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1檔案管理信息化的必要性
1.1檔案管理信息化的內容
檔案管理信息化是指在檔案管理工作當中，利用現代的計算機技術和互聯網的發展來管理檔案的資料，為檔案信息資源提供信息化的服務和便利。檔案管理信息化管理的主要內容是：①將檔案信息資源變為數字化的方向；②實現檔案信息的接收、管理、整理、存儲和使用變為信息化，成為電子檔案；③對檔案建立成為信息共享機制。
1.2檔案管理信息化的優點
比起以前傳統的檔案管理方式，信息化的檔案管理存在著幾個優點：①和以前書紙類的檔案信息資料相比，信息化的檔案保存更加方便、更加的不易損壞，存儲的環境和時間不受限制，而且找尋和利用也比以前更方便；②在政府工作的信息和檔案比較繁多，工作起來程序復雜。實現信息化檔案管理之后，要求尋找一些檔案信息只需要輸入關鍵詞，就能知道檔案建立的時間，儲存的過程，經辦的人員等信息，非常方便快捷；③改變了以前檔案管理工作的流程和本質，把檔案從以前的保存為主變為了利用為主，全面推動了檔案管理工作的建設。
2檔案管理信息化建設的現狀
面對信息化的熱潮，檔案管理的工作人員已經開始認識到了信息化建設的重要，但是在信息化的建設當中，一般的工作人員難免會出現一些漏洞。
2.1檔案管理信息化的時效性不高
檔案管理的工作部門沒有先進的信息化的經驗，也沒有相關的技術指導。在信息化的建設過程中，不能夠全面地認識到信息化的作用，不能夠完全地發揮出信息化的好處。比較傾向于保存，忽視了利用。大部分是把一些以前的紙質檔案變為電子檔案，沒有完全的規范和標準，這些阻礙了檔案管理工作信息化的發展。
2.2信息化的技術不夠
科學技術在不斷發展，人們對于科學技術的使用難免陷入誤區。由于檔案管理信息化的工作興起較晚，因此信息化工作的技術手段都是比較落后的，這就給檔案管理的工作帶來了難題。紙質檔案變為電子檔案之后的安全和保密不能夠得到保障，除了一些網絡上常見的黑客和網絡病毒之外，還有電磁泄漏和工作人員的馬虎造成的，導致檔案的管理工作面臨著挑戰。
2.3缺少專業的檔案管理人才
檔案管理信息化建設面臨的另一大難題，就是缺少專業的檔案信息化人才。檔案管理信息化工作不僅需要精通檔案管理的經驗，還需要熟悉計算機技術，需要有良好的素質。目前的檔案管理工作很少能找到具有上述條件的人才，管理人員不是缺少技術就是沒有經驗。
3加強檔案管理信息化的對策
3.1加強檔案管理信息化的人才培養
為了更好地提高檔案管理信息化的建設，必須培養出高素質的檔案管理信息化的人才隊伍。①單位要加大對于檔案管理信息化人才的引進，引進一些既有熟悉的經驗，又具有信息技術的人才；②加大對于現有檔案管理工作人員的培訓。對于現在的檔案管理工作人員，需要加強知識的積累和經驗的積累，學習和掌握信息化技術，鍛煉自己高超的技能和職業素質；③增加對于檔案管理工作人員的日常管理，做好入職培訓，避免流失人才。
3.2加強網絡安全的控制
檔案信息管理的網絡安全必須做到萬無一失?？刂凭W絡的安全，避免出現檔案安全泄漏世事件的發生。①必須控制住對于網絡的訪問情況。當有人訪問網站時，必須監控訪問用戶的信息，例如登入時間、訪問人員、權力的限制等。設置內部網絡和外面網絡，內部人員使用內部網絡，外來人員使用外面網絡，不可以直接獲取到資源，只可以進行查詢；②建立防火墻防止出現病毒事件，定期進行網絡的殺毒；③對于檔案和資料設置一定的權限，用戶沒有相應的權限不能訪問和查詢；④定期進行電子資源的備份，防止出現機器損壞事故，造成檔案丟失。
3.3加大檔案信息化的利用
當前的單位，正在把一些紙質檔案轉換為電子檔案，進行二次儲存，以便于檔案信息的查詢和使用。但是受到電子文件的連續性因素，一些檔案需要擴建和補充。同時為了保障檔案信息化的利用功能，把檔案信息資源可以統一進行管理和定性，相互之間制訂出統一標準，把檔案分門別類，方便與以后資料的查詢。此外，為了更好地利用檔案的資源，對于檔案資料的查詢開發出有效的信息檢索工具，提高信息化的利用水平。
3.4健全檔案的管理制度
為了更好地推進檔案管理信息化的建設，把信息化工作當作是檔案管理工作的一項任務去執行。必須要：①必須對檔案管理工作制訂出一些新的檔案管理制度，完善一些規章制度，將信息化工作納入檔案管理部門的考核之一，作為表揚升職的依據。加強工作的人員的積極性，為檔案管理信息化工作提供良好的環境和服務；②檔案信息化管理工作的制度建立是檔案管理信息化建設的基礎，因此對檔案管理信息化的工作可以制訂一些較細致的工作標準和確定的目標，以保障信息化管理有前進的方向。
3.5加大資金的投入
加大對于檔案管理信息化的資金投入，是檔案管理信息化建設的基礎。
4結語
綜合以上所述，在這個科學技術發展快速的年代，檔案管理部門應該加強檔案信息化的建設，學會應用先進的信息技術，不斷創新、與時俱進。讓檔案管理工作發揮出真正的作用，讓檔案管理信息化建設順利完成。
作者：劉秀菊 單位：山東省萊蕪市萊城區人民政府辦公室信息中心
