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一、內部控制的概念、內容
(一)內部控制的概念
內部控制,是在內部牽制的基礎上,由企業管理人員在經營管理實踐中創造、并經審計人員理論總結而逐步完善的自我監督和自行調整體系。它是為適應生產經營管理的需要而產生,為保證單位經濟活動正常進行所采取的一系列必要管理措施,是現代企業內部管理制度的重要組成部分。2009年7月1日起實施的,由財政部等五部委從部門規章的高度頒布的《企業內部控制基本規范》對“企業內部控制”的定義:“是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程”。
(二)內部控制的內容
國有企業內部控制應包括內部會計控制和內部管理控制兩個方面內容。
1、內部會計控制
內部會計控制由組織計劃以及與保護資產和保證財務資料可靠性有關的程序和記錄構成。會計控制旨在保證經濟業務的執行符合管理部門的一般授權或特殊授權的要求,經濟業務的記錄必須有利于按照一般公認會計原則或其他有關標準編制財務報表。一個有效的內部會計控制制度應具有按管理部門需要來保證執行經濟業務和完成工作的職責以及保證制度正確實施的有效程序。內部會計控制的內容是內部會計控制的主體和核心,財政部在《內部會計規范———基本規范》中規定的內部會計控制內容包括:貨幣資金控制、采購與付款控制、銷貨與收款控制、工程項目控制、對外投資控制、成本費用控制、擔??刂?、預算控制、固定資產控制、存貨控制等。
2、內部管理控制
內部管理控制主要與經營效率和貫徹管理方針有關,通常只與財務記錄有間接關系,一般包括統計分析,時時動態研究即工作節奏報告、業績報告、員工培訓計劃和質量控制等。企業內部管理控制受控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通、內部監督等因素的影響??刂骗h境主要指企業的核心人員以及這些人的個別屬性和所處的工作環境,包括個人的誠信度、道德價值觀與所具備的完成組織承諾的能力、董事會與稽核委員會、管理階層的經營理念與營運風格、組織結構、職責劃分和人力資源的政策與程序。風險評估,指管理層識別和分析實現所定目標可能發生的風險,每個企業都面臨來自內部和外部的不同風險,這些風險都必須加以評估??刂苹顒邮侵笇λ_認的風險采取必要的措施,以保證企業目標得以實現的政策和程序。信息與溝通是指為了使員工能夠履行其職責,企業必須識別、捕捉、交流外部和內部信息。內部監督指評價內部控制實施的進程,即對內部控制改革、運行及改進活動評價。這五方面相互關聯,控制環境是基礎,在規劃控制活動時必須對企業可能面臨的風險有細致地了解和評估;風險評估和控制活動必須借助企業內部信息有效地溝通;最后,實施有效的監控以保障內部控制的實施質量。國有應建立一套符合現代經濟管理要求的內部管理組織機構,形成科學的決策機制、執行機制和監督機制,確保企業經營管理目標的實現。
二、加強國有企業內部控制的重要性
企業的內部控制是企業管理現代化的必然產物,加強內部控制建設是建立現代企業制度的內在要求。企業內部控制是單位為了提高經營管理效率,保證信息質量真實可靠,保護資產安全完整,促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等由管理層及員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理過程。內部控制是各項管理工作的基礎,是企業持續健康發展的保證。只要存在企業生產經營活動,就需要有相應的內部控制。
三、長江公司內部控制存在的問題
2009年7月1日,《企業內部控制基本規范》全面施行。《內控規范》2008年由財政部、證監會等五部委聯合,旨在規范中國國有企業內部管理制度,提升國企管理的專業化和科學化。隨著《內控規范》的全面實施一些國有企業不約而同加快了規范企業內部管理機制的腳步。然而,我國國有企業內部控制建設在控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控方面等方面仍存在諸多問題,長江銅材廠有限公司作為廣州地區有色金屬集團的核心企業,也難逃此運。長江公司(全稱長江銅材廠有限公司)始建于1937年,經過幾十年的艱苦奮斗和改革創新,現已發展成為國家大型企業、華南地區最大的銅冶煉加工公司、全國五大銅材加工基地之一,是中國明星企業和連續十五年"重合同守信用"單位,是廣州地區有色金屬集團的核心企業。二十世紀九十年代,在國家和廣州市政府的重點扶持下,長江公司實施了大規模的易地搬遷、技術改造工程。長江集團就面臨著國有企業逐步向市場經濟轉軌的陣痛。特別是1998-2003年間,由于搬遷,原料持續漲價等外部因素影響,作為長江集團銅材制造業受到了比較大的沖擊,加上企業經營機制不活、管理水平不適合市場的變化及負擔過重等內部因素影響,出現了經營困難的局面,“九五”期間虧損達2億元。2004年以來,長江集團通過重組內部資產、提高企業經營管理水平、加強內部控制等手段逐步擺脫了困境。特別是在加強內部控制方面,從制度層面著手,積極監控企業經營管理和國有資產安全,保證了財務報告及相關信息真實完整,而且通過積極實施內部控制來提高經營效率和效果,著力促進發展。雖然長江集團在努力實施內部控制制度方面做出了許多探索,也取得了一定的成績,但是通過調研,筆者也發現在內部控制制度實施方面,長江公司同樣也存在許多國有大型企業均有的問題。
(一)內部管理比較混亂
長江公司內部的管理尚存在這不少的漏洞,這些漏洞直接導致了公司的內部管理顯得比較混亂,具體來說,主要體現在以下幾個方面:
1、合同管理不夠規范
在長江公司中,對于合同的管理上還不是十分的規范,主要表現為,同一份合同,同一合同號多次出現,多次提貨。這及造成了公司調度上的人力物力浪費,又造成了公司運作的混亂。
2、上報手續繁瑣
長江公司中,如遇到問題,需要層層上報,層層請示,得到高層領導批示后,才能著手解決。這樣,從問題出現到問題解決就要經過一個漫長的時間,往往在這漫長的時間中,小問題就變成了大問題。這既造成了對補救問題的寶貴時間的浪費,又造成了對各層次請示上報中的人力資源的浪費。
3、為領導是從思想嚴重
長江公司長期以來為領導是從,雖然公司對各種工作行為、違規行為、獎勵原則等都有相對完善的規章制度。但是,絕大多數員工的原則意識不強,不安原則辦事,一切以領導是從。往往在處理領導意識與原則相抵觸的問題時,都是放棄原則,迎合領導。
(二)生產和銷售銜接度欠缺
生產與銷售應該緊密配合,如果說一個公司是一支軍隊,銷售就是沖鋒陷陣的前鋒,生產就應該是后勤部隊。而在長江公司中,生產部門和銷售部門銜接不上,銷售部門接單時,追求效益而沒有考慮到生產部門的生產能力。而生產部門也沒有將自己的生產能力和任務多少即時于銷售部門溝通,這些都直接導致了生產部門為了趕單造成了產品質量不穩定,而產品質量的不穩定就直接影響了客戶對公司的信任,對公司的信譽度造成了嚴重的負面影響。2009年2-4月,因為市場競爭激烈,難以接單,客戶提出苛刻的要求,要求生產難度系數很高的銅帶,業務員為了追求效益,就一味的答應客戶的要求,根本上沒考慮到生產部門受技術水平和生產能力的限制。生產部門接單后,也沒認真的研究生產方案,就按原來的工藝投入生產,因受設備和工藝的限制,生產出來的產品根本上大不到客戶的要求,又重新投料,這樣重復投料,生產部門為了趕單造成了產品質量不穩定,質量不穩定成品率自然就低,成本升高,又延誤了交貨日期,有些合同最終被終止;有些合同免強送貨,有因銅帶的板行不好、銅帶穿孔等多種因素的影響,被退貨,這樣不但給公司造成了金錢上的損失,還給公司的信譽度造成了嚴重的負面影響。這樣的結果是銷售部門和生產部門欠缺溝通造成的。
(三)資金周轉困難
如果將公司比喻成一個人,那么資金就是血液??梢娰Y金對公司的重要性是不容置疑的。長江公司長期以來,應收賬款較多,每個月的應收賬款高達2-3千萬元,導致資金周轉困難。但是,對于賒賬現象,公司也是身不由己,如果完全拒絕賒賬,就會阻礙公司的產品銷售,失去了客戶的同時造成了庫存增多,庫存增多有直接導致了成品保養、維護的成本投入。長江公司每個月的應收賬款較多,東莞建通是一個信譽就好的老客戶,就它一家公司一個月的是賒賬就達1千萬元。長江公司嘗試過催款,但業務員訂合同時已注明貨到付款,月結之類的條款,是老客戶,又是大客戶,只能按合同來履行。如果完全拒絕賒賬,就會阻礙公司的產品銷售,又會造成了庫存增多。2010年春季,庫存量就高到1500噸,春季雨水較多,空氣潮濕,庫存的保管也是一個頭痛的問題,銅帶遇到潮濕的空氣會產生“銅綠”,這樣的情況會影響產品的質量,保養不當可能變成廢料,所以倉庫每天24小時開著幾千瓦的燈來保持倉庫的干燥。成品保養、維護的成本又增高,這樣的惡性循環,給長江公司資金的周轉造成了困難。
四、從會計控制方面對加強長江公司內部控制的建議
長江公司內部控制問題涉及諸多方面,本人作為該公司會計工作人員,針對公司在內部會計控制方面存在的問題,提出加強公司內部會計控制的一些建議。
(一)全面提升會計人員素質
1、完善會計人員選拔體系
全面提升會計人員素質,首先應完善會計人員考核選拔體系,選好人,選能人。內部控制要求以人為本,企業應將道德品行好、堅持原則、懂業務、有知識、有文化、有志從事財會事業、熱愛財會工作的人員選拔進財會隊伍,為打造優秀財會隊伍奠定堅實基礎。企業應定期進行檢查和考核,并根據考核結果,嚴格獎懲,獎勵好的,鞭策一般的,撤換差的,以促進系統人才的流動和進步。
2、建立會計人員誠信檔案制度
全面提升會計人員素質,有必要建立會計人員誠信檔案制度。企業應結合會計從業資格證書注冊登記、年檢和其他檢查工作,將會計人員執行會計政策法規情況、執行會計基礎工作規范情況,以及獎罰情況輸入個人誠信檔案,作為管理會計人員的依據,從而督促、約束會計人員嚴格自律,認真執行會計法規、政策和會計基礎工作規范。
3、強化會計人員業務素質培訓,加強會計人員后續教育工作
內部控制要求未經過專業培訓的會計人員,必須參加會計專業培訓合格后,方可從事會計工作,否則要從會計崗位上撤下來。并且會計人員也要加強對會計業務培訓重要性的認識,只有通過不斷學習,不斷提自身的綜合素質和業務素質,不斷豐富自己的知識、提高創新能力,才能適應新經濟形勢下對會計人員的要求。
4、加強會計人員職業道德建設
職業道德是非強制性的、以內心力量起作用的社會規范。加強會計職業道德建設,首先應從會計人員的“自律”抓起,通過不懈地進行自我對照和自我調整,不斷提高自身覺悟和修養,把履行會計職責轉變為自覺遵守的道德行為準則。真正做到愛崗敬業、誠實守信、廉潔自律、客觀公正和堅持準則。其次,加強會計人員職業道德建設應強化先進會計人員的模范帶頭作用。通過榜樣的示范,會計人員對比自身不足進而改進自身缺點,真正做到提高技能、參與管理和強化服務。最后,應進行違法亂紀案件宣傳,通過反面教材警示會計人員提高自身素質,與腐敗墮落、違法亂紀作斗爭。
(二)嚴格執行內部控制程序,規范會計核算工作
1、授權審批控制
審批控制是指各會計崗位對相關經濟業務及會計事項的真實性、合法性、合理性以及有關資料的完整性進行復核和審查,通過簽署意見,做出批準、不予批準或者其他處理的決定。
2、預算控制
強化預算控制主要要做到:企業應當加強預算編制、執行、分析、考核等環節的管理,明確預算項目,建立預算標準,規范預算的編制、審定、下達和執行程序,及時分析和控制預算差異,采取改進措施,確保預算的執行;預算指標的審定要符合實際情況;預算控制指標差異的判斷標準要符合實際情況;避免通過做假賬人為操縱預算指標的實現程度,使會計信息失真。
3、資產保護控制
企業應當限制未經授權的人員對資產的直接接觸和處置,采取資產記錄、實物保管、賬實核對、財產保險等措施,確保資產的安全完整。
4、會計系統控制
會計系統是會計核算的載體,會計系統控制是規范會計核算最直接最有效的手段。企業應當依據國家有關法律法規和國家統一的會計制度,制定適合本企業的會計制度,明確會計憑證、會計賬簿和財務報告以及相關信息披露的處理程序,規范會計政策的選用標準和審批程序,建立、完善會計檔案保管工作,實行會計人員崗位責任制,充分發揮會計系統的監督職能,確保企業財務報告的真實、可靠和完整。
5、內部報告控制
企業應當建立和完善內部報告制度,明確相關信息的收集、分析、報告和處理程序,及時提供業務活動中的重要信息,全面反映經濟活動的情況,增強內部控制管理的時效性和針對性。內部報告的使用者主要是企業的董事會、管理者及關鍵崗位員工等。
6、經濟活動分析控制
企業應當綜合運用生產、購銷、投資等方面的信息,利用比較分析、比率分析、因素分析、趨勢分析等方法,定期對企業經營管理活動進行分析,發現存在的問題,查找原因,并提出改進意見和應對措施。
7、信息技術控制
企業應當結合企業實際情況和計算機信息技術的應用程度,建立與本企業經營管理業務和會計核算業務相適應的信息化控制流程,提高業務處理效率,減少和消除人為操縱因素,同時加強對計算機系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件存儲與保管、網絡安全等方面的控制,保證信息系統安全、有效運行。
(三)完善會計監督檢查體系,強化會計監督檢查工作
長江公司會計基礎工作,規避內部控制風險,必須建立一套完善的會計監督檢查體系。根據會計基礎工作規范以及企業內部控制的基本要求,充分發揮會計監督、內部審計監督和社會審計監督的作用,全面強化會計監督檢查工作,實現企業內部控制的正常運轉,保障企業經營管理的有效運行。
1、會計系統內的會計監督
由于會計監督在內部控制風險規避中起著越來越至關重要的作用,在日常工作中就要求會計監督人員更新觀念,加深學習,充分發揮會計監督檢查的作用。主要需要:增強會計人員會計監督的責任感;加強會計監督隊伍建設,提高業務素質;提高會計核算的質量;完善內部控制制度。
2、企業內部審計的監督檢查工作
內部審計部門應采取定期檢查與不定期抽查的方式進行全面內控檢查或局部內控檢查。審計部門應每年對全公司的內部控制進行一次監督檢查。內部審計人員對于檢查中發現的內部控制缺陷及實施中存在的問題,應在內部控制監督檢查工作報告中據實反映,并在向董事會報告后進行追蹤,以確定相關部門已及時采取適當的改進措施。
3、社會審計的監督檢查工作
社會審計的監督檢查工作是企業內部監督檢查工作的重要補充和客觀評價。注冊會計師在進行審計時,首先要研究與評價被審計單位的內部控制。注冊會計師的內部控制監督檢查是在審計過程中獨立進行的內部控制符合性測試,測試企業的內部控制是如何設計以及是否得到執行。注冊會計師完成上述符合性測試后,即可根據所獲得的審計證據,對被審計單位的內部控制做出客觀評價,指出企業內部哪些屬于控制較強的部分,哪些屬于控制較弱的或可能產生差錯、舞弊的部分,并提出自己的改進建議。
(四)建立健全內部會計管理制度
1、內部會計管理制度的體系化
內部會計管理制度包括以下幾個相互配合的體系文件。主要內容包括:會計人員崗位責任制度、賬務處理程序制度、內部牽制制度、稽核制度、原始記錄管理制度、定額管理制度、計量驗收制度、財產清查制度、財務收支審批制度、成本核算制度、財務會計分析制度等。內部會計管理制度覆蓋了會計內部控制的所有方面,是建立健全的內部會計控制基本依據,是保證公司經營經濟活動正常運轉,內部控制得到有效的貫徹執行,規避內部控制風險,提高企業經濟效益和經營管理水平的重要依據。如何建立體系化的內部會計管理制度,應遵循:合法性原則;適應性原則;保障性原則;內控性原則;操作性原則;檢查性原則;修改性原則。
2、內部會計管理制度體系的可執行性
內部會計管理制度體系并不是書本中的格式條文,也不是建立在企業管理模式上的空中樓閣,而是要符合企業實際管理情況,對管理決策具有指導保障作用的系統文件。內部會計管理制度的先進性體現在其可執行性中,既能夠根據企業實際情況制定制度,又能夠根據企業業務的發展變更控制內容、控制方法。企業建立內部會計管理制度體系并不難,難就難在如何使制度有效地執行。如何使內部會計管理制度能夠有效的執行,并且在內部控制中發揮作用,目前應主要協調好協調配合與內部牽制的關系;強制遵循與可修改原則的關系。
五、結束語
隨著全球經濟一體化進程的加快,企業間的經營競爭日趨激烈,國有企業要適應新的經濟形勢,轉變傳統的經營思路和管理方法,必須盡快建立健全一整套內部控制體系,特別是在企業內部會計控制方面完善相關措施。長江公司作為廣州地區有色金屬集團的核心企業,雖然在內部控制制度方面做出了許多探索,也取得了一定的成績,但是在內部會計控制方面還存在諸多問題。本人作為該公司會計工作人員,針對公司的實際情況,有針對性地通過提出全面提升會計人員素質、嚴格執行內部控制程序,規范會計核算工作、完善會計監督檢查體系,強化會計監督檢查工作、建立健全內部會計管理制度等四個方面建議,用于彌補公司內部會計控制的固有缺陷,以提高公司內部會計控制實施的有效性,提高公司核心競爭力,促進公司更好的發展。