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一、高校檔案管理信息化建設的特點
(一)信息化程度高。
在高校檔案管理信息化建設過程中，要將高校檔案資源數字化，必然會涉及到許多信息技術方面的相關內容。比如建立多媒體檔案數據庫的時候，對數據庫要定期進行維護與更新，就要有相當程度地計算機軟件方面的知識。隨著現代科學技術的開展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發、利用、升級、以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次檔案管理系統廣泛地應用。
(二)檔案管理人才專業水平較高。
對于高校檔案管理信息化建設的推進，在工作中這些信息技術以及軟件都是有人在實際操作。這就要求我們的工作人員必須對信息技術有一定的了解，并擁有較強的實際操作能力。在高校檔案管理信息化建設過程中，人員隊伍呈現出專業素養較高的現象。
(三)館藏資源傾向于社會化。
檔案管理信息化建設的目標就是將館藏資源面向社會，將檔案信息資源服務社會化，以實現檔案信息資源資源共享。因此，以后將會有多的檔案信息不僅面向全校師生，還將逐步面向全社會。
二、高校檔案管理信息化建設存在的問題
(一)高校檔案管理信息化基礎設施配置薄弱
如今，相當一部分高校因為財政投入不足，導致檔案管理工作無法正常有序的開展，已不能滿足新時期檔案管理的現實需要。主要體現在部分高校缺乏相應的信息設備，仍然存在使用人工管理檔案的現象。高校檔案室如果沒有信息化建設所需的硬件、軟件設備，沒有形成完整的互聯網絡，高校檔案管理信息化建設將無從談起。
(二)未完善檔案管理信息化系統
隨著信息時代的高速發展，檔案信息化更是快速發展，對檔案管理信息化系統的要求也越來越高。以前的一些相關規定，已不能滿足檔案信息化的要求。要滿足檔案信息化發展的需要，就有必要制定多方面的規定，不斷完善檔案管理信息化系統。
(三)館藏檔案信息數字化程度不足
作為檔案信息化的基礎工作，館藏檔案信息數字化從理論上來講，不是一件困難的工作。但由于實際操作過程中，必須投入大量的人力、物力以及財力，這就成為了館藏檔案信息數字化程度不足的重要原因。
(四)檔案管理缺乏專業型人才
一些高校由于現有工作人員的專業化素質較低，對檔案管理信息化建設帶來了諸多問題。現今，有很多的高校根本沒有一支專業素質過硬、工作效率較高、戰斗力強的檔案管理隊伍。具體表現在：小部分檔案管理人員，并不是此項工作所需專業畢業，加上沒有經過系統專業的訓練，缺乏專業知識，在實際過程中，計算機操作能力差；還有部分檔案管理人員雖然專業符合此項工作，但實際所掌握的水平卻參差不齊。
三、高校檔案管理信息化建設的措施
(一)高校加大財政投入，增強檔案信息化的基礎設施建設
加大財政投入可以為高校檔案管理信息化建設提供充足的物質保證。檔案信息化建設，需要投入大量的人力、物力、財力，這就需要高校加大對檔案管理工作加大財政投入。學校檔案信息化建設需要從硬件與軟件兩個方面投入大量的基礎設施，才能保證信息化建設的順利開展。比如要配備相應的數據庫服務器、存儲器、數碼攝像機、圖文影像掃描設備等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。高校應該多渠道、多方式獲得財政支持，合理計劃安排關于檔案管理信息化建設方面的資金使用，精心建設，為高校的廣大師生提供優質的信息服務，更為社會提高高質的信息服務。
(二)完善檔案管理信息化系統
將完善檔案管理信息化系統作為檔案信息化建設的重點工程。只有完善了檔案管理信息化系統，才能對檔案信息的收集、整理、歸檔、利用提供科學與技術性的幫助與支持。而電子文件形成后，就需要集中保管，并建立一個實用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，保證檔案系統管理網、校際網、校園網之間檔案信息存儲、交換的順利進行，這就是高校檔案管理信息化建設的主要內容。
(三)建立檔案網站，開展館藏檔案數字化工作
館藏檔案數字化對檔案信息化建設起著不容忽視的重用，是信息化條件下有效利用館藏紙質檔案信息的關鍵環節。館藏紙質檔案數字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性的高低。館藏檔案數字化是一項十分浩大的工程，工作量大，技術要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數字化，形成電子檔案數據存入數據庫，加強各類數據庫建設。通過檔案網站建設，館藏檔案的數字化工作，提高檔案的利用率并實現檔案館信息化建設的目標。
(四)加強人才隊伍建設，提高從業人員素質
檔案管理工作實際操作主體是檔案管理人員。一個完善的信息化設備需要專業的從業人員來實踐操作。也就是說，檔案管理人員的素質水平對檔案管理信息化建設的落實以及成效有著直接關系。因此，高校檔案管理信息化建設需要一大批具有高素質的人才，為適應信息化的需要，檔案管理部門要培養不但對信息技術有所了解，還要對檔案業務精通的綜合型人才。可以采取多種方式加強對在職檔案管理人員進行專業培訓，提高他們的理論知識水平，提高他們的實際操作能力。引進計算機專業人才，并對他們進行檔案業務知識的培訓。通過培養人才優化檔案隊伍整體結構。
四、結語
總之，積極推進高校檔案管理信息化建設是現代高校提高檔案管理水平必然選擇。只有通過不斷的財政投入，以及提高從業人員的素質，才能進一步提高信息化基礎建設水平。隨著社會的進步，將有更多的研究者對高校檔案管理信息化建設進行多層次、多角度的分析，會對如何推進信息化建設進程提出更好的舉措。
