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摘要:會計信息化是信息化眾多應用的一個分支，不僅給企業產生巨大助力，更是會計電算化的優化與升華。內部控制的有效與否與企業競爭力強弱息息相關，信息化背景下會計工作方式的改變推動著內部控制的發展，既帶來了新的發展問題，又增加了新的風險與挑戰，需要企業謹慎地處理應對。
關鍵詞:信息化；內部控制；影響；對策
信息技術的深入發展，給人們的生活、企業的運轉都帶來了巨大的改變，是機遇更是挑戰。信息化影響內部控制的同時內部控制也影響著信息化。內部控制的有效進行，使信息化在推廣中更加便利。信息化是如何影響內部控制的，又如何利用會計信息化幫助企業發展的同時又能使企業很好的規避信息化帶來的各種風險是一個長久的問題，而解決這個問題的方法將伴隨信息化的發展而不斷改變。信息化的程度仍然在不斷的快速發展，企業的內部控制系統也一直在走向復雜與多樣化。
一、會計信息化對企業內部控制帶來的影響
(一)會計信息化給企業管理帶來的便利。1.內部控制的范圍更廣。這里所說的范圍包含內部控制的對象、時間和空間。傳統內部控制的對象只有有形資產，現在又加上了無形資產。與有形資產可修補可重建的特性相比，應該更加重視對無形資產的維護，例如專利，一個具有競爭力的企業專利，如果被競爭對手通過不正當的手段拿走，將會給企業在信用和盈利方面都帶來嚴峻的損失。空間范圍的擴大是指信息化使企業成為了一個整體而不是一個個獨立的個體，應用于企業生產經營的方方面面。內部控制的時間范圍指的是對內部控制有效性監督的前、中、后的時間劃分。其中事后監督的使用率更為頻繁，這種監督有一定的效果，幫助企業改正錯誤。本文認為，將三種監督結合才是最為高效的方法，事前監督重預防，事中監督重督促，事后監督重反思。信息化的發展，使三者的融合更為有效。2.內部控制的環境改善。就像好的學習環境會激發學生的學習動力，環境的優化也會對員工的工作積極性產生影響。自從信息系統在內部控制中的發揮作用，使企業的權責更加分明，根據已定的規章制度，不夾帶人情世故，堅持客觀公正的處理各種權責問題。按照提前設計好的工作模式，以高效率完成各種工作。在手工記賬的同時，使用信息技術進行精細化的加工，完善與規范記賬與審計的流程。3.完善內部控制的組織結構。信息技術的引入使內部控制的范圍變得比以往更多更全面，企業內、外部及管理層需要在信息的獲取與傳播方面進行更多的交流與溝通。根據企業自身的業務種類和規模還有對信息化的使用情況，進行明確的分工，避免出現多人同一任務致使責任混亂的情況。如：會計信息化可以充分使用的部門，可以適當減少會計人員，從而使企業各部門更好完成自己的任務。4.提高內部控制的效率。企業的經營與發展離不開信息的收集與掌握，會計信息化給企業內部控制帶來的另一個優勢就是及時的信息收集、溝通與傳遞，使部門與部門之間、工作人員與工作人員之間的溝通更加便捷、聯系更為密切，實現了信息資源的利益共享。企業之間相互比較相互了解，幫助其理清自己的缺陷與優勢，完善和利用優勢。員工獲取信息也更方便，對自己的工作任務更明確，對工作的性質更了解，加之與上下級和同伴的及時溝通，工作效率極大地提高。5.更新了管理人員的管理觀念。管理層是一個企業的核心和主干，更是精英聚集的地方。管理人員有必要時時刻刻更新自身的管理觀念，他們的觀念影響著整體發展方向和下屬的具體實施。順應潮流的管理觀念有利于企業抓住機遇，占據優先發展的機會。而一旦管理人員被傳統的固化的觀念所影響，信息化的發展不為管理人員認可，就很難在企業中發展。大部分管理層都在接觸信息化的影響之后被新的技術吸引，認識信息化對內部控制的改進，然后主動把這些觀念傳播給企業的員工，改變著企業的文化，引領企業走上正確的方向。
(二)會計信息化給企業管理帶來的風險。1.信息系統規劃建設的風險。有些企業的管理層不了解信息技術，未能夠充分重視信息技術的重要性，沒有認清將來的會計會朝著哪個方向發展，沒有結合企業實際情況一味的空談；沒有聘用相關的人才，著急“跟風”“隨大流”，在缺少綜合性人才的情況下，就建立信息系統。在面對各種突發情況的時候，沒有辦法處理解決。這時，企業的信息系統不但不會發揮其應有的效果，反而會成為漏洞，危害企業的生存發展。2.軟件中內部控制機制存在漏洞風險。應用了會計信息化的企業，要時刻警惕信息化環境下的軟件漏洞。部分企業軟件系統的設定沒有很好的規避內控機制的漏洞，總結來說，內部控制有幾大漏洞：對賬單的余額調節、崗位輪換制度、操作權限等。這就需要人工與計算機的配合，計算機不具有思維能力，只是單一的執行操作指令，工作人員需要定期的進行檢查，發現漏洞，及時修復，避免長期運作造成大的影響。3.系統運轉的不穩定性風險。計算機在存儲了大量的文件，磁盤內存剩余較少的情況下，經?？梢娺\行速度變緩慢或死機情況。高度使用會計信息化的企業若是在工作過程中遇見系統不穩定的情況，可能會使企業丟失重要的資料。而且，信息化操作的流程是一環接一環的，任何一個過程中原始數據的錯誤，都會引發之后的一系列的錯誤。企業工作人員若是過度依賴信息系統，就會很難發現錯誤，從而一錯再錯。4.身份識別與權限控制風險。在手工記賬時期，分為多個環節并經由多個員工去完成。例如：一張記賬憑證上有記賬、制單和復合，需要三個工作人員共同完成，個人有各自的簽章，可以明確的識別錯誤的來源和有效的規避風險。但在信息化的環境里，整個企業在同一個信息化軟件下運作，人人可操作，人人可登錄，流程易混亂，只要知道口令，就能進行操作，大大增加了風險，出了差錯也不同意明確責任方。信息系統中存儲的商業機密，客戶資料，財務報告一旦泄露，會給企業帶來致命風險。僅僅利用單一的用戶名和簡易密碼已經沒有辦法去確保企業信息的安全性。5.操作的人為風險。伴隨著信息化的普及，孩童尚且能夠對計算機簡單的操作，下達簡單的指令。人們適應的計算機的存在，操作起來更得心應手。與此同時，越來越多的漏洞出現，而有效的網絡監控還沒有形成，監控力度不能約束人們的行為。操作平臺的門檻較低，操作人員的操作不當可能會改變會計信息系統的運作程序。加上網絡的開放性、數據的共享性使企業的信息處于一個開放的環境，黑客、病毒對計算機的攻擊是一般工作人員無法處理的。
二、會計信息化對企業內部控制的優化建議
(一)完善內部控制環境。完善企業的內部控制環境需要做到下面列出的三點：第一，完善組織機構。明確部門責任與分工，各機構之間應該互幫互助、監督。同時，做好人員分工，使人人有工作人人有任務，不養閑散人員。第二，完善內部監督機制。利用信息化使事前、中、后監督充分融合，共同發揮作用，做到預防、督促、反思同步發展。第三，建造優美的文化環境。環境影響行為，壞的文化環境會使員工懈怠懶惰，形成不正風氣。好的文化環境增強員工對企業的責任心、信任度，增加積極性和動力，提高整個企業的向心力。
(二)管理人員充分重視。企業員工數量有多有少，但是真正對企業的運轉和決策起到大的影響的多為管理人員。信息系統環境下的內部控制仍然在不斷地發展與完善過程中，管理人員需要有長遠的眼光，意識到信息化的發展是非常有前途的，意識到信息化的發展對內部控制的完善的推動作用，積極支持并協調各部門、各有關人員共同搞好會計信息化的建設與完善。
(三)提高工作人員的網絡安全意識。隨著互聯網使用范圍的不斷拓展，當前，我國網民超過六億。大多數人了解了網絡的便利也積極的使用網絡，但卻很少人具備網絡安全意識。假如對自己的信息沒有保護意識而輕信網絡上的不知名人士，會給人身和財產帶來很大的危害。企業應該幫助員工建立網絡安全意識，樹立員工的保密意識以及憂患意識，要求員工掌握基本的電腦操作流程以及定期查殺有毒軟件。定期的請專業的電腦技術人員檢查企業的電腦程序。
(四)加強信息的交流與溝通。有些部門經常會為了一件事情發很多份郵件還是得不到解決。信息化幫助企業建立一個可以快速高效分享信息與進行溝通交流的平臺，每個人的工作完成后都將自己的工作計劃、執行程序、與總結報告輸入這個平臺，實現監督與自我監督，同時也方便管理者的管理。企業也可以在這個平臺一些公告，與所有企業員工最大限度的共享不涉及企業機密的信息。為不一樣的使用者設置完全不一樣的權限，在不得跨越職權的前提之下，積極溝通與交流。
(五)做好技術支持工作。企業應該建立專業的技術團隊，提供專業的技術支持，幫助企業員工解決專業的電腦問題，定期查殺病毒軟件，定期檢查系統的穩定性。還需要做到專機專用，這點可以向銀行學習，銀行的電腦不與外界的電腦連接，只通過線路傳輸連接各個中端，相當于共同使用一個主機，安全系數更高，更有效的防止黑客、病毒的入侵。企業中的每臺電腦都應該限定專人使用，擁有專有口令，嚴禁越權進入工作界面。企業應統一購買儲存器，只用于工作。儲存器要按照儲存的資料的重要性分類存放。還有，企業建立的檔案室，要完善保密性與查閱機制，認真的備份記錄。
(六)完善獎勵機制。企業應專門對工作人員的工作情況進行記錄，包括考勤、工作業績、工作積極性和團隊合作能力等等。對于積極高效、態度端正的員工頒發獎勵，可是物質獎勵也可以是心理獎勵。對于消極怠工，玩物喪志的員工給予懲戒，扣除獎金或口頭批評。
(七)借鑒其他公司的經驗。任何企業都有競爭對手和合作伙伴。沒有一個事物是可以獨立發展的。同行業的企業的很多經驗都可以用來借鑒和學習。應該多與同行業的企業進行交流，定期互相安排員工觀摩和學習。不只是信息技術方面的，還可以涉及企業經營的方方面面。
三、以M物流有限公司為例
(一)M物流有限公司背景介紹。2007年6月，M物流有限公司正式成立。和大多數物流公司一樣，主要的業務是收發快遞、代收貨款等。服務范圍不斷擴張，現如今業務運作范圍已經基本涵蓋了整個中國。M物流有限公司總部的地處廣東省東莞市，逐步建成以華中南為重點，輻射全國的物流網絡。目前公司已經擁有員工近萬人。自成立以來，M物流有限公司十分重視人才，并且專注提升服務質量，建立了龐大的服務網絡，時時引進當下的新的科學技術，時時地學習，時時地進行改進。最值得驕傲的成果為M物流有限公司自主研發A6系統，實現了對產品的流轉過程的實時查詢監控。更在信息化的今天，緊跟潮流，加快創新的步伐。
(二)會計信息化下M物流有限公司內部控制面臨的問題。M物流有限公司作為一個近年來迅速發展起來的企業，發展勢頭迅猛，但是其對內部控制的管理仍然存在缺陷。伴隨著阿里巴巴、京東、唯品會等購物網點的出現，快遞在人們的生活中也展現了更重要的功能作用?？爝f企業紛紛出現，競爭壓力巨大。如何才能在競爭中求生存、求發展、獲取優勢，對M物流有限公司來說值得深思?？赡苊媾R的問題如下：第一，M物流面臨著行業的管理制度不健全的現象。物流是一種業務流程復雜的行業，這使得會計工作人員對于成本的估算較為困難，或者說，就算可以估算出來，也存在著較大的偏差，這一點很容易給企業帶來損失。在物流的整條供應鏈，錯綜復雜，生產商、經銷商、客戶相互之間缺乏溝通，影響整體的效率。第二，M物流面臨數據的安全風險系數大。物流企業需要整理融合大量的數據資源，信息化環境下，客戶信息泄露的風險也大大增加，至今仍可見部分企業內部信息被泄露，一旦信息泄露，經過網絡傳播，出現一些不實信息，就會影響大眾對這個企業的信賴感，而一旦信賴下降，客戶流量也會受到影響，甚至于給企業帶來致命風險。第三，M物流面臨著信息化環境下內部控制難度加大的風險。一方面，會計信息在企業內部是較為透明的，企業員工可以也能夠掌握足夠的信息，對信息泄露風險的控制就比較困難。另一方面來說，物流企業所需要的信息化的技術較為復雜，有時需要部門與部門之間相互銜接，這就要求部門與部門之間互相有一定的了解，因此需要提升整個企業的專業化水平，這一點對大多數企業來說，都很難做到“全面”二字。
(三)對M物流有限公司在信息化環境下內部控制的優化建議。1.優化物流企業內部控制環境。環境要素是基礎，基礎打好了摩天大廈也就穩了，因此優化M物流有限公司的內控環境是關鍵的一步。在整個行業都在被會計信息化的環境所影響的情況下，完備的內部控制制度，對整個企業來說至關重要。其一，政府方面應加強管理和懲罰力度，對于各個企業在會計信息化方面的舞弊嚴懲不貸。其二，企業自身應該積極塑造自身的企業文化。企業文化在無形中影響著員工，好的環境產生助力，有助于員工明確自己的責任與義務，互相監督，互相提攜，做到對企業內部控制環境的自發的自主的優化。其三，社會應對企業完善內部控制的行為予以支持。2.整合業務流程和會計信息系統。要學會物盡其用，有效利用會計信息化下的內部控制，預防出現不妥數據，當這些不妥當的數據出現時，要及時找到根源，及時進行處理，更要設置應急方案、備用方案。尤其不能讓錯誤報告拉低到整體會計信息的質量。建立完善的內部控制制度，以便應對會計工作流程中的弱勢環節。3.加強會計信息使用溝通。對于物流企業來說，獲取信息的及時性更加必要，而且面向客戶的有效的信息溝通更是重中之重。大眾能夠及時得到有關物流信息會增加物流企業的認可度?？焖偌皶r準確的信息溝通有助于幫助企業糾正錯誤，堅定正確的道路，并且可以提高企業效率。因此，M物流應該快速、完整、精確、高效的提供信息給會計信息使用者，并與其進行有效溝通。例如舉辦信息交流會、開辦信息咨詢窗口等，使會計信息充分發揮作用。
參考文獻：
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作者:朱進 單位:河南師范大學
