前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的檔案管理策略研究(5篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
第一篇：高中檔案管理工作問題及對策
一、檔案管理工作中出現的問題
(一)收集信息有困難
由于信息包括了全校師生各個層面，以及他們之前各個階段的資料，所以涵蓋的范圍十分的廣泛，往往要出動大量的人員去搜集。并且，每次信息的錄入都是一項龐大的工程，有著歷時長，規模大，人員多的特點。很多教職工對檔案本身的錄入工作也不是太積極，畢竟一旦將資料入檔了以后就要在檔案室保管，這對于日后想要使用并查找設置了種種困難，所以對于檔案管理他們更傾向于自身去保管。這樣就導致了學校檔案收集的困難，使得資料的收集不夠及時全面，同時也給檔案的收集工作造成了很大的阻礙。
（二）部門之間的不協調配合
通常個人的檔案是涉及到很多方面的，所以檔案的管理是一項系統性很強的工作，僅僅依靠管理部門是不夠的，它需要各個部門的密切配合?？墒?，其他的部門都有自己的職責，收集檔案信息對他們來說屬于額外的工作，這就導致了他們的積極性不高，往往就不能很好的配合檔案管理部門，給檔案管理的收集也造成了較大的麻煩。同時，個人的檔案都是伴隨著他本人工作和學習的地方不同而調動的，這在地域上就有了更大的困難，對一個人檔案的收集還要跨域空間上的阻礙，這就使得檔案的收集整理顯得愈加麻煩。
（三）缺乏專業的人才和管理系統
檔案管理作為管理的一個范疇，需要專業的人才來工作，并且形成一個規范的管理系統。一些高中學校由于教師資源稀缺，往往會找一些課程不是太緊張的老師充當檔案的管理人員，這在給老師增加較大壓力的同時也不能確保檔案管理工作的順利完成。因為老師本身要備課，時間有限，而且檔案的管理是個連貫性、持久性的工作，從資料的收集、錄入到整理和保存，這整個的系統流程是需要專業的人士一步步操作的。而且在整個系統流程方面，為了保證信息的真實性、完整性和有效性我們必須規范整個管理流程以達到信息保管的安全。
二、如何加強檔案管理工作
（一）提高師生存檔意識
檔案作為一項個人資料對每個人意義非凡，我們首先要向老師普及檔案管理工作的重要性，讓他們愿意存檔。并且讓他們意識到檔案作為一個人的信息記錄，可以體現出個人深厚的文化沉淀，是個人工作、學習的真實反映，讓他們積極存檔。檔案管理工作作為一個高中學校管理工作的重要組成部分，它的科學規范意味著整個學校的校風校貌，對于提升自我也是很有幫助的。所以我們要形成上下一心，從學校領導到教職工以及學生都要認真學習檔案管理法律法規，提升存檔意識，充分意識到檔案管理的重要性。
（二）提高檔案管理工作者的業務素質
檔案管理是一項龐大的工程，它需要管理者具備認真負責的態度，所以高中學校一定要挑選具有專業素質的人員來工作。同時，對管理者的工作培訓也是非常重要的。首先，我們可以通過展開業務培訓的方式來提升管理者專業素質，使管理者熟悉收集資料、錄入資料、編碼等基本技能；其次，要培養管理者的溝通技能，方便與師生溝通，繼而提高整個管理工作的水平。
（三）建立合理的規章制度來規范檔案管理
檔案的管理不僅需要上級領導和全校師生的重視，同時也要制定出屬于它的規章管理制度，讓工作人員可以明確任務，將存檔入檔的時間可以及時通知給師生。查看管理工作的內容，對檔案的管理要進行定期的考核，充分調動檔案管理者的積極性。并對沒能及時配合工作的人員實施懲戒制度，以便充分調動各個部門積極配合管理人員，規范檔案的管理，使整個的檔案管理工作能夠更加順利、流暢。
三、結語
隨著檔案規模的日益完善，愈來愈多的人意識到檔案管理的重要性。這就要求檔案管理人員更加的努力，在認真做好自己的本職工作，提高檔案管理意識以外，努力掌握先進的檔案管理技術，提高檔案管理工作的效率及安全性，從而讓高中學校的檔案管理工作可以更上一個臺階。
作者：劉振艷 單位：黑龍江省大慶市紅崗區招生辦
第二篇：事業單位檔案管理現狀及對策
一、事業單位檔案管理工作存在的問題
1.事業單位對檔案管理工作不夠重視
對檔案管理工作不夠重視是影響事業單位檔案管理的重要因素之一。主要表現在兩個方面，一是部分事業單位的領導對檔案管理工作認識不全面，認為檔案管理在具體實施過程中，不能為事業單位創造效益，因此在實施時往往只有三分鐘熱度，導致檔案管理工作在事業單位的管理中不能被長期堅持下去；二是事業單位的檔案管理人員對自己的工作也不夠重視，認為檔案管理就是對單位的資料進行保管，且工作內容單一、無用、沒有重點，又不能為單位帶來直接經濟效益，抱著這種態度工作，造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現象發生，并且嚴重打擊檔案管理人員的工作熱情。
2.事業單位的檔案管理人員業務水平低
我國事業單位檔案管理工作，有相當一部分管理人員自身不具備成熟的專業技能，而且在工作過程中抱著應付的態度，缺乏責任心，更缺少耐心去發現檔案管理中存在的問題，對事業單位的發展帶來巨大影響。
3.事業單位檔案信息化管理水平低
很多事業單位未能普及計算機管理檔案，因此，無法通過數據庫進行檔案檢索，而傳統的人工管理檔案不利于檔案的增添、刪除、查詢、更改等，不利于檔案的歸檔管理。
4.事業單位檔案管理制度不健全
事業單位沒有規范的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理等缺乏制度制約，沒有規范遵循，導致檔案管理工作執行也不嚴格。
二、改善與分析事業單位檔案管理工作的對策方案
1.強化組織領導能力，提升檔案管理水平
提高領導對檔案管理認識，將單位領導高層從本質上的高度重視作為解決檔案管理一系列工作難題的前提條件，只有領導從思想上認識到圖書館檔案是一類圖書資料無法比擬的信息資源，才能提出相關工作的參考意見，進而帶動單位全體工作人員，齊心協力，將檔案管理工作貫徹落實到位，以達到做好事業單位檔案管理工作的目標?；谖覈緡椋粋€企業或單位，無論國有制單位還是私有制單位，上層決策者的決策方向決定了下面各個工作者的工作行為方向，即一個單位的檔案管理工作進行的順利與否，取決于領導的重視程度。因此，檔案管理者應當以本單位的長遠發展為出發點，在態度上給予支持，加強存檔觀念，使事業單位的檔案工作逐漸完善。
2.強化計算機網絡信息技術等基礎設備
目前，計算機管理技術已經普及到各個事業單位檔案管理工作中，一方面，有助于檔案的方便整理，另一方面，有利于實現檔案管理工作的簡捷化，順應現代化發展，發揮網絡信息資源共享。然而，還存在一定的不完善，必須要強化計算機設備、網絡技術的提升及研發，優化資源共享的網絡平臺，合理有效地將檔案管理和事常日務管理工作結合起來。從而實現利用計算機管理軟件對部分檔案文件進行歸檔，其中不能用此類方法歸檔的需用特殊編程的應用軟件加以輔助管理，普及檔案管理計算機網絡化。
3.改善檔案管理機制
檔案管理包含兩個方面，一方面是檔案的基礎工作，另一方面是更深層次的檔案提供利用工作，分為八個有序步驟：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢查、檔案編研、檔案統計、檔案應用。此類工作如果缺乏科學嚴謹的管理原則及行之有效的方法，即所謂的圖書檔案管理機制，就無法統籌規劃。此時，國家有關檔案文件管理的法律法規的出臺就顯得尤為重要，如《檔案法》，以此為基礎，再結合實際工作情況，制定相應的檔案管理機制。首先，創建明確的檔案管理與運營制度，制度必須要詳細到每一個管理環節：收集、整理、歸納、檢測、運用，形成具體的書面文件。其次，將責任分配到各個職位，建設明確的檔案管理工作責任制度，確保每個環節出錯都有相關負責人。最后，健全各項規章制度，確保檔案管理工作循序漸進、按規辦事、規范操作，并且做到保管得體，安全合理。
4.加強檔案管理信息資源共享的開發利用
信息資源共享的全面升級是檔案管理工作順利開展的基礎，是實現檔案開發利用的首要條件。因此，從事檔案管理人員在相關開發利用工作中應當做到以下三點：其一，努力推進圖書檔案的網絡信息化建設，運用科學先進的計算機技術對檔案管理展開更深層次的開發，以滿足網絡用戶對信息資源共享的迅速、簡捷的要求；其二，在日常管理中，腳踏實地，積極主動地配合高層領導，全身心投入到檔案管理工作中去；其三，加大宣傳力度，增加檔案管理信息資源共享的利用率，以重藏重用代替重藏輕用的檔案管理方式，迎合時代需求。
5.落實檔案管理信息化的重要意義
檔案管理信息化是檔案信息資源的數字化及檔案管理的網絡化，經過正確的系統改進及網絡共享，對檔案信息資源進行明確的分配與應用，最后達到檔案信息資源共享的目的。一方面，檔案信息化完善檔案管理工作的合理性，另一方面，能夠落實利用準確的檔案信息，支撐各種決策及檔案管理模式的改進工作，突破傳統檔案模式的束縛，由封閉自持走向高效優質的質量上來。不僅改變傳統單一的檔案信息保存及利用等職能，而且實現檔案信息資源的全能共享，為社會主義文明建設做出杰出貢獻。
三、結語
事業單位應該根據本地區建設的發展方向，改善傳統檔案管理方式。利用計算機技術，將檔案管理工作信息化、科技化，從而引起有關領導和工作人員的高度重視。為了更好地適應社會發展潮流，必須加強信息化檔案管理，加強信息化建設力度，提高檔案管理的信息化水平。在具體工作中，不論是檔案的收集、整理或管理應用，都必須要本著為單位發展服務的原則行進檔案管理，不斷完善檔案管理制度，促進事業單位長遠發展。
作者：霍曉勇 單位：國家新聞出版廣電總局九五一臺
第三篇：廣播電視檔案管理質量與對策
一、有線電視行業檔案管理的現狀
一是有線電視網絡企業還沒有真正建立規范、有序的檔案管理體制。
有線電視行業與其他行業不同，具有一定的特殊性，其是由過去的計劃經濟轉變為現在的市場經濟，由原來國家撥款發展廣播電視事業，人員管理體制和經費來源由原來國家撥款的事業單位轉變成自收自支、自主經營的企業管理體制。這樣有線電視網絡發展與廣播電視管理相對獨立，自主經營，自負盈虧，自主決定行業內部機構和人員配備。因此，從市到縣、區、鄉鎮有線電視檔案管理人員都十分缺乏，多數都是由辦公室的工作人員兼管檔案，再加之企業為了提高經濟效益，對一些軟項工作還沒有列入議事日程。所以，對檔案工作的管理自然受到影響，單靠企業監管檔案工作的人員自身建檔、立檔、管檔、用檔，不僅力不從心，長此以往必然導致網絡行業與檔案管理脫節，各個部門與檔案室之間脫節，檔案室與主管部門脫節等現象發生，成為企業生存、發展、擴大經營領域，增強市場競爭力和提高行業經濟效益的障礙。
二是行業本身對檔案管理未能列入議事日程。
由于有線電視網絡行業是由廣播電視行業分離出來的，是新興的有線電視網絡企業，因此沒有對檔案管理予以足夠的重視，法律法規意識也依然淡薄，這些因素的存在，導致企業沒有真正按照國家、省、市檔案部門規定，分門別類的進行收集、整理、歸檔，而是一味追求自身的經濟效益，忽視檔案綜合統一管理。若干年后不能對企業的發展歷程進行全面的科學總結，如在經營工作中一但出現問題不能及時提供檔案資料和數據得到借鑒，更不能為行業內在改革和發展中提供更多的參考依據。
三是網絡行業檔案管理人員業務素質低，也是造成了檔案管理落后的原因之一。
由于行業經營方式的原因，多數行業一直樹立著“銷售為王”的理念，首先注重的是經營、銷售管理人員的選拔和培養，忽略了其他方面管理人員的培養，包括內部檔案人員的配備，這就造成檔案人員長期得不到業務培訓，也沒有太多機會參與行業內檔案管理經驗的交流、學習，導致不夠了解檔案管理方面新的規定、新的標準，無法正確運用先進的管理方法。由于企業沒有配備專職檔案人員，所以，將形成的檔案材料放在文件夾后再放入文件柜里面便是存檔了，需要時憑記憶查找所需檔案資料，或詢問當時承辦部門的工作人員，不但浪費時間和精力，還勞而無功，一無所獲。
四是行業檔案管理規章制度不夠健全。
《檔案法》規定，對于一個單位形成各種門類和載體的檔案應當實行集中統一管理。但在實踐中，由于各種因素的影響，檔案管理缺乏制度約束，導致檔案沒有實行集中統一管理，各自為政。內部職能部門也只考慮自己工作方便，沒有長遠考慮檔案歸屬，便將一些已辦理完畢的文件材料常年存放在個人或部門手中，查找十分不便，因為沒有專人管理檔案，一旦遺失，無法利用。
二、加強有線電視行業檔案管理的措施
如上文所述，我們在檔案管理工作中還存在一些問題，這要求我們首先要充分認識到檔案管理在有線網絡行業發展中的重要性，充分認識檔案在市場經濟體制下企業發展、壯大的重要作用。其次，主管部門要明確定位，找準方向，以實現企業檔案管理規范化、制度化、現代化為目楊棣棣承德廣播電視臺河北承德067000標，大力開發利用檔案資源，努力為企業的生存、發展、壯大提供各類檔案信息服務，挖掘和實現企業檔案的價值。具體而言，筆者認為應對辦法如下：
一是建立健全有線網絡行業檔案管理規章制度，完善檔案管理體制。
這是做好優秀網絡行業檔案管理工作的重要基礎。具體而言，首先要明確檔案主管領導、具體管理部門，建立專兼職檔案管理人員網絡，定期檢查檔案管理工作。其次，要根據檔案法律、法規和國家檔案局和廣電部有關文件規定，采取行之有效的手段，強化行業檔案法制意識，規范檔案管理行為。第三，針對當前行政管理手段相對弱化，要讓各級領導認識管好檔案、用好檔案是每個公民和職工義務和職責。檔案管理部門自身要積極運用機遇和條件爭取檔案人員地位，引起領導和各個部門的重視和支持。
二是堅持以“為領導決策服務，為基層部門服務，為人民群眾服務”為宗旨，不斷增強檔案人員服務意識。
有線電視網絡行業與其他傳統行業不同，我們的工作環境和工作性質主要是以發展有線廣播電視事業，為人民群眾服務為主，這是各項工作貫穿始終的宗旨，必須嚴格執行，不可存在僥幸心理，否則可能會造成各種經濟損失和矛盾糾紛。比如，將計算機技術既科學又快捷方便的優勢應用到有線電視用戶檔案管理中，快速、詳細、完整地記錄好每個用戶的入網、收費、遷移、報停、維修記錄情況的檔案。同時，要加大對《檔案法》的宣傳力度，提高企業領導和全體人員對檔案管理工作重要性的認識，使企業各級管理部門認識到在市場激烈競爭中，必須采取多種措施保證檔案管理工作與企業發展的同步開展。
三是不斷提高專兼職檔案人員的自身素質，以適應市場經濟的發展需要。
當今正處于科技飛速發展的知識經濟時代，歸根結底，人才是第一生產力。作為以前創新思維相對較少、知識面窄的檔案人員來說，面臨更加嚴峻的形勢。因此，有線電視企業要注意加強對基層檔案工作者定期培訓、考核，通過多種方式和途徑提高檔案管理人員的業務技能，并結合本企業實際情況制定出一系列的管理辦法和規定。檔案管理人員更要自覺學習業務、科技等方面的知識和技能，加強自身綜合素質建設，熟練掌握檔案業務規范標準和管理方法，對自己企業的檔案要了如指掌，要及時、準確為領導、為各個部門、各個用戶提供信息服務，進而在企業進步和發展過程中與時俱進。
四是變被動為主動服務，大力開發利用檔案信息資源。
隨著有線電視網絡行業的不斷發展，要下大力量加強檔案管理開發利用工作，要結合行業內部情況對各個部門和相關人員提出具體要求。對各個部門形成的不同類別檔案，要求及時收集、整理、歸檔、移交到檔案室，以確保檔案的合理開發利用，為有線電視網絡事業的發展和建設提供可靠的依據和保障。改變人們對檔案工作就是簡單的“看門守攤”，等客上門、你要我查的被動服務狀態，把檔案工作的重點轉移到開發利用工作上。另外，在搞好日常查詢利用檔案工作的同時，還要搞好檔案信息的編研工作，做到圍繞本企業發展的主要任務目標，發揮檔案網絡的優勢，從眾多的檔案材料中選擇有參考價值的各類檔案信息進行編研，并把有關自身生存、發展、創新方面的綜合檔案資料信息提供給決策者參考。充分保證檔案信息及時、有效地傳遞給領導及有關部門利用，使檔案服務由被動、封閉向主動管理方式轉變，保障有線電視網絡行業不斷取得新的業績。
作者：楊棣棣 單位：承德廣播電視臺
第四篇：優化檔案管理工作策略
一、檔案管理工作中存在的問題
(一)管理模式比較落后?
眾所周知的是，由于受傳統檔案管理理念的影響，到目前為止，我國大部分企業以及公司仍然采用的是傳統的檔案管理模式，而傳統的檔案管理都是需要消耗大量的人力才能完成，同時，在進行整理的過程中，極其容易因為工作人員的失誤而造成檔案信息不完整或者信息錯誤的問題，從而嚴重的影響了檔案管理工作的效率以及工作質量。另外，隨著現代信息技術的迅猛發展和進步，各種新型媒體已經被應用到了各個行業中，同時，檔案管理也已經漸漸的開始由原來的手工管理轉變為了信息技術化管理，利用電子信息化進行管理，不僅僅可以節省大量的人力和物力，同時，還可以保證檔案信息的完整性以及準確性，從而大大的提高了工作效率以及質量。
(二)管理人員整體素質比較低
檔案管理工作是一個系統性以及精確性比較高的工程，為了做好檔案管理工作，就必須需要有一批素質較高的專業檔案管理人才。但是，在現階段，許多企業以及公司的管理人員仍然不能認識到檔案管理工作的重要性，在進行檔案管理工作人員招聘時，它們為了減少企業或者公司的開支，竟然隨意地降低管理人員的工資，從而使得許多高素質的專業管理人才都不愿意從事這一工作。同時，在進行招聘時，它們也沒有對被招聘者的素質以及能力進行一定的限制，從而使得檔案管理人員的整體素質比較低。另外，許多企業以及公司沒有對檔案管理工作進行明確的分工，從而嚴重地阻礙了檔案管理工作的發展進程。
(三)對檔案管理工作認識不足
我們知道，檔案管理工作的性質屬于幕后性質的工程，它對于企業以及公司的發展進程所起到的作用并不能直接的表現出來，這就使得許多企業以及公司的領導人員對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理工作的意識也比較薄弱，他們認為檔案管理工作無關緊要，從而使得企業或者公司的檔案管理工作的體系不夠完善，管理條件落后，設備不夠完善，進而使得部分檔案出現了錯誤或者丟失的現象，嚴重地影響了檔案信息的完整性以及準確性。
二、優化檔案管理工作的有效措施
(一)改進檔案管理模式
為了更好的提高檔案管理工作的效率以及質量，各個企業以及公司的管理人員必須要改變自己的管理理念，積極引進各種先進的管理模式。另外，現代信息技術的出現以及廣泛使用可以大大的提高檔案管理工作的效率，因此，企業的管理人員還必須要具備開闊的眼界，緊跟時展的步伐，盡快將現代信息技術應用到檔案管理工作中。但是，在利用現代信息技術的同時，我們必須要結合自身企業的發展狀況，進而制定一個合理的檔案管理模式。例如，我們可以根據企業檔案管理工作的現狀來建立相應的數據庫，從而更好的提高檔案信息的準確性以及完整性。另外，我們也應該對電子檔案信息管理系統采取一定的防護措施，從而確保檔案信息的安全性。其次，管理人員也必須要認真處理信息化管理以及人工管理之間的關系。最后，企業還應該成立專門的檔案管理部門，然后檔案管理部門可以對所有的檔案信息進行整理和分類。
(二)優化檔案管理隊伍
檔案管理工作人員是我們進行檔案管理工作的核心之一，他們的素質以及工作能力直接決定了企業或者公司檔案管理工作的質量以及效率，但是，到目前為止，我國大部分企業以及公司檔案管理工作人員的素質以及工作能力比較低，從而大大的降低了檔案管理工作的效率。為了更好的改變這一現狀，企業的管理人員必須要提高對于檔案管理工作人員素質以及能力培養的重視程度。例如，對檔案管理工作人員進行招聘時，我們應該適當的提高對他們素質以及工作能力的要求，同時，還可以對他們進行一個簡單的考核，對于考核合格的人員才有資格進入企業工作。另外，我們應該定期對企業的檔案管理工作人員進行培訓，在培訓時，我們可以聘請專業的檔案管理人員來對他們進行培訓。在培訓期間，我們也可以與其他企業進行合作，鼓勵企業員工之間進行互動和交流，從而不斷的提高他們的管理能力。最后，企業還應該定期對檔案管理工作人員進行考核，然后，根據他們的考核成績對他們的工資進行一定的調整。
(三)提高檔案管理意識
為了更好的提高檔案管理工作的效率以及質量，各個企業以及公司的管理人員必須要改變自己的理念，不斷的提高對于檔案管理的重視程度，加大對于檔案管理工作的資金投資力度，將檔案管理工作作為企業發展過程中必不可少的一部分。例如，企業可以定期開展一些講座，利用講座來宣傳檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作人員進行思想教育，從而不斷的強化他們的管理意識，進而不斷的規范他們的行為。另外，企業還應該指定一個合理的獎罰制度，然后，根據檔案管理工作的質量來對檔案管理工作人員進行獎罰，從而不斷的提高他們對于檔案管理工作的重視程度以及工作的積極性。
三、小結
總而言之，為了更好的提高檔案管理工作的效率以及質量，各個企業的管理工作必須要首先改變自己的理念，將現代信息技術引用到檔案管理工作中，然后結合企業檔案管理工作的現狀來不斷的改革和完善現有的檔案管理模式。另外，我們也應該指定一些行之有效的管理制度，并且盡快將這些制度落實到實際管理工作中。
作者：郭攀 高慧艷 單位：秦皇島市婦幼保健院
第五篇：數字檔案管理策略
一、研究背景
數字檔案是指存在形式以二進制編碼為主，能夠被計算機存儲和識別并被互聯網絡所傳輸的檔案。檔案發展的必然趨勢就是數字檔案，隨著全球化、網絡化、信息化時代的到來，電子政務有了長足發展，并且對檔案管理產生了較大的影響。隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理工作發生了巨大變化，數字檔案資源的數量不斷增加，新型數字檔案信息存儲介質和記錄方式不斷涌現，信息技術更新換代更加迅速，要求檔案信息在管理策略和方式上能夠跟上發展步伐，必須要提高數字檔案管理的質量和效率。數字檔案管理策略的研究，對推進數字檔案管理工作有著重大的意義。如何提高檔案管理工作的質量，提升檔案管理工作的效益，最大化實現檔案信息的價值，整合海量的數字檔案數據，成為檔案管理人員所共同關注的課題。因此，在數字時代，研究和探討出高效的數字檔案管理策略，對提供便捷有效的檔案服務，有著重大的作用。
二、當前數字化檔案管理存在的問題
1.檔案管理混亂
目前，大部分單位還處信息化的初級階段，很多單位在電子文件完成了運轉程序后不再歸檔，讓其處在自生自滅的狀態。人們的普遍觀念就是將有保存價值的電子文件打印成紙質文件進行歸檔，認為其他的電子文件沒有什么太大價值而不再保存，從而，無法生成有效的數字檔案，造成了數據資源的浪費。伴隨著數字化建設的推進與發展，有些單位開始意識到電子文件的重要性，他們將電子文件的內容進行保存，但是因為沒有一套完整可靠的管理系統，只是從表面形式將電子文件保存下來了，并沒有考慮到電子文件的真實性、完整性和可用性，從而喪失了“檔案價值”。一些走在信息化前沿的單位和部門已經認識到數字檔案科學有效管理的重要性，開始自發探究新的管理方法，而國內既有的標準零散的情況下，這種分散的探索將導致信息孤島的形成，由于存儲格式、元數據格式的不規范，一旦需要對數字檔案集中管理，大量異構數據需要轉換成統一的格式，在轉換過程中有可能丟失數據。
2.信息安全
數字檔案從制作、定稿、流轉、處理和傳輸到歸檔和保存，其間經由多個部門、多個環節。任何一個環節、一個部門存在缺陷，都有可能造成信息的泄露。作為保管環節的檔案管理部門，也會由于數字檔案的電子化等原因而疏于管理，按照傳統質檔案的管理方法會使得數字檔案在信息化時代面臨很大的風險。由于強烈的實踐需求，我國很多專業系統和企事業單位等都根據自身對數字檔案的理解以及自己的技術水平，紛紛制定各自的管理規范，研究獨立的數字檔案管理系統。這種情況會遇到的問題是由于互相沒有溝通協調，有關文件格式和元數據標準等方面的規定都不統一，從而形成了很多的信息孤島，這些信息孤島的存在加大了信息共享的成本，也加大了信息保存的成本。
三、數字化檔案管理的策略
1.部門間合作機制
盡管檔案協作組織的形式很多，但是跨地區、跨行業、跨領域的合作并不多，另外協作組織的交流往往局限于組織機構內部，交流多但是共享少，這些情況就導致了合作的成效不顯著。今后，不僅應當通過合作加深了解，還應借助合作更多地來開展實質性的研究工作，在更廣范圍內來提供知識、經驗和技能的共享。隨著計算機技術和網絡技術的普及，每一個形成數字信息的領域和部門都面臨數字資源的長期保存問題，目前在數字檔案管理與保存方面的跨領域跨部門合作還不是很多，因此，檔案部門應該憑借自身的各方面優勢，與其他部門其他領域合作，充分發揮聯動效益。
2.強化統一管理原則
強調統一的管理原則，是為了克服現存的分段式、分散式電子文件管理模式的弊端。統一管理的原則應將統一管理檔案工作擴展到對所有電子文件統一管理的全過程，也就是說，由檔案部門全程監控管理電子文件。所謂統一管理，就是數據庫、交換中心、網絡平臺和安全平臺等共同的關系全局的東西，各部門必須統一建設。
3.檔案部門全程監控電子文件管理
檔案部門應該進行全程監控。數字檔案的生命周期理論認為，從形成到銷毀或永久保存的數字檔案是一個完整的過程，這個不可分割的過程可以基于數字檔案的價值形態的變化，作為一個整體實現的幾個階段，應該規劃不同階段的管理要求。數字檔案的生命周期管理由數字檔案管理系統來實施。其次，由檔案部門全程監控數字檔案管理符合業務流程優化的規范。當前，分段式、分散式的傳統檔案管理流程明顯不適應數字時代的發展要求，因此優化數字檔案管理流程是大勢所趨。所以，基于業務流程優化的理論，梳理整個過程的檔案管理流程，檔案部門應該負責整個管理過程的監控工作，并且將檔案管理提前進行控制。
作者：殷海燕 單位：濟南鐵路局臨沂工務段
