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1吉林省農業科技檔案管理工作存在的問題
1.1農業科研單位對科技檔案管理重視不夠，檔案管理人員綜合素質不高，崗位變動頻繁
部分單位對科技檔案管理的重要性缺乏認識，本位觀念嚴重，影響了檔案的收集歸檔?；鶎硬块T的檔案管理人員學識資歷水平普遍偏低，專業素質缺乏，綜合素質也不高，小類別分類存在混亂現象，使農業科技檔案管理無法納入規范化管理的軌道。檔案管理人員在本單位不受重視，工作積極性不高，人員變動頻繁，導致熟練度、專業度下降。檔案管理人員常身兼數職，能夠用在檔案管理上的時間有限。以上各種因素都嚴重影響了檔案的真實性、準確性和安全性，制約了檔案管理的標準化發展。
1.2對農業科技檔案管理的意識不強
我國目前的農業科技檔案管理很多都缺乏宣傳，特別是當前年輕一代的檔案管理人員缺乏檔案管理意識，導致檔案遺漏的風險不斷增加。與此同時，大多數管理人員的管理監督意識不強，并沒有對應歸檔的檔案進行有效的定期督促。由于相關管理人員對檔案管理設施、設備的更新不夠重視，對農業科技檔案管理資金的投入也較少，出現了檔案管理設施陳舊以及檔案室空間有限等問題，嚴重阻礙了檔案工作的開展與科學管理。
1.3農業科技檔案相關管理人員的保密意識比較弱
由于辦公自動化的發展，移動介質以及網絡的廣泛應用，致使涉密渠道增加。農業科技檔案涉密載體沒有建立健全的管理制度，相關檔案管理人員的保密意識不強，對重要的農業科技檔案管理不嚴格，對保密責任制的落實也不到位。同時，科技檔案數量大，管理分散，部分檔案分散在領導、業務部門和具體工作人員手中，檔案收集整理困難，容易造成檔案泄密。
1.4農業科技檔案管理的信息化程度低檔案信息化是檔案管理現代化程度的標志，數字化、網絡化是科技檔案起到更好服務作用的重要手段和工具。目前，大部分檔案還處于老式文件柜存儲方式，檔案管理實行單機輸入，文件查閱是紙件傳送，這極易造成檔案的破損和機密信息的泄露，檔案管理基本沒有實現現代化辦公。
2實現農業科技檔案信息化的重要意義
檔案信息化是一項系統工程，涉及內容十分廣泛。主要是利用數據庫技術、數據壓縮技術和高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的原則包括規范性原則、安全性原則、效益性原則、完整性原則和個性化原則。實現檔案信息化建設可有效改變傳統的檔案管理過程中的收集、整理、鑒定、編輯和裝訂等繁瑣程序，使檔案管理不再費時費力。實現信息化后，檔案管理更多的是體現自動化、實時化和網絡化。其重要意義主要體現在以下幾個方面。
2.1提高了整個部門的工作效率
傳統的檢索方式是檔案管理人員從總目錄中找到所需檔案，然后根據目錄查找所需，費時費力。實現檔案管理信息化以后，人機結合，即檔案管理人員直接使用計算機開展工作。檔案信息自動化統一管理，能使集中管理和利用相結合，建立集中統一管理下的分散式系統，是農業科研檔案較理想的管理模式。檔案實行信息管理以后的檢索與查詢只需通過網絡就可以實現，既簡捷又方便。此外，提供網上查詢手段，查詢者可以根據檔案管理權限從網絡上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔。檔案管理人員可以從手工勞動中解脫出來，有更多的精力和時間從事檔案的收集和編研工作，極大地提高了工作效率。
2.2有利于提高整個部門的技術服務水平
農業科技檔案的信息化、數字化和網絡化是檔案管理的必然趨勢，只有實現信息化，才能服務于農業生產生活，適應新形勢下的農業科技發展的要求。檔案管理信息化將檔案在網絡上共享，科技人員可以在計算機上查閱所需檔案資料，提高了工作效率。信息資源只有通過傳播，才能發揮作用并服務于農村、農民，起到促進農業增效、農民增收的作用。我國農業科技檔案信息化起步較晚，但隨著互聯網的迅速發展，檔案信息化也隨之迅速發展。提供一些農業生產技術資料和政策法規等信息，對于檔案信息化建設是必要的。農業遠程信息服務是實現農業信息傳播和技術推廣的有效方式，覆蓋范圍大，內容豐富，對設備要求較低，打破了空間局限，使農民能就近學到最新的農業實用技術，還可以和專業權威、專家實現面對面的交流，把最新的技術信息傳授、應用到生產實踐中，在生產中發揮作用。
2.3有利于檔案管理機制的創新
在很多單位，檔案管理部門是獨立機構，隸屬于機關某一部門，檔案管理以經驗管理居多，工作人員也以有檔案管理經驗者居多，這從某些程度上制約了人才的引進，部分單位還安排科研不出成績、開發不見效益和崗位競爭沒上崗的人員從事檔案管理工作，致使檔案工作人員工作沒信心、沒激情，其效率可想而知。通過檔案信息化建設，可以提高農業科研檔案的管理水平，使檔案管理專業化、規范化和標準化，進而引進競爭機制，擇優上崗，增強工作人員的危機感和責任感，激發其工作熱情，更大限度地挖掘個人潛力。
3實現農業科技檔案信息化的主要措施
推進檔案管理信息化建設不僅是管理工作的需要，更是時展的必然。目前，農業科研單位科技檔案管理與現代化水平的要求差距很大，實現檔案管理的信息化需做好如下幾點。
3.1加強檔案管理人員的服務意識與技能培訓
信息技術的迅猛發展和廣泛應用為檔案資源的科學保管和開發利用提供了條件。“三分技術，七分管理”，先進的技術需要懂技術的人去管理，缺乏既懂信息技術又懂檔案專業的人才，這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。農業科技檔案作為社會信息資源的一部分，具有專業性與社會性相統一的雙重性，既可為單位內部部門和科技工作者服務，又可向社會提供具有本單位行業特征的各種服務。檔案管理人員還應立足本職工作，增強自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，單位應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行涵蓋計算機、網絡和信息工程等方面的信息化技能培訓。相關檔案管理部門還應創造條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。
3.2強化單位內部重要項目的服務跟蹤與信息管理，樹立現代化檔案管理意識
檔案管理信息化是一項長期而艱巨的任務，其實質是檔案管理模式從以檔案實體保管向檔案實體通過信息化形式為社會提供服務為重心轉變的過程，更是從管理向服務轉變的過程?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，只有提高科研人員的檔案意識，才能促使科技檔案走上規范化、標準化和科學化的軌道。重點科研項目和成果代表項目研究領域的前沿水平和團隊的研究能力。因此，對重點項目配備專業人員對項目論證、立項和結題全過程進行檔案跟蹤管理和技術服務，做好檔案的立卷歸檔工作，保證項目進行過程的每個階段產生的新成果、新技術均能及時地進行歸檔，可確保重點項目的完整性、準確性和系統性。因此，信息化條件下的檔案管理不能單單注重先收后管，而應根據科技檔案的特點，對科技檔案的形成提前介入，開展前期管理，使科技檔案的建立貫穿于項目進展的全過程，做到收集的檔案系統、準確和完整這是檔案信息化的前提條件。
3.3檔案信息數字化的安全管理
實施檔案管理信息化的前提和基礎是保證網絡系統的安全。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不但要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案安全性管理主要應包括三個方面：一是組織建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；二是加強對電子文件歸檔工作的安全監督和指導，保證電子文件在傳輸過程中不被人為地修改、破壞，有效防范病毒與誤操作，確保歸檔電子文件的真實、完整和有效；三是在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。要嚴格遵守安全保密制度，非公開的檔案一律不準上網；在互聯網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻和數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。
作者：郭金瑞 欒天浩 翟季 劉兆國 單位：吉林省農業科學院
