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一、兩種物資采購管理模式探究
1.1成本高,效率低。
采購部門不夠精簡,費用支出較大,調查、洽談各方面都需要花費。為了資金能夠靈活周轉,許多企業并非大批量購買,也就無法享受優惠價格,這些原因最終導致采購成本過高。了解市場和商品信息的過程耗時耗力,選擇過程低效。流程不合理,存在環節重復現象,且文件資料處理以人工為主。難以實現信息共享,極易因此而浪費資金。與供應商缺少良好的溝通,互相隱瞞真實信息,導致采購效率很低。
1.2物資質量無法保證。
質量和成本一般呈正相關,但企業難以參與到供應商的物資質量控制活動中,所以在招投標時很有可能選擇報價低的供應商,其質量無法保證,最終必將影響到生產質量。腐敗行為在采購過程中屢見不鮮,直接導致材料質量不合格,使企業蒙受巨大損失。
1.3資金利用率低。
以建設項目為例,投資大,由業主提供建設資金。企業內部結構不合理,各環節聯系較少,信息閉塞,常出現高價采購的情況。由于無法合理地運用資金,最終導致物資過?;蛭镔Y不足,阻礙了項目的正常進行。
1.4管理漏洞,合作期短。
在企業內部管理中,存在著許多漏洞和不規范行為。如管理制度不完善或難以執行,人才匱乏,工作效率較低;管理人員為一己之私,接受供應商的賄賂,以高價購買質量較次的物資,嚴重損害了企業利益。與供應商多是一次性合作,不能建立起長期穩定的合作關系,頻繁地換供應商,會增加許多風險。
2.新模式。
傳統模式難以適應新形勢要求,需加以改進,一種基于供應鏈的物資采購管理模式被越來越多的企業采納。對大型企業而言,生產規模大,所需要的物資材料多。一方面產品本身可能比較復雜,需用到多種機械設備和材料,即便是同一種材料,規格也會有所不同;另一方面,產品的用途不同,在外形、構造、組織上有著很大差異。企業生產往往具有流動性,所以物資材料要適應地點的變更,這就決定了物資供應的多變性。另外,采購管理要涉及諸多部門,管理制度和管理方法也要具體而定,加上生產周期較長,增加了管理的復雜度?;诠湹奈镔Y采購管理改變了以往為庫存而采購的模式,而是根據訂單采購,即有多少生產需求訂單,就制定多少訂購訂單,可減少盲目性,避免物資庫存過剩。采購人員具有足夠的專業知識和靈活性,確保采購計劃的可行性。采購部門可隨時了解項目進度詳情,并對物資需求加以預估,生產過程中盡量保證物資材料能夠準時到達,以節約庫存保管費用。在管理上,實現了由采購管理到外部資源管理的轉變。加強企業和供應商之間的溝通,企業負責一部分,供應商負責另一部分,彼此相互合作,使各方面更加協調,逐漸實現精細化管理。此外,供應鏈物資采購管理重視戰略協作,即與承包商建立起長期穩定的關系,協調雙方利益,實現雙贏。雙方增強了信息透明度,供應商掌握企業的真實需求量和詳細要求等信息,企業也需了解供應商的實力、供應能力和材料質量。因市場復雜多變,雙方必須做出快速反應,企業將變動的信息及時提供給供應商,以便其能夠迅速調整。
二、物資采購管理模式在現代大型企業的應用
1.實例分析。
某企業成立于1960年,經過幾十年發展,規模迅速擴大。企業集生產、科研、銷售、經營多種功能于一體,隨著競爭加劇,為獲得更多利益,管理人員對成本控制尤為重視。物資采購管理頗為關鍵,2010年——2012年,企業共組織了232次招標采購,年均招標采購金額62075萬元,占了采購總額的90%。除了招標采購,企業還采用了單一來源采購和詢價采購的方式。同時,企業還制定了較為合理的采購管理模式,最終為企業創造了更多的經濟效益。
2.管理策略。
2.1做好準備工作。
在采購過程中,管理層將采購管理上升到戰略發展的高度,基于整體、長期規劃與控制的方式對采購成本予以控制。然后將其詳細分解為具體的工作,并交由各級管理部門予以執行。同時,通過強化控制、監督工作,讓采購模式的作用充分發揮出來,這樣才能提高企業物資采購的質量。
2.2實現經濟采購。
不斷引進新的渠道供應商,通過競爭降低采購成本。保持合作關系穩定,降低客戶更換風險。根據市場價格波動,實時調整采購成本。實施進口備件的國產化,盡量降低采購成本。
2.3決策權和執行權相分離。
采購過程中,堅持決策權與執行權分離,相互制約,有效監督。采購計劃逐級審核,實際采購執行必須符合或優于年初制定的采購方案和集團公司的批復意見并逐級審批。招標或詢價采購方案確定后,由管理科統一組織招標或詢價,業務科根據確定的采購方案、采購渠道和價格,與供應商簽訂合同,逐級審批后實施。
2.4豐富企業文化。
加強職工隊伍素質建設,培養一批高素質且忠誠度較高的員工。不斷豐富職工文化生活,培養團隊精神。此外還應加強企業廉潔文化建設,避免各種腐敗現象。
三、結語
物資采購是企業生產經營的前提工作,與企業利益和項目質量迷密切相關,必須采取合理的管理模式,做好管理工作。為適應當前復雜多變的市場環境,必須根據企業實際狀況不斷完善采購管理模式,科學地制定管理策略,加大各項制度的執行力度,在不影響物資材料質量的基礎上,最大限度地控制采購費用,為企業節約成本。
作者:孫力 宗玉儒 單位:中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 浙江華東工程建設管理有限公司