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[摘要]上海梅山鋼鐵股份有限公司(以下簡稱梅鋼)檔案館為解決項目多、人員少、項目資料收集難的問題，自主開發了“項目資料歸檔過程控制管理系統”，按照檔案規范，結合梅鋼項目建設的業務特點，將項目資料歸檔的各個重要環節在系統中進行固化，實現對項目檔案歸檔過程的全方位掌控。項目檔案管理人員都有一個共識：項目資料收集是項目檔案管理中的一個難點。雖然我們制定了相關的制度來保證項目資料的歸檔，但是在項目多、建設周期長、管理人員少的情況下，項目資料收集難的問題還是很突出，總是會發生重要文件未歸檔或缺失的情況。其中一個重要原因是我們檔案管理人員無法全面掌握與項目資料形成相關的信息，如項目的關鍵時間節點、合同簽訂信息、設備購置信息等等，檔案管理人員無法做到心中有數，有的放矢，通常只能被動接收。
一、系統方案的探索
隨著企業信息化的高速發展，一般企業都開發了項目建設相關的業務系統，我們檔案管理人員所需要的時間節點、合同信息、設備信息、施工監理信息等等都散落在這些系統中。以往都是檔案管理人員向相關業務人員索要這些信息，再由檔案管理人員手工匯總和整理，費時又費力，而且容易出錯，信息還不完整。如果能通過信息化手段，由系統自動收集、匯總、規整這些信息，再進行有效的流程控制，將會極大地提高我們的工作效率，有效地促進項目資料收集工作的進行?；谏鲜鏊伎?，并根據實際管理流程，梅鋼檔案館制定了“項目資料歸檔過程控制管理”方案：以檔案信息管理系統為核心，將項目資料收集歸檔的過程固化到信息系統中的各個節點，對項目資料的歸檔情況實現全過程監控；建立檔案信息系統與其他業務系統的數據接口，由系統接口自動收集、整理，并動態更新項目相關的要素，對各個項目的前期文件、設備文件、施工文件、監理文件，竣工圖的歸檔狀態實現全過程監控，檔案管理人員與歸檔責任單位可以實時了解項目資料歸檔的進度；系統能動態生成月度歸檔計劃和季度驗收計劃，建立項目檔案驗收模型；通過有效的計劃執行和規范的檔案驗收，提高了工作效率，確保了項目檔案歸檔的及時性、準確性、完整性。
二、管理系統的建設
(一)系統業務流程圖
(二)數據接口
檔案管理信息系統與工程項目管理系統、設備管理系統、采購系統建立數據接口，數據接口自動收集與項目資料歸檔有關的信息(如：項目編號、項目名稱、項目單位、設計單位、施工單位、監理單位、工程合同信息、設備采購合同信息(含合同標的)、實物交接時間、交工驗收時間、投產時間、竣工驗收時間等，對收集到的信息進行動態整合，并對不同歸檔狀態的信息進行視覺化處理，最終為檔案管理人員呈現一張直觀、全面的項目資料歸檔動態表。
(三)歸檔計劃管理
系統按照“項目交工驗收后3個月內完成項目資料歸檔”的原則，每個月月初自動生成月度歸檔計劃(如圖3)和待歸檔資料清單，并下發到各個歸檔責任單位；每個月月末系統自動統計歸檔數據，形成歸檔情況報表(如圖4)，為公司項目管理部門提供績效考核依據，為歸檔責任單位提供整改清單，為檔案管理部門提供資料催交憑證。
(四)資料移交管理
歸檔責任單位收到歸檔計劃后，按照計劃清單進行資料收集及初步整理，并在線生成資料移交清單(如圖5)，確認無誤后在線完成歸檔信息的提交，人工同步完成紙質資料向檔案移交工作。檔案管理人員收到對應實物，清點無誤后及時在線完成移交確認(如圖6)，系統會自動將移交的資料狀態標志為“已歸檔”。對于施工單位及監理單位，在其完成施工文件、竣工圖、監理文件審核流程后，檔案館需最終確認歸檔，系統才會允許打印《歸檔完成證明》，作為施工單位和監理單位結算項目尾款的依據。資料在線移交過程中產生數據記錄(如合同信息)可直接用于檔案人員的系統整編，減少了數據信息的重復輸入。
(五)驗收計劃管理
系統按照“項目交工驗收后6個月內完成項目檔案驗收”的原則，每個季度自動生成季度驗收計劃(如圖7)。檔案管理人員收到驗收計劃后，按照系統預先設立的驗收模型(如圖8)，對項目資料進行逐項核查，同時記錄需要整改的問題。針對竣工圖，系統還提供了圖紙核對功能：系統可實現施工圖發放信息與竣工圖接收信息(版本、數量、圖號)進行自動核對，視覺化顯示核對結果。對于驗收通過的項目，最終開具《項目檔案驗收意見書》。
三、系統實施的效果
項目資料歸檔過程控制管理是檔案管理信息系統的前端，是采用信息化的方式專門設計的一種項目資料歸檔管理的手段。按照檔案規范，結合梅鋼項目建設的業務特點，將項目資料歸檔的各個重要環節在系統中進行固化，實現對項目資料歸檔過程的全方位監控。經過一年多的實際應用，取得了良好的效果。
(一)有效樹立項目檔案歸檔全局觀
通過數據接口收集并匯總項目信息，與歸檔責任單位實現信息共享，使各歸檔責任單位對其需要歸檔哪些資料、何時歸檔、是否已經歸檔做到心中有數，促使其在項目實施過程中就有意識地進行資料的收集和整理。
(二)提供歸檔信息即時查詢，有效避免檔案資料收集缺漏
歸檔責任單位可隨時在線查詢每個項目的應歸檔資料清單，其中隨機資料直接細化到每一個標的。歸檔責任人只要搜索項目編號，系統就能即時呈現該項目的應歸檔及未歸檔的資料清單明細，歸檔責任人就可以對照明細逐一清點整理文件，生成歸檔移交目錄信息，最后完成數字信息提交及紙質文件的移交。通過系統查詢，相關人員能夠及時有效地發現歸檔過程中的缺漏情況，便于及時整改。
(三)將項目檔案規范嵌入各節點，提升檔案整編規范性
在資料的收集過程中，明確了各類資料的整理、裝訂規范；根據項目檔案的整編規范，設定了檔案的分類規則，檔案移交時即時分清歸屬，有效地提升了檔案整編的規范性。
(四)設立管控節點，及時掌握每個項目歸檔進程
檔案管理人員可以隨時查詢每個項目的歸檔進度，及時了解歸檔過程中存在的問題。通過系統動態生成每月歸檔計劃，反饋給項目管理部門，實現對歸檔責任單位的考核；生成驗收計劃，有步驟地對已完成資料歸檔的項目進行檔案驗收；生成各歸檔責任單位的缺漏資料清單，督促其及時進行歸檔和整改。
(五)降低項目檔案管理工作強度，提高工作效率
目前梅鋼公司實施中的項目近600個，然而項目管理人員只有3名。在項目多、人員少的境況下，檔案管理人員借助“項目資料歸檔過程控制管理系統”依然可以高效地管理這些項目檔案，保證項目資料歸檔的完整性；另外，項目檔案模型化驗收的方式所花費的時間比傳統的驗收方式所花費的時間縮短了60%，并且提高了項目驗收的精度。
參考文獻：
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作者:湯永華 單位:上海梅山鋼鐵股份有限公司
