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一、在寫作商務英語信函中所體現出的語言環境
所謂的商務英語，是指商務專業人士在商務活動中使用的具有專門用途的英語。鑒于其在商務活動中使用，因此它自然就會具有特定的交際環境、對象和主題，而且這些也必然會影響到使用商務英語的范圍、風格與方式，而這在寫作商務信函方面則反映出其具有與眾不同的語言環境。第一，商務是商務英語信函話語的范圍，關系到商務活動的各個場所和環節。商務活動涉及法律、保險、運輸、金融等相關領域，可以說涉及面非常廣泛，而且在各個環節的商務活動中，需要始終伴隨著信函、電子郵件、備忘錄傳真等書面的商務英語交流形式。第二，在商務活動中，人們都信奉“時間就是金錢”的理念，明白與人為善的有益之處，因此常常是珍惜時間就如同珍惜金錢，而且十分注意社交禮儀在貿易往來中的應用。上述心態、意識與行為準則決定了商務英語信函具有獨特的文體特征，即客氣委婉、樸素簡潔，也直接決定了商務英語信函的語式(話語方式)。
二、商務英語信函在語境制約下的文體風格與特征
(一)使用詞匯方面
1.使用詞匯正式、規范
盡管人們的生活工作節奏不斷加快，與之相適應的商務信函也呈現出非正式化與口語化的發展趨勢。但是商務信函畢竟不是個人的私事和私下的活動，有關的商務活動是有組織的、有明確公關和經濟目的的活動，而且是商務組織之間涉及公眾利益的活動。因此，商務英文信函常常使用書面正式詞匯，或者正式詞匯與非正式詞匯并用，但是較多情況下都是使用正式和中性詞匯，從而體現出商務英語信函的正式規范、公事公辦的特殊性質。例如:WearepleasedtoadviceyouthatyourorderNo．105hasbeendis-patchedinaccordancewithyourinstruction．(我高興地通知你們:遵照你方指示，第105號訂單貨物已運出。)文中，以書面語advice代替口語tell。
2.意思表達準確，具有很強的專業性
在各個商務合作環節的商務信函中，涉及到合同、協議、單據等，因此有必要使用準確的詞匯，從而體現出專業性。鑒于此，商務英語信函中更多地使用行業、專業術語，以及專業縮略詞語。例如:trimmingcharges(平倉費)、pre-mium(保險費)、bid(遞盤)、irrevocableletterofcredit(不可撤銷信用證)、CIF(到岸價格)、C．B．D．(付現提貨)等等。在商務活動各個環節使用的信函中，都較為頻繁地出現上述詞匯或縮略語。
3.使用語言樸素簡練，一般不加修飾
進行信息傳遞和業務洽談，促進交易達成是商務英語信函具有的主要功能。因此商務英語信函要求其使用的語言必須平易、樸實、易懂。這是因為現代國際商場存在著激烈的競爭，有著日益加快的工作節奏，人們往往追求的是高效率，所以商務工作人員根本就沒有時間去斟酌如何遣詞造句，于是在寫作商務英語信函時，更多的是使用樸素簡單的常用詞，通常不能使用華麗的詞藻，絕對避免使用深奧、抽象、冷僻、花哨的詞匯，而且盡量少使用或者不使用修飾語或修辭手法，其目的是直接進入主題，避免致使中心轉移，從而便于交易雙方都可以很容易地接受和理解。例如:Accordingly，wewillexpectthefullpaymentof$5，403plus6．5%interestdueonJuly1，2000．Welookfor-wardtodoingbusinesswithSmithAdvertisinginthefuture．同時要注意，盡管感嘆句具有渲染氣氛的作用，能夠增強語言的表達效果和語言氣勢，但是商務英語信函講究嚴謹、客觀，所以商務英語信函中極少使用感嘆句。
4.使用詞語客氣禮貌
因為商務英語信函與業務的得失成敗直接相關，所以商務信函中頻繁地使用禮貌用語，體現出措辭的客氣，這不但反映出草擬人的素質，而且還有助于企業樹立良好的外部形象，進而營造出友好的業務合作氛圍，建立融洽的業務合作關系。在英文信函中非常突出地表現出用詞禮貌客氣的特點。當收到對方的商務信函后，無論是接受與否，都一定要做到使用禮貌語言對此表示感謝;在傳遞使人高興的信息時，要體現客氣的措辭;當需要傳遞的信息可能會使對方不滿意，或者表達對對方不滿意時，更需要委婉客氣地進行措辭;如果是向對方提出要求或者希望對方做什么，也應該要客氣禮貌。
(二)使用語法方面
作為一種特定的文體，人們在貿易、商務往來這種特殊的語言環境中使用商務英語信函，并且在長期的商務交流過程中自然地形成了約定俗成的寫作規范。同時，擬定商務英語信函的最終目的是推動商貿順利運作并且實現盈利。而要真正實現這一目的，就需要既講究工作效率，又要注意社交禮儀的合理運用。這些要求充分體現在商務英語信函使用的語法方面。
1.較多地使用陳述句，而很少使用祈使句
在商務英語語言環境中，通過商務信函進行協商溝通的雙方多數情況下是貿易伙伴，具有平等的地位。因此，在商務英語信函中常常使用陳述句來表達己方的訴求，如此會保證信函具有委婉的語氣，進而把己方良好的形象樹立起來，更重要的是，這種委婉的語氣常常能夠促進貿易伙伴采取一定的行動。與此相反，祈使句的語氣一般都是命令性的，容易使對方感到過于直接、盛氣凌人，因而覺得不是很舒服，所以通常商務英語信函很少使用祈使句，但是如果能夠在祈使句中加入禮貌用詞“please”，則原本命令的語氣就變為了請求語氣，從而與陳述句相比語氣上更加禮貌。
2.較多地使用肯定句，而很少使用否定句
為了表現出友好禮貌的語氣，商務英語信函中不宜過多地使用否定。因為如果直接使用否定句，指出對方不能盡如人意之處，或己方無法做到的事情就會給人留下冒昧不敬的印象，有悖于禮貌原則，所以應盡量使用肯定句而非否定句，從而使語氣委婉客氣。
3.較多地使用復雜句，而且句式完整
商務英語信函是一種正式的文體，主要使用書面語進行草擬，因此多半都是較長的句式，也就是說以復雜句居多。之所以是如此的句式結構，是因為可以較為完整地呈現進行外貿業務活動的各種條件、各種方式或者是預期的結果，從而確保業務往來或者簽訂的協議不會有任何的漏洞存在，以此為基礎，在今后的貿易往來中就可以減少甚至避免雙方產生貿易爭端，進而使雙方的利益都可以得到很好的維護。例如:TheCreditcouldcover85%ofthelocalexpensesiftheyaremadeundertheresponsibilityoftheBritishContractorandwithinthelimitofthedownpaymentspaidontheContract，i．e．，15%asamaximum．(此項貸款可以用來支付85%的當地費用。但是此項費用英國承包商必須負責直接支付，并且必須在合同預付款的幅度之內，即最高不得超過15%的合同金額)
4.較多地使用套語
商務英語信函是公函的一種，因此其必然要帶有公對公的性質，屬于極為正式的一種文體，因此在長期的寫作中自然地會保留下來一些較為固定的表達方式，一些特定的語句被固化下來，成為國際商務界認可的套語。例如:DearSirs:Thankyouforyourinterestinourfireworks．(敬啟者:承蒙貴方對我們的煙花感興趣，十分感謝)。
5.十分注重使用虛擬語氣
商務信函是利用書面形式進行貿易交往的一種手段，因此這一文體十分注重體現委婉、禮貌和客氣的語氣。在草擬商務英語信函時，如果用陳述語氣提出己方的要求或者建議，則會體現得過分的肯定，甚至令對方覺得過于自以為是，而這時如果使用虛擬語氣，就能夠使信函的語氣顯得很委婉客氣，這時虛擬語氣的句子的謂語多數都是should，could，would，might等情態動詞加上動詞原形。也就是說，如果己方需要向對方就商務問題提出某種要求，較為妥當的表達形式就是使用虛擬語氣。
作者：郝秀婷 單位：綏化學院外國語學院
