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建筑檔案管理范文1
[關鍵詞]工程檔案、檔案管理、建筑工程
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01
建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、造價和工期進行管理的同時，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。
一、工程檔案的重要性和特點
隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過檔案來體現，一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程檔案的管理是一個非常重要的組成環節。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。
其主要特點有：
1）分散性和復雜性。建設項目周期長，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建筑技術發展迅速，影響建設項目因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插，由此導致了建設項目文檔資料的分散性和復雜性。2）繼承性和時效性。隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑業技術和管理水平的不斷提高和發展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果。3）全面性和真實性。建設項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外文檔資料必須真實反映工程情況，包括發生的事故和存在的隱患。4）隨機性。建設項目的文檔資料可能產生于工程建設的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產生各種文檔資料，部分資料有規律性（如各種報批文件），但還有相當一部分文檔資料產生是由具體工程事件引發的，因此建設項目文檔資料具有隨機性。
二、目前檔案管理中存在的問題
1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經有了制度方面的規定文件，但是在執行的過程中并沒有嚴格按照文件的規定進行執行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規劃和規定，經常是在施工時想到哪里了就記錄一下，所以導致檔案的內容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個方面，在施工中需要多個部門相互配合來實現，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理。這樣可能出現一些漏記或者誤記的情況，應該引起足夠的重視。
2.沒有認識到檔案工作的重要性。在工程建設中，只追求工程的經濟利益，把工作的重心都放在了工程建設方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查。根本沒有把檔案當成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內容不重視，經常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數據的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結束時的檔案驗收工作不夠嚴格，才出現這么多不負責任的檔案問題。
3.缺乏專業的管理人才。我們的社會在不斷發展，并且出現了更多的科學的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經過這方面的學習，而且很多人也不是專門負責檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學的管理，隨著電子技術的發展，檔案工作也應該和時代接軌，充分利用計算機的優勢，建立網上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項人才的培養，和新的科學管理方法的引入。來完善檔案管理工作。
從上面的分析中可以看出我國在檔案建設和管理方面還需要有很大的改進，這些改進也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。
首先要建立和完善工程建設檔案的法律法規，把檔案管理的工作細化，規定一定的程序步驟，按流程來走，責令有關部門加強對檔案的管理工作。同時要對檔案的規范化和準確化提出更高的標準，對于工程項目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負責檔案的記錄問題。在工程建設的全過程全程參與，記錄詳細，通過照片和數據把工程建設的全過程反映在檔案中。
其次要及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
再次要強化檔案的重要性。工程驗收審核部門要加強對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗收的一個必要的且嚴格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應付制作的檔案文件。嚴格把控檔案的建設工作，對于檔案的記錄要進行實際勘察。把檔案建設的重要性深入到每一個工程部的管理者心中。讓檔案真正實現作為檔案的存在意義，從而從工程內部提高對檔案工作的重視程度。
最后注重對檔案管理人員的素質教育和技能的培養。全面提高檔案管理人員的素質，對于提高檔案的準確性，嚴密性有很大的作用。加強管理人員的責任感，讓他們認識到這不是一個簡單的工作，對于整個工程的建設和后期維護具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強檔案管理人與的現代化技能培訓。充分利用計算機的優勢來更加便捷的對檔案工作進行科學管理。
結語
我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻
建筑檔案管理范文2
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（三）優化管理人員素質
優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經常檢查檔案，查看是否有發生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經常檢查檔案，完工后才發現有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經手的人員在完工時基本已經調動工作了，有的甚至已經離職了，二是經過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經常去檢查檔案，發現問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。
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關鍵詞：城市 建筑檔案管理 重要性 管理措施
1 加強建筑工程檔案管理的重要性
隨著經濟建設和城市的快速發展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建設、經濟發展的各個方面都有了很大的提高和改善。在每個工程中都會形成豐富多彩、各種各樣的文字檔案，其中有建設前的批文、施工的過程記錄、竣工驗收資料、管理維護資料等等。這些文檔具有很重要的意義，它可以很全面的反映出建筑工程過程中的詳細情況，并且對工程質量的評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建建筑工程的準備等等都有重要的實用價值。這些文字檔案稱作工程檔案，它是在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存和實用價值的東西，其形式有：文字、圖標、聲像等等各種載體的文件材料。這是一種看不見的城市生產力，是一座豐富的知識寶庫，是每個工程的原始的、真實的記錄，具有很重要的價值。
（1）建筑檔案必須保證其完整性、齊全性、規范性，這就要求對檔案的管理工作一定要進行統一管理，不可分工工作，這樣的話很容易導致文件的混淆和丟失，也會使得同一類文件不能有效的進行總結歸納；（2）工程檔案是城市建設衍生出來的產物，是一個城市建設的技術手段的積累和經驗；（3）工程檔案作為一種總結類文件的存在，在很大程度上是一個城市進行城市規劃和城市建設管理的依據和基礎；（4）工程材料出自于這個城市的城市建設工程，這就使得它在所有建筑物，建筑為維修、改擴建的過程中占有很重要的地位，而且通過這種方式還可以提高一個城市的經濟效益；（5）工程檔案是一個城市建設的原始資料，這樣在一個城市的抗災、防災、災后重建中具有不可替代的作用。根據工程資料可以減少很多工作量，并且可以很大程度上回復城市的原始面貌，減少人民群眾的心理陰影；（6）建筑檔案是城市建設的真實資料，記錄城市建設過程中的每個技術和施工細節，這對完工后的檢測維護、改建擴建、拆除再開發具有重要的作用。
2 加強建筑工程檔案的管理工作
2.1深入現場，做好對建筑工程檔案的服務工作
一個城市的現代化水平在很大程度上表現在這個城市的建筑工程上，因為建筑工程是經濟發展和社會進步最基礎設施，是發揮城市多功能的前提條件。而工程檔案又是一個城市進步的記錄，是這個城市規劃、管理等一系列工作的有效依據，因此對建筑工程檔案的服務就顯得異常重要。包括對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作等等。對那些已經登記的工程項目，特別是一些具有重大影響、深遠意義的偉大工程，都應認真負責地進行清查、摸底、分析研究等工作。在深入現場進行指導的同時，還用與各個單位達成各方面的一致性。進而編制檔案真實反映建筑各個環節的每個細節。
2.2重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平
建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統籌規劃，盡早收集。有些建筑公司，對工程建設中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。鑒于上述原因，應在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓，理解建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍?，F代化的城市建設離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員，這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。
2.3有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（單位）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成的編號。
2.4備案材料是在工程竣工驗收這最后一道工序中完成的，但是它是工程檔案重要的組成部分，也是各級建設行政主管部門今后在管理上一個重要的參考。它和工程檔案在管理、性質和目的上差不多是一致的，所以工程竣工驗收備案和工程方案管理是結合起來進行的，委托各級城建檔案管理機構進行管理。這樣，在工程管理體制上，方案收集、整理、歸檔。保管的規范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。
3 結語
綜合上述，工程檔案是一個城市發展的真實記錄和寫照，并且在城市建設中起著舉足輕重的作用。因此，在工程檔案記錄、管理方面應該本著認真負責、一絲不茍的態度。有關工程檔案的工作是一個工作量相當大的工作，這就要求各個部門之間相互協作，共同盡心盡力。在法律方面，應該適時適當制定出一些有關工程檔案記錄和管理方面的條例，以確保工程檔案在一個良好的環境中成長，為城市建設作出更多的貢獻。
參考文獻：
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[2]蘇海玉.淺談建筑工程檔案管理.《華章》.2012年18期
[3]劉興蓉.如何做好建筑工程檔案管理.《建材與裝飾》.2012年17期
建筑檔案管理范文4
關鍵詞：建筑工程檔案；管理現狀；問題
目前，隨著我國經濟的飛速發展，城鎮化進程也得到了飛速發展。隨著城鎮化腳步的加快，各個地方的建筑工程也在各地興盛起來。這其中就涉及檔案管理問題，如何做好檔案管理的工作，就顯得尤為重要。建筑工程中涉及很多的檔案管理工作，檔案可以說是建筑工程中的非常重要的一部分，同時建筑工程檔案管理工作對整體工程的質量好壞的評定起著至關重要的作用，對此，需要重視建筑工程的檔案管理工作。但是目前現階段的建筑工程檔案管理中仍存在一些問題，對此，如何解決它，值得仔細思考，思索如何加強檔案的管理工作。
1.建筑工程檔案的內容和特點
建筑工程檔案涉及建筑中的整個過程，包括前期的設計階段，以及中期的施工階段和最后的竣工階段。在這幾個階段過程中，每一個階段都非常重要，對此，需要做好各個階段的檔案管理工作。首先對于前期的準備設計階段，該階段，主要是涉及前期的準備工作，還包括對建筑地方的地形的勘察設計等工作。其次是施工階段的過程，在該階段，主要涉及施工中的建筑過程，需要對施工中的建筑材料等進行記錄，以及各項消防設施的安裝過程。最后一個階段是涉及建筑的竣工過程，在該階段主要涉及一些后續的工作記錄等，在該階段，會有一些文件包括如竣工文件、工程的檢查、工程的移交等工作中的文件的整理，該階段的竣工過程中的文件對整個建筑工程也非常重要。對此，可以發現整個建筑過程的檔案記錄中的內容包括了建筑工程的整個過程，對此，這些檔案是對建筑工程的真實記錄，對此可以看出建筑工作檔案的重要性，同時需要重視建筑工程的檔案管理工作。
2.建筑工程檔案管理的存在問題
2.1對建筑工程檔案管理工程的不重視
目前，在建筑工程建設過程中，大家都一味地追求講解利益，認為檔案建筑工程管理不能帶來任何經濟收益，對此，對于建筑工程檔案管理沒有引起重視。在建筑工程建設過程中，大家都把目光集中在了建筑的施工過程中，只是一味地強調建設工程進度的快慢，這使得在整個建筑的大環境中，施工建設者們將工作的重心都放在了建筑工程建設方面，從而忽略了建筑工程的檔案管理工作。由于建筑工程檔案管理涉及整個施工建設過程，而現實就是往往建筑施工者們往往到建筑工程快到收尾的時候在想到進行檔案建設工作，然后憑借著記憶草草進行檔案管理工作，這樣導致在面一旦工程建設過程中出現一些問題，最后進行責任劃分時就會出現一些問題。對于此，需要重視這其中的問題所在，需要認識到工程建設檔案工作的重要性。
2.2檔案管理制度不完善
目前檔案管理工作，國家已經進行了嚴格的控制，同時制定了相關的文件，但是在實際操作過程中，仍然有很多施工者們并沒有嚴格執行這些制度。建筑工程是一個非常重要的工程，這其中涉及很多的安全問題，對此，在建筑施工過程中，需要對施工過程的每一項步驟進行詳細記錄，保證建筑工程施工過程中的嚴謹性與安全性。實際工程檔案管理過程中，往往是想到哪記錄到哪，在記錄過程中往往會忽略一些施工細節，這樣導致施工建設檔案工程的不完整，對此，需要嚴格規范檔案管理制度，嚴厲打擊不規范的檔案建設工作。
2.3管理資金缺乏
進行建筑工程檔案管理需要花費一定的資金，目前檔案管理工作的問題之一就是由于資金不足，對此，也需要思考如何解決資金不足的問題。由于資金問題，從而導致在進行建筑工程管理中的檔案管理技術和設備落后問題，同時普遍狀態下對建筑工程檔案管理意識的缺乏，更加使得建筑工程檔案問題凸顯。對此，需要考慮如何解決資金不足問題。2.4管理人才缺乏建筑工程的檔案中涉及工程問題，這就需要專業的人員進行檔案管理工作，使得對檔案管理人員的要求也越來越高，不僅需要懂管理的人才，同時還得需要具有建設方面背景的專業技術人才，這就使得管理人員的缺乏。同時，前面提及的資金問題也會導致一部分人才的流失，人才的流失導致建筑工程檔案管理工作不專業，從而導致管理工作中會出現一些各種問題。
3.建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
3.1提高管理意識
首先提高人員對建筑工程檔案管理工作的主動性，讓其認識到建筑工程管理工作對于施工建筑的整個過程的重要性。對此，在建筑企業行業中，要進行檔案工程管理工作重要性的宣傳，讓其認識到這其中的重要性，從而提高整個建筑行業中從業人員對建筑工程檔案管理的重要性的意識。只有這樣，才能從根本上提高建筑行業人員對建筑工程檔案工程建設的重要性認識。
3.2優化管理人員素質
建筑工程管理需要專業人員，對此，需要對建筑工程檔案管理人員進行專業化培訓，提高其專業能力，從而做好建筑工程檔案管理工作。對檔案工程管理人員進行檔案管理知識、相關法律知識、信息技術方面的知識，同時更重要的是提高管理人員的檔案管理責任意識，做好檔案管理工作。
4.結束語
綜上所述，我們可以發現建筑工程檔案建設對整個建設工程的重要性，同時也徐認識到目前的建筑工程檔案建筑工作的問題所在，需要認識到建筑工程檔案建設同建設工程的質量好壞密切相關，對此，需要改進這些問題，提高工程檔案管理水平，從而推進建筑檔案管理工作。
作者:王霞 單位:吉林省白山市江源區住房和城鄉建設局
參考文獻：
建筑檔案管理范文5
【關鍵詞】 建筑業;檔案管理
一、建筑企業檔案管理的意義
第一、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業基本建設發展提供有效機制?；n案真實地反映了基建工程內容、過程和特征,是進行規劃建設和管理學校的重要依據和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工進程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數據等都有系統的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學依據。
第二、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑企業科學發展提供劫機。建筑企業檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質資料和施工設計圖紙是工程改建、擴建,或對破壞后重新恢復的重要依據。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術人員便可根據相關檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節約時間,也可以節約經費,提高工作效率。
第三、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業維權提供佐證。基建檔案真實地記載了學校房產、地產以及設備產權形成的全過程,是學校界定產權關系的法律依據和法定根據,用好基建檔案可以避免和解決不少產權糾紛。
二、建筑企業檔案管理現狀分析
第一、我國建筑業基建檔案管理意識有待提高。長期以來,建筑業對基建檔案的管理的標準化、規范化、制度化有待加強,存在對基建檔案管理認識不足,抓得不夠緊,管理不夠嚴的現象。使得一些人在工作中,存在著“重建設,輕檔案”的意識,“就地取材”忽視了對基建資料的紙張大小、書寫規范、項目建設跟蹤、資料成套整理等方面的要求,有的學校甚至借用檔案資料缺乏嚴格的審批登記制度,導致基建資料參差不齊,甚至散失。
第二、我國建筑也基建檔案收集難度較大?；n案收集難是普遍存在的問題。首先由于基建檔案具有涉及面廣、時間跨度大、成套性強的特點,在客觀上使基建檔案的收集工作具有相當大的難度。其次基建檔案相對應的建筑物除了地面上的以外,還包括隱蔽工程、地下管網等。這些工程多隱藏于地下或墻體內,具有不可見性,這種不可見性往往導致對相關檔案收集的疏漏或缺失。再次檔案部門與基建部門缺乏有效的溝通與合作,使一些已經竣工的配套項目資料或者工程變更、變增資料等未能及時整理歸檔。
第三、我國建筑業基建檔案管理質量有待提高。我國建筑業檔案管理專職人員嚴重不足,還缺乏基建專業知識,沒有直接參與工程項目的建設,而是被動地接收建筑業基建部門移交的工程項目材料?；ú块T又沒有專職檔案人員,一般都是兼職做檔案工作,他們中的多數人對檔案知識和技能不甚熟悉,未接受過培訓或進行過短期培訓,達不到檔案管理崗位技能的要求,嚴重影響了基建檔案的成套性、完整性,影響了基建檔案管理的質量。
三、建筑企業檔案管理的思路與對策
第一、提高檔案管理意識,完善基建檔案管理制度。實踐證明,搞好建筑企業檔案管理領導重視是關鍵。如建筑業各級領導重視檔案管理工作,就會把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規劃、計劃、管理制度之中;就會在基建工程的目標中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責范圍之中;就會明確專人負責、統一管理、健全制度,管理好基建檔案。
第二、加強技能培訓工作,提高基建檔案管理水平。無論是建筑業專職檔案人員還是兼職檔案人員,都要樹立與時俱進的思想,加強學習,更新知識結構,特別要認真學習國家檔案局、國家計委制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》及《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》等法律法規,積極參加檔案管理業務培訓。建筑業領導也要為這些人的學習、培訓創造良好的條件,通過學習、培訓和開展業務交流促進基建檔案管理水平的提高。
第三、加強規范化建設,保證基建檔案規范完整。建筑企業檔案的內容多、種類多,收集時間長,牽扯的部門又多,要保障基建檔案的規范完整,就必須建立健全相關制度,明確責任。
第四、提高思想意識,實現基建檔案計算化管理。建筑企業檔案的管理已經進入科學管理時代,由人工管理向計算機化、網絡化管理轉變的階段。必須提高思想意識,轉變思想觀念,順應歷史潮流,使用現代化管理方法、利用現代化計算機技術、網絡技術、數據庫技術,來提高檔案管理的水平,提高檔案管理的效率。
參考文獻
建筑檔案管理范文6
關鍵詞：建筑設計院檔案管理檔案信息化
前言：檔案，它的特殊功能具有的其他文獻所不能代替的作用，它在總結一家公司發展壯大、啟發教育新人有著令人信服的憑證作用和參考作用。其內容是豐富的，它是各部門和個人廣泛利用的資料。
1.當前檔案管理模式的現狀與問題分析
為了適應發展，建筑設計研究院的檔案管理一直以來十分注重運用IT技術進行檔案管理，在檔案工作中運用最新的IT技術，如對歸檔檔案進行目錄管理的初級單機版檔案管理系統，后又發展為對檔案管理的各項工作進行全方位、綜合管理的網絡版檔案信息管理系統，都在很大程度上提升了檔案管理上信息共享、數字化檔案的基本要求。
但是這些還僅僅是實現了一些新設備、技術的運用，也就是在傳統的檔案管理模式融入了一些IT技術，并沒從根本上真正改變管理方式。在這樣的管理模式下，檔案管理只是圍繞紙質實體檔案進行的，對檔案知識的提取、信息的轉化、利用與交流都停留在較為初級的基礎上，不適應信息化建設的發展遠景及對檔案管理新的需求。具體體現在：
1.1 信息化的加快推行，對傳統管理模式帶來了牽引
現階段，我國明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與信息化建設，《國家檔案局第8號令》對檔案的保存期限作了明確的規定，這些都把電子文檔的歸檔管理作為信息化建設的重要環節納入其總體設計框架。
1.2 紙質與電子檔案并存，對傳統的管理模式提出了改變的要求。
建筑設計院的檔案涉及行業眾多，紙質檔案作為一種傳統深深扎根于人類社會，它以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，應發揮其原生性，同時電子文檔的可讀性、可快速搜索等特性的也展示在面前。因此紙質與電子檔案二者將長期并存。
另一方面現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對服務需求多樣化的現狀，檔案管理需要建立一套新的管理模式來應對現狀。從傳統的管理方式過渡到檔案信息化管理將是一次深刻的轉變，是檔案管理發展的必由之路。
2.檔案管理新模式的探索與實踐
2.1 以內部標準為依據，實現信息接收的控制
檔案收集工作，是檔案流程作業中的一個環節，正因為檔案的特殊功能具有的其他文獻所不能代替的作用，完整的檔案工作流程也是不可或缺，包含了檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、編目、編研。
設計院在建筑檔案的收集方面要實施檔案登記制度，以企業標準的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關照片、錄像檔案的信息編目工作納入歸檔整編要求之中。明確檔案實體、檔案信息必須同時歸檔，使得新模式的實施從源頭有了標準可依。成立專門的檔案管理室，賦予管理全院檔案工作的職能和依規開放查詢的權利，在體制上充分保證檔案接收歸檔渠道的暢通。
在參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理同時在辦公自動化管理的基礎上，利用業務管理和檔案管理有機連接，減少檔案錄入、整理環節，實現電子文件從登記、立卷到歸檔、編目的一體化管理，實現了檔案的自動生成。 加強了對電子文件積累、鑒定、編目、歸檔等環節的監督、指導，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實。為電子檔案接收歸檔做好各項準備。其中最主要的是該系統的編目標準、規范全部參照規定提供的標準，保證了電子檔案管理的科學化、規范化、標準化；更保證了檔案從源頭的規范，節約了人力物力，提高了管理水平；為實現文件、檔案、信息一體化管理邁出堅實的一步。
開發《設計院檔案服務子系統》，建立標準電子檔案接收數據格式，在全院貫徹實施、推廣應用，實現檔案信息以電子載體形式與檔案實體同時歸檔。實現信息管理的提前介入，促成檔案生產者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的檔案信息，從而保證我們能勘定、保存和引用真實、可靠、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案編目數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案員來進行數字化的被動局面，為將來實現真正意義電子文件歸檔系統奠定了基礎。
2.2 信息處理的多維化
通過開發完成的《設計院檔案服務子系統》，對檔案的原始信息進行編目，系統建立十五類檔案數據庫，對分類檔案進行三級編目，系統的編目功能較傳統的分離式三級編目方式更實用,以建筑工程項目為主線，采用層次編目法，維護工程項目、單項工程、案卷、文件之間的內在聯系，在檢索查詢時可通過工程名稱、案卷、等查詢到文件級，同時直觀真實地看到掃描后的文件和圖紙原貌，全面準確揭示了檔案的原始信息。
同時根據建筑檔案的特性，系統設計實現特色檔案數據庫，建立各類檔案的“信息關聯”，查詢功能的設計能支持任意條件的快速查詢、組合查詢、模糊查詢，提供了快速檢索的手段，此外還特別設計了各類檔案、多種載體檔案互相的“信息關聯”，將建筑工程檔案, 規劃建設用地檔案, 建筑管理檔案,照片錄像檔案等各類檔案通過一定的關聯號,將其關聯起來,只要查詢到其中的一類信息就能同時找出其他各類的信息。使之成為一個信息關聯體,達到“全維度攫取”，滿足了各所室多層次對建筑檔案信息的綜合需求。提高了查詢率,查準率,又為不同的利用者提供了綜合信息。實現了高效、快捷的服務。此外還通過強大的信息統計匯總功能，對建筑檔案信息可進行全方位統計。
結束語：
新模式下， 我們將檔案管理與IT技術實現全面融合，將體制改革、觀念更新、流程再造、資源整合、集成管理和服務創新等全面應用到檔案管理的全過程，實踐檔案管理的變革與創新，提高工作的有效性，促進信息資源知識轉變和社會化共享。
參考文獻：
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