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摘要：本文針對企業在全面預算實施過程中，預算管理數據與財務會計數據如何實現共享問題進行研究，文中先通過正確認識預算管理，了解到為什么要做預算，進而引出如何讓預算管理數據與財務會計數據共享的預算管理思路及實際操作方法，同時筆者還提出了為實現這一管理目標所需應用到的管理工具。最后得出將預算管理數據與財務會計數據有效共享的可行性結論。
關鍵詞：數據共享；預算編碼；會計科目；管理會計；財務會計
在做預算時，大家經常會提到出自《禮記•中庸》的一句話“凡事豫（通預）則立，不豫（通預）則廢”，任何事情沒有事先的計劃和準備，就難以獲得成功。企業的預算工作也是一樣，企業在存續過程中必須要有遠大的愿景使命、清晰的企業戰略方向、明確的經營戰略規劃，進而才能將企業的預算做好。做預算聽起來容易，要做好就有難度了。特別是在第一年開始做預算時，需要準備大量的歷史數據及分析，更困難的是預算過程中預算管理數據與財務會計數據如何有效共享問題，讓很多預算管理人員捉荊見拙。下面筆者將重點圍繞預算過程中涉及的預算管理數據與財務會計數據如何實現數據共享進行研究。
一、對預算的正確認識
筆者認為預算管理是內部控制的一種表現形式，也是管理會計范疇的內容之一。但除了這些認識以外還應認識到以下幾個方面，只有對預算管理有了充分的認識，才能在整個預算管理過程中發揮每一位參與者的客觀性。（1）預算不是數字填充游戲，預算是數據的管理游戲。（2）預算不是單方面行為，預算是互動行為。（3）預算不是一次做好就完事，預算是沒完沒了的事。
二、為什么要做預算
對于有前瞻性的企業都會想到開展預算工作，但對于為什么要做預算這個問題卻知之甚少，充分了解到預算的目的有利于提高每位參與者的積極性。下面筆者僅以切身經歷體會闡述下為什么要做預算。（1）滿足內控管理需求，降低經營風險、鎖定公司未來的資金鏈風險，控制公司的收支平衡。（2）節約成本費用、減少資源浪費、資源配置合理共享。（3）合理授權、簡化審批程序、快速審批、提高效率。（4）為公司的戰略目標的制定與實施提供保障、為公司經營管理的決策提供數據依據。（5）可以讓預算過程中涉及的管理會計與財務會計的數據殊途同歸。
三、管理會計與財務會計殊途同歸
很多財務人員為了將預算管理數據與財務會計數據共享，不惜設立五級以上的會計科目，以末級會計科目進行預算歸集，最后反而將財務會計核算變得更為繁雜、得不償失。下面筆者將引進“預算編碼”的概念反其道而行之，進而圍繞“預算編碼”展開探討系統性的預算管理創新方法，最終達到預算管理與財務會計數據共享目的。（1）業務分類：在第一次做預算時應由企業內各部門對部門內部涉及的經濟業務活動進行提煉、分類并做預算數據歸集。（2）預算編碼：由預算管理部門對企業所有部門的經濟業務活動的分類進行初步審核，并分配初步的預算編碼，待預算正式下發前再最終確定各項經濟業務活動的預算編碼。（3）編碼規則：建議預算編碼規則統一定為6位數，可以按照各部門名稱及業務內容的首字母進行給定，如銷售部門的差旅費可以用編碼：XSCL01，銷售部門的招待費可以用編碼：XSZD02。經濟業務活動一旦確定了預算碼則是終身制的，以后每年不得變更，這樣第二年編制預算時工作量就很小了，只需要增加歷史未涉及的經濟業務活動的預算編碼即可，但不可刪除本年度不涉及的但近三年內有發生的經濟業務活動對應的預算編碼。（4）預算關聯：當所有的經濟業務活動都給定完預算編碼后，要對這些經業務活動進行末級會計科目的定義，即對每一項經濟業務活動事先定義好末級會計科目代碼，進而匹配會計科目名稱。預算編碼與會計科目之間的關系只能是“一對一”或“多對一”的關聯關系。建立關聯關系后就形成了數據共享的基礎，這一步至關重要。（5）預算控制：從業務層面進行控制時，對于可控的成本、費用類經濟業務活動，應對單一的預算編碼或多個預算編碼匯總的預算管理數據設置控制點進行事中控制。另外從財務會計緯度應按會計科目口徑設置控制點進行事中控制。進而就形成了以預算編碼、會計科目雙緯度的預算控制體系，兩個控制緯度相互依存、相輔相成、相得益彰。（6）預算考核與分析：任何預算如果沒有考核就沒有約束力，沒有約束力就形同虛設，所以預算考核至關重要，預算考核應結合預算控制關鍵點進行適宜考核，預算考核應突出預算控制的重點目標，同時預算管理需要進行多緯度分析。（7）憑證自動化：通過前面對經濟業務活動進行引入預算編碼后，同時對該經濟活動進行定義會計科目，此舉帶來的另外一個好處也是正常做預算時難以想到的，這個好處是可以高度自動化的生成財務會計憑證。舉個實例：當某項經濟活動發生后，經辦人在預算管理平臺填寫費用報銷單后，經財務人員審核無誤（以現金、銀行存款支付還是沖借款等），可以直接以最初定義的會計科目進行生成財務會計憑證，因為此時報銷的這項經濟業務活動已經具備了最基本的生成憑證的要素。所以他就具備了最為直接的自動生成憑證的基礎，可以為廣大財務人員節約減少大量的工作時間。當然這個功能要建立在預算管理系統（含報銷平臺）與財務會計系統是在同一平臺上，或預算管理系統的數據可以寫入到財務會計系統內。
四、預算管理信息系統建設
若要把預算管理做好必須要有先進的管理工具，如果沒有先進的管理工具會很難實現預算管理的目標，工具的好與壞影響的工作效率千差萬別。下面筆者將會介紹下常用的管理工具為廣大需求者提供清晰的思路。我們首先想到的是，最好能有一個符合企業自身情況且現成的預算管理信息系統，能夠直接按照本文的核心思想進行預算實務的應用，但經過筆者多年的尋找并未發現有可以直接應用的信息系統。但也有部分較開放的信息系統可以經過二次開發后，或許可以達到異曲同工之妙。但畢竟二次開發的成本也是很高的，如果不考慮成本可以進行二次開發。如果對成本考慮較多的企業可以重點看下后面的介紹，這里筆者介紹一款可以用于自行開發預算管理系統的開發軟件NETEXCEL（市場同類軟件還有勤哲EXCEL服務器）。這款開發軟件是集成了EXCEL便捷的數據操作優勢與數據庫大容量高效讀寫的優勢，這兩個優勢正是很多財務工作者所必須的，只要EXCEL功底較好的人員掌握起來會相當適應，可以隨心所欲的設計出企業所需的預算管理信息系統。同時該軟件還可以打通SQLServer、Mysql、Oracle等主流數據庫的數據交互共享功能，換而言之，如果財務會計信息系統的數據庫是這三種數據庫其中之一，就可以輕松的將其與預算管理信息系統進行充分融合，從而達到預算管理控制目標，實現預算管理與財務會計數據共享目的。
五、結束語
綜上所述，本文僅針對如何利用預算管理的創新思路對預算管理與財務會計數據共享問題進行深入研究，最終得出在預算管理中，通過對經濟業務活動提煉、分類并分配預算編碼的思路，可以讓預算管理涉及的經濟業務活動以“一對一”或“多對一”的模式與財務會計進行充分關聯，以達到數據共享目的，以此模式為基礎開展的系統性的全面預算管理是可行的。最后筆者殷切的希望本文的思維方式、方法對企業預算管理實務能帶來一定幫助。
參考文獻
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作者:汪貴旺 單位:杭州沈氏節能科技股份有限公司
