項目檔案范例

【摘要】檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，為檔案利用者服務，是一項管理性、服務性和政治性的工作。企業為了實現長遠的發展，多數會選擇進行項目投資，而檔案管理在項目投資中具有十分重要的作用，在為企業提供各項服務的同時，有利于推進投資項目的建設進度。本文從建設項目檔案的重要性出發，分析建設項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性，并從多個層面探討建設項目檔案管理與項目管理同步實施的具體措施。

【關鍵詞】建設項目；檔案管理；項目管理；同步實施

一、同步管理的重要性

近年來，我國對建設項目檔案的重視度逐漸提高，《重大建設項目檔案驗收辦法》明確要求各企業必須重視并落實建設項目的檔案管理，并規定檔案管理與項目的檢查和驗收投入的人力和物力須是相同的，任何建設項目的檔案驗收工作沒有通過的，采取一律否決制，該規定充分表明項目檔案在建設項目中不可替代的重要地位。另一方面，建設項目檔案可以為企業提供利用服務，尤其是在建設項目后期，建設項目檔案對項目維護、改造、擴建等后續工作具有非凡的意義，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影響著企業的投資決策和規劃調整。項目工程建設的顯著特征之一即時間跨度大，少則幾年，多則幾十年甚至上百年，可想而知，在這漫長的時間段內，如果工程項目在后期的使用中出現問題或者需要維護、改造等，沒有原始的檔案信息作為參考依據，必然會影響到后續工作的順利開展。任何一個建設項目，從項目立項、現場施工、驗收竣工、建成投產，是一個漫長的動態過程，期間必然會產生大量的文件和材料，這些原始信息完整記錄了建設項目實施的全過程，與項目管理形成一體，當建設項目在未來的使用過程中出現問題時，都可以依據原始檔案進行快速和有效的解決。

二、同步實施的具體措施

（一）健全管理制度。以檔案網絡為基礎健全管理制度，是實現建設項目檔案管理與項目管理同步實施的首要措施。具體來說，相關管理部門應明確檔案管理工作的崗位配置和職責劃分，建立起檔案管理工作人員的網絡體系，充分發揮管理制度的約束和規范作用，使得檔案管理有章可循、有法可依。同時，各部門之間應加強有效的溝通和輔助，通過共同協作的方式推進建設項目檔案管理與項目管理的同步實施。

（二）加大管理滲透力度。加大項目檔案管理的滲透力度，要求檔案管理及相關部門務必抓緊落實建設項目每一個環節中的檔案整理、歸類和存儲，避免項目竣工后才發現檔案遺漏的問題，造成原始數據的丟失。管理部門可以從以下幾個方面加大滲透力度，一是加強對管理人員的思想教育和工作宣導，加強對各參建單位和部門的業務培訓和指導，力爭做到“事前關注、事中介入、事后跟蹤、全程參與、全面滲透”，通過定期培訓鍛煉或實踐活動來提高相關人員對項目檔案管理的重視度。二是落實項目檔案工作的“三納入”和“四同步”措施，在項目申請立項時，即開始開展資料收集、整理、審查等一系列的檔案管理工作，在項目竣工驗收時，務必監督完成項目檔案的歸檔及其它驗收工作，保證檔案管理工作貫穿項目始終。

一、固定資產投資項目的主要特點

1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高

固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。

2.項目檔案價值高，保存利用意義大

項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。

二、對建設項目實施全過程管理的措施

1.建章立制，規范管理

[摘要]固定資產投資項目檔案“歸檔”是項目建設部門和檔案部門檔案文件材料交接的一個重要步驟，是項目檔案管理工作不可缺少的重要組成部分。檔案文件材料交接方法和方式依據不同項目、不同單位檔案管理模式有所差異。對于建設周期短的項目可能產生的歸檔文件材料也較少，可以選擇在項目建設竣工后整體歸檔，但對于建設周期長、投入資金多、涉及建設部門較多的項目，就需要根據實際情況針對項目檔案的收集與管理，制訂既符合國家項目檔案管理要求，又具有個性化的項目檔案歸檔方式。本文針對上述固定資產投資項目檔案歸檔情況進行綜合闡述，并提出一種便于管理的項目檔案歸檔方式。固定資產投資項目是指利用國家預算內基本建設撥款、籌資金、銀行貸款等多種方式，以擴大生產能力(或新增工程效益)為目的而進行的新建、擴建、技術改造等基本建設工程和設備設施的更新等建設項目。它包括了以擴大再生產能力而增建的分廠、主要生產車間、軍品生產線、民品生產線；為改變生產布局而進行的全廠性遷建項目及遭受自然災害而進行的恢復性項目。項目一般有兩部分，即建設項目和設備儀器項目。項目中產生的檔案一般包括基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、照片檔案。

一、固定資產投資項目檔案常見歸檔方式

固定資產投資項目檔案歸檔方式一般包括：1.在任務或項目完成后歸檔：主要適用于建設周期不是很長的項目；2.按階段歸檔：主要適用于將形成于不同階段或程序的文件材料進行分期歸檔，比較適合于建設周期較長的項目；3.隨時歸檔：適合于設計變更、維修等活動所產生的文件材料的歸檔。對于1和3兩種情況，由于文件材料相對較少，歸檔也相對簡單，但對于第2種情況，建設周期長的項目，其文件材料的歸檔就比較繁瑣，有的項目建設周期長達十幾年，項目參與人員不斷變化，想要控制好項目文件材料的完整并及時歸檔，是一個非常棘手的問題。

二、固定資產投資項目檔案歸檔前的工作

為了保證項目實施部門歸檔文件材料規范、完整，歸檔及時，固定資產投資項目在開始前，要嚴格按照檔案“三納入”“四同步”“四參加”要求，檔案人員在了解項目概況的同時，要組織項目涉及人員進行檔案基礎知識的培訓，比如：圖紙簽字完整、準確、清晰、規范、更改到位；書寫使用碳黑墨水；不使用易褪色材料(復寫紙、熱敏紙等)；采用“手風琴式折圖法”折疊圖紙；沒有達到A4尺寸的圖紙文件要裝裱成A4尺寸；對復印件的處理，盡可能收集原件等等。同時從項目檔案歸檔范圍，項目檔案收集的齊全性、準確性、有效性等各方面進行培訓，尤其是要強調檔案的準確性，要求項目涉及人員所收集的文件材料一定要滿足檔案的準確性。通過項目檔案基礎知識的宣貫，讓項目涉及人員掌握檔案專業知識，這對項目檔案歸檔尤為重要。

三、固定資產投資項目檔案歸檔過程

1.歸檔過程出現的困難

摘要：近年來，隨著教育事業的不斷發展，越來越多的高校逐漸加大招收人數，人數的增加意味著學校的基礎建設要不斷擴建，由此產生的高?；椖繖n案資料也逐漸增加。因此，如何提高高?；椖繖n案資料管理效率，為高?；椖刻峁┵Y料支持成為高校基建項目檔案信息安全管理的重點。本文從高校基建項目檔案信息管理、高校基建項目檔案信息安全管理存在的問題以及創新和優化高?；椖繖n案信息安全管理的策略等方面進行分析和研究，為高校基建項目檔案信息安全管理提供參考性的意見和建議，以期提高高校基建項目檔案信息安全管理水平。

關鍵詞：高校基建項目；檔案信息安全管理；研究

進入21世紀，我國高校的招收規模不斷擴大，高校基礎設施也在不斷增加，同時高?；ú块T的工作由原來的現場管理轉為以結算、審計和合同管理工作為主。因此，在高?；üこ讨?，加強對基建項目的檔案信息管理成為高校基建工作的重點。但是在高?；n案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之檔案部門間缺乏交流，進而影響了高?；n案信息安全管理。故此，應重視高校基建檔案管理工作，提高基建檔案管理水平，不斷改建高?；n案管理工作。

一、高?；椖繖n案信息管理

高?；椖繖n案主要是指在高等院校基建工程項目建設和管理過程中形成的文字、圖片以及圖表等相關的資料。因此，高校基建過程中形成的基建施工資料，使得高校的基建驗收具有依據。在高校的基建檔案信息管理中，基建檔案信息可以反復多次地使用，從而節省消耗，提高經濟效益。同時，基建檔案材料種類繁多，結構復雜，加之基建檔案形成時間長，很難收集齊全，使得高?；n案的管理難度很大。因此，高?；椖康臋n案可以見證高校建設和成長的歷程，同時作為高校建設項目以后備查和參考的依據和資料，也能避免高校建筑設計中的不科學、不規范的問題，從而促進高校的發展。

二、高?；椖繖n案信息安全管理存在的問題

（一）制度缺乏

摘要：水電項目檔案數量大、周期長、類型多，應堅持“三納入”“四參加”“四同步”原則，以“全過程”管理理念，切實抓好水電項目檔案管理中的“建設、監督、設計、實施”等每一階段、程序和環節，注重早期項目介入、選擇合適檔案管理方法、健全檔案管理制度及檔案管理體系等，確保水電項目檔案始終處于受控狀態，實現水電項目檔案完整、準確和系統，提升水電項目檔案管理質量和水平。

關鍵詞：水電項目；項目檔案；全過程管理

水電項目檔案作為水電工程項目建設的全過程記錄，是水電項目管理的重要依據和基礎，也關系到水電項目進度、質量、投資、運營和安全等。應堅持“三納入”“四參加”“四同步”原則，以“全過程”管理理念，切實抓好水電項目檔案管理中的“建設、監督、設計、實施”等每一階段、程序和環節日的工作，注重早期介入、選擇適當檔案管理方法、健全檔案管理制度及體系，確保水電項目檔案始終處于受控狀態，實現水電項目檔案完整、準確和系統，不斷提升水電項目檔案管理質量和水平。

1建立檔案工作體系，完善檔案管理網絡

1.1加強組織領導。各參建單位應在建設單位統一領導下，成立水電項目檔案領導小組，構建覆蓋水電項目全過程檔案管理的組織網絡，加強對水電項目檔案管理的組織領導。

1.2落實管理責任。明確業主、設計、監理、施工等單位檔案管理職責，以及專（兼）職人員崗位職責。構建由項目分管領導、職能或承辦單位（部門）負責人、檔案部門負責人三級水電項目檔案管理責任落實體系，實現領導、管理、制度和標準“四統一”。

1.3加強業務培訓。組織檔案專題培訓會、培訓班，提高各參建單位及檔案專（兼）職人員業務能力和水平，提高有關人員對水電項目檔案重要性的認識，提高檔案管理能力，為項目檔案管理打下扎實基礎。

[摘要]本文以中國第一汽車集團有限公司為例，結合筆者參加項目檔案驗收工作的實踐經驗，提出項目檔案專項驗收工作中存在的問題。針對這些問題進行分析，提出整改措施，并就如何做好項目檔案管理工作提出一些策略和方案。為規范企業建設項目(以下簡稱項目)檔案管理，做好項目檔案驗收工作，確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統和安全，中國第一汽車集團有限公司(以下簡稱一汽集團)檔案館頒布了《基本建設項目竣工驗收管理規定》，明確規定了項目檔案驗收是項目竣工的必備條件之一，未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不能進行項目竣工驗收。從2012年9月到2017年9月，筆者參加了一汽集團所屬幾個單位的項目檔案驗收工作，共參與了三十余個項目的驗收。通過驗收和交流，發現了一些問題。本文就項目檔案驗收和管理工作中存在的問題、問題產生的原因以及如何解決問題和改進項目檔案管理工作，與檔案同仁進行探討和交流。

一、企業建設項目檔案管理工作的現狀及存在的問題

(一)項目文件材料嚴重缺失

檔案管理是工程建設項目的必備條件，檔案齊全完整是項目檔案驗收的關鍵因素。然而在實際工作中，存在因單位變動或機構撤銷導致部分重要項目文件材料損壞或流失的問題，甚至某些項目整體文件材料丟失。主要包括：1.項目前期資料：項目啟動初期的有關文件材料、重大決議的會議紀要、項目建議書、可行性研究報告的評審意見、項目領導小組的組成文件、簽訂的責任書、建設工程施工許可證和開工許可證、有關備案文件等。2.監理資料：監理工作總結、旁站記錄、工程決算審核意見書。3.施工資料：圖紙會審紀錄、項目建設中重要決議會議紀要、變更記錄等。4.項目竣工驗收文件：預驗收報告、記錄表及會議紀要等。5.設備資料：設備購置過程中會議紀要、談判文件、設備開箱驗收記錄、商檢記錄或商檢報告、設備裝箱單、工具單等。

(二)檔案設施不齊全，檔案管理職責缺失

由于企業實施改革，集團本部甚至一些二三級單位的檔案機構和編制撤銷，致使多數建設單位沒有專門的檔案庫房，不能按照相關規定配備檔案管理必備的設施；同時沒有設置專兼職檔案人員，歸檔文件材料的收集、整理和保管混亂，甚至造成檔案文件材料的遺失，不能按照檔案歸檔要求完整、準確歸檔，給企業造成重大損失。

(三)檔案管理人員的業務水平及綜合素養不高

摘　要：城市化是現在我國鄉鎮城區發展的方向，且各個城市地區都向功能化城市發展。例如，工業化城市跟旅游城市慢慢出現。建筑工程行業也加快了這一發展的速度。在建筑工程的開發、設計、施工和后續的維護中，還有大量的施工文件、資料需要處理。這些工程項目的檔案是施工質量和工程結算乃至若發生安全事故后的責任認定的最重要的依據。所以房建項目檔案的管理對于政府單位、房地產開發公司、施工單位、監理單位等各個涉及到項目資料的單位都是非常重要的。做好檔案管理工作，是建筑行業保證施工質量的關鍵，項目的檔案資料是體現施工質量是否合格，滿足國家標準的有力表現。項目完成后很多建筑的實際數據難以從建筑外觀直接看出，但是可以從項目的資料中反應項目的關鍵信息。所以，需要促進檔案管理的發展。本文主要針對房建企業項目檔案管理的情況中的問題進行討論并提出解決方法，以便促進項目工程的檔案更加完善，讓建筑行業的發展更加平穩。

關鍵詞：建筑施工企業；工程項目檔案；檔案管理

工作建筑工程建設中少不了具體的施工也少不了項目的各種資料。建筑檔案的完善是建筑工程建設質量的體現，工程檔案對項目施工的過程有著記錄和監督的作用。例如，建筑工程中使用的鋼筋強度是否與施工圖紙要求一致，混凝土強度和特性是否滿足要求，都會有資料來確保建筑工程的施工質量；且若后續建筑本身發生安全問題，檢查人員去調查時，建筑單位可以提供有關資料來確定責任主體，且為研究事故原因提供一份證據。所以，完善的檔案管理對建筑工程的管理和質量有著監督和促進的作用，為人民群眾獲得質量有保障的房屋建筑提供了有力的保障。

1工程檔案的內容和意義

建筑工程中的各種資料包括建設前期項目規劃時的場地資料和要求，還有立項中提交政府和設計院等公司的文字，在政府審批和開發單位內部溝通的信息和實際考察項目的內容，除此之外，還有重要的設計內容、設計圖紙；在施工中的各類材料檢測報告，實驗數據；監理監督時產生的文件和驗收后等工程建設中的所有內容，都包含在內。這些資料直接反應了在項目的開始到最后的所有內容。是建筑項目建設的依據，也是項目竣工后的記錄。工程檔案是建筑工程的檔案，與一般的檔案的形成方式相同，在建設建筑項目的過程中一點點積累出來的，是同類型項目建設的重要參考資料。例如：建筑項目的鋼筋入場廠方需要提供自身的資質報告，材料員和庫管查驗確保廠房的資質和鋼筋的信息滿足設計要求和圖紙要求后，將鋼筋材料送檢到檢查站，之后由檢查站出局鋼筋檢測報告，最后作為本建筑工程的資料之一放入工程檔案內；在房屋的某個工序驗收時，需要組織開發單位、施工單位和監理單位進行檢查，確認建筑工程沒問題后，需要三方進行簽字，這些工程項目負責人和監理方的親筆簽字都是后續證明建筑項目合格的證據。

2施工單位是工程項目檔案管理的主體

施工單位是工程項目檔案管理的主要責任人，一般管理工程項目檔案的流程是：首先將工程項目文件收集到己方資料員和項目負責人處。然后在施工過程中將項目中需要的檢測報告、圖紙和施工工藝技術要點還有施工方案都手機整理好，放入專門的資料庫中最后是將這些資料圖紙等內容提交到建設單位并自留一份，以便后續使用。需要注意的是，建筑項目施工中的文件要確?？陀^性和準確性，不要弄虛作假，將與材料不匹配的資料提交給檢測方等情況。另外，在項目竣工后需要按時向有關單位提交項目的各種資料。確保項目的資料按時間順序和類型分門別類整理好，為建筑工程的圓滿結束提供有力的數據資料支持。

摘要：軍貿科研項目檔案管理是軍貿科研項目管理的一個重要組成部分，本文結合實際，闡述了搞好軍貿科研項目檔案管理的重要性，分析了軍貿科研項目檔案管理工作中存在的問題及對策。

關鍵詞：檔案管理；軍貿；問題；對策

船舶領域軍品貿易涉及國家關系、地區局勢、國際規則等多方面，在調整國際戰略關系、改善全球軍事戰略格局等方面發揮重要作用，極具政治、經濟、軍事作用［1］。隨著軍貿科研項目的發展，產生大量軍貿科研項目檔案（簡稱軍貿檔案）。軍貿檔案是軍貿科研項目設計、生產、交付使用的必備條件，也是軍貿科研項目后期生產、推介、交付、售后等工作的重要依據和憑證。目前，國家對軍工單位的軍貿項目檔案管理越來越嚴格，將軍貿檔案列入科研項目驗收條件，給軍貿檔案管理工作帶來了嚴峻考驗。本文分析軍貿檔案管理的重要性及存在的問題，提出加強管理的幾點對策，以便更好地推進這項工作。

1軍貿檔案管理工作的重要性

軍貿檔案是指軍貿項目從立項、設計、驗證、鑒定、推介、洽談、批產、交付及售后等全過程形成的有保存價值的各種文件、圖樣、聲像以及電子文件等不同形式、不同載體的文件材料，軍貿檔案無論作為一種資產形式，還是一種知識信息資源［2］，都是軍貿項目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好軍貿檔案，對推進軍貿科研項目都具有十分重要的意義。

1.1有助于提高軍貿項目管理效率。軍貿項目從立項、設計、鑒定到出口的全生命周期內會產生大量的具有保存價值的文件資料，這些文件資料真實地記錄了軍貿產品的研制和出口過程的貿易活動，是驗證科研成果、追溯責任、解決經濟糾紛的有效憑證，是寶貴的檔案資源。檔案部門做好軍貿檔案管理，不僅是對軍貿項目全過程資料的收集、整理與利用，更是通過對軍貿項目過程文件的規范化與系統化，從文件的角度對軍貿項目的推進實施有效的監管和控制，從而實現對軍貿項目更有效的管理。

1.2軍貿項目科研階段鑒定驗收的有力保障。國家對軍貿科研項目管理越來越嚴格，將檔案歸檔情況納入軍貿科研項目驗收條件中，在驗收結論中占比一定的權重。同時軍貿項目檔案驗收工作納入檔案部門年度工作計劃中，作為檔案工作重要考核內容，做好軍貿檔案管理工作非常重要。