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摘要：三十多年的藝術檔案工作為我國檔案管理的數字化升級化創造了重要的基礎條件。用文獻法和舉例法研究在信息技術條件下，優化藝術檔案現代技術問題。認為優化藝術檔案數字化管理要做到五個方面：歸檔管理程序要規范；操作人員的信息技術素質要提高；軟硬件存儲環境要安全；藝術檔案數字化管理的制度要健全，執行藝術檔案管理標準要嚴格。
關鍵詞：藝術檔案；信息技術；數字化；管理
藝術檔案記錄了藝術工作領域的各類文字符號、圖、聲、物等，是一種文化遺產。自2000年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》至今短短十幾年時間，信息技術與檔案工作的契合度越來越高。在大數據背景下，利用信息技術優化藝術檔案資料的管理（下稱信息化檔案管理），更方便藝術檔案的開發利用。探索新時代信息檔案管理工作是迎合時代要求，也是維護藝術檔案完整性的措施。在信息技術發展背景下，信息化檔案管理呈現出新的特點。藝術檔案數字化以網絡為媒介，為各類需求者享受便捷、同等的文化服務，有網絡存在，就可查詢、獲取文藝檔案資料，信息化背景下的檔案管理成了無圍墻的文化藝術館，為公益性文化提供了便捷的服務。
1藝術檔案數字化的概念及意義
藝術檔案數字化是指運用掃描、數據庫、數據壓縮等一系列各種現代科技方法，把紙質藝術檔案資料以及音像圖等傳統的介質文件、電子檔案以數字編碼的手段組成檔案信息庫，方便檔案資料的收集、管理和利用的過程。它不僅僅是簡單的利用計算機數據庫管理藝術檔案，而是由網絡和電子信息技術對藝術檔案資料進行存儲與利用，具有安全、標準、可視、實時查詢與瀏覽的特點。藝術檔案的數字化在原始檔案數據封存的條件下，能提供多種文件格式的轉化、存儲，優化了藝術檔案的繼承性質。檔案資料在新型的技術下轉化為數字的形式，避免原件就損壞，同時減小存儲空間，節約能耗。信息化檔案管理可以對全部藝術檔案工作進行的監控與價值判斷，降低檔案的存儲成本。
2信息化檔案管理遇到的問題
2.1工作標準、制度和規范不完善。當前信息化檔案管理建設的相關工作標準、制度和規范不完善。比如掃描技術參數不統一，掃描點數不符合規范，利用需重新出庫掃描。信息化檔案建設的標準和規范對檔案工作的標準更嚴格。信息化檔案管理建設是開創性的工作，行業工作準則、章程和范式，需與信息化建設同時進行，才能保證信息化檔案管理工作在信息技術背景下成熟發展。
2.2信息化檔案管理的風險較大。信息技術的網絡環境問題對檔案的保密性構成最大的威脅。比如利用編碼技術加大對藝術檔案的編輯，由于電子編碼技術的局限性，可篡改原件憑證資料，隱蔽性強。信息化檔案管理對環境的要求高、保密性強，對磁場、有害氣體較為敏感。藝術檔案數字化對軟硬件設備要求高，在軟件更新發展下，早期的介質可能不被新的軟硬件兼容，影響讀取與利用。
2.3對管理人員業務素質有特殊規定。藝術檔案管理員中技術人員少、兼職多、年齡結構失衡等問題突出，不能適應數字化管理的要求。檔案知識結構失衡和管理觀念陳舊等阻礙了藝術檔案數字化、信息化進程。
3基于信息化檔案管理策略
3.1嚴格規范歸檔程序與要求。信息化檔案管理有完整工作步驟和規章，才能確保藝檔案的高質規范。如電子文件要編制檢索工具，注明文件存儲格式和屬性，收集相關軟件，標明壓縮算法和軟件，定期完成物理歸檔等。藝術檔案數字化歸檔程序如下表1所示。藝術檔案前期準備工作是進行可行性分類研究和篩選藝術檔案實物、標識數字化材料、檢查存儲設備的內存與硬盤容量。采集處理工作是轉換格式的前提，需把握不同規格的材料，便于長期有效利用，預防糾偏、噪聲、壓縮、塵灰。后期數據處理是對錄入檔案進行驗收和排序，提升搜索效果。掃描存儲的藝術檔案文要標識存入后的內容路徑，存儲路徑要清晰。根據檔案情況建數據庫，如關系式數據庫、非關系式數據庫和多媒體型數據庫等。數據掛接是檔案文件一一對應的關聯關系，實現目錄數據庫與圖像文件的批量掛接。數據檢驗是控制藝術檔案質量的環節，一般抽查的比率不低于20%。多途徑備份數據是保證藝術檔案安全的需要，及時讀盤，查看各類檔案完備情況。成果管理要制作單位的電子標識，設置數碼格式。
3.2操作人員的信息技術素質要提高。信息化檔案管理是一系列高新技術工作，需要高素質創新型人才，管理人員做到熟練利用各種信息工具，把各類現代化信息工具與檔案相融合。信息化檔案管理還要求工作人員會準確判斷檔案信息，把有效的存檔信息及時為需求者服務。檔案管理人員要具有較強的鑒定評估能力和信息捕捉能力，既要會提供檔案信息，也要能獲取大量檔案信息。打造信息化檔案管理主要還是靠專業的人才，應遵循內部提高，外部引進的思路。內部要加強先進的藝術檔案管理知識教育，技能方面提高工作人員的信息、掃描、數影等技術。除此外，內部要轉變遴選人才方式，完善考評制度。為例彌補信息化的缺陷，可聘請專家、顧問，確實引進IT行業的信息化人才資源，定期提供咨詢，協助培訓，要求數字化理論基礎知識與實踐操作結合。
3.3信息化檔案管理要安全。建立信息化檔案管理防范體系。全面加強各種規范操作、病毒防范意識，熟悉預防與查殺病毒的方法，保證信息化網絡環境中各項操作的安全，防止信息丟失。雙重備份藝術檔案，定期備份各類磁盤，設置權限和防火墻，保障藝術檔案數字化管理的安全。在實踐中還需著重做好藝術存檔實體和藝術存檔秘密兩方面的安全。比如在藝術檔案數字化實體安全方面，歸檔載體要有防寫保護，嚴禁擦、劃、觸摸記錄涂層，存放不能橫擺放，防塵、防潮；室內環境溫度保持在14-24度，相對濕度范圍在45-60%；根據計算機技術和設備的更新情況，及時做好藝術檔案數字化的復制、更新版本；檔案的封存載體禁止外借。在信息化檔案管理機密的安全方面，明確檔案使用者的權限規定范圍，遵守保密相關制度；注意保密檔案符合互聯網規定，做好保密防范和監管保；已錄入信息的檔案銷毀手續要齊全，存儲載體銷毀和網絡清除要同時進行?？傊囆g檔案數字化的安全管理一定要做好版權保護、存儲與加密傳輸、密碼保護、異地異質備、份恢復機制等工作。
3.4健全信息化檔案管理的制度。健全信息化檔案管理的制度，提高藝術作品數字存檔的制度化水平。藝術檔案的標準規范依托各類檔案法律法規設定管理目標，保障藝術檔案的案卷完整，方便檢索。要充分發揮《檔案法》的權力，優化信息化檔案管理制度，明確藝術歸檔范圍，確保藝術檔案相關工作在信息技術背景下的介理介法性。藝術類別眾多，要分清差別，明確介理的歸檔范圍，保證藝術檔案的整齊性。一是要規范藝術檔案信息的著錄。這是規范藝術歸檔數據庫的首要任務，規范藝術歸檔的內容和形式，奠定數字歸檔規范化的的基礎。著錄遵循一致規范的原則，否則會出現相同檢索條目前后不相同的情況。二是規范藝術檔案信息存儲標準。一般采用硬盤存儲，為確保藝術歸檔信息的安全，采用統一的存儲載體。如光盤等，需制定一系列信息化檔案管理的原則和范式。藝術檔案的信息安全標準保證網絡運行環境安全，為藝術數字檔案制定密級管理、服規范務、身份鑒定、查詢監控、網上確認等標準。此外，應規范工作人員和領導的管理工作制度，以制度約束人，規范工作標準。
3.5嚴格執行信息化檔案管理標準。根據現有的技術，欲達到信息化檔案管理共享，就要細化信息化檔案管理標準。開發與利用藝術檔案各類資源，創新藝術檔案資料管理的數字化技術，盡量使全部藝術檔案資料均可進行數字化標準的處理。此外借鑒國外先進的信息化檔案管理思路，擴大信息化檔案管理的交流與協作。依靠藝術檔案管理標準，先進的技術、超文木鏈接、多媒體技術讓藝術檔案資源才能更好的可視化，直觀、規范地展現給查閱者。我國檔案工作行業有《檔案裝具》《檔案蟲霉防治一般規則》等標準37種，要嚴格遵循這些行業標準。比如從知識產權等法律角度完善信息化檔案管理標準等等。結語信息技術與檔案工作已有深度的融合，生活在云數據的今天，研究藝術檔案的數字化管理問題，利用先進網絡、刻錄、打印、掃描及各種軟件對藝術歸檔資料進行科技化處理，增強管理者的責任感和風險意識。信息技術條件下，藝術檔案機構要從人力、物力、技術支持等對歸檔流程進行監督，提高原始數據歸檔質量。此外藝術檔案管理很容易過度粘貼復制，涉及權限問題，這些需要在工作中探不斷總結、探索、研究，不斷發現漏洞，提高管理效能。
參考文獻
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作者:翟菲 單位:中央戲劇學院
