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【摘要】
檔案管理工作對于事業單位的日常運行來說至關重要，但是傳統的檔案管理模式工作量巨大，需要耗費大量的人力物力和時間，信息技術的應用可以大大提高檔案管理工作的效率，本文具體對信息技術在檔案管理中的應用進行了探討，也希望為推動單位檔案管理工作的發展提供一些借鑒。
【關鍵詞】
信息技術；檔案管理工作；應用
一、信息技術背景下檔案管理工作的特點
（一）檔案存儲的載體發生變化
在信息化技術的大范圍應用之前，各個單位一般是采用以紙質材料為主的實物作為檔案存儲的載體，這種存儲方式需要檔案管理人員耗費大量的時間進行檔案信息的編輯，轉化，記錄，會給工作人員帶來巨大的工作壓力，而且紙質材料也不便于保存，受環境的限制比較大，備份工作也不容易進行，也不符合資源的優化配置的要求?，F代化集成電路的出現是信息技術發展的一個里程碑，信息技術的應用也是檔案管理工作的革命。首先是利用電子文件、圖紙等代替了原本的紙質材料，簡化了檔案信息的記錄存儲過程，便于進行檔案信息的備份工作，而且U盤、計算機硬盤等也比紙質材料穩定，不容易受到環境的影響，適用范圍也比較廣。另外將檔案內容轉化為信息化的數字數據也易于進行管理和檔案的查找提取，有利于提高檔案管理的工作效率和檔案內容的利用率。
（二）檔案信息的分類管理發生變化
傳統的檔案管理一般是根據檔案的內容人為地對其進行分類，分類工作需要人工進行操作，工作量巨大，根據檔案信息內容可以將其大致分為單位人事檔案、文書檔案、單位史志等等。當有新的檔案入庫時工作人員需要對其進行歸類然后再進行存放。目前數據庫技術在檔案管理中也得到了應用，因而傳統的分類方式也有所變化。相關技術人員可以對程序進行指令設定，這樣計算機可以自動對新入庫的資料進行分來，同時還可以利用計算機對其進行定期的整理，不僅節省工作時間提高了效率，也有利于提高分類的準確性，因為傳統的分類模式容易受到工作人員的主觀性的影響，而直接利用信息數字化技術自動分類的結果客觀性就會更強也更可靠。
二、信息技術在檔案管理中的具體應用
（一）多媒體技術的應用
多媒體技術是一種圖、文、聲、像的綜合處理技術，目前多媒體技術在檔案管理中的應用主要體現在信息檢索、檔案編輯等方面。多媒體技術的應用簡便了檔案信息的檢索流程，對于文本信息不僅可以采用關鍵詞查找還可以采取全文查找的方式，提高了檢索結果的準確性而且。而且利用多媒體技術可以進行影像或者是聲音文件的查找，不需要再借助輔助的設備，而且可以直接利用計算機進行信息的查閱。此外多媒體技術使得信息的采集和存儲方式也更加多樣，檔案資料也更加全面。而且多媒體信息技術的運用實現了信息的共享，用戶可以直接在平臺上進行信息的查詢和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人員的協助查找因而也有利于事業單位的工作效率提高。
（二）信息存貯技術
集成電路的發展使得信息的存儲方式更加多樣，存儲載體也更加多樣，便于工作人員對于檔案資料的存儲和整理。目前在檔案管理中廣泛應用的存貯技術有微縮技術、磁存儲技術和光盤存儲技術三種。磁存儲技術是最普通也是應用范圍較廣的信息存貯技術，而且磁帶存貯也比較穩定，保存期限也比較長。微縮技術也是近些年才逐步得到應用的，該技術是將信息通過微縮相機進行拍攝，然后信息會保存在膠片上，由于信息經過微縮，因而同樣的存儲空間信息的涵蓋量可以得到較大的提升，而且這種存貯方式的性價比也比較高。光盤存儲具有存取速度快、效率高、存儲內容多樣以及容量大等特點，因而這也是目前在檔案管理工作中應用范圍最廣信息貯存技術。
（三）漢字識別技術
漢字識別技術可以大大降低信息采集、編存的工作量。因為目前檔案管理工作還處于新舊模式的交替階段，因而很多的單位目前的主要工作任務就是將原本的紙質文本材料在計算機上進行錄入轉化為數字化信息數據。而漢字識別技術可以直接通過對圖片或者文件等進行掃描然后對其進行編碼，轉化為正常的漢字并作為文本文件進行存儲，便于信息的存儲和查找，也提高了工作人員工作的有效性。除此之外，漢字識別技術還可以應用與檔案目錄的輸入以及圖像信息的轉化等方面，而且該技術的應用由于不需要專門的人員進行信息的轉化輸入因而在一定程度上也可以降低檔案管理工作信息化建設的成本，而且該技術還具有易于操作的特點，對工作人員專業性的要求也比較低。
（四）條碼技術
條碼技術目前在銷售等各個行業都得到了廣泛的應用，該技術具有易于操作，準確度高等特點。條碼技術主要通過對一些老檔案進行編碼，將該條碼貼于卷軸上并將該碼錄入計算機中，詳細記錄檔案的存儲位置、主要內容、年限等等信息，計算機會自動對其進行管理。當有人需要借閱檔案館中的檔案時直接掃條碼就可以，有利于對借出檔案的管理，當檔案歸還后也可以及時找到其原本的存儲位置，有利于縮短信息的查找和提取時間，而且工作人員的勞動強度也在一定程度上被降低了。
三、結論
總之，推進檔案管理工作的信息化進程是目前的社會發展的必然趨勢，而且信息化的技術也可以降低檔案管理人員的工作量和工作難度，提高工作的效率，節省時間，同時信息化技術出錯的概率也更小，也有利于保證存儲檔案數據的準確性，因此應當加快信息技術在檔案管理工作中的應用。
作者：胡曉宇 單位：吉林省松原市離退休人員檔案管理中心。
參考文獻：
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