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一、信息化環境對電力科研院所財務控制的影響
電網信息化對S電科院財務控制的影響體現為:(1)核心業務通過系統流轉,內控層次減少,管理出現扁平化,內部控制轉變為基于對信息的科學性和企業發展的需要。(2)系統的流程化管理打破了單位職能部門傳統的條塊分割,強調優化流程結構,實現了單位資源的系統配置和信息共享,最大限度地集成了單位的物流、資金流、信息流,使得復雜的問題簡單化、流程化。(3)信息技術使得內部控制手段多樣、靈活,使其預防、檢查、糾錯等功能得到提升。另外,因為業務運作過于依賴信息系統,也導致電科院出現了新的風險:(1)控制流程風險。信息化下固定模式結構的信息系統尚無法靈活適應個性化的單位流程要求,導致日常管理難以從組織結構、生產流程、業務流程等方面全面適應信息系統;系統中的部分業務流程簡化造成了較多審批環節的遺漏。(2)計算機系統風險。外部不可抗拒的因素及人為因素,會導致計算機硬件及相關設備引起故障,使數據丟失甚至系統癱瘓。軟件風險主要來源于:各個系統之間的集成度不高;軟件功能不足,成熟度不夠;軟件不穩定,導致系統脆弱。(3)人員道德風險。如內部人員利用系統缺陷謀取利益,黑客等對業務數據非授權的訪問、篡改、泄密和破壞等。為此,S電科院財務部根據自身情況,構建了新型財務風險控制體系并應用于實踐,取得了較好效果。
二、S電力科研院所財務風險控制體系的構建
(一)構建目標
滿足國網公司“依法治企”要求,促進單位嚴格遵循國家財經法規;控制財務風險;體現財務集約化、精益化、標準化管理;保障資產的安全完整,提高財務信息真實性、完整性和及時性;為提高組織經營效率和效果服務。
(二)構建原則
包括:(1)風險導向原則,當以風險識別和評估為基礎,根據單位潛在風險發生概率和影響程度,構建財務內部控制相關內容。(2)重要性原則,控制范圍要涵蓋單位的重點單元、重要領域和流程環節。(3)時效性原則,當單位的經營管理發生較大變化時,及時調整風險控制體系方案,以適應管理要求。(4)成本效益原則,風險控制應以恰當成本實現有效控制。
(三)具體內容
S電科院的財務風險控制體系內容包括八大模塊:系統安全控制、系統規范性控制、貨幣資金控制、存貨管理控制、債權債務控制、固定資產控制、工程項目控制、其他控制。
1.系統安全控制。
單位制定信息系統安全控制制度,內容涵蓋計算機機房、主機操作系統、數據庫、網絡接入、網絡設備、應用系統等方面的安全控制措施。
2.系統規范性控制。
對于現有系統存在的集成度不高、軟件不成熟等問題,制定替代性、補償性措施,以彌補其缺陷;對系統中的電子數據不完整問題,制定系統數據上傳及時性及完整性的考核機制,消除人為因素導致數據上傳缺失、滯后或錯誤的現象;制定相關手冊,詳盡地描述現有信息系統之間的聯系,并對系統的業務和數據流轉、系統之間的接口情況等進行描述,為財務人員熟悉現有系統提供必要資料。
3.貨幣資金控制。
利用ERP系統中的財務管理模塊通過與ERP各業務模塊及其他業務系統有效集成,使業務數據和財務數據同步,ERP系統與財務管控系統會計數據雙向傳遞,保障所有財務數據均通過ERP系統或財務管控系統同步查詢,同時財務管控系統對現金流進行預算控制;強化庫存現金、銀行存款、資金安全備付控制和資金集中管控,資金撥付嚴格按預算執行,壓縮資金支付環節,提高資金周轉效率,減少資金分散和沉淀。
4.存貨管理控制。
利用網省ERP、國網總部ERP、電子商務平臺、經法系統,控制存貨招投標環節的內部控制及風險管理的適當、合法和有效,以及招投標資料依據的充分和可靠,招投標程序及其結果的真實、合法和公正。制定存貨的核算、定期盤點、盤盈盤虧處理報批等的管理制度。
5.債權債務控制。
利用ERP系統中的財務管理模塊、財務管控系統與其他業務系統,定期查詢相關數據;制訂債權債務管理的實施細則或辦法,并有效執行;建立債權債務管理的崗位責任制,明確相關部門和崗位職責權限;確保債權債務管理的申請與審批,有關債權債務協議的訂立與審核、執行與相關會計記錄的相對獨立性;建立完善的應收款項管理制度;應收款項的記錄保存,財會部門負責辦理資金結算和款項回收情況;債權債務清查規范。
6.固定資產控制。
利用ERP系統、基建管控系統、財務管控系統,結合傳統管理措施來實施控制。另外,單位建立了固定資產預算制度、授權批準制度、賬簿記錄制度、職責分工制度、資本性支出和收益性支出區分制度,以及固定資產處置、定期盤點、維護保養、保險等制度。
7.工程項目控制。
利用ERP系統、電網前期管理系統、項目規劃庫、項目儲備庫、項目計劃庫、財務管控系統、電子商務平臺、基建管控系統、工程結算管理平臺、生產管理系統、固定資產全壽命周期系統、經濟法律系統等,設計工程項目的控制。另外,建立了工程項目財務管理制度,嚴格執行項目法人制、項目資本金制、合同管理制、招標投標制、工程監理制,嚴格實行工程概算、工程結算以及工程竣工決算。
8.其他控制。
通過電子商務平臺與ERP系統,控制業務合同的簽訂、履約等;制定無形資產管理辦法,防范產權風險;制定關聯交易管理辦法,規避關聯交易可能產生的法律風險等。
三、結束語
從2014年起,隨著財務風險控制體系的應用,S電科院的財務控制得到加強,有效降低了財務風險,提高了工作效率,也提高了財務部門對信息系統的利用程度,財務人員綜合素質得到提升。對財務控制系統中的不完善之處,留待實踐中不斷完善。
作者:李景明 單位:國網山西電力科學研究院