推動辦公室各項工作取得實效。要加強執行制度的監督檢查，將制度規范的約束力、凝聚力轉化為工作的高效率。要建立辦公室各項工作的活動臺賬，詳細記錄每個人的工作業績，定期通報工作情況，總結推廣先進典型。
四、結語
辦公室工作要堅持上聯下通，上情下達，堅持對辦公室工作的精細化管理確有必要。只有通過精細化管理明確專崗專責、依制度辦事、杜絕推諉扯皮等，才能保證辦公室發揮積極作用，提升單位整體發展的外部形象。
【參考文獻】
[1]張爽.推進精細化管理提升辦公室工作質效[J]管理科學,2017(07):121.
作者:李蕊伶 張建 單位:中國水利水電第十四工程局有限公司