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(一)內部控制形式
會計信息化背景下,行政事業單位內部控制形式發生了巨大變化,部分內部控制工作由人工轉移到計算機系統內,控制的方式和手段由手工控制轉為手工控制和程序化控制相結合。計算機系統對數據程序化、集中化處理,使得會計工作不再以傳統的手工記賬方式而是以電子單據為主進行會計工作,從而節省了大量的時間、人力資源和物力資源,進一步提高了內部控制效率。
(二)內部控制對象
傳統行政事業單位內部控制以“人”為主要控制對象,通過制度設計進行人為管控,盡可能促使各項操作規范化,比如出納和記賬人員分別負責會計工作的各個部分。會計信息化背景下,以往由幾個部門或幾人完成的業務,現在集中在一個部門或由一個人完成,且相關事項可以在終端機上即時實現,因而行政事業單位內部控制對象逐漸從對“人”的控制轉向了對“人”“機”界面的控制。
(三)內部控制重點
傳統行政事業單位內部控制主要以賬證相符、賬賬相符為重點。在會計信息化背景下,財務部門需要將財務信息轉換為計算機語言,計算機代替人工完成了對會計信息的統計、分析、判斷甚至財務決策,內部控制重點轉移到必須從源頭上保障數據的可靠性與準確性、數據的處理方法和過程的規范性上來,確保了行政事業單位會計信息的真實性、完整性和準確性。
二、會計信息化背景下行政事業單位內部控制面臨的挑戰
(一)缺乏完善的內部控制制度
缺乏完善的內部控制制度,是阻礙行政事業單位內部控制順利開展的重要因素。很多行政事業單位的內部控制標準還相對滯后,缺乏行之有效的內部控制指導性規范,出現了會計管理混亂、經濟活動失效等系列問題。即使部分行政事業單位建立了內部控制制度,但是制度執行力不夠,形式主義非常嚴重,使得內部控制制度有名無實。若行政事業單位繼續保持傳統的風險控制、資產保護等制度,勢必嚴重影響到會計信息化內部控制的順利開展。
(二)網絡安全環境堪憂
行政事業單位信息系統構建是基于復雜的互聯網環境,在互聯網平臺上進行頻繁的數據搜集、整理與信息共享。在大網絡環境下,行政事業單位的會計信息系統很難做到獨善其身,不可避免地受到網上病毒、互聯網舞弊和犯罪、信息竊取乃至整個會計系統崩潰等安全挑戰。然而,現今行政事業單位會計信息系統未必具備較強的穩定性與安全性,財會人員未必具有很強的風險意識和必要的風險應對措施。
(三)復合型人才嚴重缺乏
會計信息化背景下,電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中,會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。行政事業單位要求會計人員不僅要具備專業、系統的財會知識,還需要掌握互聯網、計算機知識,并同時具備內部控制意識與風險意識。當前狀態下,我國行政事業單位很多會計人員并不具備良好的專業素養和業務水平,對于會計內部控制制度缺乏一定的認知性,行政事業單位也沒有向會計人員提出相應的工作要求,復合型人才嚴重缺乏是行政事業單位內部控制的短板。
三、會計信息化背景下行政事業單位加強內部控制的對策
(一)建立健全完善的行政事業單位內部控制制度
在會計信息化背景下,行政事業單位可積極參考COSO標準,建立健全完善的內部控制制度。站在控制環境角度,應全面提高財會人員內部控制意識,為內部控制的順利開展提供優良環境;站在風險評估角度,應進一步完善風險管理機制與風險評估機制,強化風險實時把控程度;站在控制活動角度,應設計良好的內部控制流程,使得各項控制活動與信息化相匹配;站在信息溝通角度,應建立健全完善的信息交流、溝通渠道;站在監督控制角度,應進一步完善內部控制監控機制,有效預防人員舞弊。通過建立健全完善內部控制制度,使得行政事業單位內控體系更加符合會計信息化標準。
(二)完善會計信息化的管理措施
第一,全面加強行政事業單位硬件與軟件系統安全。行政事業單位需要結合自身特點建立健全完善的信息安全管理體系,保障數據、軟件的安全性。與此同時,還需要充分利用虛擬機技術,加強信息數據的安全保護、動態性檢測與防御惡意軟件、黑客侵襲,全面提高網絡安全。第二,建立行政事業單位內部員工制約機制。通過各項授權制度的建設,進一步降低職責不分現象,避免發生徇私舞弊問題,提高會計信息的真實性。第三,會計業務制度的規范化。設計合理的崗位職責與人員配置制度,建立健全完善的會計檔案管理制度。
(三)全面強化風險管理
會計信息化是把雙刃劍,它在給行政事業單位內部控制帶來諸多便利的同時,給行政事業單位帶來的弊端也顯而易見。會計信息化有多種不可控風險因素,必須全面強化行政事業單位風險管理體制,嚴格按照安全管理條例進行檢查與管理。定期對財會人員進行的安全意識培訓,強化其安全管理意識。在信息安全管理體系基礎上,結合具體工作崗位需求,制定針對性會計操作權限,同時加強用戶權限管理,規定具體操作流程,一旦崗位職責發生變化,必須及時調整。完善的制度規定強化安全管理,才能保障會計信息化落到實處。
(四)專業型、復合型人才培養策略
信息化背景下,行政事業單位要重視會計信息化人才培養與選拔工作的投入,制定專業型、復合型人才培養的長遠規劃,確保會計信息化人才建設與全面推進會計信息化工作的要求相適應。領導人員不僅需要具備扎實的管理才能,精通財會專業知識,還需要加大網絡、計算機知識的學習力度。定期對財務人員開展綜合業務技能培訓,使其熟練掌握各種軟件的使用,成為高素質、高水平、高技能的復合型財務管理者,更好地適應時展步伐,為內部控制的順利開展奠定良好基礎。
四、結語
會計信息化是會計工作發展的必然趨勢。隨著計算機技術的迅猛發展和信息系統的日益運用,會計信息化也必將向深層次發展,也必將不斷涌現出新問題和新課題。因此,加強會計信息化背景下行政事業單位內部控制的研究,才能確保內部控制制度執行的有效性,做好各項財務工作。
作者:姚佳音 單位:徐州工程學院管理學院