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摘要:
充分利用信息化可以降低企業的物資采購成本，相關企業工作人員需要認真研究其中的管理問題，通過格式化的數據，數據的實時更新，相對準確的銷售計劃等措施來提高集中采購的時效性，提升企業物資集中采購的管理水平，使采購活動能夠滿足企業運行對銷售、產品質量、財務指標的要求。
關鍵詞:
集中采購；時效性；信息格式；實時更新；管理
物資采購是企業經營活動中的核心之一，直接影響生產進度、生產成本、產品質量和流動資金占用。更重要的是采購的效率直接影響企業的運行效率，是庫存管理和流動資金管理的核心指標。大型企業為降低采購成本，保證物資質量穩定都會采用集中采購模式，以確保產品的成本和質量，同時簡化采購操作，降低企業總體的采購管理費用，并通過集中采購有效控制庫存水平和財務成本，可以說集中采購是現代化企業的基本特征。
一、信息化是推行物資集中采購的必由之路
在集中采購的模式下，一個采購中心會服務多個不同地點的內部用戶，每個內部用戶又是基于自身的銷售計劃制定的生產計劃，對物資的需求時點和數量上各不相同，多個需求時點和數量需要匯總到采購中心，采購中心將匯總的年需求包括時點和數量發給合格供應商，供應商按照要求的時間、地點和質量、數量完成交貨。這是一種理論狀態。在現實情況下，集中采購往往要面對時效性壓力。時效性是指從采購需求產生時點到產品按要求到達內部用戶指定地點的時點，其中包含兩個概念:采購周期和準確性。一般來說，采購周期越短越好；同時物資要在數量、質量和規格上百分之百符合內部用戶的要求。具體來講，采購周期就是指從內部用戶，比如某個工廠或子公司的生產計劃產生的時點為起點，到所需求的物資到達指定地點的時點，例如到達內部用戶的倉庫或工廠的時點。采購周期可以分為兩個部分，內部周期：即從生產計劃產生到采購訂單發出；外部周期：即從采購訂單發出到物資到達訂單指定地點。采購時效性在集中采購的過程中之所以成為問題是因為集中采購運行過程中產生的大量動態實時數據要在內部用戶和采購中心之間多次、高質量的交流，因為信息多次交流導致信息質量大幅度衰減，進而造成采購決定無法準時做出或決定錯誤，使采購周期變長，準確性變差。要達到采購時效性要求，集中采購比一般采購難度要大得多，在實施集中采購的過程中，內部用戶，也就是實際需要使用物資的部門比如生產工廠，和采購中心，即執行集中采購的部門，之間的信息交流過程是間接的、不連續的，信息流動因為體系和體制的原因交流不暢和滯后。而且，從組織結構上講，內部用戶和采購中心一般分屬兩個獨立內部機構，在一般采購過程運行的一個決策中心的直接指令在集中采購過程中是兩個決策中心在參與，指令變成間接信息。信息交流的效率和準確性大幅度降低，非常容易使采購時效性無法達到內部用戶的要求，造成采購失敗。更重要的是，頻繁的采購失敗，致使生產拖延和庫存水平上升，最終會影響到銷售額、流動資金成本等企業運行的核心指標。這是絕大多數推行集中采購失敗的根本原因。解決這個問題的根本方法是信息自動化，在信息的采集、分類、匯總、分配以及反饋都做到自動化。也只有在信息處理自動化的條件下，才可能做到內部用戶和集中采購中心的信息交流及時準確，這樣才可能達到內部用戶對采購時效性的要求。信息自動化的采購平臺也是突破兩個決策中心參與集中采購過程所造成各種弊端的有效手段。
二、集中采購信息化建設中應注意的管理問題
信息化處理已經有多種基于數據庫的商業軟件可供選擇，這里不做討論，重點討論應用這些軟件時幾個主要的管理問題。
(一)信息格式統一，避免隱性信息
集中采購的物資必須有統一的定義，包括產品名稱、規格要求、內部檢測方法、合格供應商名錄以及產品的包裝形式，并以信息化的格式加以規范。可以用信息化格式加以統一的信息稱為顯性信息。在實際運行中，只要有不一致的因素，就必須產生一個單獨的產品代碼，而產品代碼增加會導致信息量成倍增加，會使信息交流的時間變長甚至失控，增加采購難度。這些信息格式的統一，需要生產、技術和質量管理部門協調制定，是推行集中采購的基礎工作。除了顯性信息，每種物資還可能包含大量的隱形信息，這些隱形信息以約定俗成的、沒有文字或數字或代碼描述的狀態存在，或存在于內部用戶的某些個體的頭腦里，是某個內部用戶特有的。隱性信息的存在會導致集中采購過程中信息準確性大幅度降低。在一般采購模式下，信息可以做到直接交流。這時的內部用戶和采購部門往往處于同一辦公地點同一個組織體系內，可以面對面直接交流。在面對面直接交流的情況下，除了顯性信息之外，隱形信息也可以進行交流，信息交流相對準確。而且內部用戶和采購部門這時處于同一個組織機構內，可以通過上層的直接指令確保信息交流的時效和準確。而在集中采購模式下，交流的主體處于不同的空間，又隸屬于不同的組織結構，致使隱性信息是無法交流，使信息交流的準確性大打折扣。數據格式統一的過程就是將隱形信息轉變成顯性信息的過程，這個過程要統一已有顯性數據的數據格式，還要將影響采購周期的隱形數據轉變成可以通過信息自動化平臺交流顯性數據。這個轉變過程是控制采購內部周期的有效手段。推行集中采購往往從簡單物資著手。簡單物資是指企業需求量大、需求穩定、質量規格統一、供應商質量相對穩定，不包含隱性信息的物資。這樣的簡單物資因為不包含隱形信息，交流過程中產生的數據量小，信息準確性較高。
(二)信息的實時更新是做出正確采購決定的基礎
整個生產經營活動是個動態的，各個運行中心實時會產生大量的數據，這些數據都帶有時效性的特點，即定義這些數據的時候必須含有時間因素。例如說價格，一定是某一時段內的價格，某些價格變動劇烈的大宗商品甚至是某一時點的價格，包含時間因素的價格才是有實際意義的。這就要求那些涉及到集中采購的、帶有時效性的數據必須能夠準確地、實時地更新，實時地產生各種物資的庫存、在途、已訂以及預計需求等狀態的信息。只有在數據更新保持實時的狀態下，才能適時做出準確的采購決定。對物資狀態的實時更新是搭建集中采購體系的難點也是集中采購能夠有效實施的必要條件。物資的狀態是指內部用戶需求的物資是處于訂單待出、訂單已出、供應商備貨、供應商已出運在途、到達待驗、到達不合格、到達也合格、已領用等狀態以及相關的應付賬款狀態。通過實施集中采購對上述物資狀態進行有效控制是達到各項財務指標，如庫存水平、流動資金占用和周轉率的必要手段，這也是實施集中采購的核心意義。在實踐中，實時數據更新是依據內部用戶對物資需求的頻率而定的，有些需求頻率高的物資數據的需要每天更新，而有些低頻率需求的物資數據可以按周、旬、月、季度或年來更新。數據的實時更新過程中，要注意取得實時更新數據的成本。這里舉例說明庫存數據實時更新對于集中采購的重要性。倉庫是企業運行的核心之一，物資、半成品、成品不停地在倉庫周轉，也是企業的價值鏈在運動平臺。各項庫存的狀態數據是做出采購、生產、銷售等決策的依據。在傳統的庫存數據管理中，出入庫記錄并不是實時更新到庫存數據中，這樣就會在某一時段或時點出現信息平臺的數據與實物數據不相符合的情況。在一般采購中，可以通過面對面交流直接更新庫存狀況，確保采購不失誤。而在集中采購模式下，不存在直接交流的體系和機制，如果采購人員依據這樣的數據做出采購決策，一定會導致采購失誤，要么耽誤生產計劃，要么導致額外的庫存，增加流動資金占用并影響流動資金周轉率。在信息化的庫存管理中，就要求數據和實物應該能實時對應，這包括數量、狀態、到貨期等信息。
(三)重視銷售計劃對采購的指導作用
相對準確的銷售計劃是制定生產計劃的基礎，而生產計劃確定之后，依據物資庫存情況可以最終確定采購需求。但是數據的準確性，在信息化系統完善運行的條件下，完全依賴銷售計劃的準確性。而銷售計劃又會隨著外部市場的情況經常變動，使銷售計劃有很大的不確定性，計劃期間越長不確定性就越大。銷售計劃要按月或按季度滾動更新，以便及時調整采購需求。這個過程會有大量的、重復的甚至無效的數據產生，對這些數據的處理和篩選必須有清晰的原則和方法，這是企業管理層經營決策的主要工作之一。計劃期較長、相對準確的銷售計劃可以產生高質量的物資需求預測，通過集中采購向供應商下達長期采購計劃，這樣供應商通過其生產計劃和安全庫存等手段可以有效縮短采購的外部周期。
三、集中采購信息化應用中需要各部門的支持
實施集中采購必須有來自企業其他部門有效及時的原始數據，如何保證這些數據的準確和及時？這需要各個職能中心能利用信息自動化的平臺做到準確及時的更新，這樣才能使數據的使用部門適時準確的做出預測和決策。
(一)對銷售的要求
計劃期較長的、相對準確的銷售計劃是整個企業高效運行的基礎，在此基礎上，生產部門可以制定相應的生產計劃、財務部門可以得出流動資金需求計劃。計劃期長就能給予采購部門充足的時間研究供應市場、選擇有能力的供應商，而且在關鍵的價格談判中利用時間因素取得主動。一些大型跨國公司對某些穩定采購的物資能夠做到一次簽訂3~5年的采購合同，在這種情況下，這樣的合同對供應商的吸引力十分巨大，也就愿意報出有競爭力的價格和交貨條件。同時長期合同使供應商能夠盡早安排其生產計劃，制定安全庫存，能有效縮短了采購外部周期，使總體的采購周期縮短。
(二)對財務的要求
集中采購是否確實對整個企業的有利？需要通過財務指標進行評價。財務部門應該對集中采購制定總體的評價體系，這其中采購價格和采購流動資金占用和周轉率是核心的指標。通過集中采購對采購價格的降低比較困難進行評價，因為價格中包含的時間因素使不同時期的價格不具備可比性，可以嘗試比較同期的一般采購總成本和集中采購的總成本來評價的價格優劣。更重要的是對比集中采購的流動資金占用是評價集中采購的核心，也能為集中采購不斷改進提供指導意見。
(三)對生產的要求
從流程關系上講，生產是采購的內部用戶，實時更新對物資的需求能夠給集中采購提供制定采購策略和決策的依據。
(四)對倉儲的要求
物資的實時數據都會匯總在倉庫，在傳統的倉儲管理中，并不要求數據的實時性。在一般采購的模式下，雖然效率不高，但是不至于使采購失敗，這是因為采購、生產和倉庫可以通過面都面的直接交流解決信息交流的問題，而在集中采購模式下，這種交流方式失效，致使信息不是準確的、實時的，集中采購無法運行。通過信息自動化平臺，倉庫能對所有的物資狀態進行實時更新，這包括訂單待出、訂單已出、供應商備貨、供應商已出運在途、到達待驗、到達不合格、到達已合格、已領用等，就能為集中采購提供決策依據。
(五)對技術質量管理的要求
技術質量部門對產品的質量把關，物資質量是個范圍涵蓋很廣的概念，其中包含大量的隱性信息。有必要在搭建集采購平臺時就重新評價物資的質量要求，最大限度地轉換隱性信息。
四、結束語
集中采購信息化，需要各個部門的大力配合，其中的管理問題涉及各個方面，矛盾沖突有明顯直觀的也有隱形，這都需要企業管理層見微知著，拆解各種問題。通過格式化的數據避免隱性信息，使在集中采購模式下的間接信息交換不會出現影響采購周期的信息差錯或缺失；通過數據的實時更新保證集中采購中心可以低成本的實時掌握采購和庫存狀態，做出正確的采購決定，縮短采購內部周期；通過相對準確的銷售計劃得到高質量的采購需求預測，使供應商能夠設立最大程度滿足我方需求的生產計劃和安全庫存，縮短采購外部周期。本文通過分析在推行集中采購中幾個主要的管理問題，為共同推進集中采購貢獻綿薄之力。
作者：駱健明 單位：中電科投資開發有限公司
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