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摘要：現如今，檔案管理工作在社會中的不斷發展中已經成為了一種重要的戰略資源，它作為各行各業不斷成長的載體，對于信息的合理使用和開發具有重要作用。檔案管理是資源管理的重要組成部分，隨著信息技術的迅速發展，從人們的生活方式到思維方式方面都逐漸發生了改變，對社會的人才交流、經濟等方面的發展造成了不小的影響，在這樣一種新的形勢下，以往所依賴的傳統檔案管理模式已經不能適應當前社會的發展需要，為了能夠更好地適應時代，提高檔案管理水平，加強檔案管理信息化建設十分重要。本文闡述了檔案管理信息化建設的必要性和作用，并探討了信息化建設過程中的一系列必要手段。
關鍵詞：檔案管理；信息化建設；必要性
0引言
隨著社會主義市場經濟的不斷發展以及計算機技術的快速發展，檔案管理的信息化、計算機化已經成為檔案管理的發展和計算機科技發展的必然趨勢。因此，為適應當前互聯網時代的需求，充分開發檔案管理的信息資源，提高檔案管理工作的效率，檔案管理的信息化建設已成必然。本文根據以往檔案管理發展中遇到的問題及其發展趨勢，從實際出發，依據目前互聯網的發展情況，分析了檔案管理信息化的必然性。
1檔案管理信息化的特點
1.1檔案在存儲方面的特點
目前而言，紙質檔案的數量仍然占大多數，然而紙質檔案卻有其難以克服的缺點，首先紙質檔案的材料為紙張，不論紙張初始的質量是好是壞，在經過幾十年之后，若沒有經過各種方案對紙張進行處理保存，紙質檔案不可避免會出現一定程度的損壞，其次紙質檔案在錄入時，由于采用人工用書寫的方式進行錄入，在錄入時也會對紙質媒介進行破壞，而且會產生較多的錯誤，給檔案信息的采集、存儲、管理等諸多工作造成困難。而信息化的檔案管理工作，可以從網絡平臺等途徑，采用電子錄入的方式對檔案進行采集和錄入，有利于加強檔案的管理工作，并且對電子檔案的存儲環境也有所降低，減小了在檔案儲存方面的工作量。
1.2檔案在使用和查詢方面的特點
如何能夠高效的利用檔案中的信息，提高資源的共享性，已經成為檔案管理工作必須面臨的問題，傳統的檔案在查詢和使用等方面所面臨的問題較多，比如手續復雜、檔案的紙質老化等問題，而在信息化的檔案管理工作中，能夠極大地提高檔案資源的利用率，簡化使用檔案的流程，一套流程在電子平臺上即可實現。
2我國檔案管理工作的現狀
目前而言，我國的主要的檔案管理方式仍為紙質版檔案，傳統檔案的管理方式，由于紙質版檔案的信息填寫內容相當有限，在整理起來也存在諸多不便，且其更新的周期較長。傳統的檔案管理系統會影響檔案中的信息的使用及其資源的共享，影響單位工作的效率，并對檔案管理的發展速度造成影響，然而在檔案管理信息化的發展過程中還存在諸多問題，主要表現在以下幾個方面：
2.1思想觀念陳舊
檔案管理工作是目前信息資源現代化的重要組成部分，然而人們普遍對檔案管理工作的重要性認識不足，我國大部分單位對檔案管理工作重視程度不夠，缺乏檔案管理意識，思想較為陳舊，沒有將檔案信息作為一種資源來認識和使用，檔案管理工作仍然處于一種你查我找的水平，許多珍貴的、有著相當利用價值的檔案材料常年無人問津，不能發揮其應有的作用，造成了資源浪費。
2.2資金投入不足
在檔案管理的發展過程中需要建立相應的軟件、硬件、人員等配套設施，需要投入相當大的資金，資金的投入不足已經成為限制檔案管理工作發展的極大障礙，并與單位的其他部門的硬件形成強烈反差，嚴重影響檔案管理的發展進程。
2.3網絡安全堪憂
隨著互聯網的發展，社會網絡信息化程度的不斷加深，然而檔案具有其特殊性，需要正確處理其開放性與保密性，網絡的不斷發展雖然方便了檔案的錄入和查詢，但也相應的帶來了向電腦病毒和電腦黑客攻擊等安全問題，對檔案管理的信息化來說，其安全維護是一個挑戰。
2.4人員專業化程度不高
檔案管理的信息化需要管理人員具備較高的綜合素質，網絡的安全保障也需要管理人員進行維護，客觀來講，我國的檔案管理人員在知識結構以及專業性的問題方面普遍難以具備實現網絡信息化的發展需要，人才的因素已成為制約檔案管理信息化進程的一大障礙。
3檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要作用
①檔案管理信息化主要以計算機技術和網絡技術為依托，與以往紙質媒介承載檔案信息的方法不同，信息化的檔案信息通過電子文件的方式儲存在計算機中，能夠有效地保存檔案信息，避免檔案的損壞和丟失。②在檔案管理中涉及到大量的信息，這些信息在通過紙質媒介進行保存和記錄時，若再進行查詢或者更新，勢必會變得十分繁瑣，當利用互聯網對檔案信息進行更新時，可以加快信息更新速度，加快資源共享，有利于提高檔案管理水平，提高工作效率。
4加強檔案管理信息化建設的必要手段
為了適應現代社會對檔案管理工作的需求，只有實現檔案管理工作的信息化和現代化，才能從根本上滿足社會各方面對檔案工作的要求，需要采取以下手段，加快檔案管理信息化建設。
4.1強化對檔案管理信息化的重要性的認識
在互聯網時代，檔案管理工作的信息化已經成為大勢所趨，目前需要進一步提高有關部門對檔案管理信息化工作的重視程度，在社會上需要加大宣傳力度，讓社會普遍認識到檔案管理工作信息化的必要性。
4.2加大檔案管理工作的資金投入
資金是檔案管理信息化進程的物質保證，檔案管理信息化工作是一項投入大、周期長、見效慢的工作，必須持之以恒的進行這項工作，雖然前期的工作需要投入大量的資金，但是在檔案管理工作信息化完成之后，帶來的經濟效益遠大于之前的資金投入，同時，檔案管理部門也要保證資金的合理利用，使最終建成的檔案數據庫能夠達到為各行各業服務的效果，獲得一定的經濟效益，形成一種良性循環，最終解決資金不足的問題。
4.3加快檔案管理工作的網絡平臺建設
檔案管理工作的網絡平臺是檔案信息網絡建設的重要組成部分，網絡上的信息資源需要在一個平臺上進行交互，檔案管理網絡平臺的建設需要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力對其進行建設維護，方便個人與檔案信息的交互性。
4.4完善網絡信息安全體系
完善檔案網絡信息的安全體系是檔案管理信息化的關鍵，只有能夠保證一個安全的網絡安全體系，才能最終完成檔案管理的信息化，檔案信息具有其特殊性，檔案中有的信息是公開的，然而有的信息是絕對保密的，需要對檔案信息進行分級進行管理，同時檔案信息還容易受到病毒、黑客攻擊等威脅，需要對這些威脅進行防范，為檔案信息營造一個安全的環境。
5結語
檔案管理通過借助計算機技術以及互聯網，能夠對檔案管理進行信息化、數字化的管理，對于社會各界、各部門的工作效率以及工作質量的提高與保障，意義十分巨大，檔案管理信息化是社會進步、科技以及互聯網不斷發展的產物，為了順應我國社會主義現代化的發展，將檔案管理信息化貫穿到整個社會的檔案管理工作的內部，是非常有必要的。本文通過分析我國檔案管理工作的特點以及現狀，介紹了檔案管理信息化在檔案管理工作中的必要性，以及檔案管理信息化需要采取的必要手段，使我們了解到了檔案管理信息化的必要性。
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作者:劉雅偉 單位:秦皇島市醫療保險基金管理中心
