檔案安全管理范例

石油是國家戰略型資源，也是保證國家經濟飛速發展的物質基礎。石油企業檔案是指各單位在生產、科研、經營管理等各項活動中形成的，具有保存和查考利用價值的，并且經過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。石油企業檔案非常珍貴，需要長久保存。如何實現這些珍貴檔案的安全管理，成為一代代石油企業檔案管理者不斷實踐，不斷探索研究的課題。石油企業檔案安全管理是企業生產經營管理的重要組成部分，伴隨著企業生存發展的始終。石油企業目前采用“雙套制”檔案管理模式，企業檔案安全管理，包括實體檔案安全管理和檔案信息內容安全管理兩個方面。兩者互為一體、相輔相成。

一、石油企業檔案安全管理內容

1.建立健全一套科學、合理、務實的檔案安全管理制度。石油企業在生產經營管理過程中形成的文件材料是企業檔案的前身，檔案管理人員要具有前瞻性眼光，做好檔案資料的前端控制和后端管理。做好前端控制，加強企業文件材料形成過程的業務指導、監督、規范作業流程和建章立制工作，保證形成檔案的文件材料具有真實性、可靠性、系統性、安全性。后端管理涉及企業檔案安全管理的各個方面，包括檔案實體安全及檔案信息安全管理的全過程。需要制定的管理制度至少包括：檔案歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房保管制度、檔案突發事件應急預案等各類檔案管理制度及管理規定。健全的管理制度的制定，能夠規范檔案管理工作，使檔案安全管理更科學化、有序化。2.建立健全一套人防、物防、技防檔案安全管理措施。人防，堅持“安全第一，預防為主、防治結合”的方針貫徹始終。筑牢思想防線，落實檔案安全的工作措施，堅決防止松懈、僥幸心理。組織應急演練，將應急預案落到實處，把安全隱患阻止在未然狀態，將損失降至最低。物防，配備必要的防護設施設備和物料保障。按照檔案資料安全管理規定要求，配置消防設備、溫濕度控制設備、低樓層防護窗防盜門等安保設備。技防，加強研究和應用技術手段，應用高端技術防范風險，做好檔案安全管理工作。例如，檔案存放場所安裝攝像頭、紅外線報警等輔助裝備。人防、物防、技防“三防”措施落實到位，是全面提高石油企業檔案安全管理的基本要求和可靠保障。

二、石油企業檔案安全管理指標

石油企業檔案安全管理工作中，確保檔案的安全包括檔案實體安全和檔案信息內容安全。實體安全是指實體完好地存放在指定的位置；內容安全是指檔案內容沒有被泄露。這兩者缺一不可。1.檔案的實體安全。（1）庫房。檔案庫房的狀況決定了檔案生存的基本條件，建設時必須符合國家檔案局《檔案館建筑設計規范》要求。應選工程地質條件和水文地質條件較好、空氣清新的地區，遠離易燃易爆場所，不設在污染腐蝕氣體源的下風口。庫房應減少門窗面積。庫房內不得有水龍頭，采暖管線不得有接頭等。為檔案安全管理創造良好的環境。（2）存放檔案的載體及裝具。存放檔案的載體及裝具的品質決定檔案的壽命。不同載體的檔案有一定的壽命，紙張、微縮膠片、光盤磁帶等檔案載體的有限性，決定了檔案壽命的有限性。要科學選擇數據存儲載體，加強存儲載體保護，嚴防數據丟失。同時抓好檔案數據備份，做好重要檔案的異地異質備份工作。對電子檔案載體加強存放安全和技術檢測，確保物理性能穩定和數據安全可靠。形成檔案的文件材料用的紙張、保護檔案的包裝袋、包裝盒等選用中性或偏堿性材料。從檔案用品采購源頭上控制，一定程度上延長檔案的壽命。（3）檔案日常管理。針對檔案自身的特性和可能導致檔案損壞的種種因素，加強整體日常維護和針對性地采取專門檔案保護措施等，為檔案的保存和提供利用創造良好的環境，消除和降低各種因素對檔案保管的不利影響。石油企業歷史悠久，部分紙質檔案年久已經發黃變脆，為了保證紙質檔案實體安全，石油企業已實行紙質檔案數字化。在提供利用過程中能提供復制件的提供復制件，必須用原件的嚴格辦理手續，并及時催還。2.檔案信息安全。（1）立卷。立卷合適與否對檔案安全也有一定影響。由于一卷檔案是由若干文件裝訂在一起的，利用者在借閱一份文件時就會看到案卷中的其他文件，容易造成信息的泄露?，F在石油企業管理類檔案一般不再組卷。（2）檔案利用。保存檔案的目的是提供利用。石油企業檔案是為企業的生產、科研、經營管理服務。在檔案提供利用時要注意保守企業秘密。既要積極為企業各項工作提供服務，又要加強檔案保密工作。充分合理地發揮檔案在企業各項工作中的作用。石油企業采取的管理方式是與歸檔人員、歸檔審核人員及使用檔案管理系統等相關人員簽訂保密承諾書。檔案利用人員借閱前要閱讀保密須知。遵守檔案安全保密制度，從各個環節嚴防檔案信息泄露。（3）電子存儲。在互聯網時代，電子檔案信息存儲安全尤為重要。在各種網絡及計算機病毒層出不窮的情況下，加強抗病毒能力刻不容緩。石油企業在日常工作中對殺毒軟件及相關病毒防治設備進行定期升級，對各服務器、客戶端的系統及數據定時進行全面掃描檢查，確保存儲介質安全，發現問題及時進行相應處理；應用加密技術提升存儲載體、系統的安全系數，保障數據在傳輸或者存儲過程中檔案信息內容安全；為了防止突發事件發生，石油企業已實現電子檔案的異地異質備份，保障了災難性事故發生后數據及時恢復。隨著信息技術的飛速發展，石油企業電子文件越來越多，越來越復雜。電子文件帶來的知識更新幅度和速度是前所未有的，要求檔案管理人員必須以全新的管理理念，不斷創新的管理模式和工作方法迎接檔案工作的重大變革。不斷完善檔案各項管理制度，形成與之相適應的檔案安全管理體系。

參考文獻

[1]王麗霞.石油企業檔案工作實踐與思考[J].黑龍江檔案，2011（5）：83-83.

一、檔案的實體安全管理

建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案利用人員在借閱、查看過程中的手續處理，確保檔案借閱前后安全無損壞。對于檔案室的管理，從業人員要有計劃性，每月每年都要有清點計劃，了解和掌握所管理的檔案完整安全，并做好相關的數據記錄。為了提升檔案資料實體的安全，檔案管理機構要定期抽檢一定比例的檔案，及時發現問題，解決問題，確保萬無一失。對于新的實體檔案在保存前要做好消毒除塵工作，對于老化的檔案資料要及時保養，搶救，采取或者有效的補救措施。對于涉密級別較高的檔案可以特殊問題特殊對待，進一步強化安全管理意識。

二、檔案的信息安全管理

檔案的類型越來越多，紙質化的、電子化的、數字化的等等，隨著計算機技術和網絡在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢下，信息安全已經成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應該依據我國的《檔案法》，劃分檔案的秘密級別，實施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對于檔案，還要做好價值的評估和鑒定，科學、準確的區分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業人員還要有責任意識和法律意識，對于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續和相關制度。在檔案資料的開發利用中，涉密較高的檔案要匯編的話，應當經原制發機關、單位批準，未經批準不得匯編入冊。檔案管理結構和從業人員，還要學習計算機技術，樹立安全意識，規范操作行為，規避計算機病毒、黑客等襲擊，嚴禁用處理國家秘密信息的計算機上互聯網。應加強網絡安全防護，依據分區域、按等級、多層次的防護思想進行了安全規劃、安全評估、安全加固與安全維護，并且對過去已有的安全技術實施進行改進與增強。建立操作權限管理制度，明確權限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計算機病毒防治制度，定期進行病毒檢查等。

三、檔案的庫房安全管理

檔案資料越積越多，需要存放的檔案室或者庫房需要的面積也會越來越大，安全系數要求也會越來越高，人員配置要求也要越來越齊備。對于檔案室的大小來說，要具體問題具體分析，必須符合本單位本企業的檔案管理需求，對于新建的檔案庫房應符合《檔案館建筑設計規范》的要求。對于原有的檔案庫房需要升級，提升安全系數，改善環境，確保檔案的安全。對于檔案庫房來說，要防火、防潮濕、防震、防光等，在庫房建筑的材料上要選擇那些防火性強，防潮濕能力好的素材，并且具有一定的密封性。庫房門窗還要防光，庫房內的報警系統和滅火防水設備要一應俱全，消防器材要及時更新，防止過期或者損壞。確保庫區內消防通道暢通，應急照明完好、疏散標志清晰。檔案庫房排除閑雜物品的存放，特別是易燃易爆的化學染料。庫房的安全還包括防盜設備的安裝和使用，要有一定的監控設備，監控錄像要有一定的自動保存期限，并且最好做到高清攝像。庫房的安全還要注意室內的溫度和濕度，一般來說溫度應控制在14-24℃（±2℃），相對濕度應控制在45-60%（±5%）。庫房還要配備驅趕老鼠、蟲子、霉變的藥品，杜絕相關災害的發生。檔案室應建立特藏室或專柜，對館藏重要、珍貴檔案采取特殊的安全防護措施，確保重要、珍貴檔案的絕對安全。

作者：王娟 單位：河南省中緯測繪規劃信息工程有限公司

【摘要】檔案的原始作用是記錄人類的社會生活，就檔案本身而言，真實性、原始記錄性是檔案的基本屬性。隨著社會發展步伐的加快，網絡化、信息化日益普遍，大數據時代已經來臨，大數據時代所依靠的是云計算的強大處理系統，以及各種各樣的后臺資源，還有讓人滿意的云服務系統，但隨之而來的安全隱患也受到了越來越多的關注，檔案大數據時代，資源整合與共享中的信息安全問題值得探討深究。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；信息安全；數據結構化

1引言

隨著國家大數據發展戰略和系列互聯網行動計劃的推進，我們正走向我國的檔案大數據時代。如今檔案的信息數量越來越多，與之有關系的信息結構較過往也有很大的區別，而隨著全民生活水平、整體素質的提高，以紙質檔案服務為主的傳統服務模式已難以滿足大部分人的要求，公眾對檔案信息的需求的數量、質量、服務方式均有了更高的要求。加快檔案資源整合與共享、加快檔案管理部門服務轉型升級、加快構筑檔案安全防線已成為檔案事業發展的外在動力和內在需求。如何在大數據的時代保證檔案信息的安全性隱私性，如何預防被非法分子盜取檔案信息等均是檔案管理的重中之重。對這樣的情況該如何解決，又怎樣從本質上杜絕此類事情的發生，則是我們今天所要深入探討的問題。

2大數據環境對檔案管理工作的影響

在以數據發掘技術以及數據解析技術的大數據技術的前提下，能夠對大量的檔案數據進行分析和了解，在大量的數據中發掘出適合自己并具有珍貴價值的信息內容，使檔案數據從原本的單調乏味的數字或是一串串符號轉變成適合自己有用的信息并化成自身的知識財富，能夠更好的貼近人民生活、為人民群眾服務。因此大數據環境對檔案信息的發展未來、價值、繁華可以說是起了重要性的作用。

2.1檔案管理人性化、智能化的要求

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，信息技術日新月異，網絡技術在各個生活和生產領域得到了廣泛應用。傳統的檔案管理手段不能適應當前社會發展的需求。電子檔案已逐步形成了一套完整的管理體系，具有準確性高、信息容量大、效率高的特點。在當前的檔案工作中，電子文件管理數量逐漸增多，為了更準確、完整、可靠地利用電子檔案，本文從檔案管理入手，分析電子檔案的意義、問題及措施。

【關鍵詞】電子檔案；安全；管理利用

隨著近年來網絡、多媒體以及軟件應用等各種信息技術的快速發展，檔案管理的方式以及載體都發生了很大的變化。電子檔案的出現改變了傳統的紙質檔案形式，電子檔案具有載體形式多、存貯密度高、檢索速度快等優點，能夠有效提升現代檔案管理水平，豐富檔案資料的保存管理形式。但電子檔案同樣也存在一些不容忽視的缺陷，并且會在一定程度上對檔案管理的安全性造成影響。在此背景下，如何對電子檔案數據的管理加以改進，從而實現檔案管理信息化體系的建設，已成為當前檔案部門重點研究項目中的一個主題，對促進電子檔案管理更加高效、規范的發展具有非常重要的意義。

一、加強電子檔案管理的重要意義

（一）有利于節省人力物力。首先，在傳統檔案管理中，辦公人員和辦公費用通常是用增加人數和費用來提高效率，導致管理成本急劇上升。特別是一些較脆弱的檔案資料，通常需要大量的人財物力才能維持好，并且不可避免地存在破壞的風險。而以網絡為載體的電子檔案閱讀不僅方便快捷，而且節省了存儲成本，節省了空間，避免了重復打印數據造成的紙張和人員的浪費。其次，計算機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。利用計算進行文件管理，有效地解決了傳統文件歸檔中文件遺漏時，避免重新進行拆卷的問題，現在只需敲一下，就可以將檔案的目錄進行修改，可以隨時進行補漏增缺，避免出現文檔存積問題，省時省力。

（二）有利于提高服務質量。數字化的檔案管理使得查詢數據非常簡單，使辦公人員能夠真正了解世界大事而足不出戶。由于信息在時間和空間上的流動，數字化檔案實際上成了“無墻檔案”，檔案也從實體的存儲轉變為便利的信息控制中心。

（三）有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，人們滿足紙質這種查看方式，一是不方便，二是太單調。他們更喜好以圖像、視頻的方式閱讀。電子檔案滿足了信息保存的多樣性，逐漸成為多樣化需求的主要解決方案。隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和需求也將發生變化，加強電子檔案管理有利于滿足這一多樣化的需求。

摘要：不論是火災、水災、地震抑或是其他災難，都會對區域內部檔案管理工作帶來或多或少的沖擊，如果嚴重的話，甚至還會導致區域內部檔案事業受到難以挽回的重創。因而全面推進災后檔案重建工作就顯得頗為重要，需要明細此前問題所在，強化對檔案工作的管理，避免再次受到災難影響。本文主要將九寨溝地震災后檔案重建工作作為案例，簡要探析了檔案安全管理工作的方向，以求能夠為有關單位提供借鑒作用。

關鍵詞：災后影響；檔案重建；安全管理

2017年8月8日，我國四川省阿壩州東北部九寨溝縣發生7.0地震，對景區及當地人民的生命財產安全造成了巨大的沖擊，與此同時，當地檔案管理工作也受到一定的影響。檔案及時安全轉移保護、重新建造、管理等工作面臨著大量問題，時間緊、任務量大，從事檔案工作的專業技術人員少，因而導致檔案重建工作的效率明顯不高。在此種背景下，區域內部的檔案事業工作者攻堅克難，實現了由上至下的全方位的工作體系的建設，在重點做好機關檔案的同時還積極地參與到了災后重建的工作中，這為九寨溝的檔案事業的發展建設帶來了諸多積極影響。

一、九寨溝地震災后檔案的重建與管理

（一）檔案資料在九寨溝地震后的損失

在地震發生的過程中，九寨溝景區景點、辦公大樓（檔案室）受到嚴重重創，余震不斷的情況下檔案極有可能面臨掩埋、焚燒、水淹、甚至是信息丟失的危險，僅幾天時間鼠患嚴重，嚴重影響九寨溝景區的檔案安全建設。與此同時，景區檔案室內部的建筑物的損傷較為嚴重，天花板脫落、出現駭人的裂縫，整個辦公大樓鑒定為危樓。

（二）地震災后的檔案搶救與維護

摘要:

基于玉樹地震時檔案損失，論述檔案管理的重要性及其安全管理，只有加強管理設施建設、提高人員綜合素質，才能防患于未然。

關鍵詞:

玉樹7.1級地震;檔案管理;檔案安全

0前言

2010年4月14日7時49分是一個撼動人們心靈深處的恐懼、悲痛的時刻，7.1級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據青海省玉樹藏族自治州檔案館的數據統計，災區的檔案共計13萬卷，在地震過程中，有9家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12萬卷檔案在地震結束之后均處在危房中［1］，對災后檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到2008年的汶川8.0級大地震，我們會發現除了重大的人員傷亡和財產損失之外，重災區的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。地震帶給我們的傷痛是沉重而長久的。因此，在災難發生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災難發生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。

1檔案管理的重要性

摘要：近年來，隨著教育事業的不斷發展，越來越多的高校逐漸加大招收人數，人數的增加意味著學校的基礎建設要不斷擴建，由此產生的高校基建項目檔案資料也逐漸增加。因此，如何提高高?；椖繖n案資料管理效率，為高?；椖刻峁┵Y料支持成為高校基建項目檔案信息安全管理的重點。本文從高?；椖繖n案信息管理、高?；椖繖n案信息安全管理存在的問題以及創新和優化高?；椖繖n案信息安全管理的策略等方面進行分析和研究，為高?；椖繖n案信息安全管理提供參考性的意見和建議，以期提高高?；椖繖n案信息安全管理水平。

關鍵詞：高?；椖浚粰n案信息安全管理；研究

進入21世紀，我國高校的招收規模不斷擴大，高?；A設施也在不斷增加，同時高?；ú块T的工作由原來的現場管理轉為以結算、審計和合同管理工作為主。因此，在高?；üこ讨校訌妼椖康臋n案信息管理成為高?；üぷ鞯闹攸c。但是在高?；n案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之檔案部門間缺乏交流，進而影響了高?；n案信息安全管理。故此，應重視高?；n案管理工作，提高基建檔案管理水平，不斷改建高?；n案管理工作。

一、高?；椖繖n案信息管理

高校基建項目檔案主要是指在高等院?；üこ添椖拷ㄔO和管理過程中形成的文字、圖片以及圖表等相關的資料。因此，高?；ㄟ^程中形成的基建施工資料，使得高校的基建驗收具有依據。在高校的基建檔案信息管理中，基建檔案信息可以反復多次地使用，從而節省消耗，提高經濟效益。同時，基建檔案材料種類繁多，結構復雜，加之基建檔案形成時間長，很難收集齊全，使得高校基建檔案的管理難度很大。因此，高?；椖康臋n案可以見證高校建設和成長的歷程，同時作為高校建設項目以后備查和參考的依據和資料，也能避免高校建筑設計中的不科學、不規范的問題，從而促進高校的發展。

二、高?；椖繖n案信息安全管理存在的問題

（一）制度缺乏

檔案作為主流信息資料保存管理方式，記載著人類社會人或事的基本信息及智慧成果。在知識經濟時代，檔案管理重要性愈發突出，越來越多的企業或建立專門的檔案管理部門，或購買專業的檔案管理服務，保護企業機密商業信息或科研設計成果。信息科技深刻改變了檔案管理模式，如今檔案資料大都被制作成數字化電子檔案。在信息科技時代，傳統紙質檔案保存方式逐漸減少，電子檔案數量迅速增加，因此很有必要建立電子檔案生態安全體系。

檔案生態安全是指基于生態環?？沙掷m發展理念，綜合運用現代科技構建節能降耗、優質高效且穩定可靠的檔案安全管理系統，推動檔案管理事業發展?！段覈鴻n案生態安全應急管理機制研究》基于應急管理角度探索檔案生態安全管理問題，全書共6章。第1章到第3章為檔案安全與應急管理的基礎理論，闡述了檔案生態安全管理現狀、概念內涵、主要特點等內容，介紹了檔案生態安全的內外部環境、主客體影響機制等，引導讀者了解檔案生態安全基本情況。第4章到第6章為檔案生態安全系統構建，認為檔案生態系統具有脆弱性特點，因此需要從體制與法制、預防與管控、傳統與現代、觀念與行動、信息與知識，以及人財物配置等多個維度推動安全系統構建，并重視檔案應急管理能力評價體系建構，既要構建理論模型，更要重視實踐應用。對于信息科技時代的電子檔案安全管理，基礎要求為物理層面的安全管理。

電子檔案通常存儲在專業數據信息存儲設備或數據庫中，對存儲環境要求較高，不僅要求保持一定的溫度和濕度，存儲過程中還要做到防火、防塵和防震等方面要求。IT領域科技巨頭都會花費大量資源和成本，精心選址并專門建設數據存儲中心，且認真做好日常安全維護工作。電子檔案從本質上講是電子數據信息，因此需要認真做好物理層面的安全防護工作。數據存儲設備屬于精密電子設備，任何物理層面的破壞都可能造成數據丟失。電子檔案管理企業或單位電子檔案部門不僅要做好防火防盜等日常安全維護工作，還要做好安全備份工作。

電子檔案保存過程中的意外風險因素具有不確定性，因此需要對電子檔案庫中的電子檔案信息進行備份并定期更新，確保意外安全事故發生之后，即便存儲設備遭遇破壞而丟失了數據，亦能利用備份文件對數據信息進行恢復，或快速重建電子檔案信息庫。當前，網絡廣泛普及，電子檔案數據庫已與網絡連接起來，電子檔案網絡安全管理重要性顯示出來。電子檔案數據庫聯網之后，可顯著提高電子檔案管理效率，使用電子檔案服務的企業或個人可通過在線方式自主查詢檔案或提交檔案，全程自主完成，按照電子檔案管理系統要求進行操作即可，并不需要電子檔案管理部門工作人員提供實時服務。

在信息時代，電子檔案具有較高價值，不管是將數據存儲于企業數據庫，還是存儲于云端，都可能會有不法分子覬覦，甚至會通過違法手段去竊取或破壞電子檔案。電子檔案管理企業應做好網絡安全防護管理工作，不僅給電子檔案數據設置好網絡安全防護機制，通過分級授權方式來控制他人訪問電子檔案數據庫的權限，同時采用大數據安全模型等先進網絡安全技術構建防御機制;還要提高電子檔案管理人員網絡安全意識，對于任何來自網絡的安全攻擊保持高度警惕，必要時甚至可以采用斷網方式來保護電子檔案安全。在信息科技發展背景下，電子檔案數量規模持續增加，承載的數據信息價值也會更高，推動電子檔案管理工作走向規范化。電子檔案安全管理工作有效開展既要依賴于網絡安全技術手段，也應重視電子檔案管理工作人員的安全意識培養與安全管理制度建設，基于多維方式構建電子檔案安全管理體系，為電子檔案信息提供更可靠的安全保護。

作者：張艷欣