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【摘要】近年來，隨著計算機技術的不斷發展，會計電算化已經走進機關企事業單位，取代了原有的手工計賬，不僅減輕了財務人員的勞動強度，而且提高了工作效率。會計電算化的應用，使傳統會計檔案管理的內涵和外沿均發生了變化，對會計檔案的管理者提出了更高的要求。
【關鍵詞】電算化;檔案管理
隨著企業競爭的不斷加劇，越來越需要準確、快捷的信息資料。會計電算化作為企業領導重要的決策依據，已基本普及各中小企業，但就其發展情況還存在許多不完善的地方。怎樣使企業更有效的利用會計電算化信息，是我們等待解決的問題。
一、會計電算化檔案的內容及優點
1、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(通常指一個會計年度)，把計算機系統中所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
2、電算化會計檔案的存儲。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上，要注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
3、電算化會計檔案的更新。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質上的會計檔案，必須在特定的計算機軟件環境中才可以使用。因此電算化檔案的管理者在財務軟件管理版本更新時同時，要做好原始檔案的導入新軟件中進行重新備份保存，確保原始的電算化會計檔案可以在新的財務軟件下隨時應用，這樣才能高效的利用原有的數據，形成年度的對比，為企業的發展提供更快捷的資料，促進企業做出正確的判斷。這就要求電算化會計檔案管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。
4、電算化會計檔案的優點。電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
二、會計電算化檔案管理存在的問題
1、電算化會計檔案本身存在的問題。電算化會計檔案需在特定的系統內可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，當目前由于一些單位條件受限制，傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。
2、電算化會計檔案管理制度的不完善。數據真實、準確和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行記錄和描述，反映經濟活動的變化，要求及準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數據的高速集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰?？梢姡捎诖判圆牧弦妆贿z失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。
3、需要較多的計算機維護者。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，一些單位由于會計、計算機方面都會的專業人員較少。就會導致一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識缺乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。他們在使用微機出現故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。
4、信息安全存在風險。目前，各單位電算化應用發展十分迅速，從單項業務處理到建立較為完善的會計信息系統，從“各自為戰”的單機操作到會計軟件網絡化的實施，取得了較為顯著的成效，但隨著網絡系統的進一步發展，會計電算化在信息安全方面也存在較大隱患:在外部有計算機病毒和網絡黑客的攻擊等，在內部有軟件本身的缺陷等，計算機內部控制制度不完善，將導致會計數據的不完整，會計工作內部控制失效，這些是會計電算化繼續發展要解決的問題。
三、完善會計電算化檔案管理措施
1、加強會計電算化檔案的管理。要建立和完善會計電算化檔案管理制度體系，制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，這是做好會計電算化檔案管理的保障。單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密;建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，企業可根據相關規章的要求，制定適合本企業檔案管理要求的細化條例，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。
2、培養會計電算化綜合服務人才。組織企事單位會計人員和會計檔案管理人員認真學習會計法律法規，以加強對會計電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會計檔案管理者是一項專門性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理人員提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是會計電算化檔案科學管理的關鍵，為了適應新形勢下會計電算化檔案管理工作的需要，單位領導應注重會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務水平，使會計人員盡快掌握現代化的管理方法和技術，從而實現會計電算化檔案的科學管理。
3、注意計算機軟硬件的升級和維護。做好計算機的軟件和硬件升級、維護，對于單位使用的會計軟件，要多與產品設計廠商保持密切聯系，及時進行軟件升級，對于一些存在的可能導致數據消失的軟件和系統漏洞要及時進行修補。對于計算機的硬件，則要及時進行更新換代，比如對硬盤容量進行升級等工作。同時還要適當加強網絡安全管理。建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會計檔案的儲存安全。
4、建立通用統一的財務軟件。統一和規范會計電算化軟件的實施標準，能夠實現不同系統層次的數據轉換。首先要提高數據的標準接口技術，比如輸入、輸出數據庫名稱、格式、類型、字段名稱等，從而實現不同的數據可以相互轉換，進而被識別和接受，能夠在不同軟件系統下直接使用。其次，應由相關的上級部門協調各單位情況，提供一個適應大多數單位的會計電算化軟件，有助于同類單位數據的橫向管理和分析，為領導者提供有利的決策依據。
5、加強會計電算化信息系統的安全性、保密性。第一，實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環境下的會計信息崗位責任;第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施;第三，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份;第四，加強審計制度;第五，建立進入網絡環境的權限制度。加強網絡安全防范能力。對網絡會計系統的安全防范能力采用一些措施，以考慮硬件加密、軟件加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管的制度?？傊趯嵺`工作中，我們應當充分認識電算化檔案管理的重要性，根據電算化檔案的特點，逐漸實現檔案制度化、規范化和現化化，為企事業單位的發展提供有利的決策依據。
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作者:王雪松 單位:鞍鋼集團礦業弓長嶺有限公司物資備件處
