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摘要:隨著社會的快速發展、醫療市場環境的不斷變化，優化醫院服務水平越來越重要，而醫院行政辦公效率的提高，將有助于醫院向患者提供更加優質的服務。在各種技術手段的推動之下，精細化管理理念在醫院行政辦公中得到了越來越廣泛的應用，但不可否認的是，精細化管理理念在具體的應用過程中還存在著一定的問題。本文將首先對在醫院行政辦公中應用精細化管理理念的背景進行闡述，隨后對現階段存在的問題進行分析，最后有針對性地提出優化策略，希望能夠為提升精細化管理理念在醫院行政辦公中的應用水平有所貢獻。
關鍵詞:精細化管理;醫院行政辦公;應用策略
一、引言
精細化管理理念在醫院行政辦公中發揮著十分重要的作用，有助于醫院行政辦公室對工作中出現的問題進行研究、對醫院的工作進行總結、對各部門的重點工作執行情況進行有效推動，進而提高醫院的行政辦公質量，從而使醫院能夠更好地服務于患者、服務于人民、服務于社會。
二、醫院行政辦公中采用精細化管理的背景
(一)醫院行政辦公工作的實際需要
1．工作的重要性
醫院行政辦公的重要性在于其能夠在醫院的日常運作中起到承上啟下、左右協調以及聯系內外的作用，具體職能總結為以下四點:(1)輔助領導進行決策，醫院行政辦公通過對醫院各部門的調研，并將調研所收集到的有用信息反饋給醫院領導，進而為領導的決策提供建議或參考，增加決策的科學性和民主性;(2)對醫院的工作進行協調，行政辦公需要從醫院整體角度出發對醫院行政部門乃至各個部門的關系進行協調，優化醫院的整體服務能力，比如當醫院需要舉行大型活動時需要行政部門進行活動的安排和各部門時間的協調;(3)落實管理制度和傳達領導決策的職能，推動醫院各項運作有條不紊;(4)對醫院工作進展進行推動，對醫院各項工作進行督辦和檢查是行政辦公中的重要工作內容，一方面能夠提高醫院各項工作的真實性和透明性，另一方面能夠提升醫院的整體運作效率。通過對醫院行政辦公職能的分析可以發現，行政辦公的工作是重要且繁雜的，而精細化管理理念的引入能夠有效推動工作的細致性和高效性。
2．工作節奏快
醫院從本質上而言是一個救死扶傷的場所，通常會面臨到諸多的突發性事件，醫院工作的根本目標是治療患者，因此醫院的行政辦公工作也不能脫離服務于臨床治療這一核心。醫院的行政辦公工作應該處理好緊急任務和日常工作之間的關系，一方面要能夠在緊急突發情況下，對醫生、患者、各科室以及醫院領導的要求或者需求做出高質量的協調應急處理，另一方面還要做好日常性工作，在提升應急水平的同時保證日常工作的質量。
3．工作范圍廣
醫院的行政辦公工作被稱為醫院運作的紐帶，除了聯系醫院內部各級領導干部職工，還需要聯系患者、其他合作醫院、上級單位、政府相關部門等，此外醫院的行政辦公工作還涉及醫院的網絡信息、醫療材料、醫療設備等多方面內容，因此，在開展工作時，應該厘清重點工作和非重點工作之間的關系，應以自身的本職工作為主。
(二)精細化管理具有重要優勢
精細化管理理念最早出自日本，來源于豐田企業“精益生產”的管理理念，隨著精細化管理理念的發展和豐富，形成了“精、準、嚴、細”的核心內涵，“精”是指在運作的過程中要將服務做到最精;“準”要求數據信息和決策的準確;“嚴”即是在運作中內部各環節要嚴格遵循規章制度和標準要求;“細”就需要對將服務做到細致，將管理做到細化。隨著醫院自身的不斷發展和外部環境對醫院服務能力越來越高的要求，醫院在建設運作的過程中會面臨到越來越多的問題，在這一背景下就需要引入精細化管理理念，來提高行政辦公的質量，實現對各科室之間高效的管理，強化醫院的內部建設，充分發揮各科室的潛力，進而實現醫院整體水平的提高。此外，精細化管理還能夠幫助對醫院現階段運作中存在的問題進行總結分析，并且發現醫院在管理服務中的薄弱環節，推動問題的解決和薄弱環節的強化。
三、現階段醫院行政辦公中存在的問題
(一)績效和考核管理存在問題
通常情況下，在進行績效和考核的管理時，通常會將績效考核與績效管理等同處理，這種處理手段導致的后果是對績效管理的概念認知不清，只有績效考核的結果而沒有績效管理的過程?？冃Э己说哪康脑谟趯ぷ髑闆r的掌握、反饋和改進，是一個雙向的過程，績效考核和管理的根本目的不應在于對薪資的計算和獎懲，而在于對工作情況的改進，現階段經常會將績效管理等同于績效考核，而忽視反饋和改進的環節。此外，缺乏系統性的考核標準，不僅提升了考核的工作量，還導致考核工作難以做到高效率、公開透明，績效考核標準的隨意和粗獷使得行政辦公工作難以標準化、統一化。
(二)精細化管理的技術手段落后
由于精細化管理理念在醫院行政辦公中的應用還處于摸索探究階段，相關的體系制度還不完善，因而精細化管理理念的實際應用中還存在諸多的問題。比如，計算機技術是提高精細化管理理念應用水平的重要手段，而一些醫院的部分工作人員在相關系統的設計以及使用熟練度上還有待提高。除此之外，信息技術的更新換代速度較快，軟件系統需要進行持續性的升級，然而一些醫院的硬件設備難以滿足需要，這就導致了一些醫院的精細化管理技術手段較為落后，無法充分發揮網絡技術和計算機技術在精細化管理中的積極作用。
(三)對精細化管理的重視程度不足
醫院對精細化管理理念對醫院行政辦公的促進作用尚未有充分的認識，對精細化管理的重視程度不足，導致在進行精細化管理理念應用的過程中沒有足夠的支持，缺乏相應的設施設備、資金和人力的投入，精細化管理理念在醫院行政管理中得到有效應用的難度較高。同時，重視程度的不足還會導致相關工作人員的意識不到位，一些工作人員在專業知識上存在著一定的不足，在行政辦公和醫學知識領域的技能無法滿足精細化管理的需要，缺乏必要的培訓和提高。
四、精細化管理理念在醫院行政辦公中應用的優化策略
(一)改善科室內部管理
改善科室內部管理主要應該做好制度化建設，完善各項規章制度，對各崗位的職責進行明確。涉及醫院行政辦公工作的崗位較多，首先應該做到完備的人力資源配置，而不同專業、不同特長的員工共同工作，為了提高工作質量就需要構建完善的管理制度，實現對各崗位人員的最優配置。同時，各崗位之間如果工作職責范圍不清晰，工作流程模糊，則會影響到工作效率，一方面應該對工作流程進行梳理，將工作流程制度化、規范化，對流程的細節要進行考察，避免流程運作的過程中存在著盲區;另一方面，對于固定的工作流程要嚴格遵守，比如報銷、蓋章和接待類型的工作流程，做好流程的總結工作?？剖覂瓤冃Ч芾硎菍芾碇贫嚷鋵嵡闆r的反饋，由于在醫院行政辦公的績效管理中主觀成分影響較大，因此在進行績效管理和考核時應該考慮構建一個被廣泛認可的體系，基于此體系開展考核工作，為了保證績效管理和考核的公開透明和公正性，應該對考核的結果進行公示，提升員工對考核結果的認可度，充分激發員工的工作積極性。值得一提的是，如果存在崗位職責交叉的問題，應該明確主要責任人和次要責任人，盡可能避免工作開展過程中出現問題后，由于崗位職責不明確或者責任人不明確而導致的相互推諉責任的現象，不僅不利于醫院內部的團結還會影響到正常的工作效率。
(二)提高員工綜合能力
醫院行政辦公的工作人員應該具備兩方面技能，一是能夠根據醫療流程靈活應對各類型事件的發生，二是掌握行政辦公技能。只有在充分了解醫療流程的基礎上，行政辦公工作才能更好地服務于各部門，協助各部門高效快捷地處理相關事務。行政辦公工作不僅要面向常規性業務，還要處理突發性事件，因此員工需要具備較強的應變能力、判斷力和溝通力，能夠在關鍵時刻對各方進行有效協調。此外，還應該提升員工的觀察力，對日常工作做好觀察、總結和思考，能夠做好換位思考，能夠理解其他同事的想法并積極應對，學習其他同事的工作經驗，以便能夠更好地互相協作。保證執行力是提高行政辦公水平的重要前提，在開展行政辦公工作的過程中，應該要有明確的工作目標，并對工作完成的時間、工作開展的背景、工作的目的等內容進行說明，避免出現信息不真實或者信息不明確導致工作完成質量低的情況。實際的工作中，面對醫院的重要決策和重大工作部署，應該擬定明確的時限和工作排期，并且根據實際情況提供辦結意見。在接到任務階段，要基于專項專事的原則填寫《督辦登記》;在交辦階段，要明確責任，對任務內容進行量化，以此推動任務的實際開展;在任務開展階段，要做好督辦工作，與各部門、各科室做好溝通協調，掌握任務的實際進展;在辦結階段，要做好總結匯報工作;在反饋階段要力爭事事有回音，件件有反饋;最后的材料歸檔階段，要保證有據可查。
(三)做好辦公室文化建設
文化建設能夠為精細化管理理念的應用提供精神力量，文化建設基于醫院自身所擁有的文化內涵，體現在工作制度和辦事風格等諸多方面。在開展文化建設時應該圍繞行政辦公的實際工作需要，將服務、管理和協調相融合，要想患者所想，為臨床服務，替領導分憂。文化建設的形式是多樣的，可以是工作例會，可以是學習講座，也可以是各類集體活動。面對新到崗員工或者心態與醫院文化內涵不一致的員工，應該進行正確的引導，讓員工充分認識到自身工作的重要性，進一步培養精益求精、勇于奉獻的精神，幫助員工以真誠、熱情的心態開展工作。
五、結語
精細化管理理念的應用是基于醫院行政辦公工作的客觀需要，目前已經在醫院的行政辦公中得到了較為廣泛的應用，然而由于還處在探究摸索階段，因此在具體的應用過程中還存在著一些問題，為了提高精細化管理理念在實際應用中的質量和水平，充分發揮精細化管理對醫院行政辦公的促進作用，應該積極采取有效措施，優化應用策略，最終實現醫院的高效高質運作，確保醫院健康可持續發展。
參考文獻:
［1］劉裴．淺析實施精細化管理，提高醫院辦公室行政效能［J］．人力資源管理，2018(4):255．
［2］鄒麗芝．精細化管理下的醫院辦公室建設［J］．辦公室業務，2014(15):8－9.
作者:傅一弘 單位:上海市質子重離子醫院綜合辦公室 上海質子重離子放射治療工程技術研究中心
