傳統檔案管理范例

一、傳統與現代檔案的原始憑證性比較

現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

1傳統人事檔案管理存在的不足

1.1傳統人事檔案模式比較僵硬

屬于靜態式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發揮出來造成的。

1.2檔案材料單一。

傳統的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內容為主。記載教職工平時工作表現、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。

2創新人事檔案管理工作的措施

2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性

摘要：伴隨著我國社會發展速度的加快，人們已進入信息化時代，信息技術進入生活及工作的方方面面。醫院檔案管理信息化已成必然，想要實現信息技術融合、高效檔案管理，首先要明確檔案管理工作中存在的問題，如管理制度尚未完善、工作人員欠缺素養、管理模式落后、思想上不重視。針對這些問題，應從轉變傳統觀念、做好信息化建設、加強信息化管理、加大人才培養力度等方面著手，實現檔案管理信息化，創新檔案管理模式，提升檔案管理效率及效果。

關鍵詞：醫院；信息化；檔案管理

0前言

檔案屬于醫院重要資源之一，包含基建、財務、醫療、人事、病歷等資料，其管理質量在一定程度上反映著醫院整體管理水平。檔案管理可在醫院管理工作中發揮極其重要的作用，可輔助醫院有效挖掘各種可用資源，增加醫院資源，減輕醫院的資源壓力。檔案管理是醫院管理中較特殊的一種管理工作，記錄的主要內容為醫院人事問題。在現代化背景下，各種科技在管理工作中的應用，提升醫院管理的效率及效果，同時也提升醫院檔案管理的整體水平。醫院需與時俱進，在檔案管理中積極引入新技術，積極發揮新技術價值，輔助醫院更好地進行各項管理工作。但現今我國多數地區依然采用傳統檔案管理方法，雖有一定的管理效果，但表現更突出的是管理中存在的各項問題，如工作效率低下、工作質量無法保障等。伴隨著互聯網技術、信息技術的高速發展，檔案管理信息化已成為必然，如何在醫院檔案管理工作中有效融入信息技術成為重點研究內容，更是檔案管理創新、改革的關鍵。

1檔案管理中存在的問題

1.1管理制度尚未完善

醫院的檔案數量非常多，且檔案類型相對復雜，涉及多個領域、多個方面。在傳統管理體系下，相應的管理制度無法滿足檔案管理要求，分管檔案的部門比較多，各個部門有對應的工作模式、檔案風格以及檔案類型，導致整個單位的檔案類型十分復雜，且格式不統一，從而導致加大檔案管理人員的工作壓力，還會造成檔案管理效率下降。在這種情況下，檔案管理制度難以充分落實，檔案管理人員無法按規章制度工作，導致制度成為表面文章。管理制度不完善還會導致其它問題，各個部門無法就檔案管理這一工作進行及時、有效溝通，難以在短時間內進行信息工作有效對接，難以規范檔案格式[1]。且在傳統管理模式下，各個部門因涉及較多的檔案緣故，難以保證檔案管理工作不出錯，無法保證檔案信息的準確性與安全性，對檔案管理效果造成直接影響，甚至導致檔案內信息無效，成為不具法律價值的無用檔案。

對于學生數量較多、學生流動性高的各大高校而言，檔案管理工作的進行有著至關重要的意義。高校檔案中記錄了學校各項活動、學生與教師的相關信息。傳統的檔案管理模式應對龐大的檔案信息十分吃力。隨著信息全球化的不斷發展，各大高校的檔案管理也可以借助互聯網使繁雜的文本檔案數字化，方便檔案管理人員進行資料管理，提高檔案管理的工作效率。然而，我國的高校檔案管理系統尚未成熟，檔案管理的工作人員對于互聯網的運用并不熟練，沒有相應的網絡技術，增加了高校檔案管理信息化的難度。

1建立“互聯網＋”的高校檔案管理的必要性

“互聯網＋”技術在我國已經得到了十分廣泛的關注，如總理曾經在2015年的全國人民代表大會上鄭重的提出了我國各行業需要施行“互聯網＋”計劃。因為“互聯網＋”可以使各行業的信息通用化。“互聯網＋”計劃給高校的檔案管理提供了相應的技術支持，運用互聯網技術，可以提高高校檔案管理效率。鑒于此，在“互聯網＋”時代下，施行高校檔案的信息化管理的研究便十分必要［1］。在全球信息技術的迅速發展，檔案管理也逐漸向信息化改革。關于檔案管理的各種軟件也逐漸被開發創新出來，同時軟件也在不斷升級。各行業的檔案網絡化管理已經成為當下信息化時展的必然趨勢。因為各高校的發展進度不一樣，所以檔案管理實現網絡化的進度也不相同，部分高校的檔案管理部門并沒有合理利用信息化的網絡環境，所以這些高校檔案管理的信息不具有通用性，還沒有實現傳統的文本檔案信息數字化。隨著信息技術的迅速發展，各行業辦公通過互聯網傳遞信息，紙張的利用已經大大減少。在信息化的大背景下，信息資料已經從傳統的書面信息像數字化信息轉換，各單位之間的資料轉換也是通過網絡進行，逐漸形成了信息管理一體化，提高資料信息的存入和調出效率，為人們使用提供便利。高校檔案管理網絡化必須盡快發展，建立信息系統一體化，提高高校檔案的管理效率，實現網絡信息利用最大化，方便各部門之間的信息交流。鑒于此，“互聯網＋”的高校檔案管理應該盡快建立。

2“互聯網＋”在檔案管理工作中起到的作用

高校的學生流動量大，檔案信息十分繁雜，而高校檔案管理工作對于高校的發展有著非常關鍵的作用。在互聯網飛速發展的時代背景下，導入數字化的“互聯網＋”形式的檔案管理模式，對于高校檔案管理便十分重要。為了熟練應用互聯網來建設網絡化檔案管理，就需要了解“互聯網＋”在高校檔案管理工作中所能發揮的作用。

2．1提升高校檔案管理工作效率

融入“互聯網＋”技術的檔案管理會將傳統的文本信息數字化，可以最大限度的提升高校檔案管理工作的效率。檔案管理工作本身需要管理大量的資料。所以在傳統的檔案管理模式中，管理人員需要熟悉檔案的分類整理，還需要有極高的業務能力可以給需要資料的人員提供便利。人的精力總是有限的，面對繁雜的檔案資料，管理人員需要耗費大量的精力，有限的人力管理，使檔案的輸入、調出工作的出錯率也大大提高。“互聯網＋”技術通過互聯網將傳統的文本檔案資料數字化，將檔案資料輸入在電腦里，檔案管理人員可以進行檔案資料的網絡化管理，節省了大量的工作時間，提升了檔案管理工作的工作效率。

摘要：醫院檔案資料作為醫院各項工作的原始記錄，其內容設計涵蓋了醫院建設發展、醫療工作、科學研究等各個方面，能夠為醫院的發展提供非常重要的依據和參考。隨著信息時代的到來，大數據逐漸應用到醫院檔案管理中，使得醫院的檔案管理工作發生了全新的變革。本文闡述了在信息時代大數據應用到醫院檔案管理工作中的必要性，分析了當前醫院在大數據下檔案管理工作存在的問題不足，并對如何合理運用大數據，提高醫院檔案管理水平進行了探討，希望為廣大醫院檔案管理工作者提高參考借鑒。

關鍵詞：大數據；檔案管理；影響

醫院檔案管理歷來是醫院管理工作的重要內容，對醫院的發展和醫療科研工作開展具有重要作用，但是由于醫院檔案資料門類廣、數量大、內容多，傳統的檔案管理方式難以對如此信息量龐大的檔案進行合理有效的管理。隨著計算機技術和信息技術的發展，大數據逐漸應用醫院檔案管理工作中，對醫院檔案管理工作帶來了全新的變化。雖然大數據使得醫院檔案管理工作得到了快速發展，但是由于各種原因，在檔案管理中仍然存在著諸多與信息時代形勢特點不相符的問題和情況，需要引起有關部門重視，真正尋求到有效的方法進行整改提高，切實發揮好醫院檔案資料在醫院各項工作中的作用。

一、信息時代下，大數據在醫院檔案管理工作中的應用是大勢所趨

大數據是互聯網技術和信息技術快速發展的產物，在信息時代的今天，信息量的劇增使大數據這種信息管理的先進理念和科學方法，越來越廣泛的應用到各個行業中。與此同時，為了順應信息時代的發展要求，大數據技術適時的應用到醫院的檔案管理工作中，更好的促進了醫院檔案管理水平，可以說是時代進步和醫院發展的必然選擇。一方面是大數據讓檔案信息存儲更加安全高效。由于醫院檔案資料數量巨大，運用傳統的檔案存儲管理方法進行存儲管理，工作量大，耗費人力物力，而且容易導致檔案資料遺失損壞，不利于檔案資料的保管。而檔案數據庫的應用使用極大地提高了檔案管理利用效率和存儲質量，既有效避免了過去檔案遺失損壞等問題的發生，又減輕了檔案管理人員的負擔和醫院的經費支出。另一方面是大數據的應用提高了檔案資料的使用效率。海量的檔案資料，進行查閱時速度慢、效率低，而且不利于一些規律性的數據形成，嚴重影響的檔案資料的作用發揮。采用大數據技術，對檔案資料進行整理分類，極大提高了檔案檢索效率，而且大數據對檔案資料的分析結果科學直觀準確，對于醫院醫療工作開展具有重要的參考作用，有利于醫院的建設發展。

二、當前大數據下檔案管理工作中存在的問題

（1）大數據的理念還沒有形成。雖然大數據技術在醫院檔案管理工作中得到了廣泛應用，但是還有部分醫院的領導層和檔案管理人員理念比較滯后，還停留在傳統的檔案管理思維中，對運用大數據加強檔案管理的必然性和重要性沒有認清，對相應的支持投入做的還不夠，致使大數據技術在檔案管理中的應用不夠深化，沒有最大限度的發揮大數據技術的作用。（2）檔案管理的相應制度規范不健全。體制隸屬方面，在我國多數醫院的檔案管理部門都隸屬于院辦，而各個科室又有各自的檔案管理部門，并隸屬于各業務科室，這種模式導致了檔案管理工作缺少統一的領導，造成了檔案管理的分散性。規章制度方面，現有的檔案管理規范制度多事依據傳統的檔案管理模式建立的，而針對大數據特點的規章制度幾乎沒有，導致了在具體的管理工作開展過程中缺少規范和依據，使得管理容易出現混亂現象，影響了檔案管理水平。（3）檔案管理人員的業務素質有待于提高。信息技術發展日新月異，如果不能加強學習提高，與時俱進，勢必會被時代所淘汰，難以適應崗位工作需要。大數據背景下，醫院的檔案管理以及完全不同于傳統的管理方法，依托于計算機技術、信息網絡技術等的創新技術方法層出不窮、發展迅猛，這種情況下進行檔案管理必然需要有一批高素質、專業強的檔案管理人員。當前，很多醫院檔案工作人業務員能力參差不齊，雖然工作經驗豐富，但是對于計算機技術、信息網絡技術等知之不多、了解不深，不能適應當前大數據時代下檔案工作的各項需求，更何談將大數據技術應用到檔案管理中。

摘要：隨著信息技術的不斷發展，人們對事物的記錄方式也在不斷發生變化，從傳統的紙質記錄逐漸變成信息技術存儲。人社局檔案也是如此。信息技術在人社局檔案管理中的運用，改變了傳統的紙質檔案管理方式，就意味著信息技術存儲在未來的人社局檔案管理中越來越重要了。因此，人社局檔案管理人員要正視檔案管理的發展趨勢，將傳統的紙質檔案和信息技術檔案管理方式相結合，提高人社局檔案管理的效率。   關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；發展趨勢   信息技術檔案管理具有節省空間、查閱方便、存儲快捷等優勢，有效解決了傳統紙質檔案管理的弊端。因此，在人社局檔案管理中運用信息技術是未來檔案管理發展的必然趨勢。人社局檔案管理人員要不斷提高信息技術水平，充分認識到未來檔案存儲的發展趨勢，只有這樣，才能做好檔案管理，才能提高人社局的工作效率。   一、現階段人社局檔案管理中存在的問題   （一）檔案管理人員職業素養有待提升想要提升人社局檔案管理效率，檔案管理人員就要有較高的職業素養[1]，具備現代化的檔案管理技能，包括較高的知識水平和先進的計算機技術，不能局限于簡單的計算機操作。這樣才能落實檔案管理信息化。但從人社局檔案管理現狀來分析，許多部門缺乏現代高級信息技術人才，檔案存儲及信息處理復合型人才更少，大部分檔案管理人員的信息技術水平不高，甚至在某些部門還有文盲。在這種情況下，盡管引進了先進的現代化設備，但檔案管理人員卻無法發揮設備的優勢，就更別說檔案管理信息化了。   （二）檔案管理缺乏統一性在現階段的人社局檔案管理過程中，部分檔案管理人員依舊采用傳統的檔案管理模式。這種管理模式不僅存儲不方便，而且在查閱時有不少缺陷。此外，雖然大多數檔案管理人員認識到了檔案管理的發展趨勢，在檔案存儲過程中運用了信息技術，但由于管理缺乏統一性，檔案信息管理工作不協調。這主要是因為檔案管理部門所使用的計算機型號不同、規格不同，軟件兼容性差等。沒有一個統一的、可供檔案信息查閱與管理的軟件，檔案管理的發展必然會受到影響。因此，想要提高檔案管理效率，人社局就要統一計算機型號、統一軟件。   二、人社局檔案管理的未來發展   （一）人社局檔案管理發展趨勢。調查、分析最近幾年人社局檔案管理的變化，我們可以知道，檔案管理將走向信息化。只有實現檔案管理的信息化，檔案管理部門才能沖破檔案利用的各種限制，從封閉的管理模式中走出來，才能從檔案的管理和利用向信息的采集、服務、管理職能方向轉變，從而實現檔案信息資源的合理分配及科學管理，為社會提供更好、更優質的服務。信息化的檔案管理可以為知識普及、科學研究等提供更智能的服務。檔案信息化能實現一次性投入、反復利用的效果，還可以實現信息的即時共享，縮短檔案的查閱時間，提高檔案管理的時效性。信息化的檔案管理可以避免“時空黑洞”現象。隨著信息技術的不斷發展及電子商務、電子政務的普及，想要做好人社局檔案管理，檔案管理人員就必須具備管理電子文件的能力，以管理檔案的方式管理文件信息，使信息化的檔案管理發揮最大優勢。   （二）信息化檔案管理的發展方向。數字檔案館的出現是信息化檔案管理發展的必然趨勢。和傳統的檔案管理相比，數字檔案具有管理計算化、信息多媒體化及儲存多樣化等特點，充分發揮了檔案管理的職能和責任，有效解決了檔案原件保護和利用之間的矛盾，提高了檔案原件的保存時間?？梢哉f，數字檔案讓人們對檔案的檢索更加方便、快捷，不僅滿足了人們利用檔案的需求，而且有效提升了工作效率。有了數字化、信息化的檔案管理方式，檔案管理人員就可以提供更加專業、更加快捷的檔案搜索服務，大幅提高檔案利用效率。   三、新形勢下檔案管理人員提高業務水平的策略   （一）提升管理能力。檔案管理工作是一項系統性工作，包括對檔案實體的管理，也涉及檔案事業的管理。檔案管理人員要不斷學習現代化的管理知識，掌握現代化的管理技巧，通過不斷學習，提升自身的管理能力。   （二）提高思想認識。目前，市場經濟體制不斷完善，各項社會事業得到了快速發展。這讓檔案管理的難度逐漸增加，給檔案管理工作人員帶來了一定的壓力。在新形勢下，相關部門要逐漸提高檔案管理工作人員的思想認識，給予其更多制度保障，改善他們的工作環境，提高工資待遇，完善相關的硬件設施。   （三）提升創新能力。檔案管理工作是帶有一定研究性的服務工作。檔案管理人員應該認識到自己的職責和自己的工作對社會的重要性，善于從工作中不斷汲取經驗，將這些好的辦法應用于自己的工作，提高自身的創造力，為檔案管理工作注入新的生命，讓檔案管理工作不斷創新。   四、結束語   總而言之，現如今的檔案管理越來越信息化，越來越便捷。人社局檔案管理人員要認清檔案管理的發展趨勢，不斷提高自身的信息技術水平、文化素養及職業素養。人社局要為檔案管理工作的開展提供有利的物質基礎，無論是計算機，還是管理軟件，都要加大投入。只有這樣，才能促進人社局檔案管理的發展，才能為社會更好地服務。   參考文獻：   [1]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經濟,2017(16):29-30.   作者:韋雪榮 單位:福建省霞浦縣人力資源和社會保障局

1知識管理背景下企業檔案管理模式的概述

1.1知識管理的含義

知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。

1.2知識管理與檔案管理的聯系

1.2.1管理對象重疊

檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。

1.2.2管理目的相同

摘要：技術的革新是時展的重要動力，近年來，在社會不斷發展的過程中，出現了信息技術。計算機信息技術屬于劃時代技術，這項技術在我國當前的各個領域中都發揮出了非常重要的作用，計算機信息技術具有許多現代化功能，可以實現信息的高速傳遞和處理，加速了人們的生活節奏，推動了時代的進步。在機關檔案管理過程中應用這項技術，管理效率可以得到明顯的提升，具有非常重要的現實意義。本文對機關檔案管理信息化進行分析，并且提出了幾點淺見。

關鍵詞：機關檔案管理；管理模式；計算機信息技術

一、計算機信息技術在機關檔案管理中應用的重要意義

（一）拓展檔案資源范圍。對于機關檔案管理工作來說，計算機技術的應用，在根本上改變了傳統的管理模式，有效的提升了檔案管理的效率，拓展檔案管理資源的范圍。在傳統的機關檔案管理工作中，檔案資源獲取的方式非常單一，資源的獲取量以及準確性都不能滿足實際的工作需求，檔案資源的缺失，會給機關單位的工作帶來漏洞，影響到我國行政工作的正常開展。在信息時代的背景下，這種技術上的現實可以得到有效的突破，信息化的機關檔案管理模式，在檔案資源的獲取上具有先天性的優勢，資源獲取范圍更廣，而且檔案獲取的速度和準確性都可以得到保證，為機關單位的工作提供有效的依據。

（二）實現了系統化的檔案管理。在信息時代，機關檔案管理工作必須要結合社會的發展趨勢及時的進行革新，信息化的檔案管理模式已經成為了檔案管理工作必然的發展方向。通過計算機信息技術在其中的應用，可以實現檔案管理工作的系統化，在信息技術的作用下，把檔案管理工作中的各個分項工作進行串聯，形成一個完善的系統，形成標準化的檔案管理模式，是機關檔案管理工作創新的一種重要表現形式，這種變化表明了我國正式的進入到了信息時代，具有非常重要的意義。

（三）減少檔案留存風險。在傳統的機關檔案管理過程中，檔案的存儲需要采用紙張的方式，這種紙質媒介會占用大量的空間，在檔案信息調閱的過程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給機關單位工作的開展造成嚴重的阻礙。通過計算機信息技術的應用，可以有效的消除傳統管理模式中存在的弊端，信息化的辦公方式具有高效、快捷的特點，大量的機關檔案信息可以使用數據存儲軟件進行保存，如圖一所示，有效的解決了空間占用率大的問題，而且管理人員可以把這些檔案信息進行分類處理，按照一定的順序編制檔案目錄，在需要這些檔案信息的時候，可以快速的進行搜索和獲取，從而提升了機關單位的工作效率，這種信息化的檔案信息存儲方式不容易發生丟失和破損，但是需要做好網絡安全防護工作，避免病毒的入侵給機關檔案管理造成消極影響。

二、計算機技術在機關檔案管理中的應用建議