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摘要：在社會不斷的發展過程中，不同國家與地區之間的技術與文化交流越來越頻繁，越來越深入，在長時間的學習、交流與創新發展過程中，我國數字化水平也越來越高。在此過程中，我國檔案管理也積極引進數字化網絡技術，大力發展數字化檔案管理模式，切實提升了檔案管理整體水平。本文即分析了數字化在檔案管理中的應用意義，并探究其具體應用方式。
關鍵詞：數字化；檔案管理；應用分析
檔案是對事物前進發展過程中從前期的規劃、中期的建設到后續的發展進行的有效記錄，這是有效的資料文獻，能為后續的規劃開展量化定性分析提供充分的依據。為了充分發揮檔案的作用，有效開展檔案管理工作，很多單位開始將數字化技術應用到檔案管理中。積極開展數字化信息管理工作是廣大檔案管理者的職責與使命，需要在實際工作中切實將數字化管理運用到檔案管理中去。
一、數字化管理的概念
顧名思義，數字化管理是指充分借助通信、網絡、計算機等先進技術，在對管理對象與行為進行技術量化的基礎上積極創新，主動開展研發、計劃、組織、生產、協調、銷售、服務、創新等活動，履行管理職能的方法。數字化檔案管理是檔案管理技術與計算機、網絡等技術充分結合的產物，是未來相當長一段時間內檔案事業發展的主要方向，也是檔案信息化發展的重要形式。將數字化管理應用到檔案管理工作中，不僅能夠獲得更加公平、客觀、高效、優質的管理效果，還能夠提高單位業務開展水平，引導單位發展的方向。
二、數字化技術在檔案管理應用中的重要意義
（一）檔案管理數字化是時展的結果。檔案管理的對象大多是各種形式的憑據資料，是對企事業單位發展進程的忠實記錄。在社會發展過程中，檔案始終肩負著重要的任務與使命，檔案管理工作的主要職責就是為服務對象提供具有利用價值的資料，檔案工作內在的發展動力在于檔案管理理念和方式的不斷創新。隨著信息社會的到來，尤其是大力提倡無紙化辦公的今天，計算機成為一種普通的辦公工具，將各種先進的信息化技術應用到檔案管理中，有效收集、存儲與利用信息數據，不斷提升信息數據資源的利用效率，不斷強化數字化技術的應用水平，開展數字化檔案管理，是時展的必然趨勢。
（二）檔案數字化是提高檔案管理效率的有效途徑。信息社會，計算機網絡技術的不斷發展大大沖擊了傳統檔案管理工作，需要不斷提升檔案管理效率，逐步明確新時代檔案管理工作開展的目標，有針對性地加強學習，培養信息素養，提升業務能力，大力提升檔案管理效率。在此過程中，數字化技術是一項必須掌握的技術。數字化技術在檔案管理工作中的有效應用能夠大大提升檔案管理的信息化與現代化水平。建立數字化檔案管理系統需要投入一定的專業技術與人力，打造包括資料收集、鑒選、掃描、轉換、掛接、檢索、數據庫、備份等在內的信息化檔案管理平臺，通過數字化技術切實提升檔案管理效率。
（三）檔案數字化有助于提高檔案管理的地位。檔案資料是對真實歷史進行記錄的歷史資料，其主要作用在于服務，為各項業務的開展提供充分有利的依據，為處理各種事件提供真實有效的資料憑據。但是在部分企事業單位中，并未真正重視檔案管理工作的開展，檔案管理人員并沒有意識到檔案管理工作的價值所在，也沒有充分利用數字化技術來輔助檔案管理工作的開展。檔案管理工作涉及的工作非?，嵥椋瑥臋n案資料整理、編目與鑒定到檔案資料的清點與檢索，而將數字化技術應用到具體管理工作中能夠有效提高檔案管理的地位。檔案管理數字化的不斷發展不僅能夠有效加強檔案資料的保護與管理，還能提高檔案管理的科學性，讓檔案資料的價值得到更為充分地發揮。數字化技術的應用有助于資源的快速共享，助力檔案資料的公開管理，加快信息采集與處理工作的開展，讓檔案管理工作的質量與效率都得到有效提升。
三、數字化管理在檔案工作中的應用
（一）檔案接收上的應用。數字化的檔案接收要求將檔案以電子檔案形式進行報送，無論是圖片還是影像，都能夠以數字化打包的形式進行發送，檔案管理人員只需按要求逐條輸入系統，從而有效規避了紙質形式的隨意性與重復性，最大限度地保障了檔案的完整性與真實性，并且電子檔案的可復制性讓工作效率更高。
（二）檔案保管上的應用。傳統的檔案保管都是依托于紙質檔案，隨著社會的不斷發展，產生的檔案資料越來越多，無形中增加了檔案保管的難度。數字化管理在掃描錄入檔案信息后，將不再需要搬動及查閱紙質檔案，也大大減少了紙張的浪費，節省了存儲的空間，減少了投入的勞動力。后續的檔案管理更多的是進行數據庫的維護，只要做好備份。這種數字化的檔案管理模式無論是投入的時間、空間還是人力都更少，管理效率也更高。
（三）檔案查閱上的應用。數字化技術的應用讓各項工作的開展變得更為方便快捷，充分滿足了人們對高效率、快節奏的要求。無論是哪個單位機構，在檔案資料查閱時都想要更為準確的結果，要求過程快速，但是在傳統的檔案查閱過程中往往需要耗費大量的時間和精力，而且準確性往往也不能滿足工作的需要。實現檔案管理數字化，將檔案進行數字化錄入后，只要輸入查閱條件，就能依靠計算機進行全面的自動檢索，無論是圖片還是影像，又或者是電子文件，只要是符合條件的檔案都能夠查閱、復制和打印，查閱的結果還能夠上傳或者下載，大大節省了資料查閱的時間，更加人性化。
（四）檔案業務工作中的應用。檔案業務的數字化指的是在建設數字化的平臺基礎上實現業務工作的數字化，不斷規范業務流程，進一步提升工作效率。借助數字化辦公平臺，檔案管理人員各項業務的開展都能夠在數字化辦公設備或者借助相應的程序下實現，避免傳統手工處理過程中可能存在的人為性錯誤，還能有效界定各項業務開展的流程，保證程序不越位的同時精準地記錄時間階段，有效管理約束檔案管理人員，進一步提高工作效率。數字化管理是現代社會最先進的管理手段，是檔案管理工作的新路徑。在檔案管理工作中充分應用數字化管理模式，逐步開展檔案管理資料保存的數字化、信息傳送的網絡化、系統管理的智能化，不斷提升檔案管理人員的知識化與專業化水平，讓檔案管理工作擺脫時間與空間的限制，實現可視化發展，進一步規范檔案管理的流程，有效控制成本投入，實現檔案管理的規范化發展。為了讓數字化發展在檔案管理中得到充分應用，相關單位應充分重視檔案管理工作，不斷提升管理水平，進一步完善檔案數據庫，讓數字化能夠更好地服務于檔案管理。
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作者:韓梅 單位:通榆縣檔案館
