前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的優化中小企業檔案管理論文，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1某公司檔案管理存在的問題
1.1對檔案的重視程度不夠
一般人認為，檔案管理工作不需要太多的重視，是可有可無，人員配備也是不太講究的，因為檔案工作無非就是抄抄寫寫，以及做好資料的保管，檔案管理工作不是單位的主要工作，因為它不能給企業創造直接的經濟效益，是成本中心，只要做到檔案不丟失，重要信息不外泄就行了。這是對檔案管理工作的地位與作用缺乏足夠認識的表現，這些認識上的誤區，導致員工對檔案價值的認識不足，在管理方面又很松散，并且沒有秩序，進而導致缺乏高度的工作責任感。該家企業的檔案管理缺乏長遠性考慮，缺乏戰略思維，致使整個企業的檔案意識逐步弱化，從而導致資料在新舊更替的歷史進程中出現混亂，阻礙了企業的可持續發展。
1.2檔案管理手段比較落后
人類步入21世紀，經濟全球化，資訊網絡化，傳遞即時化是信息時代的新特征，這些新變化給企業管理帶來了顛覆性的改變，如果企業管理者不能與時俱進，企業必然“OUT”。遺憾的是這家企業的檔案管理部門還是用手工填寫企業的檔案資料。手工錄入，手工檢索，不僅在編纂檔案時耗費大量的時間，而且檢索過程也非常沒有效率，這種手工檢索的方式對于信息的檢索效率也實在太低，這些缺乏與時俱進的檔案管理技術行為，必然影響企業的核心競爭力，必然在市場競爭中處于不利地位。
1.3檔案室的環境有待優化
目前，這家企業的檔案室主要是以紙質的形式來保存檔案資料的，紙張在經常使用的過程中，會受人為、環境或自然因素的影響，如濕度、光線、溫度以及空氣中的灰塵、有害氣體，以及霉菌、鼠嚙、蟲害等不利因素影響，這些因素都會導致其強度、色澤、字跡發生變化，最終導致紙張發生老化，進而影響紙質的耐久性，自然也影響著檔案的真實性與完整性。此外在搬移、清掃檔案室與調閱資料的過程中也有可能會損壞紙張，直接導致檔案的保存年限降低。或許由于這家企業的檔案庫經費緊張，導致庫房和設備條件簡陋，沒有達到檔案保護的標準化的要求，這些將影響檔案的保存年限。
1.4檔案管理人員素質不高
目前，不少中小企業檔案管理人員在思想觀念、文化程度、專業素質、理論水平等方面都有差異。通過調研，這家企業的檔案管理員對檔案管理意識淡薄。由于缺乏系統培訓，沒有及時掌握先進管理技術，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等檔案資料的重要性并不熟悉，導致該企業的檔案管理等工作明顯落后。這家企業的檔案管理人員身兼多職，既是檔案管理員，也是辦公室工作人員，還兼顧人力資源管理工作，于是根本無法集中精力投入檔案管理工作中，日常往往只是將材料放入檔案盒，整理歸檔不夠，導致檔案管理工作水平達不到應有的水平。這些檔案管理人員諸事纏身，導致事業心缺乏，職業生涯規劃淡薄，敬業精神欠缺，業務上很難精益求精，最終損害的一定是企業的利益。
2優化檔案管理的對策思考
2.1提高認識，轉變觀念
由于這家企業對檔案管理工作重視不夠，檔案管理意識薄弱導致企業內部管理者與管理人員的工作沒有主動性、積極性，更不要說創造性了，這樣勢必影響檔案資料的真實性和完整性。基于這種情況，這家企業領導應該認識到企業檔案管理工作的重要性。檔案是企業的“軟資產”，是企業的信息財富。檔案管理的過程中，要從實施工作抓起，從制度建設、基礎設施、人員配備及管理方面要給予保證。使檔案管理員能夠凡事有法可依，在管理檔案過程中，依照規范的操作流程進行收集、歸檔、梳理等處理，落實資料的及時歸還，以保證資料真實性和完整性。還要定期檢查檔案管理中可能存在的問題，針對問題采取對策，以確保檔案管理流程的暢通。
2.2手段創新，與時俱進
隨著社會經濟的不斷發展，信息化時代撲面而來，網絡經濟深刻影響著社會生活的方方面面，檔案管理工作也要順時而為。時代要求對檔案管理也提出新的要求，就是要做到全面、快速、準確，僅僅依靠手工管理方式已不能適應新的需求。只有利用信息化來改造傳統企業檔案管理，利用計算機管理檔案，利用網絡化來優化檔案管理，來解決手工操作效率低、易出錯、速度慢的問題。努力利用辦公自動化來開創檔案管理工作現代化。比如多利用現代辦公技術，利用檔案管理軟件，就可以節省一些空間，節省一定的時間。
2.3加大投資，美化環境
針對這家企業檔案管理環境不佳的問題，需要加大投資，以美化環境。例如，為了紙張檔案的保護，需要注意以下幾個方面：(1)合理調節、控制檔案室的溫濕度。影響紙質檔案快速老化的重要因素之一是溫度和濕度，為此，延長紙張的壽命要調節好溫濕度，經常保持自然通風，以去除室內的濕氣，還可以安裝除濕設備，也可以放置一些無水氯化鈣、硅膠，石灰等物品。(2)合理控制光線對檔案的影響。氧氣和光同時作用于紙質資料上，發生的光氧化反應容易使字跡變得模糊，紙質褪色。為了避免陽光的直接照射，可以安裝窗簾，或者采用人造光源來照明。(3)防止空氣的污染。目前，霧霾天氣影響比較嚴重，空氣的污染直接影響著檔案資料的質量，可以安裝空氣凈化器來解決污染問題。(4)加強對危害紙質檔案的生物防治?？梢苑胖梅烂蛊?，還要注意庫房的清潔衛生，帶上鞋套進庫房以減少污染源。
2.4加強培訓，提高素質
科技日新月異，管理手段不斷創新，不培訓，員工知識可能會落伍。為此，培訓是員工的福利，檔案管理人員的素質水平決定著檔案工作的質量高低，因此要加強培訓，提高水平。同時，注重檔案工作人員之間的業務交流。通過交流，他們可以學習別人的先進經驗，發現不足，吸取經驗，改善檔案工作，提高工作質量，從而提高人員的素質。只有檔案管理人員素質處于最佳狀態，才能保證新時期檔案系統有良好的服務效能，才能促進檔案事業的發展。
作者：王勇 單位：浙江商業職業技術學院
