前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的農機檔案管理工作思考，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：
闡述了山西省呂梁市農機檔案在呂梁市農機化工作中的作用，介紹了呂梁市農機檔案管理工作的經驗，分析了呂梁市農機檔案管理工作存在的不足，提出了加強呂梁市農機檔案管理工作的建議。
關鍵詞：
農機檔案管理；作用；經驗；不足；建議
山西省呂梁市農機檔案工作是農機化工作的重要組成部分，隨著近年來呂梁市農機化取得的長足發展，農機保有量的不斷增加，檔案量不斷增多，全市農機檔案工作面臨著新形勢，面對日益龐大的不同種類的檔案，該如何加強管理，正成為一個需要面對的問題。
1呂梁市農機檔案在農機化工作中的作用
呂梁市農機檔案在不斷累積整理的基礎上，形成了文書檔案、業務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案、實物檔案七大類，在農機工作中發揮著重要的作用。
1.1利于查詢真實的農機化工作情況
完善的農機檔案較為客觀地記錄了當年農機監理、推廣、生產、服務體系建設等方面的真實情況，詳實的資料能夠明顯縮短實地普查、驗收、抽查等調查形式的時間，提高辦事效率，對群眾有關農機事項的辦理提供便利，方便了群眾，也提高了社會效益。
1.2為領導班子決策提供參考
呂梁市農機檔案是幾代農機人辛勤工作積累的結果，在不同程度和不同方面反映了農機化工作的發展情況，這些對于農機化工作的計劃制定、檢查、總結驗收、推廣農機新技術、引進試驗新機具等都是重要的參考資料，可以為新領導迅速進入角色、抓好農機化工作提供指導，避免走彎路。
1.3為出臺農機化政策提供科學依據
農機化政策的出臺，既要符合國家政策，又要適合當地農機化發展的實際。由此可見，農機化政策的出臺需要農機檔案發揮作用。農機檔案能夠提供農機化發展所需的大數據，發展的舉措，碰到的困難，取得的成效和不足等，這些都能為新的農機化政策的出臺提供有價值的參考依據。
1.4有利于加強農機管理工作
在農機監理、農機服務體系建設、農機鑒定以及農機生產工作中，我們經常需要收集農機手、農機大戶、合作社以及農機校的臺賬、培訓情況、生產狀況、經營效益以及農機事故檔案和機車檔案等，對他們的情況進行有效管理，以便于進一步改進，推動服務建設上檔次、工作上臺階。
2呂梁市農機檔案管理工作的經驗
截至目前，呂梁市農機局共有文書檔案142卷、專業檔案18卷、基建檔案20卷、實物檔案56卷、聲像檔案1冊，內容涵蓋1975年—2014年呂梁市農機化發展的各個方面。2013年，呂梁市農機局農機檔案工作更被市檔案局成功驗收，被評為省檔案三級、市檔案二級，并頒發了證書，農機檔案工作的發展步入了快車道。呂梁市農機檔案管理工作取得的成就得益于以下幾個方面的工作。
2.1領導重視
成立了以呂梁市農機局局長為組長，各科室負責人為成員，辦公室具體負責收集、整理檔案的工作領導組。形成了局辦公室安排具有檔案工作管理經驗的人員負責，各科室分設檔案收集人員的管理機制。
2.2建立健全了各項農機檔案管理制度
在呂梁市檔案局的指導下，呂梁市農機局先后制定了市農機局檔案登記制度、市農機局檔案歸檔制度、市農機局檔案保密制度、市農機局檔案查閱利用制度等配套制度。
2.3制度上墻
為使檔案工作井然有序、一目了然，呂梁市農機局在檔案室制作了4幅牌匾，分別是市農機局機構網絡圖、市農機局檔案分類大綱、市農機局檔案保管制度、市農機局檔案人員崗位職責。這項工作得到了市檔案局以及上級管理部門的好評。
2.4配備了電子設備
隨著檔案管理的發展，原先那種手寫裝訂模式已被淘汰，呂梁市農機局檔案室先后配置了電腦、打印機、空調等設備。在市檔案局的指導幫助下，引入了電子檔案管理系統，極大地方便了檔案管理工作。
3呂梁市農機檔案管理工作存在的不足
3.1電子檔案管理系統
電子檔案管理方便快捷，可以大大簡化檔案管理手續。但是，由于電子檔案設置很難，單位檔案管理人員在具體操作中經常需借助檔案局技術科相關人員指導才能掌握。而檔案的周期性長，一段時間不接觸就會生疏，再次操作就很難跟上。
3.2農機檔案管理紛繁復雜
目前，農機檔案的“卷宗號”“全宗號”“目錄號”“案卷號”等不易記憶，每次進行裝訂都需重新審查，查看新排的序列號，越是數量大的檔案越難以記錄。
3.3農機檔案分類界限模糊
什么樣的文件該劃為永久性文件，什么樣的文件該劃為30年。農機監理、農機推廣、農機生產、農機裝備等業務文件按理應劃為永久性文件，而一般性的文件特別是如業務科室的又該如何劃分是個老大難問題。黨建、辦公室、婦工等科室的文件又該如何區分對待，存在一些盲區，急需進一步明確。
3.4農機檔案在收集歸檔中碰到“新”的問題
如農機購置補貼檔案一直都是由省農機局收集整理，隨著農機化的發展，農機檔案不斷增多，市級農機部門按照規定也收集了一部分檔案。對這一部分是該單位或者上級農機部門保存，還是交給市檔案局管理，這方面有待于進一步的解決。而農機監理、人事等分別受上級農機和人事部門的管理，這一部分也一直不受檔案室管理，也是我們下一步要解決的問題。
3.5個別農機檔案收集歸檔不全
農機檔案管理者大多數不是專業的檔案管理人員，大部分都是兼職，有的還經常更換，存在不確定性。再加上平時科室檔案管理人員檔案管理意識淡薄，有不少文件在使用之后，不注重收集整理，導致登記時資料不全，或者原始文件和檔案對不上號，這些都造成了檔案的不完整性。
4加強呂梁市農機檔案管理工作的建議
針對目前呂梁市農機檔案管理存在的問題，應從以下幾個方面來加強農機檔案管理。
4.1切實提高農機檔案管理意識認真履行檔案管理崗位責任制
農機檔案作為農機化工作的重要組成部分，關系到老百姓的切身利益，不能有一絲麻痹大意，需要認真對待。第一，提高農機檔案管理意識。認真學習《中華人民共和國檔案法》，按法律法規行事。第二，建立健全農機檔案各項管理制度，對歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄等方面進行細化，彌補漏洞。第三，嚴格執行崗位責任制，對因自身疏忽丟失或損壞檔案的要追究當事人的責任。
4.2強化檔案管理培訓提高工作人員素質
檔案管理工作存在上手難、不易操作的特點，又因為檔案的時間性強，使得檔案操作關鍵環節步驟容易遺忘。為此，定期對檔案管理人員進行培訓特別是進行電子檔案管理系統的培訓很有必要。要注重不定期邀請檔案系統工作人員進行專門的講座輔導。這既能及時更新檔案管理新技能，了解檔案工作制度章程，也是農機檔案人員掌握工作方法、提高農機檔案管理水平的有效手段。同時，農機檔案有與其他檔案不同的地方，需要檔案工作人員多進行實際操作，才能盡快進入角色，完成農機檔案管理工作。為此，要加強檔案管理培訓。
4.3加強與各科室的溝通盡快收集完善農機各類檔案
沒有入檔的暫由科室保管的，我們要與之進行溝通，進行逐一登記。部分可以歸檔收集的或者暫時不需要的，也可以協商進入檔案室，做到心里有底。
4.4正確歸檔恰當細化
對于各業務科室檔案，存在模糊界限的，如果已整理裝訂完畢的，可以進行登記，按業務檔案進行歸檔。已經裝訂的一般性的文件，可以按照文書檔案年限分別進行劃分存檔。如果確實不好劃分的，就需要請教檔案局相關專業人員進行指導，更好地細化。
4.5擴充檔案資源提高管理質量
農機檔案管理人員不能局限于舊有檔案的收集整理，要不斷收集整理新型檔案，如電視、網絡等多媒體農機檔案的收集或農機部門出版的著作、論文、農機實驗成果等。加強與各科室的溝通，將新產生的檔案資源盡快納入全局檔案體系，進行分類編號。
4.6加大硬件設施投入力度為檔案管理創造良好條件
由于檔案的特殊性，所以需要配備專門的庫房、檔案柜、電腦、打印機等。同時，為了達到防腐防潮，要配備遮光、防鼠、滅火等器械，所有檔案都要實行按序、專柜保管，防止檔案丟失和損壞，維護檔案的完整性和系統性。
作者：馬文平 單位：山西省呂梁市農機局
參考文獻
[1]李中秋.論如何做好農機化檔案管理工作[J].現代交際:下半月,2014(12):54-54.
