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摘要：檔案管理是新形勢下醫院的基礎性工作之一，包括工作檔案、人員檔案等等，要求給予更多重視和優化?；诖?，本文以新形勢下住院醫師規范化培訓檔案管理的問題作為切入點，予以簡述，再以此為基礎，結合問題類型分析管理實施對策，給出推行雙重保存制度、做好檔案庫的分類建設、周期檢查更新等等可行方法，以求通過探究明晰理論，為后續具體工作的開展和完善提供少許參考。
關鍵詞：檔案管理；檔案分類；雙重保存；檔案庫
引言
檔案管理（Archivesmanagement）亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理、提供利用服務的各項業務工作總稱，也是醫院等機關檔案事業最基本的組成部分。新形勢下，醫院住院醫師的數目越來越多，工作范圍也越來越廣，其結業后學歷提升、職稱變更、進修等等信息需要實時進行更新，尤其是規范化培訓下的檔案管理，更需保證有效性。本文就該項工作的問題和對策進行分析。
1新形勢下住院醫師規范化培訓檔案管理的問題
1.1檔案分類不明確
規范化培訓視角下，住院醫師的檔案必然會出現更新變化，如經過考核后住院醫生晉升為臨床醫師，檔案需要予以變更，工作、培訓經歷等也要做出調整，如果管理部門和人員未能做好檔案分類，在進行檔案更新和查找時，都會出現困擾。此前有學者研究發現我國醫院的檔案管理并非全無問題，丟失率、缺損率分別達到0.07%和0.13%的水平，這與分類管理不到位直接相關[1]。新形勢下，人才流動和經歷變化漸趨多樣化，更要求給予明確的檔案分類管理。
1.2檔案保存方式單一
現代社會也被稱為信息社會，很多發達國家已經推行了檔案的全數字化管理，我國部分地區也在嘗試進行信息化檔案建設。但部分醫院管理方式依然較為滯后，或受限于資金條件，或受制于管理理念，檔案管理依然以紙質文檔為主，且檔案室環境也不夠理想，容易導致檔案損壞、查找困難等實際弊端。此外，紙質檔案也面臨搬運、轉移困難的問題，當醫院完成培訓后，需要更新人員檔案，不當的保存方式也會增加工作難度，需予以重視和解決[2]。
2相關問題的管理實施對策
2.1推行雙重保存制度
雙重保存制度也即紙質保存和信息保存并舉的制度。新形勢下，我國住院醫師的數目越來越多，人才流動率較高，持續的規范化培訓也會導致人員經歷和職稱變化。這要求在傳統紙質檔案的基礎上，利用數字化設備建立信息檔案，當紙質檔案損壞后，可以根據信息檔案重建；信息檔案丟失后，也能根據紙質檔案及時補充。與此同時，信息化的資料便于人員進行檔案尋找和查看，管理效率高，大型醫院還可以借此建立物聯網，消除不同院區或職能部門等資料不能互通的“信息孤島”問題，提升總體的檔案管理效率和水平。如果醫院資金和技術條件不理想，可以計算所需開支和人才需要，進行上報申請上級部門撥款和幫助，上級部門結合當地物價等信息進行核對，確認無誤后可準予撥款、調配人員，幫助醫院早日推行檔案雙重保存制度，完善檔案管理工作。
2.2做好檔案庫的分類建設
檔案庫的分類建設，在新形勢下住院醫師的檔案管理中十分必要，規范化的培訓往往需要進行人才分類，包括內科醫師、外科醫師、腫瘤科醫師等等，不同的培訓進度、考核情況，也要求能夠以明確的檔案進行體現。建議各地醫院在檔案管理中采取基本的層次保存法，將所有住院醫師的檔案以統一標準進行分類，如以專業差異進行分類，將住院醫師分為內科、外科兩大類，再分為血液科、呼吸科、消化科等小類，分別進行建檔。大型醫院中住院醫師數目多，二級分類下，查看依然困難，則可以建立快捷的檢索制度。在檔案庫的首頁設置搜索欄，當人員鍵入“某某醫師”后，系統可以根據關鍵詞給出該醫師檔案信息，借以提升檔案庫檢索和使用的便捷性，彌補分類建設的不足。
2.3周期檢查更新
所有住院醫生經過規范化培訓后，信息會出現變更，這要求對檔案管理進行加強，實時完成信息的更新。結合一般性工作態勢，建議以每個培訓周期為檔案的更新周期，包括紙質檔案和信息化檔案兩個方面。如出現住院醫師退出培訓、結業、辭職等情況，則要求對應人員提前至少一周提出申請，以便于檔案管理人員做好檔案調取和遷移、更新準備。所有檔案更新工作應選取至少兩名人員負責，一名進行信息更新，另一名進行協助和核對，以避免出現信息更新錯誤、檔案管理不當的問題。此外，因信息化檔案依托計算機和網絡進行作業，還應強調做好安全管理，以固定周期為間隔，進行木馬檢查和清掃，避免檔案丟失、損壞甚至檔案庫崩潰的問題。建議管理人員構建立體管理機制，以安全軟件進行計算機和檔案庫的實時防護，同時，每日進行一次木馬掃描秒和檢查，清除可能存在的風險，保證檔案管理的效果和檔案庫信息安全。
3總結
綜上，新形勢下住院醫師規范化培訓檔案管理應謀求更多優化，以適應新時期的基本要求。目前來看，該項工作并不完善，存在檔案分類不明確、檔案保存方式單一等問題，不利于后續工作的開展。為求予以應對，后續工作中應推行雙重保存制度，做好檔案庫的分類建設，同時周期進行檢查更新，以求最大限度保證檔案的管理和存儲工作有效性，為后續資料的調取和查看等工作提供支持。
參考文獻
[1]許劍,魏周陽,陳興無,等.住院醫師規范化培訓基地培訓檔案管理初步探索實踐[J].繼續醫學教育,2018,32(07):23-25.
[2]焦峰,李小瑩,崔洋海,等.某醫院進修醫師管理的現狀與改進對策[J].中國農村衛生事業管理,2018,38(07):896-897.
作者:楊朝美 栗蘊 單位:云南省第一人民醫院