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摘要：高職院校檔案記載著學校各項日常工作的發展歷程，是極其重要的信息資源，是高職院校發展的重要歷史憑證。檔案工作是學校非常重要的基礎工作，有效的檔案管理工作可以為學校的發展決策提供數據參考，為高校領導決策和提高教學質量起到重要作用。數字化校園的建設離不開檔案工作的支持，同時，檔案工作的開展能促進數字化校園的實現。本文主要分析我國高職院校檔案管理現狀，對檔案信息化管理的必要性進行探討，提出實施高職院校檔案信息化管理的對策。
關鍵詞：信息化;高職院校;檔案管理
目前，高職院校對于數字化校園建設重視程度高，投入較大，然而在檔案管理工作方面，特別是檔案信息化方面不夠重視，大量的數字資源沒有得到安全、可靠、有效的保管，直接阻礙檔案工作的開展。為適應時展的需求，如何提高高職院校檔案管理服務質量，確保數字信息實時保存，最大限度地開發檔案信息的價值，是高職院校檔案管理工作者需要認真研究和探討的問題。
1.高職院校檔案管理的現狀
1.1檔案管理工作認識不足，觀念落后。高職院校檔案管理工作是一項具有記錄性、服務性、業務性都很強的工作。比如：學校的人才水平評估、各類審計、基建維修、專項檢查、校史編寫、職稱，歷屆部分畢業生因落戶、晉級、資格證書考試、退休等需要返校查詢學籍檔案，這些都離不開到檔案室查找相關參考數據、憑證資料，檔案管理工作的重要性是毋庸置疑的。但部分領導對檔案管理工作的重要性常流于口頭形式，往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，沒有從根本上認識檔案工作的重要性。檔案管理工作是一項功在當代、利在千秋的工作，因檔案管理工作不會對學院的近期發展起到很大的影響，所以在部分領導的潛意識里根本不可能把檔案管理工作放在一個重要位置，進而在一定程度上會忽略檔案管理工作。目前一些高職院校的檔案管理都是紙質的，沒有進行信息化存檔，已經跟不上時展的腳步。我校2012年就引進廣州某校CRP系統啟動數字化校園建設，但檔案的數字化建設工作遲遲未啟動。
1.2管理體制不夠健全，管理制度不完善。在管理體制上，檔案機構不健全，編制少。像我校雖然有近60年的辦學歷史，號稱建筑行業的“黃埔軍校”，檔案室也藏有1萬多卷的檔案資料，目前我校檔案室編制2人，其中1人還要兼機要和學院用印管理工作，由于人員不足、學院經費緊張等問題，部分工作人員無暇顧及檔案管理工作要緊跟時展步伐，致使檔案的數字化管理工作進程緩慢。還有學校檔案機構與其他行政職能部門聯系不密切，各行其是，導致高職院校檔案工作的統一完整、技術保護和安全保管受到影響。另外，高職院校的檔案管理工作完全進入正規化管理和法制建設的軌道上還需時日，行之有效的、嚴格的考核獎懲措施對各項制度的貫徹落實有待加強。再次是工作的相互推諉，就算檔案受到損害，得不到懲罰。
1.3缺乏完整性的檔案資源。目前，部分高職院校都是由原來的多所中專學校合并升格而來的。比如我校就是由三所中專學校合并而成，十多年來，只是將與主校區相隔較近的一校區的檔案資料搬到主校區檔案室，但并沒有安排專人重新整理這些資料。另一校區的檔案資料因地理位置相隔較遠沒有搬到主校區檔案室實行集中管理。另外，還有管理體制等原因，檔案資料的收集困難，導致檔案的完整性低，部分珍貴的資料留在職能部門，沒有移交給檔案室統一管理。
1.4服務技術手段落后。隨著社會和科技的不斷發展，有的高職院校開始配置信息化設施運用到校園管理中。在這種環境下，以往的以紙質為載體的檔案管理將受到沖擊。數字化的檔案管理已成為當今的發展趨勢。目前，一些高職院校檔案管理部門配備了部分信息化設施辦公，可檔案管理軟件只能實現檔案目錄數據的錄入（包括我校在內，我校使用的是單機版檔案管理軟件），達不到檔案信息資源共享的要求。管理方式停留在原始的手工作業、開柜查閱，這種方式不僅重復性勞動量大、時間長、速度慢，而且極大地影響檔案的工作效率。檔案管理設施不到位、思想封閉、因循守舊、缺乏創新的檔案管理的生存狀態，主要原因是觀念問題導致的，沒有意識到信息化管理的重要性，意識到網絡管理的優勢。
1.5高素質的檔案管理人才匱乏。以往的檔案管理對檔案管理人員的管理水平和計算機操作技能沒有很高的要求，但隨著社會和科技的發展，信息化、網絡化、數字化的檔案管理已成為高職院校檔案管理工作發展的必然趨勢。這樣勢必對檔案管理人員的管理水平、計算機操作技能等綜合素質提出更高的要求，因為檔案管理要實現信息化、網絡化、數字化，則要求檔案管理人員必須掌握先進的科學技術、運用現代化管理手段才能緊跟時展的步伐。所以建立起一支管理型、研究型、服務型、技術型并舉與相融的檔案人才隊伍，是高職院校檔案工作“上水平、創一流”和高職院校檔案部門“立于不敗、部門永存”的迫在眉睫的要求。
2.高職院校檔案管理信息化的必要性
2.1有利于數字化校園建設實現，切合學院的整體發展要求。檔案信息化管理是適應信息時展要求的重要舉措，也是高職院校數字化校園建設的重要組成部分。高職院校檔案管理部門要認真貫徹科學發展觀，通過實施國家檔案事業“十一五”規劃推動檔案管理信息化建設，將原有的實體檔案數字化和增量檔案實行電子歸檔后，通過網絡化的檔案管理手段，讓師生群體和往屆校友共享學校檔案信息資源，這樣檔案利用效率將會顯著提高，檔案的作用會得到充分的顯示，無形中直接提升學院形象，切合學院各項工作科學化、規范化、網絡化、信息化的整體發展要求。
2.2確保原始檔案安全有效地保存。高職院校將存量的實體館藏檔案數字化和增量的館藏檔案實行雙套制管理后，意味著所有的檔案資料都有一份轉換成數字信息存入計算機永久保存，這樣檔案的查閱可以在網上進行，無須在庫房調取實體檔案，因而極大地降低原始檔案被損壞的可能性。即便原件破損或遺失，也不會丟失寶貴的信息資料。
2.3有利于提高工作效率和管理水平。隨著我國信息社會的到來，為了使高職院校的檔案管理緊跟時展的腳步，避免出現信息孤島，高職院校的檔案管理必須走信息化道路，推動檔案的標準化、規范化管理，才能擺脫傳統落后的管理模式。過去檔案管理人員查找一份檔案材料費時又費力，檔案的信息化管理后，檔案的查借閱非?？旖?，從而提高工作效率和管理水平。
3.高職院校檔案信息化管理的對策
3.1加強領導，強化檔案管理工作意識。高職院校數字化校園建設，為檔案管理信息化搭建一個非常好的舞臺。為不斷提高檔案管理人員業務素質、提高檔案管理工作效率、提高檔案管理水平，高職院校必須加強檔案管理信息化建設領導，強化認識，落實責任，進一步解放思想，分階段、分步驟、有計劃、穩步地推進檔案管理信息化的進程。通過制定、執行和不斷完善檔案管理制度，樹立聯合統籌資源的建設理念，不斷拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，合理開發、利用檔案信息資源，最終實現檔案管理職能向縱深拓展，促進檔案管理對學校管理、發展的服務功能。
3.2建立健全檔案管理機制和管理制度。首先建立檔案管理工作網絡，這個檔案管理工作網絡是以隸屬于學校辦公室的檔案室為檔案管理的頂層，頂層的領導者是分管辦公室的院領導，辦公室主任為檔案管理工作網絡的主要負責人，學校各職能部門負責人為該部門的檔案管理責任人，各職能部門要指定一名工作人員為該部門檔案材料的收集人（即兼職檔案員），從而形成檔案管理工作網絡。通過這個網絡能很好地明確職能部門負責收集檔案，學校檔案室集中管理檔案的工作流程，防止分散管理出現的弊端，如工作推諉、疲沓等。其次建立健全檔案管理制度，從檔案的收集整理、鑒定、立卷、保管、開發、統計、利用等各項都要有完善的規章制度，嚴格按規章辦事，對有保存價值的文件材料注意隨時收集歸檔。為推進檔案管理工作的制度化和規范化，要明確各職能部門的主要負責人為檔案管理工作的第一責任人，專（兼）職檔案管理人員為直接責任人，把檔案管理工作納入年度目標考核和干部個人評優考核，實行責任追究制。
3.3加強檔案信息資源的建設。檔案信息資源是高職院校檔案工作賴以生存的基礎，高職院校檔案信息化管理、服務，如果沒有豐富的檔案信息資源作支撐，檔案信息化建設就會沒有根基，所以抓好檔案信息資源建設直接關系到檔案信息化工作管理水平。如何抓好檔案信息資源的建設呢？可以通過如下三個方面：一是抓源頭，抓學校各職能部門檔案建設，實行部門立卷，由學校檔案室集中管理的模式，按照“雙套制”歸檔原則，實行紙質檔案與電子檔案同步歸檔。二是抓接收，凡能接收進館的檔案，盡量接收進來，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，豐富檔案信息資源，對重點工程建設項目、重大活動檔案的收集最好派專人參與。三是抓整合，從制度化、規范化、科學化強化檔案基礎業務工作，將校內分散在各職能部門的檔案資源集中到檔案室實行統一保管，按照全校師生群體和往屆校友對檔案資源利用的需求進行優化配置和整理加工。通過檔案資源的整合，把檔案室建成為學校教育教學、科研、管理的現行文件中心，為全校師生群體提供檔案查閱的信息服務中心。
3.4加強基礎設施建設。高職院校為了加快實現檔案信息化管理的腳步，不僅要引進當前先進的信息設備和管理軟件，而且高職院校領導要將檔案管理信息化建設納入整體校園信息化建設規劃中，實現檔案管理信息化與校園數字化建設同步進行，以國家規定的檔案信息化建設標準加強高職院檔案信息化基礎設施建設和構建具有高職院校特點的信息化管理軟件，通過建立和不斷完善屬于自己的檔案資源信息庫和檢索系統，利用先進的信息和網絡技術，滿足師生群體與往屆校友的需求，真正實現檔案信息資源的共享。
3.5.加強檔案人才建設。高職院校要實現檔案信息化管理，加強檔案人才隊伍建設是一個首要問題。高職院校院領導要給予檔案管理的人力支持，實施“引進來”和“走出去”戰略，為檔案管理崗位配置一定數量的專、兼職檔案管理人員，并確保所配備的專、兼職檔案管理人員具備較強的工作能力和經驗，可以勝任檔案崗位的相關工作。因為要實現檔案信息化建設目標，不僅要有懂專業、懂計算機技術、有創新精神的新生力量的參與，而且要做好現有專兼職檔案人員的培訓工作，通過培訓班、研修班、經驗交流、專家指導等形式，按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、分層次、有計劃、有步驟地進行業務培訓，通過培訓提升檔案管理人員整體的管理水平和綜合素質，使專兼職檔案人員的知識結構及業務水平能滿足高職院校檔案信息化建設和發展的需要。
參考文獻：
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［2］陳敏，況敏.淺議網絡化背景下高校檔案信息資源的有效整合［J］.科技視界，2014（20）.
［3］宋曉麗.高職院校檔案信息化管理研究［J］.恩施職業技術學院學報（綜合版），2015（2）.
作者:婁翠英 單位:湖南城建職業技術學院
