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關鍵詞:精細化管理;圖書采購;質量;優化
摘要:文章分析了當前高校圖書館在圖書采購中存在的質量問題，介紹了精細化管理的特征及其理論體系，并提出將精細化管理理念應用于高校圖書館圖書采購質量管理中，以期為促進高校圖書館的建設和發展提供借鑒與幫助。精細化管理是對產品進行一定調整并致力于服務及運營的過程。其中，被服務的需求作為最首要的因素，應引起企業足夠的重視［1］。精細化管理可以用“精、準、細、嚴”幾個字形容，所謂精是指精益求精，以更高的標準來要求;準是準確無誤，沒有差錯;細是重視細節，對微小的部分也能把握;嚴是嚴格控制，沒有松懈的余地。精細化管理能使高校圖書館有效管理圖書的采購和借閱等工作，提升工作效率，提高圖書采購質量。
1高校圖書館圖書采購存在的質量問題
1．1館藏結構不合理，片面追求數量忽視質量
隨著高校合并熱潮的到來，各高校都在加強自身建設，不僅在招生數量上有所增加，也注重開展一系列校園活動甚至是同其他高校進行評比，從而迎合熱潮的需求［2］。但高校合并熱潮有利有弊，在給學校帶來發展契機的同時，也給學校帶來了一定負面影響。就高校圖書館來看，圖書的數目在熱潮的帶動下大幅度增長，圖書的品種和范圍也相應增加，但這種單純的數目增長，并未結合師生們的實際需求，對教學和科研也不能發揮最大的作用，反而導致資源浪費。
1．2采購方式單一，招標采購存在利益沖突
近年來，高校圖書館的文獻采購由政府統一進行，確定圖書供應商，由圖書供應商提供書目，高校圖書館再根據圖書供應商提供的書目選擇采購。在圖書的實際采購過程中，政府作為主導方發揮了關鍵的作用，而圖書館作為被動方，參與的部分很少，因此很容易和圖書供應商產生意見分歧，從而產生矛盾，這不利于雙方長遠的合作和發展。一方面，高校圖書館想要合作的供應商可能和實際中標的供應商不一致;另一方面，不同供應商的經濟需求也不同，提供的圖書質量及供應渠道會有所差異，這會帶來一系列的后續問題，如供應商提供的書目并能不滿足圖書館的需求等［3］。
2精細化管理的特征及其理論體系
2．1精細化管理的特征
精細化管理實質上是一種管理理念和技術，它將規則進行具體的劃分，并進行細化和標準化，使其更加適應企業的需求。針對精細化管理這一概念，一些學者認為精細化管理是以“精確、細致、深入、規范”作為基本特征的全面管理模式，致力于復雜的事情簡單化，并使其更加流程化、定量化、信息化［4］。精細化管理主要有以下幾點特征:①精細化管理不是指某種固定的方法，而是一種理念的存在。②精細化管理并非一成不變，而是要打破舊有思維，以更加高效的方式對其進行優化，使其更加適應實際需求。③精細化管理不是最終的結果，也不是某種目標的制定，而是一個長期的過程。
2．2精細化管理理論體系
精細化管理理論體系大致有三層:理念層、方法層和機制層。精細化管理的核心是理念層，精細化管理作為一種管理理念，在實際運用過程中為管理層提供方法及參考。精細化管理模式方法層主要包括:細化、量化、流程化、標準化、鏈接化、經濟化、實證化、精益化等。其中，細化對工作的細節有很高的要求，主要包括管理工作的細化、工作內容的細化、指導內容的細化、管理質量的細化等。它將一項完整的工作根據一定細則進行劃分，使其成為多個部分，并注重多個部分之間的協調與合作，使效率得到提升。量化是將各項工作包括后期的實施成果都以數量來計算。這項工作包括工作布置的量化及目標的量化等。流程化指的是一種流程模式，即先把工作進行劃分，再逐一分析、改造及優化，具體步驟如下:首先將目前的流程進行相關的描述;其次是流程分析，對存在的問題及亟待提升的部分進行探究;最后是流程改進或者流程再造，在改進流程的同時推動整體的發展。標準化作為精細化管理的關鍵部分，要求工作應具備統一的規格標準、操作標準、數量標準等。鏈接化強調各部門及成員在工作上要相互協助，共同促進部門的發展。經濟化強調成本的節省，通過壓低成本提升經濟效益，從而在市場上有更大的發展空間。實證化的內涵主要涉及求真和務實兩個方面，既要講究實際，也要講究成效。精益化指精益求精。同時，企業進行精細化管理也離不開機制層。高校圖書館應切實做好組織工作及組織的建設工作，結合本館實際情況制定符合自身實際需求的制度，并在后期的發展過程中逐步加以完善。
3精細化管理在圖書采購質量管理中的具體應用
3．1摒棄傳統觀念，全方位、多層次收集讀者需求的信息，制定合理的采購標準
對任何一個高校圖書館而言，圖書的質量永遠都是排在第一位的。精細化管理理念也應秉承這一準則，將圖書的質量放在首要位置而不是一味地追求數量。讀者作為圖書最直接的利用者，其需求是高校圖書館采購圖書的關鍵因素，且后期的反饋和滿意度也是重要的考慮因素之一。因此，高校圖書館在圖書采購的過程中應充分考慮受眾的需求，購買讀者真正需要的圖書。高校圖書館要想真正掌握讀者的需求，就應當深入讀者，通過調查問卷等多種方式對其需求進行分析研究。此外，高校圖書館還可對館藏圖書情況進行分析研究，使其真正能夠被讀者所利用。高校圖書館對高校的發展有著重要的影響，因此必須提高館藏圖書的利用率，可以采取分類的方法制訂圖書采購方案，根據不同的讀者、不同的需求、不同的水平做不同的安排，如圖書的選擇、購書的渠道等［5］。此外，高校圖書館還應制訂長遠的發展目標，制訂科學完善的評價指標、評價形式等，最大限度地對館藏圖書資源加以利用。
3．2嚴把圖書采購招標關，各環節工作做細做實，確保招標工作科學規范
目前，高校圖書館的圖書采購主要采用政府招標方式，中標的圖書供應商對該校圖書館的圖書選購起著重要的作用。因此，圖書館嚴格把關招標過程，選擇合適的供應商顯得尤為重要。招標程序通常有以下幾項:成立圖書采購招標工作領導小組、招標公告、資格預審、開標、定標、招標結果公示等。我國高校圖書館在圖書采購招標方面有兩點需要注意:①嚴把資質預審關。把關內容主要是投標供應商法人資格、服務能力等，通過資質預審排除資質不高的供應商，使招標環境更加完善。②完善評標標準，并以標準作為評標的依據。評分標準通常由商務標和技術標構成，總分值為100分，評標小組專家以該標準為依據進行評標。
3．3建立合同期限內供應商的評價標準，對供應商進行跟蹤監督和定期評估
高校圖書館與中標供應商簽約后應制定一定的圖書采購評價標準。書目信息是高校圖書館進行圖書采購時必須使用的信息，這一信息對圖書的質量起著關鍵的作用，而各出版社的書目眾多，圖書供應商要從中選擇適合高校圖書館的圖書，就必須綜合很多因素，因此書目信息便成為判斷供應商供書能力的重要因素。圖書到貨率即供應商的實際到書與預訂圖書的比率，高校圖書館在圖書采購過程中實際收到的圖書和書目會存在一定偏差，這可能是由于供應商自身因素造成的，也可能是由于失誤或出現突發性問題造成的。圖書能否按照預訂的數目抵達圖書館，關乎高校圖書館館藏建設，因此該項指標所占評標分值很大。另外，高校圖書館可以要求中標供應商完成數據編目和加工等工作，包括加蓋館藏章，貼條碼、書標等［6］。
3．4樹立“頂層設計”理念，強化圖書采購管理與運行體制創新
頂層設計指的是將方法系統化，站在全局立場看待問題，統籌規劃項目，提升效率，以最少的輸出獲得最高的輸入，完成最終的目標。高校圖書館對圖書的選擇和采購涉及高校發展和師生學習，因此必須認真對待采購工作。由于精細化管理是一項整體性較強的工程，因此不能哪里有問題就解決哪里，而應具體規劃高校的實際需求，并樹立一種全局觀念。此外，高校圖書館還應致力于規章制度的建設及團隊的打造。一方面，高校圖書館應對舊有購書體系進行調整，使圖書采購不能單純依靠圖書供應商，而應對其他方式和渠道進行探索，如努力推進“您選書，我買單”活動的實施進程;另一方面，高校圖書館還應針對管理機制不足進行調整。如:提高館員的自主能動性，將強制管理逐漸轉化為“能本管理”。另外，高校圖書館應當根據館員的不同年齡及專業知識結構組建團隊，通過團隊合作促進采購工作的開展。
參考文獻:
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［2］黃志良．中國圖書出版業發展特點與存在問題簡析［J］．泉州師范學院學報，2013(4):105－109．
［3］劉夢星．論高校圖書館精細化管理的價值、途徑和目標［J］．大學圖書情報學刊，2011(6):12－14．
［4］郭穎，關紹偉．高校圖書館文獻采訪質量影響因素分析［J］．情報雜志，2011(S1):230－232．
［5］胡永強．高校圖書館個性化文獻采訪研究［J］．圖書館學研究，2013(14):37－40．
［6］胡偉，馬恩雙．我國高校圖書館圖書采購監管制度之重構［J］．圖書館理論與實踐，2012(7):72－76．
作者:容海萍 單位:廣西警察學院圖書館
